Cosa fare per essere in regola: libri, verbali e Registro Regionale

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3 Cosa fare per essere in regola: libri, verbali e Registro Regionale Libri sociali 1. Libro Soci Modulo o scheda di nuova adesione Modulistica Privacy Scheda personale nominativa 2. Libro verbali Assemblee Ordinarie e Straordinarie 3. Libro verbali del Consiglio Direttivo 4. Libro inventari Libri Sociali 1

4 1. Libro soci A. Modulo o scheda di nuova adesione B. Modulistica Privacy C. Scheda personale nominativa A Il / la sottoscritto/a... nato a. Provincia (... ) Il... di nazionalità... Domiciliato (Residente) a...cap... Via...Tel... Codice Fiscale... Altro... Chiede di essere iscritto/a all associazione di volontariato... Dichiara di aver preso visione dello Statuto e del Regolamento dell associazione, dello Statuto e dei Regolamenti (di una eventuale Federazione Nazionale alla quale è iscritta l Associazione), nonchè dell informativa sulla Privacy allegata e di accettarli incondizionatamente, assumendosi ogni responsabilità civile e penale derivante da eventuali danni provocati a persone, animali e cose, sia involontariamente che per infrazione alle norme emanate dagli Statuti e Regolamenti sopra citati. Data versamento quota associativa... euro... Luogo e data In Fede... (in caso di minore firma dell esercente la patria potestà) Decisione dell Associazione AMMESSO / NON AMMESSO Se non ammesso dettag Luogo e data Il Presidente o il Legale Rappresentante *Allegare il consenso al trattamento dei dati personali B1 Informativa ex art. 13 D.lgs. 196/2003 dati comuni Gentile Signore/a, Desideriamo informarla che il D.lgs. n. 196 del 30 giugno 2003 ( Codice in materia di protezione dei dati personali ) prevede la tutela delle persone e di altri soggetti rispetto al trattamento dei dati personali. Secondo la normativa indicata, tale trattamento sarà improntato ai principi di correttezza, liceità e trasparenza e di tutela della Sua riservatezza e dei Suoi diritti. Ai sensi dell articolo 13 del D.lgs. n.196/2003, pertanto, Le forniamo le seguenti informazioni: 1. I dati da Lei forniti verranno trattati per le seguenti finalità: Il trat (Indicare le modalità del trattamento: manuale / informatizzato / altro.) 3. Il conferimento dei dati è facoltativo/obbligatorio (se obbligatorio, specificare il motivo dell obbligo) e l eventuale rifiuto di fornire tali dati non ha alcuna conseguenza / potrebbe comportare la mancata o parziale esecuzione del contratto / la mancata prosecuzione del rapporto. 2 Libri Sociali

5 4. I dati non saranno comunicati ad altri soggetti, né saranno oggetto di diffusione o i dati potranno essere / saranno comunicati a:... o diffusi presso:... e potranno venire a conoscenza di... in qualità di... (indicare le categorie di incaricati o i responsabili del trattamento); 5. Il titolare del trattamento è:... (Indicare la denominazione o la ragione sociale e il domicilio, la residenza o la sede del titolare) 6.(*) Il responsabile del trattamento è... (indicare almeno un responsabile, e, se designato ai fini di cui all art.7 del D.lgs.196/2003, indicare tale responsabile del trattamento; indicare, inoltre, il sito della rete di comunicazione o le modalità attraverso le quali è altrimenti conoscibile in modo agevole l elenco aggiornato dei responsabili 7. L incaricato del trattamento è... (indicare l incaricato quando è previsto ed è persona diversa dal responsabile del trattamento) 8. Il Consiglio direttivo dell Associazione, ai sensi dell art. 24 comma 1, lett. h), ha stabilito con propria delibera n... del... che dei dati personali che si riferiscono a soggetti che hanno con l Organizzazione... contatti regolari o ad aderenti, per il perseguimento di scopi determinati e legittimi individuati dall atto costitutivo, dallo statuto, così conferiti sarà effettuato un utilizzo con le seguenti modalità:... Il trattamento non riguarderà dati personali rientranti nel novero dei dati sensibili né giudiziari ; ed il trattamento stesso conserverà carattere meramente interno. I dati in questione non saranno comunicati ad altri soggetti né saranno oggetto di diffusione 9. In ogni momento potrà esercitare i Suoi diritti nei confronti del titolare del trattamento, ai sensi dell art.7 del D.Lgs.196/2003, che per Sua comodità riproduciamo integralmente: Decreto Legislativo n. 196/2003, Art. 7 - Diritto di accesso ai dati personali ed altri diritti 1. L interessato ha diritto di ottenere la conferma dell esistenza o meno di dati personali che lo riguardano, anche se non ancora registrati, e la loro comunicazione in forma intelligibile. 2. L interessato ha diritto di ottenere l indicazione: a) dell origine dei dati personali; b) delle finalità e modalità del trattamento; c) della logica applicata in caso di trattamento effettuato con l ausilio di strumenti elettronici; d) degli estremi identificativi del titolare, dei responsabili e del rappresentante designato ai sensi dell articolo 5, comma 2; e) dei soggetti o delle categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza in qualità di rappresentante designato nel territorio dello Stato, di responsabili o incaricati. 3. L interessato ha diritto di ottenere: a) l aggiornamento, la rettificazione ovvero, quando vi ha interesse, l integrazione dei dati; b) la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge, compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o successivamente trattati; c) l attestazione che le operazioni di cui alle lettere a) e b) sono state portate a conoscenza, anche per quanto riguarda il loro contenuto, di coloro ai quali i dati sono stati comunicati o diffusi, eccettuato il caso in cui tale adempimento si rivela impossibile o comporta un impiego di mezzi manifestamente sproporzionato rispetto al diritto tutelato. 4. L interessato ha diritto di opporsi, in tutto o in parte: a) per motivi legittimi al trattamento dei dati personali che lo riguardano, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta; b) al trattamento di dati personali che lo riguardano a fini di invio di materiale pubblicitario o di vendita diretta o per il compimento di ricerche di mercato o di comunicazione commerciale. Libri Sociali 3

6 B2 Informativa ex art. 13 D.lgs. 196/2003 dati sensibili Gentile Signore/a, Desideriamo informarla che il D.lgs. n. 196 del 30 giugno 2003 ( Codice in materia di protezione dei dati personali ) prevede la tutela delle persone e di altri soggetti rispetto al trattamento dei dati personali. Secondo la normativa indicata, tale trattamento sarà improntato ai principi di correttezza, liceità e trasparenza e di tutela della Sua riservatezza e dei Suoi diritti. Ai sensi dell articolo 13 del D.lgs. n.196/2003, pertanto, Le forniamo le seguenti informazioni: 1. I dati da Lei forniti verranno trattati per le seguenti finalità: Il trattamento sarà effettuato con le seguenti modalità:...(indicare le modalità del trattamento: manuale / informatizzato / altro.) 3. Il conferimento dei dati è facoltativo/obbligatorio (se obbligatorio, specificare il motivo dell obbligo) e l eventuale rifiuto di fornire tali dati non ha alcuna conseguenza / potrebbe comportare la mancata o parziale esecuzione del contratto / la mancata prosecuzione del rapporto. 4. I dati non saranno comunicati ad altri soggetti, né saranno oggetto di diffusione o i dati potranno essere / saranno comunicati a:... o diffusi presso:... e potranno venire a conoscenza di... in qualità di... (indicare le categorie di incaricati o i responsabili del trattamento); (Scegliere l opzione a seconda delle caratteristiche del trattamento e indicare, se presente, l ambito di comunicazione e/o diffusione, fermo restando il divieto della diffusione relativo ai dati idonei a rivelare lo stato di salute, di cui all art. 26, comma 5 del D.lgs. 196/2003). 5. Il trattamento riguarderà anche dati personali rientranti nel novero dei dati sensibili, vale a dire dati idonei a rivelare l origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale, nonché i dati personali idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale. I dati sanitari potranno essere trattati da centri medici specializzati nel valutare l idoneità alla donazione... (scegliere la categoria che interessa). Il trattamento che sarà effettuato su tali dati sensibili, nei limiti indicati dall Autorizzazione generale del Ga- rante n. 2/2004, ha le seguenti finalità: Il titolare del trattamento è:... (Indicare la denominazione o la ragione sociale e il domicilio, la residenza o la sede del titolare) 7. Il responsabile del trattamento) è... (indicare almeno un responsabile, e, se designato ai fini di cui all art.7 del D.lgs.196/2003, indicare tale responsabile del trattamento; indicare, inoltre, il sito della rete di comunicazione o le modalità attraverso le quali è altrimenti conoscibile in modo agevole l elenco aggiornato dei responsabili 8. L incaricato del trattamento è...(indicare l incaricato quando è previsto ed è persona diversa dal responsabile del trattamento) 9. Il Consiglio Direttivo dell Associazione, ai sensi dell art. 24 comma 1, lett h), ha stabilito con propria delibera n... del... che dei dati personali che si riferiscono a soggetti che hanno con l Associazione... contatti regolari o ad aderenti, per il perseguimento di scopi determinati e legittimi individuati dall atto costitutivo, dallo statuto o dal contratto collettivo, così conferiti sarà effettuato un utilizzo con le seguenti modalità:... Il trattamento non riguarderà dati personali rientranti nel novero dei dati giudiziari ed il trattamento stesso conserverà carattere meramente interno. 10. In ogni momento potrà esercitare i Suoi diritti nei confronti del titolare del trattamento, ai sensi dell art.7 del D.lgs.196/2003, che per Sua comodità riproduciamo integralmente: Decreto Legislativo n.196/2003, Art. 7 - Diritto di accesso ai dati personali ed altri diritti 1. L interessato ha diritto di ottenere la conferma dell esistenza o meno di dati personali che lo riguardano, anche se non ancora registrati, e la loro comunicazione in forma intelligibile. 2. L interessato ha diritto di ottenere l indicazione: a) dell origine dei dati personali; b) delle finalità e modalità del trattamento; c) della logica applicata in caso di trattamento effettuato con l ausilio di strumenti elettronici; d) degli estremi identificativi del titolare, dei responsabili e del rappresentante designato ai sensi dell articolo 5, comma 2; e) dei soggetti o delle categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza in qualità di rappresentante designato nel territorio dello Stato, di responsabili o incaricati. 3. L interessato ha diritto di ottenere: a) l aggiornamento, la rettificazione ovvero, quando vi ha interesse, l integrazione dei dati; b) la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge, 4 Libri Sociali

7 compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o successivamente trattati; l attestazione che le operazioni di cui alle lettere a) e b) sono state portate a conoscenza, anche per quanto riguarda il loro contenuto, di coloro ai quali i dati sono stati comunicati o diffusi, eccettuato il caso in cui tale adempimento si rivela impossibile o comporta un impiego di mezzi manifestamente sproporzionato rispetto al diritto tutelato. 4. L interessato ha diritto di opporsi, in tutto o in parte: a) per motivi legittimi al trattamento dei dati personali che lo riguardano, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta; b) al trattamento di dati personali che lo riguardano a fini di invio di materiale pubblicitario o di vendita diretta o per il compimento di ricerche di mercato o di comunicazione commerciale. B3 Formula di acquisizione del consenso dell interessato(*) Luogo... Data... Nome... Cognome.. Il/La sottoscritto/a, acquisite le informazioni fornite dal titolare del trattamento ai sensi dell articolo 13 del D.lg. 196/ presta il suo consenso al trattamento dei dati personali necessari al perseguimento dei fini indicati nella suddetta informativa ed in particolare (specificare quali) Presto il consenso Nego il consenso - presta il suo consenso per la comunicazione dei dati personali per le finalità ed ai soggetti indicati nella suddetta informativa ed in particolare (specificare quali) Presto il consenso Nego il consenso - presta il suo consenso per la diffusione dei dati personali per le finalità e nell ambito indicato nella suddetta informativa ed in particolare (specificare quali) Presto il consenso Firma leggibile... Nego il consenso (in caso di minore firma dell esercente la patria potestà) La forma scritta è necessaria solo per il consenso al trattamento dei dati sensibili *Su carta intestata dell organizzazione e da allegare al modulo di nuova adesione B4 Modello di istanza ai sensi dell art. 8 Legge 196 del 2003 per chiedere l accesso ai dati personali Data... (Indirizzo del titolare del trattamento) OGGETTO: Istanza ai sensi dell art. 8 Legge 196/2003 Il sottoscritto... Con la presente istanza, presentata ai sensi dell art. 8,, della Legge 196/2003, si rivolge a... (indicare la denominazione del titolare del trattamento, cioè del soggetto, persona fisica o giuridica, nei cui confronto si presente l istanza) per avere conferma dell esistenza di propri dati personali e per ottenerne la comunicazione in forma intelligibile; per conoscere l origine dei dati medesimi; (indicare la o le richieste che interessano) In alternativa: I diritti di cui all art.7 possono essere fatti valere con ricorso al Garante o dinanzi all autorità giudiziaria. Ai sensi dell art. 145 il ricorso al garante non può essere proposto se per il medesimo oggetto e tra le stesse parti è già stata adita l Autorità giudiziaria. La presentazione del ricorso al Garante rende improponibile un ulteriore domanda dinanzi all Autorità Giudiziaria tra le stesse parti per il medesimo oggetto. Libri Sociali 5

8 AVVERTENZE: 1. Il modello di istanza di accesso ai dati personali di cui sopra può essere utilizzato, con le opportune modifiche, anche per esercitare gli altri diritti tutelati dal medesimo art. 7 della legge 196/03 ed in particolare: 2. Per chiedere l origine dei dati,la finalità e modalità del trattamento,la logica applicata in caso di trattamento effettuato con l ausilio di strumenti elettronici, - gli estremi identificativi del titolare, dei responsabili e del rappresentante se designato ai sensi dell art. 5 comma 2; - i soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza in qualità di rappresentanti designati nel territorio dello Stato, di responsabili o incaricati. 3.Per ottenere - l aggiornamento, la rettificazione o, quando vi ha interesse l integrazione dei propri dati personali; - la cancellazione,la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge, compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o successivamente trattati l attestazione che le operazioni dei punti precedenti sono state portate a conoscenza, anche per quanto riguarda il contenuto, di coloro ai quali i dati sono stati comunicati o diffusi, eccettuato il caso in cui tale adempimento si rivela impossibile o comporta un impiego di mezzi manifestamente sproporzionato rispetto al diritto tutelato. 4. L interessato ha diritto di opporsi in tutto o in parte: - per motivi legittimi al trattamento dei dati personali che lo riguardano ancorchè pertinenti allo scopo della raccolta La trattamento di dati personali che lo riguardano a fini di invio di materiale pubblicitario o di vendita diretta o per il compimento di ricerche di mercato o di comunicazione commerciale. Si consiglia di inviare l istanza di esercizio dei diritti mediante raccomandata con avviso di ricevimento, allo scopo di avere prova della data di spedizione e di ricezione della stessa (specie in vista di una eventuale presentazione di un ricorso in merito). C Scheda personale nominativa (per i soci già iscritti) Il / la sottoscritto/a... nato a... Il... di nazionalità... Residente a.. CAP... Via... Tel... Codice Fiscale... di professione... Altro... Data versamento quota associativa... Posizione Assicurativa *... Allegare alla scheda il consenso firmato dall interessato nel caso non si applichi l articolo 24 del codice Privacy *Assicurazioni Ex articolo 4 legge 11/8/91 n. 266 e Decreto Ministeriale del 14/2/92 Tutti gli aderenti che prestano attività di volontariato devono essere assicurati: Contro infortuni e malattie connessi allo svolgimento dell attività stessa Responsabilità Civile per eventuali danni cagionati a terzi dall esercizio dell attività medesima 6 Libri Sociali

9 2. Libro verbali Assemblee Ordinarie e Straordinarie Addì... Nei locali... Alle ore... Presenze:... Letto e approvato il verbale della seduta precedente, verificata la regolarità si dichiara aperta l assemblea al fine di deliberare sul seguente ordine del giorno: Viene nominato Presidente dell assemblea.. e segretario... Verificata la validità dell assemblea, si apre il dibattito (seguendo l ordine del giorno). Terminata la discussione sul punto 1 si passa alla votazione con esito... che viene quindi...(approvato o no). Si dichiara l argomento chiuso passando al successivo punto all ordine del giorno. Idem punto 2. Alle ore... Esaminati gli argomenti all ordine del giorno, l assemblea si dichiara chiusa. Firma del Presidente Firma del Segretario 3. Libro verbali del Consiglio Direttivo Addì... Nei locali... Alle ore... Presenze:... Lettura e approvazione del verbale della seduta precedente Viene svolta l assemblea del Consiglio Direttivo al fine di deliberare sul seguente ordine del giorno: Viene nominato Presidente della riunione del Consiglio Direttivo... e segretario... Verificata la validità dell assemblea, si apre il dibattito seguendo l ordine del giorno. Terminata la discussione sul punto 1 si passa alla votazione con esito... che viene quindi...(approvato o no). Si dichiara l argomento chiuso passando al successivo punto all ordine del giorno. Idem punto 2. Alle ore... Esaminati gli argomenti all ordine del giorno, l assemblea si dichiara chiusa. Firma del Presidente Firma del Segretario 4. Libro Inventari Elenco materiali: arredi, computer, sistemi di comunicazione... che si trovano all interno della sede principale e / o secondarie dislocate sul territorio Da aggiornare annualmente Libri Sociali 7

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11 Cosa fare per essere in regola: libri, verbali e Registro Regionale Modulistica 1. Iscrizione al Registro Regionale del Volontariato 2. Iscrizione al Cesavo 3. Modulo Rimborso La Modulistica 1

12 1. Iscrizione al Registro Regionale del Volontariato Adempimenti per l iscrizione al Registro Regionale DOMANDA DI ISCRIZIONE AL REGISTRO REGIONALE DEL VOLONTARIATO (Su carta intestata dell Associazione) Al Sig. Presidente Giunta Regionale Via Fieschi, GENOVA Oggetto: Domanda di iscrizione al registro Regionale delle organizzazioni di volontariato Legge 11/8/91, n. 266 e L. R. 28/5/92, n. 15 Il sottoscritto... legale rappresentan con sede legale indirizzo... telefono n.... chiede di essere inserito nel Registro regionale delle Organizzazioni di volontariato ai sensi dell art.6 della legge 11 agosto 1991, n. 266 e dell art. 3 della L.R. 11 maggio 1992, n. 15 Settore...(*) A tal fine allega: Atto costitutivo o accordo degli aderenti Statuto o regolamento Relazione dell attività svolta Bilancio o rendiconto Elenco nominativo dei soggetti che ricoprono cariche associative Codice fiscale Cordiali saluti Il Presidente (*) Deve essere espressamente indicato il Settore del Registro Regionale nel quale l associazione intende essere iscritta in base alla prevalenza dell attività svolta. I settori sono i seguenti: Settore ambientale Settore culturale Settore educativo Settore protezione civile Settore sanitario Settore sicurezza sociale Settore sportivo e ricreativo Settore protezione animali Settore altri 2 La Modulistica

13 2. Iscrizione al Cesavo DOMANDA DI ADESIONE AL CESAVO (Su carta intestata dell Associazione) Al Presidente del Cesavo L Associazione... con sede in... telefono...fax... (Eventuale) n. di registrazione nel registro regionale delle organizzazioni di volontariato... settore di appartenenza... Visto l articolo 15 della legge 11 agosto 1991 n.266 che istituisce i Fondi speciali presso le Regioni a favore del volontariato, recepito dalla Legge Regionale n.15 del 1992 Disciplina del Volontariato. Visto il Decreto del Ministero del Tesoro del 21 novembre 1991 n. 8 Modalità per la costituzione dei Fondi speciali a favore del volontariato presso le Regioni. Visto l atto Costitutivo e lo Statuto del Centro Savonese di Servizi per il Volontariato Presenta richiesta di adesione al Cesavo e allega: - Copia dello statuto e del regolamento dell associazione - Breve curriculum dell associazione - Verbale relativo all elezione dei soggetti che ricoprono cariche associative firmato in originale dal presidente o legale rappresentante dell associazione - Verbale relativo alla decisione di aderire al Cesavo Data... Firma del Legale rappresentante La Modulistica 3

14 3. Modulo Rimborso MODULO RICHIESTA RIMBORSO SPESE sottoconto di spesa (riunioni regionali o nazionali, seminari...) Cognome e Nome viaggio da : a: partenza dal Motivazione specifica: Viaggio in: Aereo... Treno... Taxi... Autobus... Auto... benzina Km...x euro... Marca Auto... Autostrada... euro... Park... euro... al: Pasti n x euro... Altre spese espressamente autorizzate:... TOTALE...euro... Data. Pagamento in data... Firma per ricevuta... Firma del responsabile amministrativo... N.B. allegare gli originali dei biglietti di viaggio, ricevute, scontrini,... 4 La Modulistica