Sistema Notifiche Penali

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1 Dipartimento dell organizzazione giudiziaria, del personale e dei servizi Direzione generale per i sistemi informativi automatizzati Sistema Notifiche Penali Istruzioni

2 Per accedere al Sistema Notifiche Penali è necessario digitare sul campo Indirizzo il proprio account di posta elettronica personale. Nel successivo campo Password digitare la password personale del dominio giustizia (ADN) Preliminare Ciascun utente può appartenere a uno o più gruppi utenti. Effettuato l ingresso sulla parte destra della maschera è visibile la sezione Selezione Ufficio L utente appartenente a più gruppi di lavoro deve selezionare l ufficio su cui lavorare. Sulla sezione della maschera è subito visibile un solo ufficio di appartenenza, tramite la tabella, l utente dovrà selezionare l ufficio su cui intende operare.

3 selezionato l ufficio su cui lavorare, la procedura visualizza i dati relativi al nuovo ufficio. Entrati nel Sistema, per acquisire il documento, precedentemente scannerizzato, occorre selezionare dal menu Gestione Documenti la voce Acquisizione documenti. Il Sistema visualizza la sezione Ricerca Tipologia Atti : Per procedere all acquisizione del documento è necessario selezionare, dalla sezione Categoria documentale, la tipologia del documento da acquisire ed azionare il tasto. Sulla successiva maschera, sezione Tipologia Atto, che si auto compila, il Sistema elenca tutte le tipologie di atti associate alla categoria documentale prescelta.

4 Selezionare il valore corrispondente alla tipologia atto da notificare, ed azionare il tasto Il Sistema visualizza la sezione, Metadati Atto dove inserire i dati relativi al fascicolo.

5 Nella sezione Dati Fascicolo, occorre inserire i dati relativi al fascicolo, su cui acquisire l atto da notificare. L utente compila i campi della maschera: tipo di registro; anno di iscrizione del procedimento; numero di iscrizione del procedimento; ufficio (il valore è già predefinito). Sulla successiva sezione Dati documento indicare, tramite il calendario che il Sistema visualizza cliccando sul campo data deposito, la data di deposito del documento. Sulla successiva sezione, Annotazione, l utente può trascrivere ulteriori dati utili all Ufficio per meglio dettagliare l atto. Per completare la procedura di acquisizione dell atto nella sezione Documento, l utente tramite il pulsante Sfoglia, ricerca il documento scannerizzato e salvato, lo seleziona dalla cartella su cui è stato salvato

6 ed azionando il tasto si memorizza il percorso per l acquisizione del file. L utente tramite il tasto Acquisizione importa il documento. Il Sistema effettua la transazione con il server e, dopo una breve attesa visualizza la seguente maschera: Sulla parte bassa della maschera il Sistema segnala anche eventuali errori di acquisizione motivando la tipologia di errore. La procedura di acquisizione del documento è terminata. Il Sistema al suo interno ha creato il fascicolo ed associato l atto da notificare.

7 Riepilogo funzioni Menu Gestione documenti acquisizione documenti categoria documentale tipologia atto dati fascicolo o tipo di registro; o anno; o numero; o ufficio data deposito annotazioni sfoglia acquisizione.

8 Firma Digitale Per apporre la firma digitale sul documento appena acquisito l utente seleziona la voce Firma Digitale. Il sistema visualizza la sezione Ricerca Fascicolo. Inseriti i dati relativi al fascicolo da ricercare e cliccando sul pulsante server si possono visualizzare i dati relativi al fascicolo. Effettuata la transazione con il l utente seleziona il procedimento e clicca sul pulsante. Il Sistema visualizza, nella sezione Documenti Fascicolo, i documenti, presenti nel fascicolo acquisiti ed ancora da firmare digitalmente.

9 l utente seleziona il documento da firmare e clicca sul pulsante Il Sistema visualizza la sezione SNT- Firma Assicurarsi di aver inserito la Smart card, nell apposito lettore. Precisazioni: Di seguito si descrivono le due tipologie di Smart card in dotazione presso gli uffici giudiziari che consentono la firma digitale: Smart card: CMG API (Smart card rilasciata dal Ministero della Giustizia)

10 Smart card: PosteCert (Smart card rilasciata dalle Poste Italiane) Entrambe abilitate alla firma con procedure leggermente differenti: Smart card CMG API L utente inserisce il Codice Carta sull apposito campo e seleziona il tasto Il Sistema chiede conferma all utente sull intenzione di apporre la firma digitale sul documento, selezionato il tasto OK inizia la verifica del Codice Carta e di seguito sulla maschera che si sovrappone occorre digitare il codice pin di firma ( Firma digitale ). Inserito il codice occorre confermare l inserimento con il tasto OK. Smart card Carta PostaCert L utente inserisce il codice sull apposito campo e seleziona il tasto Il Sistema prima di procedere chiede conferma all utente sull intenzione di apporre la firma digitale sul documento. La procedura di firma digitale effettuata con la Smart card PostaCert si differenzia dalla precedente richiedendo un solo codice pin da digitare sul campo In entrambi i casi la procedura sovrappone alla maschera il messaggio di avvenuta firma.

11 Gestione notifiche Invio Notifica Dopo aver firmato digitalmente il documento per effettuare la notifica occorre selezionare dal menu Gestione Notifiche la voce Invio Notifiche Il Sistema visualizza la sezione Ricerca Fascicolo. Inseriti i dati relativi al fascicolo da ricercare e cliccando sul pulsante relativi al fascicolo. il Sistema visualizza i dati l utente seleziona il fascicolo e clicca sul pulsante Nella sezione, Documenti Fascicolo Firmati, il sistema visualizza i documenti firmati digitalmente presenti nel fascicolo.

12 l utente seleziona il documento da inoltrare per la notifica e clicca sul pulsante integra visualizzando la sezione Invio Notifica. la maschera si Per la compilazione del destinatario della notifica, campo A:, l utente deve procedere alla compilazione della maschera con l ausilio della Rubrica PEC degli Avvocati, visibile sulla parte destra della maschera. L utente digita, sul campo Cognome(*), il cognome completo dell avvocato. Sul campo successivo, Ordine Avvocati, l utente sceglie, con l ausilio della tabella, il foro di appartenenza. Selezionando il tasto Ricerca il Sistema visualizza i nominativi presenti nell archivio corrispondenti al nominativo ricercato..

13 Dati particolari: Qualora il Sistema, effettuando la ricerca Rubrica PEC degli Avvocati, antepone al nominativo dell avvocato il simbolo vuol dire che il difensore non ha provveduto, tramite il proprio ordine, alla comunicazione dell indirizzo di posta elettronica certificata (PEC). Con il cursore l utente si posiziona sulla lettera A e cliccandoci con il mouse PEC dell avvocato sulla sezione DATI . il Sistema trascrive l indirizzo Per inserire un secondo difensore è necessario effettuare una nuova ricerca. Dati particolari: Cliccando sull icona si può eliminare il nominativo dell avvocato,erroneamente selezionato. Precisazioni Nella sezione A vanno inseriti al massimo due difensori, come previsto dall art. 96 C.P.P. (Difensore di fiducia), per singolo interessato. Il campo Documento(*) si auto compila con i dati della tipologia di documento

14 Sulla sezione Dati Registro Notifiche l utente deve compilare i campi manualmente trascrivendo: - sul campo Annotazioni delle informazioni utili per meglio specificare l atto; - le Generalità dell interessato Nome - Cognome. Chiarimenti Uso della sezione Dati Registro Notifiche Il Sistema permette di effettuare le notifiche ai difensori dei soggetti coinvolti nel singolo procedimento penale. Nell esempio appena illustrato si provvede, (l applicativo invia un solo messaggio di posta elettronica) alla notifica dell atto al difensore del soggetto. Qualora per lo stesso procedimento il difensore rappresenti più soggetti occorre indicarli, tramite il tasto inserire un ulteriore campo nome dell interessato, e trascrivere i dati di un ulteriore soggetto ciò comporterà l invio simultaneo di due messaggi di posta, uno per ciascuna coppia destinatario-soggetto. Nel caso che si debba procedere alla notifica degli atti, solamente nel caso che gli stessi soggetti siano domiciliati presso il difensore, è necessario, integrando gli ulteriori campi nome dell interessato tramite il tasto, trascrive nuovamente i/il nominativi/o dei soggetti ciò comporterà l invio simultaneo di Quattro messaggi di posta, uno per ciascuna coppia destinatario-soggetto. Solamente in questa ipotesi si possono inserire due difensori diversi in quanto nominati di fiducia per entrambi i soggetti. L ipotesi ordinaria è un difensore (di fiducia e/o d ufficio) N. soggetti difesi e/o domiciliati presso il loro studio, rispettando la regola di cui sopra

15 Per proseguire all inoltro del messaggio si procede cliccando sul tasto Riepilogo il Sistema visualizza, nella sezione DATI , i dati inseriti. L utente verifica l esattezza dei dati. Con il tasto Modifica si può procedere all eventuale correzione e/o integrazione dei dati. Il tasto Annulla consente di eliminare tutti i dati inseriti. Per procedere all invio della notifica occorre cliccare sul tasto.

16 Deposito in Cancelleria Decreto-legge 25 giugno 2008, n. 112 Art. 51.Comunicazioni e notificazioni per via telematica Omisis 3. A decorrere dalla data fissata ai sensi del comma 1, le notificazioni e comunicazioni nel corso del procedimento alla parte costituita e al consulente che non hanno comunicato l'indirizzo elettronico di cui al medesimo comma, sono fatte presso la cancelleria. Omissis Quando si effettua la ricerca dell avvocato nell apposita rubrica della PEC degli Avvocati, se il sistema segnala la mancanza dell indirizzo di posta elettronica certificata, anteponendo ai dati anagrafici dell avvocato un simbolo che segnala la mancanza dello stesso,, si procede al deposito degli atti in Cancelleria/Segreteria. Tramite il tasto deposito in cancelleria l utente compila manualmente la sezione Dati Registro Notifiche in tutte le sue parti: Destinatari; Annotazioni; Nome dell interessato; Cognome dell interessato. L utente clicca sul pulsante Deposita. L atto verrà contrassegnato come depositato in cancelleria.

17 Monitoraggio Per accedere alla funzione occorre selezionare dal menu Gestione Notifiche Monitoraggio. la voce La funzione è stata creata per verificare il regolare invio della notifica al Difensore. Sulla maschera Cruscotto Monitoraggio Notifiche nella sezione Stato della mail - Stato - sono raffigurati i simboli che raffigurano il processo dell invio che permettono di monitorare lo stato della notifica. Di default il sistema imposta il filtro sui campi data alla data del giorno. Ricevuta la risposta dal server del gestore esterno di avvenuta consegna/notifica dell atto, sulla colonna Stato appare il simbolo, e sulla colonna Artefatto appare il simbolo. Cliccando sull icona l utente può procedere alla stampa dell Artefatto che attesta l avvenuta consegna/notifica dell atto. L artefatto va sottoscritto dall utente ed inserito nel fascicolo cartaceo.

18 Artefatto Nella sezione cancelliere riporta il nominativo dell utente collegato.

19 Verifica inoltro e - Mail Qualora si ha la necessità di verificare l iter della notifica, selezionando il tasto presente nella colonna dettaglio, è possibile visualizzare il dettaglio della notificazione dell atto tramite la sezione dettaglio della notifica. Cliccando sull icona, nella sezione destinatari, si procede al Download del file per visionare la originale.. L utente seleziona la voce Apri Ed è possibile controllare il messaggio originale e visionare la ricevuta di avvenuta consegna.

20 Nella parte centrale sono visibili tutti i dati relativi al messaggio. Il messaggio originale è contenuto nella busta di trasporto. Per aprirlo cliccare sul file "postacert.eml. Sulla maschera si sovrappone un altra dove possibile visionare l e mail originale recapitata al difensore.

21 Registro Notifiche Monitoraggio Per accedere alla funzione occorre selezionare dal menu Registro Notifiche. Selezionata la voce il Sistema visualizza, in automatico, tutte le attività effettuate dall ufficio nel giorno corrente. Il Sistema consente, nella sezione Registro Notifiche, di applicare dei filtri di ricerca. Il Sistema permette tramite il tasto di trasportare i dati su un foglio di lavoro excel. I dati così elaborati si possono visualizzare, elaborare, stampare e, se del caso, salvare in un apposita cartella di sistema.