Manuale Gestore. Utilizzo Programma. Magazzino

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1 UNIVERSITA DEGLI STUDI DI FERRARA Manuale Gestore Utilizzo Programma Magazzino

2 Cosa puoi fare? GESTO: Acquisti OnLine Tramite il modulo di Gesto che verrà illustrato in seguito, potrai gestire in tempo reale, indipendentemente dalla dislocazione fisica dei dipendenti, le richieste di materiale fatte dai collaboratori. Come accedo al servizio? Per accedere al servizio è necessario collegarsi tramite internet Explorer al seguente indirizzo: A questo punto dovete inserire acronimo di posta elettronica in login e relativa pwd. La prima volta che si accede a questa pagina vi verrà mostrato un messaggio che vi dice di avervi riconosciuto come utente ma che dovrete essere abilitati nella gestione dell applicativo. Contestualmente il programma avrà mandato una mail di richiesta abilitazione all ufficio Applicativi Amministrativi, dovrete, quindi, attendere al massimo una giornata di lavoro per essere abilitati dall ufficio. Una volta abilitati ricollegatevi con Internet Explorer allo stesso indirizzo e inserite sempre acronimo di posta elettronica in login e relativa pwd. Ora dovreste essere abilitati all utilizzo del programma, in caso contrario mandate una mail a: applicativi.amministrativi@unife.it. Dopo aver inserito la password premere il tasto Login

3 Menù Principale La videata successiva si presenterà come quella in figura se l utente che deve gestire la procedura è un magazziniere o segretario/collaboratore di plesso. Il magazziniere o la segreteria di plesso avrà i seguenti compiti: Gestione anagrafica articoli: inserimento, modifica, gestione delle categorie e sottocategorie. Gestione Listini: inserimento, modifica e scadenza Gestione movimentazioni di magazzino: carico materiale da DDT, carico materiale con fattura, esistenza magazzino, consegna merce Gestione ordini: accettazione ordine dipendente, creazione ordine interno e creazione ordine al fornitore (per la sede quest opzione è gestita dall ufficio approvvigionamento) Gestione Report e statistiche

4 Gestione Anagrafica Articoli Con l utilizzo di quest opzione è possibile inserire/modificare una articolo, le categorie o sottocategorie e i marchi e le linee. Come prima cosa bisogna decodificare la categoria in base al regolamento delle spese in economia e le sottocategorie in base alle esigenze di gestione del dipartimento. Per la gestione del magazzino risulta anche molto utile inserire anche le specifiche relative al marchio e la linea. Poi è possibile decodificare in anagrafica gli articoli. Attraverso la seguente schermata selezionabile dall opzione. Articoli -> Ricerca per -> Codice- Descrizione. è possibile ricercare un articolo esistente in anagrafica, una volta trovato l articolo si può controllare e modificare le informazioni principale dell articolo, la giacenza di magazzino, i

5 movimenti, i prezzi. Oppure è possibile inserire un nuovo articolo. Per l inserimento di un nuovo articolo si può anche selezionare la voce a menù corrispondente inserendo tutte le informazioni necessarie: L articolo è identificabile attraverso 3 codici: Codice: obbligatorio, identifica in modo univoco l articolo Articolo: ulteriore codice obbligatorio Codice del Fornitore: non obbligatorio ma utile per l identificazione dell articolo.

6 Gestione Listini I listini sono l elenco degli articoli che l utente vedrà nella parte di Gesto in cui dovrà effettuare l ordine dipendente. È possibile assegnare poi i listini ai vari gruppi dipendenti. Bisogna ricordarsi che ogni volta che viene inserito un nuovo articolo per poterlo mostrare poi nella parte dell ordine a dipendente bisogna inserirlo nel listino corrispondente. La modifica del listino all interno dei gruppi dipendenti è demandata all ufficio Applicativi Amministrativi. Attraverso l opzione Inserisci e Modifica è possibile Inserire o modificare un listino. Una volta creato un listino nuovo è necessario abbinarlo ad un gruppo dipendenti, bisogna quindi mandare una all ufficio applicativi per poterlo impostare.

7 Una volta selezionato il listino da modificare o il nuovo codice listino da inserire sarà possibile inserire le informazioni principali del nostro listino: Nome Listino / Codice / Descrizione, come ci viene mostrato dalla schermata successiva Generazione Manuale di un listino Una volta creato il listino bisogna generarlo, cioè è necessario inserire gli articoli. In questa schermata bisogna selezionare il listino in cui inserire nuovi articoli e inserire nell opzione ricarico di % su Ultimo Costo 0. Il resto delle opzioni sono facoltative. A questo punto si può cliccare sul tasto genera.

8 Vi viene mostrato un elenco di tutti gli articoli presenti in anagrafica, si devono modificare le date di validità del listino ed eventualmente inserire il prezzo dell articolo (gli articoli in rosso sono quelli che non hanno alcun prezzo). Una volta finito si può cliccare sul tasto Inserisci nuovi prezzi alla fine della pagina. La procedura vi mostra una schermata di riepilogo. A questo punto potete tornare a menù con opzione Home o tornare indietro con i tasti del browser. Modifica Listino/Consultazione Listini Con queste opzioni è possibile modificare un listino in modo totale oppure articolo per articolo o inserire una data scadenza. Infine è anche possibile consultare senza modificare un listino.

9 Gestione Movimentazioni Nuovo Carico Carico da fornitore con DDT Con quest opzione si carica giacenza ad un articolo presente in anagrafica. Una volta selezionata l opzione vi viene mostrata la precedente maschera: 20 è il numero di righe massime dell ordine. Se pensate possa avere più di 20 righe potete aumentarlo. Premendo sul tasto Ok, avrete la seguente schermata: Attraverso la precedente maschera è possibile inserire quantità ad articoli presenti in anagrafica. Se l articolo non è presente bisogna inserirlo attraverso l anagrafica articoli. Inoltre se esiste un ordine al fornitore è possibile pre-caricare gli articoli presenti nell ordine per poi modificarli in base a ciò che è arrivato dal fornitore. Carico da fornitore con Fattura Come la precedente opzione è possibile inserire giacenza agli articoli esistenti ricevuti in magazzino con una fattura.

10 Esistenza di Magazzino Opzione che consente di caricare quantità ad un articolo. Si può utilizzare quest opzione soprattutto quando partendo da un magazzino preesistente c è la necessità di inserire la giacenza degli articoli senza documento di trasporto o fattura. Reso da Dipendente Opzione utilizzata per scaricare materiale dal magazzino

11 Nuovo Scarico Scarico di Magazzino Trasferimento Interno Movimento Nullo Fattura riepilogativa Fornitore Elenco Movimenti Modifica Movimenti Consegna merce a Dipendente Consegna merce a Ente

12 Gestione Ordini Se avete ricevuto una mail dai vostri collaboratori per ordinare del materiale a magazzino dovete per prima cosa modificare lo stato dell ordine a dipendente da IMMESSO ad ACCETTATO. Selezionare l opzione Modifica Stato, vi compare la seguente schermata: Selezionate l ordine da accettare cliccando una volta sola sul ID dell ordine o sul nome del Dipendente.

13 Modificare lo stato dell ordine da Immesso ad accettato e aggiornare lo stato. Vi viene richiesta un ulteriore conferma di modifica, premete ok se siete sicuri di voler modificare. A questo punto lo stato dell ordine è stato modificato, lo potete vedere perché risulta lo stato Accettato nella testata dell articolo. Se volete potete inserire un nuovo ordine o tornare al menù principale selezionando l opzione alto a destra. in Ora bisogna creare un ordine interno per rendere effettiva la richiesta di materiale. Selezionate quindi l opzione Nuovo dal menù Ordini/Interni. Vi compare la seguente schermata: Sono il numero di righe massime dell ordine. Se pensate possa avere più di 20 righe potete aumentarlo. Premendo sul tasto Ok, avrete la seguente schermata:

14 Dovete selezionate la Sede di destinazione dell ordine che corrisponde all ufficio a cui afferite. A questo punto il programma carica in automatico le informazioni principali del punto vendita e l elenco degli ordini disponibili dei collaboratori che risultano nello stato di accettato. selezionare l ordine del dipendente aperto che vogliamo mandare al magazzino e portarlo nell elenco degli ordini ai dipendenti scelti come si vede dalla seguente schermata:

15 A questo punto basta selezionare il tasto Carica righe ordine, il programma in automatico carica tutti gli articoli facenti parte degli ordini aperti selezionati: Se ci sono modifiche da fare potete farle direttamente sulle righe dell ordine, altrimenti cliccare sul pulsante alla fine della pagina. Il programma richiede una conferma all inserimento. Premere Ok se va tutto bene. A questo punto avete creato un ordine interno che verrà gestito dal magazzino Selezionare l opzione per selezionare altre opzioni o accettare altri ordini.

16 Report e Statistiche Di seguito l elenco dei report e delle statistiche presenti nella procedura Gesto: Articoli sotto scorta Visualizza un elenco degli articoli a magazzino che risultano sotto scorta. È possibile visualizzare i movimenti e i prezzi relativi all articolo. Inoltre attraverso la testata è possibile filtrare l elenco degli articoli Situazione Magazzini L opzione consente di mostrare il dettaglio degli articoli in base ai parametri inseriti nella maschera della ricerca

17 Inventario Magazzini Inventario Dipendenti Movimenti Articoli Mostra per articolo tutti i movimenti intervenuti. È possibile inoltre inviare l elenco ad un indirizzo e mail. Scadenzario Da non utilizzare per noi in quanto la procedura non gestisce la parte contabile dell ordine. Elenco documenti Da non utilizzare Elenco DDT Mostra un elenco di tutti i DDT inseriti in magazzino Consegnato per Settore Elenco del consegnato per Ufficio Consegnato per Articolo Elenco del consegnato per Articolo Acquistato per categorie Totale degli articoli acquistati suddiviso per categoria