ICT SECURITY N. 47 SETTEMBRE 2006 LA NORMATIVA ANTIRICICLAGGIO E IL BINOMIO PRIVACY/SICUREZZA. Autore: Daniela Rocca

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1 SOMMARIO La nuova normativa antiriciclaggio I presupposti dell identificazione Il contenuto e le modalità dell identificazione Il contenuto dell obbligo di registrazione e conservazione dei dati La segnalazione delle operazioni sospette Sicurezza e privacy: un equilibrio da costruire La nuova normativa antiriciclaggio Il D.M. 3 febbraio 2006 n. 141 del Ministero dell Economia e delle Finanze, pubblicato in Gazzetta Ufficiale il 7 aprile 2006, contiene il Regolamento in materia di obblighi di identificazione, conservazione delle informazioni a fini antiriciclaggio e segnalazione delle operazioni sospette a carico degli avvocati, notai, dottori commercialisti, revisori contabili, società di revisione, consulenti del lavoro e periti commerciali, previsto dagli articoli 3, comma 2, e 8, comma 4, del decreto legislativo 20 febbraio 2004, n. 56, recante attuazione della direttiva 2001/97/CE in materia di prevenzione dell uso del sistema finanziario a scopo di riciclaggio dei proventi delle attività illecite. L UIC (Ufficio Italiano Cambi), organo deputato al controllo delle segnalazioni provenienti dagli intermediari, è intervenuto successivamente con un provvedimento, anch esso pubblicato in G.U. il 7 aprile, che ha specificato il contenuto degli obblighi per i professionisti e le società di revisione, soffermandosi in particolare sulle modalità di identificazione dei clienti, sulla conservazione documentale, sulla rilevazione e segnalazione delle operazioni sospette nonché sull istituzione di misure di controllo e formazione. La ratio della normativa è costituita da due elementi: da un lato, essa tende a prevenire il coinvolgimento involontario in attività criminali; dall altro lato, vuole assicurare la

2 collaborazione attiva dei liberi professionisti e delle società di revisione attraverso la segnalazione di operazioni sospette. I presupposti dell identificazione L identificazione consiste nella verifica dell identità del cliente e del soggetto per conto del quale egli eventualmente operi nonché nell acquisizione dei loro dati identificativi per la conservazione nell archivio unico in cui tali informazioni devono essere registrate e conservate. L identificazione è dovuta in relazione a ogni prestazione professionale che comporti o possa comportare la trasmissione o la movimentazione di mezzi di pagamento, beni o utilità di importo, anche frazionato, superiore a ; inoltre, l identificazione è dovuta nei casi in cui non è determinato o determinabile il valore delle operazioni. Costituiscono in ogni caso operazioni di valore non determinabile la costituzione, la gestione o l amministrazione di società, enti, trust o strutture analoghe, nonché gli incarichi di revisione contabile, di tenuta di contabilità, paghe e contributi e l esecuzione di adempimenti in materia di lavoro, previdenza e assistenza. Il legislatore chiarisce che il compenso del professionista o della società di revisione non rileva ai fini del computo del valore dell operazione. L identificazione del cliente deve necessariamente essere eseguita al momento dell accettazione dell incarico: il passaggio delle informazioni avviene, quindi, anche senza un atto formale successivo di passaggio di denaro, beni o utilità. È essenziale che al primo incontro il professionista/società di revisione informi il cliente del particolare obbligo di legge a cui è sottoposto, stante la peculiarità della fattispecie. Il contenuto e le modalità dell identificazione I professionisti e le società di revisione acquisiscono i seguenti dati identificativi : per le persone fisiche: il nome e il cognome, il luogo e

3 la data di nascita, l indirizzo della residenza o del domicilio, il codice fiscale e gli estremi del documento di identificazione; per le persone giuridiche: la denominazione, la sede legale e il codice fiscale. Per le persone giuridiche, è necessario verificare l esistenza del potere rappresentativo in base alla documentazione prodotta dal cliente. A tal fine, il cliente deve consegnare documentazione ufficiale (ad esempio, visure camerali, certificati rilasciati da enti competenti, delibere consiliari o assembleari) dalla quale risultino i dati identificativi, il conferimento dei poteri di rappresentanza nonché ogni altra informazione necessaria per l adempimento degli obblighi antiriciclaggio. Il contenuto dell obbligo di registrazione e conservazione dei dati I professionisti/società di revisione hanno l obbligo di registrare e conservare le seguenti informazioni: le complete generalità (nome, cognome, luogo, data di nascita e indirizzo di residenza o domicilio per le persone fisiche; la denominazione e la sede legale in caso di persone giuridiche), il codice fiscale ove disponibile e gli estremi del documento di identificazione per le persone fisiche; i dati identificativi della persona per conto della quale il cliente opera; l'attività lavorativa svolta dal cliente e dalla persona per conto della quale agisce; la data dell'avvenuta identificazione; la descrizione sintetica della tipologia di prestazione professionale fornita; il valore dell'oggetto della prestazione professionale, se conosciuto. L importanza delle informazioni conservate è immediatamente percepibile e va al di là del puro concetto di dato personale

4 come definito dal D. Lgs. 196/2003 (Codice in materia di protezione dei dati personali), pur non rientrando nella categoria di dato sensibile. Sembra lecito ritenere che il livello di sicurezza da adottare a protezione dei dati in questione non possa basarsi unicamente sulle misure minime previste dal legislatore per i dati personali, ma debba essere fatta quella valutazione sulla natura dei dati trattati e sulle specifiche caratteristiche del trattamento prevista dall art. 31 del Codice, che spinge al raggiungimento di un livello superiore di sicurezza. Soltanto così il professionista/società di revisione può escludere la propria responsabilità penale e civile eventualmente derivante dalla distruzione o dalla perdita, anche accidentale, dei dati, da accessi non autorizzati, da trattamenti non consentiti o non conformi alle finalità della raccolta. La segnalazione delle operazioni sospette Ogniqualvolta il libero professionista/società di revisione sospetti che il denaro, i beni e le utilità provengano da un delitto non colposo, ha l obbligo di segnalare l operazione all UIC. I criteri per individuare le operazioni sospette delineati dal legislatore nell art. 11 del decreto lasciano ampio spazio alla discrezionalità non solo del libero professionista ma altresì dei suoi collaboratori, i quali dovrebbero essere formati per avere un adeguata conoscenza della clientela ed evidenziare al libero professionista situazioni di sospetto. Non sono infatti previsti dalle norme elementi oggettivi sui quali basare il sospetto, ma i liberi professionisti valutano complessivamente, nel tempo, i rapporti intrattenuti con i clienti, rilevando eventuali incongruenze rispetto alla capacità economica, alle attività svolte e al profilo di rischi odi riciclaggio. Sicurezza e privacy: un equilibrio da costruire

5 Come avvenuto in passato per altri interventi normativi antiterrorismo 1, anche dalla lettura di queste norme si evince che il diritto dell individuo alla protezione dei dati personali si scontra con l interesse dell ordinamento alla sicurezza e alla prevenzione dei reati, in questo caso di natura finanziaria (ma che possono produrre anche vittime: si pensi al finanziamento di attività terroristiche e comunque criminali). La scelta operata dal legislatore, nel caso concreto, è quella di limitare il diritto alla privacy per assumere informazioni riguardanti il reato di riciclaggio di denaro proveniente da attività illecite. Il rischio per i dati personali derivante dall applicazione di questa normativa sembra enorme: l obbligo di registrazione e conservazione dei dati personali in archivi appositi (informatici e cartacei) demandata al libero professionista/società di revisione potrebbe causare una dispersione delle informazioni qualora non fossero messe in opera le misure di sicurezza idonee previste dal D. Lgs. 196/2003. Inoltre, la trasmissione delle operazioni sospette all UIC, lasciata alla discrezionalità del professionista/società di revisione i quali non rispondono per violazione del segreto professionale se in buona fede, se effettuata in maniera non conforme alle normative di sicurezza potrebbe ancora una volta mettere a repentaglio la riservatezza delle informazioni. Considerando che gli obblighi di identificazione, di registrazione/conservazione dei dati e di segnalazione nascono nel momento in cui il professionista/società di revisione accetta l incarico professionale, anche se non si perfeziona l atto formale di trasferimento del denaro, il livello di attenzione deve essere altissimo. Si auspica quindi sensibilità e rigore nella protezione delle informazioni da parte dei professionisti/società di revisione e controlli severi da parte delle autorità competenti sull applicazione delle norme di sicurezza. 1 Ci si riferisce in particolar modo al D.L. 27 luglio 2005 n. 144, convertito in legge dall art. 1 della L. 31 luglio 2005 n. 155 Misure urgenti per il contrasto del terrorismo internazionale.

6 Daniela Rocca