5. VALIDAZIONE E SCARICO DELLA PRATICA DISTINTA DI ACCOMPAGNAMENTO

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1 5. VALIDAZIONE E SCARICO DELLA PRATICA DISTINTA DI ACCOMPAGNAMENTO In questo capitolo tratteremo: a) dello scarico della pratica, b) della predisposizione della distinta di accompagnamento e c) di tutte quelle operazioni di controllo che si devono compiere prima di spedire una pratica al Registro delle imprese. 1. Validazione e scarico della pratica In questo capitolo tratteremo: d) dello scarico della pratica, e) della predisposizione della distinta di accompagnamento e f) di tutte quelle operazioni di controllo che si devono compiere prima di spedire una pratica al Registro delle imprese. Una volta terminata la compilazione della pratica, e superata la fase di validazione e si è sicuri della correttezza dei dati inseriti, si potrà passare alla fase di scarico della pratica, partendo dalla schermata che segue (Vedi: Figura n. 1). Parte Prima Cap. 5 - Scarico della pratica Marzo Pag. 1/19

2 (Figura n. 1) Agendo sul bottone Avvia, il programma chiederà una conferma dell operazione (Vedi: Figura n. 2) (Figura n. 2). Per procedere allo scarico basterà rispondere affermativamente alla domanda proposta dal programma. A questo punto, si attiverà in automatico la validazione della pratica. Parte Prima Cap. 5 - Scarico della pratica Marzo Pag. 2/19

3 Questa funzione attivabile in qualsiasi momento agendo sul tasto F3 si attiva anche automaticamente durante la fase d avvio dello scarico della pratica, selezionando il tasto Avvia. Tale operazione consente di verificare la correttezza dell intera pratica segnalando gli eventuali campi obbligatori non compilati o altre eventuali incongruenze nelle informazioni inserite. Il risultato di tale validazione sarà un rapporto visualizzabile a video e stampabile con le informazioni suddette (Vedi: Figura n. 5). Rispondendo SI all avviso di cui alla Figura n. 2, si possono in concreto verificare due ipotesi: a) la pratica va bene e lo scarico si conclude correttamente; b) lo scarico si blocca perché il sistema ha riscontrato degli errori. In questo caso il programma propone il seguente avviso Sono stati riscontrati errori. Visualizzare il rapporto di validazione?. Cliccando sul bottone SI, comparirà la maschera che segue (Vedi: Figura n. 3) con evidenziati gli errori all interno della pratica. Parte Prima Cap. 5 - Scarico della pratica Marzo Pag. 3/19

4 (Figura n. 3) Cliccando sul bottone Inizia validazione, parte il processo di validazione con la relativa fascia blu che va pian piano a completarsi fino ad indicare la conclusione dell operazione. Alla fine del processo di validazione, se sono stati riscontrati degli errori, appare un messaggio che ne indica la presenza (Vedi: Figura n. 4) (Figura n. 4) Parte Prima Cap. 5 - Scarico della pratica Marzo Pag. 4/19

5 Il rapporto di validazione Cliccando sul tasto SI sarà possibile visualizzare e stampare il Rapporto di validazione della pratica. (Vedi: Figura n. 5), contenente l identificativo della pratica e la lista degli errori o delle segnalazioni riscontrate in rosso e l indicazione del riferimento dei campi obbligatori mancanti. (Figura n. 5) Cliccando sul bottone Visualizza tutto è possibile passare alla versione estesa del rapporto; vengono in sostanza visualizzati in ordine tutti i campi imputati, sia quelli corretti che quelli errati (questi evidenziati in rosso). Cliccando sul bottone Stampa è possibile stampare il rapporto di validazione. Cliccando sul bottone Chiudi comparirà la maschera che segue (Vedi: Figura n. 6), dalla quale si dovrà procedere alla correzione degli eventuali errori evidenziati e alla predisposizione della distinta di accompagnamento. Parte Prima Cap. 5 - Scarico della pratica Marzo Pag. 5/19

6 ATTENZIONE: La validazione di una pratica permette di verificare la correttezza formale e la congruità sostanziale dei valori imputati per il tipo di pratica, di conseguenza, il mancato superamento di questa fase inibisce le successive fasi di scarico di firma e di scarico della pratica e quindi la possibile ultimazione della pratica. Da ricordare che il controllo e la verifica offerta da questa funzionalità sono attivabili dall utente in qualsiasi momento e durante qualsiasi fase di compilazione della pratica, tramite il controllo contestuale (Tasto F3). Una volta compilati tutti i moduli della pratica e superato con successo tutti i controlli contestuali, si potrà passare alla fase di scarico agendo sul bottone Avvia (Vedi: Figura n. 1). 2. Predisposizione della distinta di accompagnamento Per ogni pratica informatica dovrà essere predisposto un documento definito Distinta di accompagnamento, che dovrà essere presentata assieme agli ulteriori documenti della pratica. La distinta di accompagnamento contiene la visura a quadri dei dati della modulistica informatica compilata. Il documento Distinta (Codice DIS) sarà creato automaticamente dal programma, secondo le specifiche richieste dalla normativa, in fase di scarico della pratica. Si ricorda che, prima di procedere allo scarico, sarà sempre possibile modificare i dati del soggetto denunciante, agendo sul bottone Anagrafica soggetto, e la tipologia di presentazione della pratica, agendo sui bottoni Con firma digitale oppure Senza firma digitale. Una volta attivato il tasto Salva le modifiche si potrà quindi procedere allo scarico. Dunque, superata la fase di validazione (Vedi: Punto 1) appare una successiva schermata relativa ai dati riepilogativi dell intera pratica (Vedi: Figura n. 6). Parte Prima Cap. 5 - Scarico della pratica Marzo Pag. 6/19

7 A B D E C (Figura n. 6) Si tratta della distinta di accompagnamento, che appare suddivisa nelle seguenti sezioni: a) Dati dell intermediario ( A ) (Vedi: Figura n. 6); b) Dati della pratica ( B ) (Vedi: Figura n. 6);; c) Generalità dell obbligato ( C ) e d) Tipo di pratica depositata ( D ) (Vedi: Figura n. 7) e) Firme ( E ) (nel caso di presentazione senza firma digitale) (Vedi: Figura n. 8). ATTENZIONE: 1) Le informazioni riportate all interno dei riquadri Dati dell intermediario e Dati della pratica vengono inserite in automatico dall applicazione, tranne la Data di presentazione, che dovrà essere sempre inserita manualmente. 2) E molto importante che, nel campo Camera di Commercio destinataria, sia sempre indicata la provincia esatta presso la quale si vuole spedire la pratica, pena il rifiuto automatico della stessa da parte di Telemaco. 3) Il numero REA non viene mai riportato in automatico, quindi, se già attribuito, deve essere riportato manualmente. Parte Prima Cap. 5 - Scarico della pratica Marzo Pag. 7/19

8 Analizziamo il contenuto della maschera di cui alla Figura n I dati dell intermediario vengono reimpostati con quanto inserito nella Configurazione attiva al momento come soggetto utilizzatore del prodotto (Vedi Parte Prima, Capitolo 2). 2. Alcuni dati della pratica vengono valorizzati con i dati impostati in configurazione come valori generalmente utilizzati per la spedizione delle pratiche (es. la Camera di Commercio destinataria e la modalità di assolvimento del bollo virtuale). 3. Nella sezione relativa alle generalità dell obbligato verranno riportate in automatico le informazioni del denunciante definite nei dati d intestazione della pratica, attive durante la procedura di scarico. 4. Nella sezione Tipo di pratica presentata vengono riportate in automatico tutte le informazioni relative alla costituzione della pratica informatica e alla domanda/denuncia presentata (Vedi: Figura n. 7), Tutti i dati vengono, dunque, riportati in automatico senza necessità di alcun intervento da parte dell operatore. (Figura n. 7) Nel caso di presentazione senza firma digitale appare una ulteriore scheda. Cliccando, infatti sul bottone Firme, si aprirà la schermata che segue (Vedi: Parte Prima Cap. 5 - Scarico della pratica Marzo Pag. 8/19

9 Figura n. 8), nella quale dovranno essere obbligatoriamente inserite tutte le persone che andranno a firmare in maniera autografa il modello firme, che è parte integrante della distinta finale. Si ricorda che il foglio per depositare le firme autografe è scaricabile in qualsiasi momento dal menù iniziale > Strumenti > Stampe. (Figura n. 8) Negli appositi riquadri preceduti da Cognome Nome Accertamento dovranno essere inserite tutte le persone, con la relativa qualifica, che dovranno poi sottoscrivere in modo autografo la distinta di accompagnamento. Dopo aver inserito il primo nominativo, cliccando sul bottone Salva, comparirà la maschera che segue (Vedi: Figura n. 9). Come si può notare, il nome inserito comparirà nel riquadro di sinistra evidenziato dalla freccia di colore rosso. Parte Prima Cap. 5 - Scarico della pratica Marzo Pag. 9/19

10 (Figura n. 9) Per procedere bisognerà cliccare sul bottone Continua. A questo punto comparirà l avvertimento che segue (Vedi: Figura n. 10): (Figura n. 10) Naturalmente, nel caso di prima iscrizione, si dovrà rispondere affermativamente; in caso contrario dovrà essere sempre indicato il numero REA posseduto. Cliccando sul bottone SI il programma procederà, in automatico, allo scarico della pratica e proporrà l avviso di cui alla Figura n. 11. Parte Prima Cap. 5 - Scarico della pratica Marzo Pag. 10/19

11 (Figura n. 11) 3. Creazione file di spedizione e cartella di scarico Una volta confermati tutti i valori con il tasto Continua (Vedi: Figura n. 9), il sistema conclude il processo di creazione della pratica attraverso la creazione di un file XML che viene convertito in un file U3T, una distinta in formato PDF ed altri file di lavoro (Vedi: Figura n. 14). Tali files vengono posizionati in un apposita cartella della directory C:/PRTELE/DATI seguita dal codice della pratica (Vedi: Figura n. 12), il cui contenuto può essere visualizzato contestualmente rispondendo affermativamente alla domanda conclusiva (Vedi: Figura n. 11). Struttura della cartella delle pratiche scaricate (Figura n. 12) Sia nel caso di pratica senza firma digitale che nel caso di pratica con firma digitale, la cartella dove vengono posizionati i files è sempre nel disco fisso. A. Nel caso di pratica senza firma digitale la directory finale è: C:\PRTELE\DATI\CODICEPRATICA.FLOPPY Parte Prima Cap. 5 - Scarico della pratica Marzo Pag. 11/19

12 B. Nel caso si stia predisponendo una pratica con firma digitale la directory finale è (supponendo di aver impostato C come drive nei dati di configurazione): C:\PRTELE\DAT\CODICEPRATICA.U3A Nel caso si decida di scaricare la pratica su floppy disk, dopo lo scarico su floppy la precedente directory viene rinominata in C:\PRTELE\DATI\CODICEPRATICA.U3A.FLOPPY 4. Invio telematico o scarico su floppy Terminato lo scarico della pratica il programma proporrà la maschera che segue (Vedi: Figura n. 13) Da notare che questa maschera ha un menù personalizzato che contiene le voci: Telemaco; Scarico su floppy; Stampa distinta. La pratica è pronta (Semaforo verde) per essere spedita telematicamente oppure per essere scaricata su supporto informatico (floppy o Cd Rom). (Figura n. 13) Parte Prima Cap. 5 - Scarico della pratica Marzo Pag. 12/19

13 Nel caso di pratica senza firma digitale si potrà procedere al solo scarico su floppy o CD Rom (Vedi: Figura n. 14). (Figura n. 14) Dunque da questa maschera, selezionando la voce corrispondente, ci sarà la possibilità di: a) stampare la distinta; b) scaricare la pratica su floppy (solo a semaforo verde); c) aprire il browser Internet ed entrare direttamente nella pagina di Telemaco (Vedi: Figura n. 19); d) chiamare la gestione delle risorse, agendo sul tasto Vai alla cartella, posizionandosi nella cartella creata per lo scarico dati e visualizzarne il contenuto (Vedi: Figura n. 14); e) chiudere la maschera agendo sul tasto Chiudi. Un altra osservazione da fare riguarda la prima colonna denominata ESISTE (Vedi: Figura n. 13). In questa colonna il programma indicherà per ogni riga (ovvero per ogni file che andrà a costituire la pratica) se, all interno della cartella creata per lo scarico, il file esiste; in questo caso verrà riportato, per ognuno, la voce OK. Ogni singola riga della maschera corrisponde ad un file, che insieme vanno a costituire una pratica. Per i contenuti di questa maschera si rimanda alla Parte Terza, Capitolo 2. Parte Prima Cap. 5 - Scarico della pratica Marzo Pag. 13/19

14 La pratica, i cui allegati sono evidenziati nella schermata (Vedi: Figura n. 13) è pronta, completa e corretta per lo scarico (deve comparire difatti il Semaforo verde). La eventuale comparsa del Semaforo rosso indicherebbe che la pratica non potrebbe essere scaricata perché contiene al suo interno degli errori. Nel caso in cui si avesse scelto di spedire la pratica utilizzando la firma digitale, nella schermata di cui alla Figura n. 13 comparirebbe evidenziato anche il bottone Firma, cliccando sul quale si aprirebbe in automatico il software di firma digitale Di.Ke. e si potrebbe così procedere all apposizione della firma sulla distinta e sugli eventuali allegati alla pratica. Per le modalità di firma degli allegati che compongono la pratica, si rimanda alla Parte Prima, Capitolo Spedizione telematica Nel caso si sia scelto di spedire la pratica utilizzando la firma digitale si dovrà cliccare su Telemaco. La spedizione avverrà collegandosi al sito Internet Per le modalità sullo scarico della pratica da inviare telematicamente al Registro delle imprese si rimanda alla Parte Terza, Capitolo Scarico su floppy Nel caso, invece, si sia scelto di depositare la pratica senza l utilizzo della la firma digitale (Vedi: Figura n. 14) si dovrà procedere allo scarico su floppy. Nel caso, invece, si sia scelto di depositare la pratica su floppy, indipendentemente dall uso della firma digitale, si dovrà cliccare su Scarica su floppy. Parte Prima Cap. 5 - Scarico della pratica Marzo Pag. 14/19

15 5. Controllo finale della pratica. Nuovo scarico Una volta completata la fase di scarico, l applicazione aprirà la maschera che segue (Vedi: Figura n. 15) (Figura n. 15) Nella maschera sino presenti i seguenti bottoni: Gestione / firma allegati; Nuovo scarico; Cancella; Chiudi. Sopra il bottone Gestione / Firma allegati è possibile visualizzare lo stato della pratica. Nel nostro caso Pratica scaricata con codice.. Questo sta a significare che la pratica è già stata scaricata. Nel caso la stessa pratica sia stata anche spedita telematicamente, alla descrizione Pratica scaricata con codice, si visualizzerà anche la descrizione Deposito telematico già avvenuto. Parte Prima Cap. 5 - Scarico della pratica Marzo Pag. 15/19

16 A - Agendo sul bottone Gestione / Firma allegati è possibile collocare le pratiche i cui allegati non sono ancora stati firmati digitalmente. Cliccando sul bottone comparirà il seguente avviso (Vedi: Figura n. 16) (Figura n. 16) ATTENZIONE: La pratica scaricata non può essere modificata, ma soltanto visualizzata. Nel caso sia necessario apportare delle modifiche dovrà essere effettuato un nuovo scarico che sostanzialmente produce una nuova pratica a tutti gli effetti. B - Agendo sul bottone Nuovo scarico, l applicazione presenterà il messaggio che segue (Vedi: Figura n. 17) (Figura n. 17) Il programma avverte che procedendo ad un nuovo scarico la pratica assumerà un nuovo Codice Fedra e verrà sempre salvata all interno della cartella C:PRTELE/DATI. Ricordiamo che il Codice Fedra è sempre composto da 8 caratteri: 7 numeri e una lettera. Selezionando il tasto NO il nuovo scarico si blocca; selezionando, invece, il tasto SI il programma continuerà lo scarico e presenterà il messaggio che segue (Vedi: Figura n. 18). Parte Prima Cap. 5 - Scarico della pratica Marzo Pag. 16/19

17 (Figura n. 18) Selezionando il tasto Annulla, lo scarico in corso verrà annullato. Selezionando il tasto SI, la cartella creata con lo scarico precedente in C:PRTELE/DATI verrà cancellata; sarà quindi necessario, come avverte il messaggio, fare una copia dei files firmati contenuti in questa directory. Selezionando il tasto NO, la cartella creata con lo scarico precedente non verrà cancellata ed il programma proseguirà proponendo il messaggio che segue (Vedi: Figura n. 19). (Figura n. 19) Una volta confermata la richiesta sarà possibile scaricare di nuovo la pratica agendo sul bottone Avvia (Vedi: Figura n. 20). Parte Prima Cap. 5 - Scarico della pratica Marzo Pag. 17/19

18 (Figura n. 20) C - Agendo sul bottone Cancella (Vedi: Figura n. 15) sarà possibile cancellare l intero contenuto della directory C:/PRTELE/DATI e poter effettuare un nuovo scarico della pratica mantenendo lo stesso codice pratica. L unico accorgimento da tener presente è quello di firmare nuovamente la distinta di accompagnamento. ATTENZIONE: La funzione implementata con il tasto Cancella è utilizzabile fino al momento in cui la pratica viene spedita al sistema Telemaco. Una volta che la pratica è stata inviata telematicamente non potrà più essere spedita con lo stesso codice pratica. In questo caso la pratica verrebbe bloccata dal sistema stesso con la seguente segnalazione di errore Codice Pratica già presente in archivio. Pertanto, una volta che la pratica è stata spedita telematicamente e per la stessa sia stata richiesta dall ufficio una correzione, l utente dovrà: a) procedere alle correzioni richieste; b) scaricare di nuovo la pratica, utilizzando la funzione Nuovo scarico (verrà così creato un nuovo Codice pratica); c) procedere ad un nuovo invio telematico. Parte Prima Cap. 5 - Scarico della pratica Marzo Pag. 18/19

19 D Il tasto Chiudi (Vedi: Figura n. 15) serve per uscire dalla pratica e ritornare all indice delle pratiche. Parte Prima Cap. 5 - Scarico della pratica Marzo Pag. 19/19