PARCELLE. Revisione del CONTENUTI DELLA REVISIONE 1. FATTURAZIONE ELETTRONICA : PARAMETRIZZAZIONE 2. FATTURAZIONE ELETTRONICA : EMISSIONE

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1 INFORMATICA TELEMATICA CONSULENZA PARCELLE Revisione del CONTENUTI DELLA REVISIONE 1. FATTURAZIONE ELETTRONICA : PARAMETRIZZAZIONE 2. FATTURAZIONE ELETTRONICA : EMISSIONE 3. FATTURAZIONE ELETTRONICA : ESTRAZIONE FILE XML 4. FATTURAZIONE ELETTRONICA : SPEDIZIONE / RICEZIONE 5. ERRATA CORRIGE - Correzioni e implementazioni funzioni

2 INSTALLAZIONE REVISIONE sequenza operativa Installazione Revisione PARCELLE Per installare correttamente, eseguite nell ordine: 1. Prima di installare la revisione occorre effettuare una copia aggiornata di tutte le zone archivi. 2. Dopo aver scaricato la revisione seguendo le istruzioni specificate sul sito, selezionare il comando ESEGUI dal menu AVVIO ; alla richiesta digitare C:\CONSOFT_UPDATE\PARCELLE\REVISIONE\INSTALLA (intendendo per C il disco su cui è stata scaricata la revisione) e selezionare OK. Il programma di installazione chiede conferma dell operazione 3. Al termine dell installazione, rientrare in Parcelle, selezionare il menu PARAMETRI GESTIONE DATABASE ed eseguire la fase ADATTAMENTO ARCHIVI. N.B: Per i clienti che utilizzano più zone archivi diverse, questa fase deve essere eseguita per ogni zona archivi. 4. Fine installazione N.B. In caso di anomalie o incertezze operative contattare il sig. CAVIATI telefonando alla CON.SOFT. 2

3 Contenuti della revisione 1. FATTURAZIONE ELETTRONICA : PARAMETRIZZAZIONE Con questa revisione è stata introdotta la gestione della fatturazione elettronica. Come prima cosa è NECESSARIO compilare alcuni nuovi campi introdotti nei parametri di procedura. Questi dati sono OBBLIGATORI per procedere con la gestione della fatturazione elettronica nel programma PARCELLE Selezionare dal menu PARAMETRI la voce PARAMETRI PROCEDURA Nella schermata che si apre compilare i seguenti campi presenti nella prima pagina : CODICE REA (compilare nel formato come da esempio PC-12345) TIPO SOGGETTO REGIME FISCALE (cliccare sul tasto con il binocolo per selezionare il valore corretto) Nella pagina IMPOSTAZIONE DOCUMENTI compilare i seguenti campi : TIPO CASSA (cliccare sul tasto con il binocolo per selezionare il valore corretto) CAUSALE PAGAMENTO PER RITENUTA D ACCONTO (cliccare sul tasto con il binocolo per selezionare il valore corretto) Per i clienti che hanno sottoscritto il servizio di spedizione e conservazione con CONSOFT, 3

4 occorre inserire anche i parametri per l accesso al nostro portale (dati forniti da Consoft alla sottoscrizione del contratto) Nel caso in cui nella tabella aliquote, siano previste anche delle causali di esenzioni IVA (o comunque percentuale IVA nulla), occorre compilare la natura dell esenzione con il codice che troverete nella finestra di ricerca valori (tasto adiacente al campo) 4

5 Successivamente occorre inserire il CODICE SDI o la PEC per ogni singolo cliente (i due campi sono alternativi tra loro). Questi dati sono necessari affinchè il cliente possa correttamente ricevere la fattura elettronica tramite i canali corretti. Se non verrà indicato alcun dato, la fattura verrà consegnata nel cassetto fiscale del cliente. Sarà cura del cliente registrarsi presso il servizio dell Agenzia delle Entrate per poter ricevere le fatture consegnate. Se il cliente è estero ed ha una stabile organizzazione in Italia, compilare il campo CODICE STATO ESTERO DI RESIDENZA secondo lo standard ISO alpha-2 code. Nel caso di clienti esteri senza una stabile organizzazione in Italia e per cui non si deve generare la fattura elettronica, barare il campo ESCLUDI DA FATTURA ELETTRONICA. Attenzione che in questo caso, le fatture escluse dovranno essere inviate tramite lo spesometro. 2. FATTURAZIONE ELETTRONICA : EMISSIONE Dopo aver caricato i campi necessari (visti nel paragrafo precedente) è possibile passare alla fase di emissione. La creazione della parcella in formato elettronico (di seguito denominata XML) avviene contestualmente all emissione della parcella. Quando si inserisce una nuova parcella, all atto della memorizzazione, viene anche salvato il relativo file XML in una tabella di appoggio. Successivamente sarà possibile estrarre o inviare i file elettronici in una unica fase. Fintanto che la parcella XML non sarà spedita, la parcella potrà essere modificata quando opportuno. Nel momento in cui questa sarà stata estratta o inviata, non sarà possibile modificarla in quanto già entrata nel Sistema Di Interscambio (denominato SDI). Quindi, per poter generare la fattura elettronica, la procedura è la medesima per la generazione delle parcelle cartacee. La fase di estrazione / spedizione è una fase da richiamare in sede separata e che opera differentemente a seconda dell adesione del cliente al portale CONSOFT. 5

6 3. FATTURAZIONE ELETTRONICA : ESTRAZIONE FILE XML Questa fase è RISERVATA ai clienti che non hanno aderito al portale CON.SOFT I clienti che hanno deciso di gestire autonomamente (o di appoggiarsi ad altro intermediario) l invio delle fatture elettroniche, devono attenersi alle seguenti istruzioni altrimenti saltano al paragrafo successivo. Per estrarre ed inviare i file XML, selezionare l opzione GESTIONE FATTURE ELETTRONICHE dal menu EMISSIONE DOCUMENTI. Nella schermate che si apre è possibile visualizzare : FATTURE DA GENERARE FATTURE GIA GENERATE Per ogni tipo di visualizzazione, le fatture proposte sono quelle degli ultimi 30 giorni. Se si intende visualizzare un periodo differente basta specificare il range di date e cliccare sul tasto AGGIORNA GRIGLIA. FATTURE DA GENERARE Nella schermata che si apre vengono visualizzate le parcelle emesse e non ancora inviate al proprio intermediario. A questo punto, se si vogliono estrarre le fatture, basta cliccare sul tasto CONFERMA e il programma automaticamente genera in una cartella d appoggio tutti file XML delle parcelle visualizzate. Se si rende necessario correggere una parcella prima dell invio, occorre variarla dalla fase di gestione documenti, al termine verrà generato il nuovo file XML automaticamente. Se si intende generare anche un elenco in formato PDF basta barrare l apposita spunta. Nella cartella di destinazione si troveranno i file da inviare al proprio commercialista. 6

7 FATTURE GIA GENERATE Selezionando l opzione GIA GENERATE, sarà possibile visualizzare l elenco delle parcelle già estratte ed inviate. Se per qualche motivo è necessario ripetere l estrazione, basta selezionare le fatture interessate e cliccare sul tasto CONFERMA. Se si intende generare anche un elenco in formato PDF basta barrare l apposita spunta. Se invece si rende necessario correggere una parcella già inviata, per prima cosa occorre variarla dalla fase di gestione documenti e successivamente ripetere la fase di estrazione. Se occorre invece variare i dati anagrafici dei clienti, selezionare la fattura e cliccare sul tasto MODIFICA. Nella schermata dei dati anagrafici, variare i campi desiderati. Al termine della modifica il programma rigenera automaticamente il file XML. Selezionare la fattura e confermare l operazione di estrazione. Nella cartella di destinazione si troveranno i file da inviare al proprio commercialista. 4. FATTURAZIONE ELETTRONICA : SPEDIZIONE / RICEZIONE Questa fase è RISERVATA ai clienti che hanno aderito al portale CON.SOFT I clienti che hanno deciso di gestire l invio / ricezione delle fatture elettroniche tramite il nostro portale, devono attenersi alle istruzioni successive altrimenti leggere il paragrafo precedente. Per poter inviare o ricevere le fatture occorre selezionare l opzione GESTIONE FATTURE ELETTRONICHE dal menu EMISSIONE DOCUMENTI. Nella schermate che si apre è possibile visualizzare : FATTURE DA INVIARE FATTURE GIA INVIATE FATTURE RICEVUTE Per ogni tipo di visualizzazione, le fatture proposte sono quelle degli ultimi 30 giorni. Se si intende visualizzare un periodo differente basta specificare il range di date e cliccare sul tasto AGGIORNA GRIGLIA. FATTURE DA INVIARE: In questa griglia vengono elencate tutte le fatture emesse e pronte per l invio. Cliccando su INVIA, le fatture vengono spedite automaticamente al sistema di interscambio (SDI). Nel caso in cui alcune di esse vengano scartate subito, al termine dell operazione verrà visualizzato l elenco degli errori e le fatture non risulteranno inviate. Le fatture spedite verranno invece visualizzate nella sezione GIA INVIATE con l indicazione dello stato di lavorazione. Le eventuali fatture scartate rimarranno invece nella sezione DA INVIARE. Per ognuna di esse potrà essere possibile verificare il motivo dello scarto ed intervenire di conseguenza. Se il motivo dello scarto è la presenza di errori nell anagrafica del cliente, basta selezionare la fattura e cliccare su MODIFICA. Sarà quindi possibile variare i dati del cliente. Al termine il file XML viene rigenerato in automatico e sarà di nuovo possibile eseguire la spedizione. Se invece il motivo dello scarto risiede nella erronea compilazione della fattura occorrerà modificarla tramite la consueta gestione documenti. Al termine sarà necessario ripetere l invio. 7

8 FATTURE GIA INVIATE: In questa griglia vengono visualizzate le fatture già inviate allo SDI. Da qui è possibile verificare lo stato di lavorazione delle fatture. Sarà possibile verificare se la fattura è archiviata correttamente o è stata scartata successivamente all invio. Nel caso di scarto, visualizzando la ricevuta sarà possibile controllare la causa e intervenire di conseguenza. Se il motivo dello scarto è la presenza di errori nell anagrafica del cliente, basta selezionare la fattura e cliccare su MODIFICA. Sarà quindi possibile variare i dati del cliente. Al termine il file XML viene rigenerato in automatico e sarà di nuovo possibile eseguire la spedizione. Se invece il motivo dello scarto risiede nella erronea compilazione della fattura occorrerà modificarla tramite la consueta gestione documenti. Al termine sarà necessario ripetere l invio. Per questo motivo, per poter controllare la presenza di fatture scartate è possibile filtrare le fatture inviate per stato di conservazione e/o stato di controllo del documento (ad esempio SCARTATA). Il tasto SINCRONIZZA serve per aggiornare lo stato della fattura e scaricare le eventuali ricevute presenti. Si raccomanda di eseguire questa fase di sincronizzazione periodicamente. Per i clienti che hanno la necessità di inviare le fatture emesse XML al proprio commercialista, cliccando sul tasto ESTRAI il programma estrae in una cartella di appoggio le fatture selezionate. FATTURE RICEVUTE: In questa griglia è possibile scaricare e visualizzare le fatture ricevute. Il programma propone in automatico come periodo di riferimento gli ultimi 30 giorni. Cliccando sul tasto SINCRONIZZA la procedura ricerca la presenze di eventuali fatture d acquisto non ancora scaricate. Si raccomanda di eseguire questa fase di sincronizzazione periodicamente. La ricerca avverrà per il periodo di riferimento inserito. Il tasto FATTURA consente di visualizzare l anteprima della fattura (ed eventualmente stamparla). Il tasto ALLEGATO serve per visualizzare gli eventuali allegati inserita nella fattura elettronica. Per 8

9 facilitare la ricerca è anche possibile filtrare le fatture in base al codice fiscale o ragione sociale del fornitore. Se invece si rende necessario estrarre i file XML delle fatture d acquisto, selezionare le fatture desiderate e cliccare sul tasto ESTRAI. I file XML verranno salvati in una cartella d appoggio. Alla chiusura del programma, viene controllata la presenza di eventuali fatture emesse e non ancora inviate al portale. In caso di presenza, la procedura chiede se si intende inviarle subito. In caso di risposta affermativa si apre la schermata di invio con le fatture emesse già selezionate e pronte per la spedizione. Basta confermare l invio cliccando sul tasto INVIA 5. CORREZIONE ERRORI ED ANOMALIE CON. SOFT. SNC - LARGO ERFURT, PIACENZA - P.IVA TELEFONO TELEFAX info@consoft.biz - INDIR. WEB 9