TRASFERTE E RIMBORSI SPESE IN AZIENDA

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1 Circolare N. 40 Area: SCRITTURE Periodico plurisettimanale 25 maggio 2010 TRASFERTE E RIMBORSI SPESE IN AZIENDA Esaminiamo la disciplina fiscale riguardante le trasferte dei dipendenti (e dei collaboratori) unitamente alle relative scritture in partita doppia. INDENNITÀ DI TRASFERTA E RIMBORSI SPESE Il lavoratore è tenuto a svolgere la prestazione nel luogo stabilito dal datore di lavoro e, di norma, indicato nel contratto individuale di lavoro. Tuttavia, accade di frequente che il datore di lavoro chieda al lavoratore di effettuare la prestazione in un luogo diverso da quello indicato come sede di lavoro, a fronte della corresponsione di una specifica indennità e/o del rimborso delle spese sostenute per la trasferta. Ai sensi dell art. 51, c. 5, TUIR, il trattamento fiscale (e previdenziale) in capo al dipendente differisce a seconda che la trasferta venga effettuata: nel comune in cui si trova la sede di lavoro; fuori del comune in cui si trova la sede di lavoro. Di seguito esaminiamo le diverse modalità, tra loro alternative, di rimborso e/o corresponsione dell indennità di trasferta: rimborso a piè di lista, rimborso misto e rimborso forfetario. Nell ambito della stessa trasferta non è possibile adottare criteri di rimborso per le singole giornate comprese nel periodo in cui il dipendente di trova in trasferta. RIMBORSO A PIÈ DI LISTA In caso di rimborso analitico delle spese per trasferte fuori dal territorio comunale dove si trova la sede di lavoro, non concorrono alla formazione del reddito: i rimborsi di spese documentate relative a vitto, alloggio, viaggio (anche sotto forma di indennità chilometriche) e trasporto; i rimborsi di altre spese, anche non documentabili, sostenute dal dipendente, fino ad un importo massimo giornaliero di 15,49, elevato a 25,82 per le trasferte all estero. Nel caso di rimborso analitico, l eventuale corresponsione dell indennità di trasferta concorre interamente alla formazione del reddito indipendentemente dall importo. La stessa può comunque essere sostituita dal rimborso forfetario delle spese non documentate. TIPO DI SPESA DOCUMENTAZIONE TRATTAMENTO FISCALE vitto, alloggio e viaggio analitica esente altre spese non presente Italia: esente sino a 15,49 al giorno estero: esente sino a 25,82 al giorno Tra le spese forfetarie che non concorrono a formare reddito, la Circolare n. 326/E/1997 include: le spese telefoniche, la lavanderia, le mance ed i parcheggi; ovviamente sino ad un importo massimo giornaliero di 15,49 (o 25,82 per l estero). RIPRODUZIONE VIETATA Pag. 1 di 5

2 I rimborsi spese erogati per le trasferte effettuate entro il comune formano sempre reddito in capo al dipendente. Non sono imponibili in capo al dipendente le sole spese di trasporto (taxi, mezzi pubblici) purché documentate con le ricevute rilasciate dal vettore. Per ottenere il rimborso delle spese sostenute in occasione della trasferta, il lavoratore è tenuto a presentare: 1) un apposita richiesta indicando i dati relativa alla trasferta (giorno, destinazione, motivazione, ecc.); 2) la lista analitica delle spese e la relativa documentazione. Come previsto dall art. 95, c. 3, TUIR, i rimborsi analitici per trasferte effettuate dal dipendente fuori dal territorio comunale, sono deducibili nel limite giornaliero di: 180,76 per le trasferte (fuori dal comune) in Italia; 258,23 per le trasferte all estero. I rimborsi chilometrici sono deducibili in base ai costi calcolati in base alle tariffe ACI (o alle tariffe di noleggio) nei limiti del costo di percorrenza di un autoveicolo di potenza non superiore a 17 cavalli fiscali se a benzina o 20 cavalli fiscali se diesel. L eventuale eccedenza indeducibile va rilevata in sede di dichiarazione dei redditi tramite apposite variazioni in aumento. I rimborsi per trasferte effettuate dal dipendente nel territorio comunale sono invece interamente deducibili (essendo tassati in capo al dipendente). a piè di lista nel limite giornaliero di 180,76 ( 258,23 estero) trasporto con vettore indennità chilometrica per utilizzo auto propria integrale (se documentato) costi di percorrenza calcolati in base alle tariffe ACI con potenza non superiore a 17 CF (20 CF se diesel) Se le spese di trasferta vengono erogate anticipatamente all effettuazione della trasferta, occorre rilevare l uscita di cassa in contropartita ad un conto transitorio di somme anticipate: Anticipazioni fondo spese a SP C.IV.3 Cassa contanti Quando viene presentata la nota spese del dipendente, si deve provvedere alla contabilizzazione dei costi di trasferta (e all eventuale conguaglio della cassa): Rimborsi spese c/dipendenti SP C.IV.3 Cassa contanti a Anticipazioni fondo spese CS RIPRODUZIONE VIETATA Pag. 2 di 5

3 Se la documentazione allegata al rimborso spese contiene delle fatture intestate all azienda, la rilevazione è la seguente: Spese per viaggi e trasferte SP C.II.4bis IVA a credito SP D.7 a Debiti v/fornitori Lo storno del fondo spese anticipate: SP D.7 Debiti v/fornitori a Anticipazioni fondo spese Quando le spese di trasferta vengono anticipate dal dipendente e rimborsate a posteriori, occorre rilevare il movimento finanziario nel cedolino paga. Esempio 1 Nota spese comprensiva di rimborsi chilometrici per 250 e rimborso pasti consumati per 300 (IVA compresa). Rimborsi Km dipendenti Rimborsi analitici dipendenti a Dipendente c/rimborso 250,00 300,00 550,00 Salari e stipendi Dipendente c/rimborso a SP D.13 Debiti v/enti previdenziali SP D.12 Erario c/ritenute IRPEF Debiti v/dipendenti 550,00 Per il dipendente, la somma rimborsata a piè di lista non è imponibile né dal punto di vista fiscale, né da quello previdenziale. RIMBORSO FORFETARIO In alternativa al rimborso analitico, è possibile corrispondere un indennità forfetaria. Le indennità per trasferte fuori del comune sede di lavoro risultano imponibili in capo al dipendente per la parte che eccede 46,48 al giorno (elevate a 77,47 se la trasferta si svolge all estero), al netto delle spese di viaggio e trasporto. I rimborsi analitici delle spese di viaggio (anche sotto forma di indennità chilometriche) e le spese di trasporto (se idoneamente documentate) non concorrono a formare reddito. Ogni altro eventuale rimborso spese va invece interamente assoggettato a tassazione. Per le imprese autorizzate all autotrasporto merci, le predette soglie di 46,48-77,47 giornalieri, sono elevate a 59,65 per le trasferte in Italia e 95,80 per le trasferte all estero. TIPOLOGIA ITALIA ESTERO indennità forfetaria esente sino 46,48 al giorno esente sino 77,47 al giorno rimborso spese viaggio e trasporto documentate esenti esenti rimborso altre spese imponibili imponibili CS RIPRODUZIONE VIETATA Pag. 3 di 5

4 Eventuali indennità riconosciute per trasferte entro il comune (a prescindere dall ampiezza dello stesso) vanno interamente assoggettate a tassazione e contribuzione. Il rimborso forfetario delle spese di trasferta rappresenta, in buona sostanza, il riconoscimento di una diaria giornaliera al dipendente a copertura delle spese dallo stesso sostenute, senza alcuna esigenza di documentazione dei costi effettivi (salvo, naturalmente, eventuali spese di viaggio e trasporto). Tali somme devono sempre transitare nel cedolino paga e sono sempre deducibili per l impresa a prescindere dalle soglie di esenzione previste per il dipendente. indennità di trasferta integrale Sotto il profilo contabile, le indennità di trasferta costituiscono delle retribuzioni in denaro da classificare nella voce B.9.a Salari e stipendi di CE: Salari e stipendi Indennità di trasferta a SP D.13 Debiti v/enti previdenziali SP D.12 Erario c/ritenute IRPEF Debiti v/dipendenti RIMBORSO MISTO L ultima possibilità di rimborso è costituita dal c.d. rimborso misto che prevede la corresponsione, unitamente al rimborso analitico delle spese di vitto e alloggio, anche dell indennità di trasferta. In questo caso la soglia di esenzione di 46,48 al giorno per trasferte fuori dal comune ( 77,47 per trasferte all estero) viene ulteriormente ridotta: di 1/3 in caso di rimborso delle spese di alloggio, di vitto, o in caso di alloggio o vitto fornito gratuitamente; di 2/3 nel caso di rimborso sia delle spese di alloggio, sia di quelle di vitto. rimborso delle spese di vitto o alloggio soglia esenzione indennità vitto o alloggio fornito gratuitamente soglia esenzione indennità rimborso delle spese di vitto e alloggio soglia esenzione indennità vitto e alloggio fornito gratuitamente soglia esenzione indennità Italia 30,99 estero 51,65 Italia 30,99 estero 51,65 Italia 15,49 estero 25,82 Italia 15,49 estero 25,82 Il rimborso delle spese di viaggio e di trasporto (anche sottoforma di indennità chilometriche), se opportunamente documentato, non forma reddito in capo al dipendente CS RIPRODUZIONE VIETATA Pag. 4 di 5

5 Anche in questo caso, le indennità ed i rimborsi riconosciuti per trasferte entro il comune (a prescindere dall ampiezza dello stesso) vanno interamente assoggettati a tassazione e contribuzione. Sono esenti i soli rimborsi spese di trasporto documentati con le ricevute rilasciate dal vettore Sulla base di quanto indicato nella CM n. 188/1998, ai rimborsi misti non si applicano i limiti di deducibilità contemplati dall art. 95, c. 3, TUIR. Pertanto, in questo caso, la deducibilità delle spese di trasferta risulta integrale. indennità di trasferta + rimborso analitico spese di trasferta integrale Il trattamento contabile è lo stesso indicato nei precedenti paragrafi (ovviamente, il rimborso misto comporta la simultanea presenza dei rispettivi movimenti) CS RIPRODUZIONE VIETATA Pag. 5 di 5