CODICE DI CONDOTTA SULLE INTERAZIONI CON GLI OPERATORI DEL SETTORE SANITARIO

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1 CODICE DI CONDOTTA SULLE INTERAZIONI CON GLI OPERATORI DEL SETTORE SANITARIO Dichiarazione di tutti i Soci del COCIR COCIR si dedica al progresso della scienza medica e al miglioramento della cura dei pazienti. Quali partecipanti di un industria in gran parte finanziata da fondi pubblici, i Soci del COCIR riconoscono che il rispetto dei massimi livelli di integrità e standard etici e l osservanza delle norme relative al settore sono elementi fondamentali. Di conseguenza, i Soci del COCIR adottano il presente Codice di Condotta, che rappresenta il nostro impegno collettivo volto a rispettare i più elevati standard di integrità. Esso è destinato ad integrare e non a sostituire i requisiti giuridici ed i codici di ogni singola società associata. Page 1 of 6

2 1. Introduzione Il presente Codice di Condotta entra in vigore dal 1 ottobre 2009 e governa le interazioni delle imprese aderenti al COCIR ( Soci ) con gli Operatori del Settore Sanitario. Il termine Operatori del Settore Sanitario indica gli individui (e le istituzioni per cui lavorano) coinvolti nel processo decisionale relativo all acquisizione di prodotti e servizi dei Soci. Questo compre medici, infermieri, direttori ospedalieri e consulenti impiegati dagli ospedali. Il presente Codice vale per gli Operatori del Settore Sanitario nell ambito dell Europa geografica. I Soci convengono di trasferire ai propri rivenditori ed agenti la responsabilità di rispettare i principi contenuti nel presente Codice. Il presente Codice non intende soppiantare o sostituire leggi, regolamenti o codici professionali sopranazionali, nazionali o locali (compresi i codici aziendali) che potrebbero imporre particolari requisiti ai Soci o agli Operatori del Settore Sanitario. 2. Principi fondamentali I seguenti principi fondamentali formano la base del presente Codice: 2.1 Il Principio di Separazione Deve esistere una netta separazione tra possibili vantaggi o benefici concessi dai Soci agli Operatori del Settore Sanitario e il processo decisionale risultante dall acquisizione di prodotti e servizi dei Soci stessi. Lo scopo di questo principio è di assicurare che tali vantaggi o benefici non influenzino le transazioni commerciali tra Soci e Operatori del Settore Sanitario. 2.2 Il Principio di Trasparenza Vantaggi o benefici per gli Operatori del Settore Sanitario devono essere resi noti all amministrazione o alla direzione delle rispettive istituzioni di appartenenza. 2.3 Il Principio di Proporzionalità Qualsiasi compenso offerto a un Operatore del Settore Sanitario in relazione ad un servizio o altre prestazioni non deve eccedere il normale valore di mercato. 2.4 Il Principio di Documentazione La concessione di qualsiasi vantaggio o beneficio da parte dei Soci agli Operatori del Settore Sanitario deve essere documentata. 3. Riunioni 3.1 Sedi delle riunioni. Tutte le riunioni organizzate dai Soci devono essere svolte in luoghi e sedi adeguate. Page 2 of 6

3 3.2 Spese Permesse. I Soci possono pagare le ragionevoli spese di viaggio e alloggio sostenute dagli Operatori del Settore Sanitario per partecipare ad eventi organizzati da Soci o da terzi. 3.3 Ospitalità Subordinata. I Soci possono sostenere ragionevoli costi di ospitalità sotto forma di pasti, accoglienza e intrattenimento (per esempio un evento musicale, sportivo o teatrale) in relazione al programma di una riunione. Tuttavia, qualsiasi ospitalità di questo tipo deve essere secondaria sia come tempistiche che come argomenti alla finalità didattica o formativa di ogni singola riunione. 3.4 Separazione dalle Vendite. È sempre inappropriato che i Soci organizzino l ospitalità allo scopo di indurre gli Operatori del Settore Sanitario a concludere una Soci organizzino ospitalità legate a transazioni passate, presenti o transazione commerciale. È da ritenersi inoltre inappropriato che i Soci organizzino ospitalità legate a transazioni passate, presenti o future. 3.5 Ospiti. È inappropriato che i Soci invitino a una riunione una qualsiasi persona che non abbia un interesse professionale nell evento stesso, come ad esempio il coniuge o un ospite di un Operatore del Settore Sanitario. In tutti i casi i Soci dovranno espressamente chiarire che gli inviti agli Operatori del Settore Sanitario non sono estesi a tali persone. Sarà sempre inappropriato che i Soci paghino per le spese di viaggio o alloggio per tali persone. Sarà inoltre inappropriato che i Soci paghino per le spese di pasti e ospitalità per tali persone, ad eccezione delle rare circostanze dove tali ospiti facciano la loro comparsa a un evento (per esempio una cena) anche se non sono stati invitati, nel qual caso il ragionevole costo di un pasto e dell ospitalità potranno essere sostenuto dal Socio. 3.6 Sponsorizzare Conferenze. I Soci possono supportare conferenze organizzate da terzi. Essi possono fornire sostegno finanziario agli organizzatori di conferenze per coprirne i costi, per esempio di affitto della sede o del catering, alle condizioni seguenti: (a) che la conferenza sia soprattutto dedicata a promuovere attività scientifiche e formative; (b) che l organizzatore della conferenza sia responsabile e controlli la scelta dei contenuti del programma, dei docenti, dei metodi didattici e dei materiali ; (c) che il sostegno di una conferenza da parte di un Socio venga chiaramente dichiarato prima e durante la riunione. 3.7 Compensi dei docentii. I Soci possono elargire ragionevoli compensi, a titolo di onorario, agli Operatori del Settore Sanitario che fanno parte del corpo docenti della conferenza. 4. Ospitalità non Connessa alle Riunioni 4.1 Ospitalità consentite Limitatamente ai Pasti. I Soci possono pagare per pasti e drink che non sono connessi agli eventi o riunioni descritti nella Sezione 3. Tuttavia, i Soci non possono pagare nessun altro tipo di ospitalità, per esempio sotto forma di intrattenimento (a titolo di esempio un evento musicale, sportivo o teatrale ecc.) che non sia connesso con gli i eventi e riunioni descritti nella Sezione 3. Page 3 of 6

4 5. Contratti di Consulenza 5.1 Contratti Scritti. I contratti di consulenza tra Soci e Operatori del Settore Sanitario devono essere stipulati per iscritto, essere firmati da entrambe le parti e specificare tutti i servizi da fornire. 5.2 Separazione dalle Vendite. I contratti di consulenza tra i Soci e gli Operatori del Settore Sanitario non possono essere stipulati sulla base del volume o del valore degli affari generati dai consulenti o dai loro affiliati. 5.3 Approvazione della Direzione. I contratti di consulenza tra i Soci e gli Operatori del Settore Sanitario devono essere approvati dall amministrazione/direzione dell istituzione da cui dipende l Operatore del Settore Sanitario. 5.4 Compenso adeguato ai valori di mercato. Il compenso pagato agli Operatori del Settore Sanitario per una consulenza deve essere in linea con il normale valore di mercato dei servizi forniti. 5.5 Bisogno legittimo. I Soci devono sottoscrivere accordi di consulenza solo laddove si sia identificato in anticipo un bisogno e uno scopo legittimo per i servizi previsti dal contratto. 5.6 Titoli del Consulente. La scelta dei consulenti deve essere effettuata sulla base dei titoli e delle competenze degli Operatori del Settore Sanitario in modo da soddisfare lo scopo della consulenza. La scelta non deve essere fatta sulla base del volume o del valore degli affari eventualmente generati dai consulenti o loro affiliati (vedi Sezione 5.2). 6. Omaggi Gli omaggi devono essere di modico valore. I Soci possono occasionalmente offrire omaggi agli Operatori del Settore Sanitario, per esempio articoli promozionali con marchio dell azienda. Qualsiasi omaggio da parte di un Socio a un Operatore del Settore Sanitario dev essere di modico valore e non eccedere eventualiimporti specificati dalla normativa in materia. Gli omaggi non possono assumere la forma di denaro contante o equivalente. NB. La presente sezione sugli Omaggi non intende affrontare altri tipi di interazioni tra i Soci e gli Operatori del Settore Sanitario che sono regolate più specificatamente in altre parti del presente Codice, o affrontare la pratica legittima di fornire appropriati campioni di prodotti ed opportunità per la valutazione degli stessi. 7. Donazioni di beneficenza 7.1 Scopi Benefici e Beneficiari. I Soci possono fare donazioni a scopi benefici. Le donazioni devono essere fatte soltanto a organizzazioni per uno scopo benefico Page 4 of 6

5 7.2 Separazione dalle Vendite. È inappropriato che i Soci facciano una donazione benefica allo scopo di indurre Operatori del Settore Sanitario a concludere una transazione commerciale. È altresì inappropriato che i Soci facciano una donazione benefica legata a transazioni passate, presenti o future. 7.3 Trasparenza. Il beneficiario della donazione e l uso che il beneficiario intende fare della donazione devono essere documentati. I Soci devono essere in grado di giustificare in qualsiasi momento i motivi della donazione. 7.4 Valutazione e Documentazione. Si raccomanda l istituzione di una procedura attraverso la quale i Soci possano garantire che le richieste di Donazioni Benefiche vengano valutate separatamente dalle attività commerciali dei Soci e siano documentate in modo appropriato. 8. Accordi di Ricerca 8.1 Servizi di Ricerca. Quando un Socio definisce un contratto con un Operatore del Settore Sanitario per dei servizi di ricerca, ci dev essere un accordo scritto che precisi tutti i servizi forniti, e un protocollo scritto sullo scopo della ricerca. Devono inoltre essere ben definiti e documentati in dettaglio obiettivi e risultati. 8.2 Ricerca Legittima e Documentata. La ricerca deve riguardare un lavoro scientifico legittimo. Obiettivi e risultati finali devono essere ben definiti e documentati in dettaglio in un accordo scritto. La scelta dell Operatore del Settore Sanitario dev essere fatta sulla base dei titoli e delle competenze in modo da soddisfare lo scopo della ricerca. 8.3 Separazione dalle Vendite. I fondi per la ricerca non devono essere legati o subordinati a vendite passate, presenti o future di prodotti o servizi del Socio all Operatore del Settore Sanitario. Le condizioni che legano la ricerca all acquisto da parte dell Operatore del Settore Sanitario di prodotti o servizi del Socio sono consentite solo se i suddetti prodotti o servizi sono acquistati per un uso specifico all interno della ricerca o se vengono richiesti all interno di una gara d appalto. 8.4 Approvazione da parte della Direzione. I contratti di ricerca devono essere approvati dall amministrazione/direzione dell istituzione da cui dipende l Operatore del Settore Sanitario. 8.5 Compenso adeguato al valore di Mercato. Il Compenso pagato all Operatore del Settore Sanitario deve essere in linea con il normale valore di mercato dei servizi forniti. 9. Attrezzature concesse in Prestito Valutazione di Durata Limitata. I Soci possono concedere attrezzature per dimostrazioni e valutazioni agli Operatori del Settore Sanitario per un periodo di tempo ragionevole. E richiesta l approvazione scritta da parte dell amministrazione o direzione dell Operatore del Settore Sanitario, che deve essere archiviata assieme alla documentazione della concessione del prestito. Page 5 of 6

6 10. Monitorare il Codice. Il Comitato per il Codice di Condotta. COCIR istituirà un meccanismo per quanti vengano a conoscenza che un Socio possa aver violato questo Codice che permetterà loro di segnalare tale violazione direttamente al COCIR. Tali segnalazioni verranno inviate al responsabile interno dell ufficio legale o della compliance del Socio in questione per essere adeguatamente indagate, trattate e risolte. COCIR istituirà un Comitato per il Codice di Condotta composto da rappresentanti dell ufficio legale o della compliance di ciascun Socio. I Soci dovranno rendere noto al Comitato, in maniera aggregata, come le segnalazioni relative a ciascun Socio sono state affrontate e risolte. Page 6 of 6