MANUALE UTENTE MaNeM ver. 6.0

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1 MANUALE UTENTE MaNeM ver Introduzione all applicazione Funzioni Utente Form di autenticazione Gestione Ordini Storico degli Eventi Dettaglio dell Ordine Dettaglio di Riga Gestione delle NOTE Consulta DDT Regole di controllo...23 Bologna, 18 febbraio 2006

2 1. Introduzione all applicazione MaNeM è un software applicativo per le gestione delle reti di fornitori sviluppato da Joinet ed erogato da Joinet in modalità ASP (Application Service Provider). In altri termini, l applicazione MaNeM risiede su un server di proprietà di Joinet ed è accessibile via Internet. L utilizzo di Joinet da parte degli utenti richiede un semplice browser. MaNeM si fonda su un modello di processo degli ordini di acquisto che, per i diversi tipi di ordine, sulla base delle indicazioni fornite dal Prime Contractor e dai suoi Fornitori, permette di definire un work flow a stati attraverso cui le righe d ordine possono transitare durante il loro ciclo di vita, dall emissione alla chiusura dell ordine. E importante sottolineare che l unità base gestibile con MaNeM è la singola riga d ordine e non l ordine nella sua interezza, anche se comunque è possibile eseguire passaggi di stato su gruppi di righe e quindi eventualmente anche su tutte le righe di un ordine. E altresì necessario specificare che la transizione verso uno stato di modifica che coinvolga una sola riga d ordine (modifiche di prezzo, quantità, data) non può essere fatto su gruppi di righe, in quanto si tratta di operazioni che possono essere eseguite soltanto accedendo al dettaglio di riga (vedi par.2.2.3). MaNeM - Manuale Utente 6.0 2

3 2. Funzioni Utente Per accedere alla gestione degli ordini di acquisto con MaNeM bisogna collegarsi al sito Form di autenticazione La prima operazione da eseguire è l autenticazione dell utente che si appresta a collegarsi all applicazione. La form che si presenta è quella sotto riportata; l utente, per entrare in MaNeM, deve inserire, nell ordine, lo user name e la password in suo possesso: MaNeM - Manuale Utente 6.0 3

4 Eseguita l operazione di autenticazione, il sistema presenta una form di selezione delle operazioni da eseguire: A seconda del profilo utente che si collega (ad es. la figura di Network Manager), la videata potrebbe essere leggermente diversa, presentando alcune funzionalità ulteriori tipiche dell amministratore di sistema (creazione di utenti, creazione di network, ecc.) La form riportata è relativa ad un utente con autorizzazioni di configurazione. Per avviare la gestione degli ordini di acquisto caricati sul sistema MaNeM occorre selezionare la funzione Applicazioni. 2.2 Gestione Ordini Lo schermo si presenta diviso in due sezioni: la parte superiore dello schermo permette di impostare i criteri di ricerca degli ordini che verranno quindi visualizzati nella parte inferiore. Vediamo in particolare quali sono questi campi di ricerca, ricordando che per attivare un criterio di ricerca occorre selezionarlo con la spunta a lato!!!!: MaNeM - Manuale Utente 6.0 4

5 N. Commessa: ricerca l ordine di lavoro/commessa che ha dato origine all ordine di acquisto. Novità: visualizza ordini/righe che hanno subito una variazione (di stato) dall ultima operazione di annullamento eseguita. Il pulsante ANNULLA NOVITA ha lo scopo di azzerare la situazione delle novità, facendo scomparire l icona New che si trova all inizio di ogni riga visualizzata e che individua le righe che hanno subito una variazione. Dopo aver effettuato l operazione di annullamento, tale simbolo comparirà solo in corrispondenza delle righe che hanno subito una variazione. Nuove note: visualizza ordini/righe su cui esiste una nota non ancora letta dal relativo destinatario. Priorità: visualizza ordini/righe che hanno la priorità selezionata dal menu a tenda che si apre su questo campo (urgente, alta, media, bassa, molto bassa). Emissione dal - al: permette la ricerca per data di emissione dell ordine (intervallo o, impostando la stessa data su entrambi i campi, puntuale sul giorno). Consegna dal - al: permette la ricerca per data di consegna. N. Ordine: permette di ricercare un ordine. Prodotto: per ricercare un codice articolo. Ultima Mod. dal al : permette le ricerche delle righe in base alla data dell ultimo passaggio di stato. N. Bolla: per la ricerca delle righe spedite in una bolla. Fornitore: permette di selezionare uno o più fornitori (ovviamente interessati dalla gestione MaNeM). Tipo Ordine: permette di selezionare un tipo ordine tra quelli impostati nel modello di processo. Destinazione: per ricercare righe in base alla loro destinazione (utilizzabile anche con wildcards) Emesso da: permette di effettuare una ricerca per utente. MaNeM - Manuale Utente 6.0 5

6 Stato Consegne: per cercare le righe in base al loro stato di evasione (nessuna consegna, consegna parziale, consegna a saldo) Stati dell ordine: nella parte grigia a destra della parte superiore dello schermo vengono elencati tutti gli stati possibili di una riga d ordine. Tutti i flag sono attivi per default (quindi la ricerca avviene per tutti gli stati). De-selezionando uno stato lo si esclude dalla ricerca.!!! IMPORTANTE: sono de-selezionati automaticamente gli stati di CHIUSURA E ANNULLAMENTO, pertanto per visualizzare tali righe occorre selezionare questi stati. È possibile ordinare la ricerca in modo crescente (A > Z) o decrescente (Z > A) per uno dei criteri proposti dal menu evidenziato. Le voci con l indicazione (t) indicano quei campi che sono tipici della riga d ordine e quindi la ricerca successiva andrà eseguita sulle righe (vedi oltre), dato che una ricerca effettuata per ordine non avrebbe senso. MaNeM - Manuale Utente 6.0 6

7 I pulsanti che si trovano sopra la form dei criteri di ricerca hanno il significato seguente (è possibile inoltre selezionare il numero max di righe da visualizzare per pagina di ricerca fino a un limite di 500, dopodiché occorre cambiare numero di pagina): Annulla Selezione: riporta tutti i criteri di ricerca alla situazione pre-definita Annulla Novità: vedi sopra Cerca Ordini: premendo questo pulsante vengono visualizzate le testate degli ordini inseriti, le quali riportano informazioni generali dell ordine Svuota: de-seleziona tutti gli stati siste Nota all ordine? liccando sulla icona si ccede alla gestione delle ote Fornitore Numero ordine: avvicinandosi al simbolo blu compare la descrizione generale dell ordine (se esiste) Data ordine Utente Tipo ordine Stato: avvicinandosi con il puntatore all icona, compare la descrizione dello stato corrente MaNeM - Manuale Utente 6.0 7

8 In questo esempio sono stati ricercati gli ordini per il fornitore Tecnocable, emessi fra il 15 e il 18 febbraio Accanto al numero di righe da visualizzare per pagina compare il totale dei record trovati con quella ricerca e i numeri di pagina sui quali tale ricerca è distribuita. Nel caso in cui una ricerca sia distribuita su più pagine è possibile leggerle cliccando sul numero di pagina corrispondente. Questo discorso vale anche nel caso di ricerca per righe (vedi oltre). Cerca Righe: questa opzione permette di visualizzare direttamente le righe d ordine corrispondenti ai criteri di ricerca impostati. Le informazioni visualizzate sono anch esse informazioni generali di riga, quelle che si sono ritenute più importanti per un immediata valutazione della situazione. MaNeM - Manuale Utente 6.0 8

9 Esiste Nota alla riga? avvicinandosi con il puntatore all icona, compare il nome del destinatario Stato: avvicinandosi con il puntatore all icona, compare la descrizione dello stato corrente Codice Prodotto Descrizione Prodotto: avvicinandosi al simbolo blu compare la descrizione per esteso Gli altri campi visualizzati sono: Quantità DDT: ad avvenuta spedizione verrà valorizzato con la quantità dichiarata in bolla Data DDT: la data di spedizione della merce Quantità Ricevuta: ad avvenuta entrata della merce verrà valorizzato con la quantità ricevuta Data Ricezione: la data di entrata della merce MaNeM - Manuale Utente 6.0 9

10 Totale Consegnato: totale consegnato a quel momento (sommatoria ev. spedizioni parziali) Stato Consegne; indicazioni sullo stato di evasione della riga (nessuna, parziale, completa) In questo esempio abbiamo interrogato le righe dell ordine _DEMO, richiedendo una visualizzazione di 50 righe per pagina (il sistema mi informa che ha trovato 3 transazioni e che quindi stanno tutte in un unica pagina di visualizzazione). I pulsanti evidenziati consentono di effettuare delle operazioni sul risultato della ricerca impostata. Stampa: consente di stampare in formato pdf (quindi leggibile con il programma Acrobat Reader) la ricerca effettuata. Passaggio Stato: consente di effettuare un passaggio di stato (per la spiegazione di cosa si intende per passaggio di stato vedi oltre in Dettaglio Ordine/Riga) per le righe visualizzate (e quindi righe che possono trovarsi in stati diversi e che possono appartenere ad ordini diversi). La funzione individua lo stato successivo comune allo stato in cui si trovano attualmente le MaNeM - Manuale Utente

11 righe. Per escludere le righe dalla selezione è sufficiente de-selezionarle disattivando il flag che si trova a inizio riga (evidenziato dal riquadro blu nella figura sopra). La videata che si presenta premendo questo pulsante è la seguente: Viene presentato un riassunto di quante righe si trovano in un determinato stato (righe di ordini diversi e in stati diversi) e la lista degli stati di arrivo comuni alle righe selezionate. I pulsanti di Cambia Stato e Indietro effettuano le azioni che li descrivono. MaNeM - Manuale Utente

12 2.2.1 Storico degli Eventi Avvicinandosi alla icona che rappresenta lo stato della riga (e quindi solo nelle visualizzazioni per riga) ci accorgiamo che nasconde, oltre alla descrizione dello stato, un link (compare una mano). Tale link ci permette di accedere alla storia della riga stessa, cioè ci consente di vedere quali sono state le vicende attraversate da quella riga d ordine, dal momento dell emissione fino alla data di interrogazione. Dati originali e dati correnti Modifiche da Cliente Modifiche da Fornitore Dati della spedizione Dati di ricezione Utente che ha effettuato la transazione: Network Manager: super-utente (operazioni automatiche da interfaccia con il gestionale del Cliente) Timemaster: operazioni automatiche temporizzate MaNeM - Manuale Utente

13 2.2.2 Dettaglio dell Ordine Il pulsante ORDINE che compare all inizio di ogni riga (nella ricerca per ordine, mentre nella ricerca per riga troviamo solo O ) permette di entrare nell ordine stesso, visualizzando, oltre a tutte le informazioni di testata, anche le righe: In questo tipo di visualizzazione ritroviamo TUTTE le informazioni di testata, riportate nella parte superiore dello schermo. In più possiamo effettuare: MaNeM - Manuale Utente

14 le operazioni di passaggio di stato per l intero ordine oppure per gruppi di righe. Il passaggio dallo Stato Attuale ad uno dei possibili Stati Futuri (indicati dal menu a tenda collegato) si ottiene premendo il pulsante Cambia Stato evidenziato. Per effettuare un passaggio di stato di un gruppo di righe occorre selezionarle con il flag che si trova all inizio di ciascuna riga. Modificare i parametri addizionali della testata d ordine (se è consentito dalla configurazione dell ambiente). La parte inferiore dello schermo riporta le stesse informazioni viste nel paragrafo Gestione Ordini al punto CERCA RIGHE, quindi con la possibilità di: Vedere la descrizione dell articolo avvicinandosi al simbolo accanto al codice Vedere la data di consegna originale avvicinandosi al simbolo accanto alla data di consegna Accedere allo Storico della riga ciccando sull icona dello stato Leggere eventuali Note Allegate, cliccando sull icona relativa Aprire / Scaricare Documenti allegati, sempre cliccando l icona dei doc allegati. Nella parte inferiore troviamo ancora altri tre pulsanti. Si tratta della funzione di Stampa dell ordine (personalizzata secondo il cliente), della gestione delle Note (vedi paragrafo dedicato alla gestione delle note) e del pulsante di Chiusura della videata. MaNeM - Manuale Utente

15 2.2.3 Dettaglio di Riga Il pulsante RIGA che compare all inizio di ogni riga visualizzata nel DETTAGLIO ORDINE (vedi sopra) e all inizio di ogni riga visualizzata con Cerca Righe (vedi paragrafo Gestione Ordini) permette di entrate nel massimo dettaglio possibile e quindi di accedere a tutte le informazioni relative ad una riga d ordine. MaNeM - Manuale Utente

16 In questa schermata è possibile eseguire la gestione vera e propria della riga d ordine. È possibile: Effettuare delle RICHIESTE DI MODIFICA relative a DATA, QUANTITA, PREZZO. Effettuare un cambiamento di stato della riga dallo Stato Attuale ad uno dei possibili Stati Futuri. Cambiare la priorità, scegliendo fra uno dei livelli proposti (solo lato Cliente). Modificare le informazioni addizionli alla riga (se è consentito dalla configurazione dell ambiente). Se lo Stato Attuale lo consente, effettuare uno split della riga stessa, portando una parte di essa in uno stato futuro e il rimanente in un altro stato (che può essere lo Stato Attuale stesso, per ulteriori informazioni vedi il paragrafo dedicato alla Spedizione nella sezione FORNITORE). Allegare NOTE di Riga (vedi paragrafo dedicato alla gestione delle note). Accedere allo Storico della riga. Aprire/Scaricare eventuali Documenti allegati (il pulsante relativo compare solo se esiste un doc allegato) MaNeM - Manuale Utente

17 2.2.4 Gestione delle NOTE Come più volte accennato è possibile, dai punti consentiti, accedere alla gestione delle note. Significa in poche parole poter allegare una o più note alla testata dell ordine o alla riga d ordine. NOTE DI TESTATA: sono accessibili (cliccando direttamente sull icona) da le visualizzazioni per Ordine, nonché dal Dettaglio Ordine. NOTE DI RIGA: sono accessibili (cliccando direttamente sull icona) da tutte le visualizzazioni di riga nonché dal Dettaglio Riga. Se esiste sulla riga d ordine almeno una nota NON LETTA dal destinatario, il simbolo visualizzato è questo: Una vola letta, la nota viene riferita da quest icona: Posizionando il cursore sull icona della nota è possibile visualizzare il nome del destinatario della nota stessa. Ricerca delle note non lette: è possibile effettuare una ricerca di tutte le note non lette dal relativo destinatario. Per quest operazione è sufficiente selezionare il campo di ricerca Nuove Note e premere Cerca Ordini o Cerca Righe. Con quest operazione si ottengono tutti gli ordini/righe su cui sono presenti note nuove, cioè non lette dal destinatario. Con i pulsanti NOTE che si trovano nelle posizioni descritte nei paragrafi precedenti, si accede alla schermata seguente (la gestione è la stessa sia che si tratti di note di testata che di riga): MaNeM - Manuale Utente

18 Leggere una nota esistente: cliccando sull icona si può visualizzare la nota. L icona NEW rimane tale fino a che la nota non è stata aperta dal destinatario (la nota è visibile comunque per tutti). Inserire una nuova nota: se invece si vuole inserire una nuova nota si utilizza il pulsante apposito Nuova. MaNeM - Manuale Utente

19 Obbligatoriamente bisogna: Selezionare il destinatario Impostare un oggetto Scrivere un contenuto Dopodiché si procede al salvataggio della nota. Il pulsante Pulisci serve per ri-azzerare i campi della nota. MaNeM - Manuale Utente

20 3. Consulta DDT L utente può avere accesso ai documenti di trasporto già caricati in MaNeM. Le bolle presenti possono essere ricercate secondo i seguenti criteri: - numero di documento - network di appartenenza (Cliente), - data di spedizione (intervallo da / a), - codice prodotto, - numero d ordine. MaNeM - Manuale Utente

21 Una volta aperto il documento di trasporto attraverso il pulsante che si trova in testa alla riga, l utente Fornitore può modificare le informazioni di dettaglio inserite, premendo il pulsante Aggiorna per salvare i nuovi dati inseriti. MaNeM - Manuale Utente

22 Sia Clienti che Fornitori possono stampare un anteprima della bolla, premendo il pulsante Stampa e stampando il documento pdf che viene visualizzato a video. MaNeM - Manuale Utente

23 4. Regole di controllo Le regole di controllo sono applicate ad alcuni passaggi di stato ed hanno la funzione di garantire il rispetto di regole intuitive legate al corretto utilizzo dello strumento o di condizioni particolari definite dai prime contractor in accordo con i fornitori. Per le prime si può far riferimento come esempio all obbligo di compilare i campi di modifica per le voci prezzo, quantità e data quando si vuole portare una riga d ordine in un generico stato di modifica; per le seconde si può far riferimento all operazione di spedizione e in particolare al divieto ad esempio di dichiarare in spedizione quantità inferiori rispetto a quella richiesta dal prime contractor (vedi Manuale specifico Spedizioni/Consegne) Le regole di controllo si dividono in due categorie: Regole di alert, che comportano un segnale di allarme (la cui spiegazione è leggibile ponendosi con il mouse sopra al simbolo stesso di alert) sul passaggio di stato, consentendo comunque il suo verificarsi: in pratica informano l utente che la sua azione non è del tutto corretta, spiegano il motivo, ma non bloccano l operazione. Regole di lock, che invece bloccano il passaggio di stato che si sta eseguendo, consentendo anche in questo caso di visualizzare l errore commesso ponendosi con il mouse sul simbolo di lock. Dunque, quando ad esempio si effettua un passaggio di stato si almeno una riga non verifica il controllo delle regole impostate (di lock o di alert) viene visualizzata una finestra come quella sotto riportata: MaNeM - Manuale Utente

24 Come si può vedere, se per almeno una riga si verifica la violazione di una regola (di lock o di alert), viene visualizzata una finestra che per ogni transazione mostra l esito del passaggio di stato e consente quindi all utente di decidere se effettuare passaggi di stato parziali (per le righe che hanno dato esito positivo OK oppure per queste ultime e per quelle per le quali è scattato un segnale di alert) o se rinunciare interamente all esecuzione della transizione. MaNeM - Manuale Utente