ARCHIVIAZIONE E. Obblighi & Opportunità. 8 Gennaio 2010

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1 ARCHIVIAZIONE E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA Obblighi & Opportunità 8 Gennaio 2010

2 Conservazione di documenti dal 2000 al

3 MEMORIZZAZIONE, ARCHIVIAZIONE, CONSERVAZIONE 3

4 COSA SERVE 4

5 DOCUMENTO INFORMATICO E formato utilizzando una grandezza fisica che assume valori continui (carta, immagini su film, magnetizzazioni ecc ) DOCUMENTO Rappresentazione informatica (bit) di atti, fatti, o dati giuridicamente rilevanti ANALOGICO INFORMATICO ORIGINALE COPIA STRUTTURATO (xml), DESTRUTTURATO (PDF/A) UNICO NON QUALIFICATO NON UNICO QUALIFICATO Statici e non modificabili. Vi è apposto il riferimento temporale Firmati con firma elettronica qualificata 5

6 DOCUMENTO INFORMATICO ORIGINALE ANALOGICO UNICO NON UNICO DOCUMENTO COPIA INFORMATICO NON QUALIFICATO QUALIFICATO COPIA La copia è definita dalla CM 36/2006 come il che veicola informazioni, la cui originalità è espressa in altro, nel rispetto dell autenticità ed integrità del contenuto; La deliberazione CNIPA 11/2004 definisccopia la matrice di una manifestazione di volontà che si concretizza con un originale; L articolo 2214 dl codice civile, ai sensi del quale l imprensitoreche esercita una attività commerciale deve conservare le copie delle lettere, dei telegrammi e delle fatture spedite, ovviamente conformi agli originali che sono stati oggetto di spedizione 6

7 La firma del informatico NECESSITA EFFICACIA GIURIDICA Di identificare l autore del DOCUMENTI ANALOGICI DOCUMENTI INFORMATICI FIRMA AUTOGRAFA FIRMA DIGITALE 7

8 La FIRMA DIGITALE LA FIRMA DIGITALE è un particolare tipo di firma elettronica qualificata basata su un sistema di chiavi asimmetriche a coppia, una pubblica e una privata, che consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l integrità di un informatico o di un insieme di documenti informatici. LA FIRMA DIGITALE rende manifesta e garantisce L autenticità La paternità L integrità Cioè che il è originale Ossia chi ha firmato il Ovvero che il non sia stato modificato dopo essere stato firmato digitalmente 8

9 La FIRMA DEL DOCUMENTO INFORMATICO Tecnicamente l apposizione della firma digitale avviene in due fasi I FASE II FASE Nella prima fase il file da firmare viene compresso o dilatato, secondo un preciso processo matematico, ottenendo una sequenza di numeri binari (bit) di lunghezza fissa (impronta), che consente di identificare in maniera univoca il file. Nella seconda fase si ha la generazione della firma digitale, mediante cifratura dell impronta: quest ultima viene cioè trasformata, utilizzando un particolare algoritmo, in una sequenza di bit, che è la firma. 9

10 Il processo di apposizione della Firma Digitale 10

11 Riferimento e Marca temporale Lettera p) dell articolo 1 del Decreto 23/1/2004 Riferimento temporale: E l informazione, contenente la data e l ora, che viene associata ad uno o più documenti informatici, attestando quindi la data e l ora a partire dalla quale un si considera formato Riferimento temporale E un informazione che associa al la data e l ora. A più documenti può essere applicato il medesimo riferimento temporale. Chiude il processo di formazione del ; Può essere autoprodotta; Non è opponibile a terzi; Normalmente è associata in un file. Marca temporale (validazione temporale) E un evidenza informatica che consente di rendere opponibile a terzi un riferimento temporale. La MT si acquista; Associa al doc. una data e ora certe; È opponibile a terzii; È associata alla FD per estenderne temporalemtnela validità giuridica (art.dpcm 13/1/2004) 11

12 Il processo di marcatura temporale 12

13 Il processo di conservazione Formazione del Emissione del Memorizzazione Conservazione Comunicazione autorità o ente Hanno la forma di documenti statici non modificabili, cioè con riferimento temporale, e firmati con firma elettronica qualificata Sono emessi, al fine di garantirne l attestazione della data, l autenticità e l integrità, con l apposizione del riferimento temporale e della sottoscrizione elettronica; Sono memorizzati su qualsiasi supporto di cui sia garantita la leggibilità nel tempo, purchè sia assicurato l ordine cronologico e non vi sia soluzione di continuità per ciascun periodo Termina con la sottoscrizione elettronica e l apposizione della marca temporale È effettuato con cadenza almeno quindicinale per le fatture e almeno annuale per i restanti documenti Possibilità di trasmettere alle autorità o agli enti l impronta dell archivio informatico oggetto della conservazione 13

14 Il processo di conservazione Formazione del Emissione del Memorizzazione Conservazione Comunicazione autorità o ente I documenti rilevanti sono quelli trasmessi agli enti e che ora vengono archiviati per via cartacea. Ad esempio quelli rilevanti ai fini tributari per i quali È prevista l emissione sono la fattura, la parcella, La ricevuta fiscale Lo scontrino Il di trasporto 14

15 Il processo di conservazione Formazione del Emissione del Memorizzazione Conservazione Comunicazione autorità o ente La memorizzazione è il processo di trasposizione su un qualsiasi idoneo supporto, attraverso un processo di elaborazione, di documenti analogici o informatici o delle loro impronte REGOLE 1) La memorizzazione può avvenire attraverso la trasposizione su qualsiasi supporto che garantisca la leggibilità nel tempo; 2) Deve essere rispettato l ordine cronologico, senza soluzione di continuità; 3) Devono essere consentite le funzioni di ricerca ed estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione, ad esempio, a nome, cognome, codice fiscale 15

16 Il processo di conservazione Formazione del Emissione del Memorizzazione Conservazione Comunicazione autorità o ente REGOLE 1) La memorizzazione può avvenire attraverso la trasposizione su qualsiasi supporto che garantisca la leggibilità nel tempo; Il Responsabile della Conservazione deve: Verificare periodicamente l effettiva leggibilità dei dei documenti Con cadenza non superiore a 5 anni (meglio annualmente) Anche in occasione di ogni aggiornamento del sistema e dei programmi Se necessario, procedere al RIVERSAMENTO del contenuto dei supporti 16

17 Il processo di conservazione Formazione del Emissione del Memorizzazione Conservazione Comunicazione autorità o ente REGOLE 1) La memorizzazione può avvenire attraverso la trasposizione su qualsiasi supporto che garantisca la leggibilità nel tempo; Supporti di memorizzazione È possibile utilizzare ogni supporto di memorizzazione digitale, oltre a quelli a tecnologia laser, purchè sia garantita la conformità dei documenti agli originali, oltre che la leggibilità nel tempo Dischi ottici WORM (riscrivibili dall utente), CD-R (non modificabili), DVD, floppy-disk, hard disk, dat (nastri magnetici a cartuccia) 17

18 Il processo di conservazione Formazione del Emissione del Memorizzazione Conservazione Comunicazione autorità o ente REGOLE 2) Deve essere rispettato l ordine cronologico, senza soluzione di continuità; Ordine Rispettare l ordine cronologico Procedere secondo regole uniformi Evitare intervalli temporali nella memorizzazione dei documenti 18

19 Il processo di conservazione Formazione del Emissione del Memorizzazione Conservazione Comunicazione autorità o ente REGOLE Il processo di conservazione elettronica: Prende avvio con la memorizzazione, su supporti ottici o altri idonei supporti, dei documenti ed eventualmente anche delle loro impronte o della relativa immagine; E termina, in entrambi i casi, con l apposizione della sottoscrizione elettronica e della marca temporale sull insieme dei documenti o su un evidenza informatica contenente l impronta o le impronte dei documenti o di insiemi di essi Deve essere eseguita: Almeno ogni quindici giorni per le fatture; E almeno ogni anno per i restanti documenti. 19

20 Il processo di conservazione Formazione del Emissione del Memorizzazione Conservazione Comunicazione autorità o ente TERMINI: Documenti INFORMATICI diversi dalle fatture 20

21 Il processo di conservazione Formazione del Emissione del Memorizzazione Conservazione Comunicazione autorità o ente TERMINI: Documenti ANALOGICI DI ANNI PRECEDENTI 21

22 Il processo di conservazione Formazione del Emissione del Memorizzazione Conservazione Comunicazione autorità o ente 22

23 Il luogo di conservazione delle scritture In caso di accessi, ispezioni e verifiche, sia il informatico sia il analogico conservato su supporto informatico, devono essere resi leggibili e, - Disponibili su carta - o su supporto informatico presso il luogo di conservazione delle scritture contabili. 23

24 Esibizione dei documenti conservati (Deliberazione CNIPA 11/2004) Per esibizione si intende la operazione che consente di visualizzare un conservato e di ottenere la copia. L articolo 23 del Dlgs 82/2005 ammetteche gli obblighi di esibizione dei documenti si intendano soddisfatti, a tutti gli effetti di legge, a mezzo di documenti informatici, a condizione che le procedure utilizzate siano conformi alle regole tecniche dettate dalla normativa Obbligo di dotarsi di apparecchiature informatiche idonee Obbligo di esibizione INTERESSATO O OUTSOURCER Documenti resi tecnicamente leggibili (consultabili a video) Documenti resi disponibili, su carta, oppure attraverso invio PEC 24

25 Conservazione in caso di ispezione Nel caso in cui i verificatori richiedano di esibire i documenti in formato elettronico, la CM36/2006 impone di effettuare il procedimento di conservazione sostitutiva dei libri, registri e documenti, oggetto di ispezione documentale, così come risultano aggiornati al momento della verifica. OBIETTIVO CRISTALLIZZARE IL CONTENUTO DI LIBRI, REGISTRI E DOCUMENTI 25

26 La P.E.C.(Posta Elettronica Certificata) 26

27 La P.E.C.(Posta Elettronica Certificata) Art. 16 del DL185/2008 Soggetti obbligati al possesso della PEC IMPRESE Le imprese costituite in forma societaria sono tenute a indicare il proprio indirizzo di posta elettronica certificata nella domanda di iscrizione al registro delle imprese Entro tre anni dalla entrata in vigore del presente decreto (29/11/2011) tutte le imprese, già costituite in forma societaria alla medesima data di entrata in vigore, comunicano al registro delle imprese l indirizzo di posta elettronica certificata. PROFESSIONISTI I professionisti iscritti in albi ed elenchi istituiti con legge dello stato comunicano ai rispettivi ordini o colleghi il proprio indirizzo di posta elettronica entro un anno dalla data di entrata in vigore del presente decreto (28/11/2009) AMMINISTRAZIONI PUBBLICHE Entro 24 mesi dall entrata in legge del codice dell amministrazione digitale (1 gennaio 2008), istituiscono una casella di posta elettronica certificata per ciascun registro di protocollo e ne danno comunicazione al Centro Nazionale per l Informatica nella Pubblica Amministrazione, che provvede alla pubblicazione di tali caselle in un elenco consultabile per via telematica 27

28 Funzionamento della P.E.C. 28