Istruzioni per l uso di Presenze 2009

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1 Istruzioni per l uso di Presenze 2009 Come già anticipato dal 2009 entra in vigore la nuova normativa sul libro unico che abroga i vecchi registri del personale: matricola e presenze. Nell ottica di semplificare e velocizzare gli adempimenti questo studio ha predisposto un foglio excel nel quale riepilogare le presenze dei dipendenti, necessarie per l elaborazione delle buste paga periodiche. Di seguito vengono fornite le informazioni necessarie per l installazione e l utilizzo del nuovo strumento, è necessario comunque che sulla postazione di lavoro utilizzata sia installato il programma EXCEL, o suo compatibile. 1 FASE : installazione di Presenze 2009 Sul sito dello studio entrate nell area clienti con la vostra userid e password e entrate nel sottomenù Dipendenti. In questo menù sono state inserite due nuove funzioni: Foglio presenze e Invia presenze

2 Scegliete Foglio presenze, si aprirà una maschera con evidenziati i vari fogli presenze messi a disposizione, nel caso del 2009 sarà chiaramente presente un solo foglio essendo il primo anno di applicazione: Posizionate il cursore (freccia) sull icona del disco che gira e che identifica l archivio e premete il tasto destro del mouse, comparirà un menù a tendina

3 Scegliete Salva oggetto con nome e procedete a salvare il foglio excel sul disco fisso locale in una cartella facilmente accessibile (per esempio C:\, Desktop, Documenti). 2 FASE : compilazione di Presenze 2009 Per richiamare il foglio excel Presenze 2009 è sufficiente aprire Risorse del Computer e la cartella dove si è proceduto a salvare precedentemente il foglio di lavoro, e clikkare due volte sul documento stesso. La cartella Presenze2009 è costituita da diversi fogli, evidenziabili nella riga in basso, e precisamente da un foglio Dipendenti e un foglio per ciascun mese dell anno. Scegliete il foglio Dipendenti In questo foglio sono riepilogati i dipendenti dell azienda con alcuni dati contrattuali e l orario di lavoro previsto diviso per i giorni della settimana. Procedete quindi a inserire e correggere, per ciascun dipendente, le ore giornaliere di lavoro. Essendo molte le formule presenti nella cartella è stata disattivata la funzione di ricalcolo automatico delle formule, per effettuare il calcolo basta premere il tasto PF9, in tal modo sarà aggiornato anche il campo Totale che evidenzia il totale delle ore di lavoro settimanali. Nel caso di nuove assunzioni è possibile procedere a inserire negli spazi vuoi i nuovi nominativi con i relativi orari di lavoro. Per ulteriori modifiche è consigliabile richiedere l assistenza a questo studio. A questo punto è possibile iniziare a compilare i fogli con le presenze giornaliere, operazione che è consigliabile sia effettuata quotidianamente.

4 Scegliere in basso il foglio Gennaio, comparirà la seguente tabella: E riproposto uno schema simile al foglio presenza cartaceo, per ciascun dipendente sono presenti più righe per ogni giorno del mese nelle quali inserire il numero di ore (nel formato hh.mm) classificate tra : Lavoro: ore effettivamente lavorate Ferie/Permessi: ore non lavorate per ferie o permessi concessi Malattia: ore non lavorate per malattia comprovata da certificato medico Infortuni: ore non lavorate per infortunio sul lavoro comprovato da certificato medico (si ricorda che in caso di infortunio deve essere fatta immediata comunicazione allo studio) Assente: ore non lavorate senza corretta giustificazione o documentazione (non saranno pagate) Il totale delle ore giornaliere comparirà di colore nero solo se è conforme alle ore contrattualmente previste e indicate precedentemente nel foglio Dipendenti Una volta compilate le presenze ricordarsi sempre di salvare prima di chiudere il foglio excel. 3 FASE : invio di Presenze 2009 allo studio A fine mese, una volta inserite tutte le presenze dei lavoratori, è necessario provvedere a inviare a questo studio il foglio excel compilato. Per questa procedura è prevista una apposita funzione all interno del sottomenù Dipendenti sul sito dello studio, così come abbiamo visto precedentemente.

5 Scegliere quindi Invia presenze e comparirà la seguente maschera: Clikkate sul tasto Sfoglia e si aprirà un menù del Risorse del computer, scegliete la cartella dove avevate precedentemente salvato il foglio Presenze2009, evidenziate il foglio di lavoro e

6 clikkate su Apri. Il nome completo di indirizzo del vostro archivio sarà riportato sulla maschera precedente Premete a questo punto il tasto Invia query e il foglio excel sarà caricato nell area del sito dello studio a voi dedicata. La procedura permette quindi di avere due versioni del foglio presenze, una sul sito ed una sulla vostra postazione di lavoro locale, sarà dunque vostra cura provvedere ad aggiornare periodicamente la versione presente sul sito dello studio. Per l elaborazione delle buste paga, oltre alle presenze giornaliere, è necessario inviare anche copia dei certificati medici eventuali, in tal caso si consiglia di procedere come sempre via fax, , brevi manu.