La piattaforma social dell Azienda Usl di Imola

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1 «I social media per la comunicazione in sanità» La piattaforma social dell Azienda Usl di Imola 01 Bologna, 19 novembre 2014

2 1. Il progetto: istituzionale ed interno 2. Le fasi di sviluppo 3. La piattaforma dell Ausl di Imola: InterAusl 4. Difficoltà riscontrate e risultati ad oggi 5. Sviluppi futuri 02

3 1. Il progetto Inizio 2012 La Direzione Generale dell Azienda Usl di Imola riconosce che sussistono esigenze professionali ed istituzionali per l utilizzo in azienda dei Social Media. - a livello istituzionale (pagina FB, TW e canale YT) - a livello interno: opportunità utilizzo anche strumenti social per lo svolgimento del lavoro quotidiano Social network aziendale 03

4 A livello istituzionale - Predisposizione piano di comunicazione (definizione modalità di utilizzo, gestione post e commenti, news da inserire ) - Policy per l utilizzo dei social network per i cittadini / utenti 04

5 A livello istituzionale - Apertura pagina Facebook - Profilo Twitter - Canale You Tube - Integrazione di questi canali con il sito internet istituzionale 05

6 A livello interno Le fasi di sviluppo del progetto - Formazione Gruppo di lavoro aziendale - Verifiche tecniche: accesso da parte dei pc aziendali ai social media in generale e creazione social network aziendale - Aggiornamento «Disciplinare aziendale per l utilizzo degli strumenti elettronici nell ambito del rapporto di lavoro» e predisposizione di «Istruzioni operative sui Social Media» per i dipendenti - Questionario rivolto a tutti i dipendenti

7 Le fasi di sviluppo del progetto - Diffusione delle nuove possibilità tramite intranet aziendale, giornalino interno on line, mail - Inserimento negli obiettivi di budget dei Dipartimenti della formazione sui social media e sui social aziendale - Predisposizione corsi di formazione trasversali aziendali - A COSA ABBIAMO ACCESSO 07

8 Le fasi di sviluppo del progetto Gruppo di lavoro Staff Informazione e Comunicazione Tecnologie Informatiche e di rete Segreteria Generale e Affari legali Staff Formazione 08

9 Le fasi di sviluppo del progetto Verifiche tecniche - accesso da parte dei pc aziendali ai social media in generale - social network aziendale: ricerca piattaforma migliore rispetto alle nostre esigenze 09

10 Le fasi di sviluppo del progetto Il disciplinare aziendale e le istruzioni operative L utilizzo dei Social Media è soggetto alle regole riportate nel Disciplinare Aziendale in merito all utilizzo degli strumenti elettronici nell ambito del rapporto di lavoro che è stato modificato ed aggiornato a settembre 2012 predisponendo inoltre come allegato, specifiche istruzioni operative sui social media per i dipendenti 10

11 Le fasi di sviluppo del progetto Il disciplinare aziendale 11 Inserimento nuovo articolo: Art. 6-bis. Social Media 1. In fase di richiesta dell abilitazione all utilizzo di internet tramite gli appositi moduli reperibili sulla intranet aziendale, i Responsabili di Unità Operativa specificano se il lavoratore deve essere autorizzato all utilizzo dei social media. 2. La scelta in merito ai lavoratori da abilitare è effettuata dal responsabile di unità operativa tenendo conto del ruolo e delle mansioni degli operatori stessi, nonché dell utilità dell abilitazione ai fini professionali/istituzionali. 3. Prima dell abilitazione per l utilizzo dei social media, il lavoratore sottoscrive apposite istruzioni operative, visionabili anche sulla intranet aziendale.

12 Le fasi di sviluppo del progetto Istruzioni operative allegate alla delibera disponibili sulla intranet aziendale diffuse tramite news nella intranet aziendale e giornalino interno illustrate ad ogni corso di formazione 12

13 Le fasi di sviluppo del progetto Cosa prevedono le istruzioni operative Autorizzazioni all utilizzo dei social Policy per i contenuti inappropriati (webfiltering) Policy sulla pubblicazione di contenuti e sulla riservatezza: i lavoratori sono responsabili dei contenuti che pubblicano nei Social Media, e ne rispondono ai sensi di legge, in sede civile, penale, amministrativa e disciplinare. attenersi al codice della privacy attenersi alle norme del copyright 13

14 Le fasi di sviluppo del progetto rispettare il Codice di comportamento dei pubblici dipendenti, in particolare non pubblicare contenuti lesivi per l immagine dell azienda; rispettare gli obblighi dei dipendenti indicati nei contratti di lavoro (Codice disciplinare reperibile nel sito Internet dell Azienda); non registrare profili utilizzando ragioni sociali o marchi dell Azienda Usl di Imola o di altre aziende. l Azienda Usl di Imola, nel caso di pubblicazione di contenuti inappropriati o riservati, si riserva di intervenire. 14

15 Le fasi di sviluppo del progetto Questionario rivolto ai dipendenti 15 Pubblicato on line sul sito intranet aziendale e volto a sondare l utilizzo dei social media da parte dei dipendenti. Viene chiesto il grado di: - conoscenza - utilizzo (nel caso quale social media maggiormente frequentato/usato) - se ritengono che i social media possano essere utili in ambito lavorativo

16 Le fasi di sviluppo del progetto Questionario rivolto ai dipendenti i risultati 16 Ha risposto circa l 11% dei dipendenti dell azienda Conoscenza media dei social Utilizzo basso 64% su FB 68% utilizzo YT 23% Google Plus 56% ritiene utile l utilizzo dei social media in ambito lavorativo

17 Le fasi di sviluppo del progetto Diffusione delle nuove possibilità tramite intranet aziendale, giornalino interno on line, mail Inserimento negli obiettivi di budget dei Dipartimenti della formazione sui social media e sui social aziendale 17 Predisposizione corsi di formazione trasversali aziendali

18 Le fasi di sviluppo del progetto A cosa abbiamo accesso I tradizionali SN - Facebook - Twitter - You tube - Linkedin - Skype - Social Aziendale - InterAusl 18

19 Le fasi di sviluppo del progetto Quali sono le differenze 19 I tradizionali SN - Autorizzazione da parte del dirigente del servizio - Si accede con il proprio profilo personale - La sicurezza dei dati inseriti non è garantita dall azienda Social Aziendale - Non è richiesta nessuna autorizzazione, ognuno accede con le credenziali di rete - Si accede con un profilo professionale - La sicurezza dei dati inseriti è garantita dall azienda

20 3. La piattaforma dell Ausl di Imola: 20 InterAusl è il Social Network dell Ausl di Imola che permette di comunicare professionisti, condividere documenti, immagini, siti e creare documenti in modo collettivo in uno spazio PRIVATO e SICURO.

21 La piattaforma dell Ausl di Imola La scelta Modulo social della stessa ditta che ci ha fornito il sito internet ed intranet aziendale Maggiore integrazione con il sito Sicurezza della piattaforma Linea grafica simile a Facebook 21

22 La piattaforma dell Ausl di Imola News principale gestita dagli amministratori Profilo Feed RSS Contatti Gruppi di lavoro 22 Bacheca profilo

23 La piattaforma dell Ausl di Imola Come accedere A differenza dei normali SN, ad InterAusl possono accedere tutti i dipendenti senza richiedere autorizzazioni al proprio Direttore o Responsabile Username e password Sito internet aziendale Sito intranet aziendale 23

24 La piattaforma dell Ausl di Imola Chi può accedere tutti i dipendenti dell'azienda Usl di Imola medici di medicina generale pediatri di libera scelta professionisti di altre aziende professionisti esterni anche privati 24

25 La piattaforma dell Ausl di Imola Potenzialità 25 Creazione di una rete di contatti interni: Attualmente sono attivi all interno del social oltre 700 profili fra dipendenti dell Ausl di Imola e professionisti esterni appartenenti ad altri entri (RER, Asp, Montecatone ) se si è dipendenti o si dispone di un accesso alla rete aziendale, è sufficiente entrare nel Social per generare il proprio account per gli esterni deve essere richiesta l attivazione dell account

26 La piattaforma dell Ausl di Imola Creazione di gruppi di lavoro con la possibilità di aprire anche a colleghi di aziende ed enti esterni Gruppi costituiti ad oggi: 59 Tipologia dei gruppi (chiusi ed aperti) Modalità di accesso ai gruppi: su invito, richiesta oppure aperti Modalità di richiesta e creazione dei gruppi (apposita modulistica reperibile sulla Intranet/Internet ) L amministratore del gruppo: compiti e responsabilità 26

27 La piattaforma dell Ausl di Imola Potenzialità Messaggistica: sul proprio profilo e all interno del gruppo di lavoro Condivisione di documenti, file, link, immagini, video Gestione centralizzata di progetti e documenti aziendali Feed RSS 27

28 4. Difficoltà riscontrate e risultati ad oggi Difficoltà: - Sfiducia nel mezzo - Poca conoscenza del mezzo - Resistenza al cambiamento - Timore di lavoro aggiuntivo - All inizio creazione di gruppi fittizi che non hanno funzionato 28

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30 5. Sviluppi futuri Grazie alle indicazioni di chi opera giornalmente attraverso il social network aziendale stiamo provvedendo ad inserire nuove funzionalità nel social: - Notifiche a tutti i membri del gruppo - Gestore documentale: permetterà la redazione di documenti condivisi a più mani 30

31 31 Grazie per l attenzione