Il foglio elettronico

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1 Il foglio elettronico Foglio di calcolo, Spreadsheet in inglese, Permette di elaborare DATI NUMERICI. E una TABELLA che contiene numeri che possono essere elaborati con FUNZIONI matematiche e statistiche. Si può personalizzare la VISUALIZZAZIONE dei dati mediante una gran varietà di GRAFICI. Come si presenta un foglio elettronico Composto da: COLONNE (identificate da LETTERE dell alfabeto RIGHE (identificate da numeri interi progressivi a partire da 1) L unità di misura del foglio elettronico è la CELLA Viene identificata dall UNIONE tra nome COLONNA e nome RIGA che formano l incrocio (come nella battaglia navale!) Es. Cella A1, formata dall incrocio tra la COLONNA A e la RIGA 1 Una FORMULA rappresenta una RELAZIONE astratta tra più celle con cui esse vengono collegate; è un modo per automatizzare alcune operazioni Lo schema (sintattico) di una formula è: Simbolo = NOME della formula Simbolo ( PARAMETRI Simbolo ) Esempio: =SOMMA( B1 ; A2 ) I Parametri possono essere valori numerici, singole celle o gruppi ed intervalli di celle.

2 Cosa contiene realmente una cella Osservando la BARRA DELLA FORMULA (la casella nella barra degli strumenti che permette di vedere il reale contenuto di una cella selezionata) si può notare la generalità di una formula: Scrivere in B3 =5+8 è diverso da =SOMMA(B1;B2) La cella B3 contiene una formula e non un semplice numero (come si vede nella BARRA DELLA FORMULA)!!! Cambiando un valore nella cella B1 o B2, il risultato in B3 si aggiornerà automaticamente con il nuovo valore della somma Primi passi in Calc All avvio di Calc viene presentata una CARTELLA DI LAVORO, ovvero una collezione di più fogli elettronici (3 per default). Con il menu Inserisci si aggiungono nuovi fogli di lavoro. Il menu File permette di: - Aprire una nuova cartella di lavoro con il comando Nuovo - Caricare ed aprire un file con Apri - Chiudere la cartella di lavoro con Chiudi - Salvare una cartella di lavoro con il comando Salva e Salva con nome Nota: l estensione standard di un documento O.O. Calc è.ods

3 Il foglio di lavoro che si sta usando è riconoscibile dalle linguette denominate Foglio che si trovano nella parte inferiore della finestra: Per eliminare il foglio correntemente visualizzato è possibile fare click col tasto destro del mouse sulla linguetta del foglio che si intende manipolare e usare il menu che ne esce (con comandi Inserisci, elimina, Sposta o copia). Si può trascinare con il mouse la linguetta del foglio a destra o a sinistra per modificarne l ordine di visualizzazione. Con Sposta o copia ( raggiungibile anche dal menu Modifica, Foglio ), si sposta o si copia il foglio in un altra cartella di lavoro, (un altro file di foglio elettronico aperto). Nella finestra che compare si sceglie la destinazione nell elenco alla cartella.

4 Operare su celle, righe, colonne Per scrivere in una cella bisogna selezionarla con il mouse; fatto questo, è possibile scrivere anche nella Barra della formula (se la cella è troppo stretta o in caso di correzioni). Quando si cambia cella o si preme il tasto Invio, quella precedente viene processata da Calc: vengono eseguite eventuali funzioni e formule contenute. Si possono modificare Altezza e Larghezza di colonne e righe: Cliccare sull intestazione di una colonna per selezionarla; posizionare il puntatore sul bordo destro finchè non diventa una crocetta nera con delle frecce: sarà poi possibile trascinare il bordo della colonna col mouse. Nello stesso modo, si opera sull intestazione della riga. Se è necessario definire in modo preciso i valori di larghezza, fare click sul menu Formato e poi su Colonna (o Riga ) ed infine su Larghezza. Nascondi e Scopri modificano la visibilità di colone o righe selezionate. E possibile selezionare un gruppo di celle cliccando su una e trascinando il mouse tenendo premuto il tasto sinistro del mouse. Tenendo premuto CTRL si selezionano con il mouse altre celle NON adiacenti. Tenendo premuto SHIFT si selezionano con il mouse intervalli di celle adiacenti Tenendo premuto CTRL si selezionano con il mouse altre celle NON adiacenti.

5 Per inserire una nuova colonna tra 2 già presenti: Selezionare quella più a destra e dal menu Inserisci premere Colonne. Quando si eliminano celle (in genere selezionandole e premendo il tasto CANC da tastiera), righe o colonne viene chiesto cosa si vuole realmente eliminare Quando si eliminano celle (in genere selezionandole e premendo il tasto CANC da tastiera), righe o colonne viene chiesto cosa si vuole realmente eliminare Premendo il tasto destro del mouse su una intestazione di colonna o riga è possibile avere opzioni per eliminare righe o colonne (e anche Copiare, Tagliare ed Incollare)

6 Il Blocco riquadri Una funzione interessante è Blocco riquadri usata quando un foglio si estende troppo verso il basso o verso destra rendendo necessario lo scorrere delle pagine. E utile bloccare determinate righe (intestazioni) o colonne in modo che siano sempre visibili pur scorrendo le pagine: dopo aver selezionato la riga o colonna PRIMA della quale si vuol bloccare, scegliere dal menu Finestra i comandi Fissa o Dividi Nota: per togliere l effetto, bisogna premere di nuovo tali comandi in modo da annullarli Formattare i testi nelle celle La barra degli strumenti, come nel Word processor, offre la barra formattazione per trattare i testi contenuti nelle celle: permette di Cambiare tipo e dimensione Font testo, rendere il testo in grassetto,corsivo e sottolineato; allineare il testo, aggiungere bordi alle celle, cambiare colore e sfondo al testo. Con il menu Formato e il comando Celle si accede ad una finestra con varie schede e tutti i tipi di formattazioni per le celle: La scheda Allineamento permette di ruotare i testi La scheda Numero permette di cambiare il TIPO di dato di una cella La scheda Caratteri e Bordo personalizzano lo stile della cella e del contenuto Effetti carattere

7 Operare con i numeri Calc interpreta automaticamente come NUMERICHE le celle che contengono solo numeri. Se ci sono lettere essa diventa di tipo TESTO. Unica eccezione è la DATA, che prevede varie modalità (1/3/2012 ma anche 1marzo-2012). Dal menu Formato, Celle nella linguetta Numeri si cambia il TIPO del contenuto di una cella: E possibile modificare le cifre decimali di un numero di una cella: Il tipo di dato VALUTA permette di usare anche un simbolo, relativo al valore monetario.

8 Trovare ed ordinare i dati Dal menu Modifica si può usare il comando Cerca per ricercare i dati; sono possibili diversi criteri. Con Sostituisci si possono cambiare automaticamente i valori delle celle trovate con un nuovo valore inserito dall utente. Per ordinare le celle DI UNA STESSA COLONNA bisogna selezionare tale colonna e premere i bottoni [AZ] per quello crescente o [ZA] per quello decrescente Per estendere l ordinamento a più colonne insieme, la procedura è più complessa : Se ci sono colonne adiacenti con dati correlati, bisogna fare attenzione perché ordinandone solo una si perde la corrispondenza (ad esempio, nome-anni). Selezionando una colonna e scegliendo dal menu Dati il comando Ordina, sarà chiesto se si vuole ESPANDERE LA SELEZIONE (fino a 3 colonne) mantenendo così la corrispondenza delle righe

9 Calcolare E possibile eseguire operazioni in una cella tra numeri o anche solo tra le celle di TIPO NUMERICO (in realtà sono i contenuti delle celle): Ad esempio in A4 si può scrivere =A1*A2*A3 e premere Invio (o cambiare cella con il mouse) Si può farne poi la percentuale scrivendo in A5 =A4*20% Operazioni e simboli: Somma (+), Sottrazione (-), Moltiplicazione (*), Divisione (/), Percentuale (*n%), Elevamento a Potenza (^) Messaggi di Errore In caso di errori in calcoli o nel digitare formule, Calc presenta dei messaggi di errore preceduti dal simbolo # : #VALORE! : una delle celle a cui una formula si riferisce non contiene un valore numerico valido Es. sommare una cella numero con una cella testo (=5+b2 dove b2 è testo) #RIF! : una delle celle a cui una formula si riferisce (e in cui si trovava un altra formula) non esiste più ad es. si provi ad avere in una cella X una somma con una cella Y che a sua volta contiene una somma; si elimini poi la riga in cui si trova la cella Y #DIV/0! : una delle celle a cui una formula si riferisce è vuota o contiene 0 #NOME! : nella formula è presente un simbolo che non è un numero né fa riferimento ad una cella Es. =5+rw

10 Le funzioni e formule fornite da Calc Calc contiene una raccolta di funzioni (formule) predefinite. Selezionata una cella che deve contenere la funzione, si usa il menu Inserisci e la voce Funzione da cui la si sceglie. Si apre la finestra che permette di selezionare i parametri in 2 modi: 1. Con il mouse, cliccando dentro lo spazio vicino al nome del parametro (ad es. Numero 1) e poi la cella nel foglio

11 2. Premendo il quadratino a destra del campo del parametro, e poi selezionando (o scrivendo) l opportuna cella (o GRUPPO di celle) e premendo di nuovo tale bottone per terminare Funzioni interessanti sono Somma, Media (tra le f. Statistiche ), Minimo, Massimo, Conta. Operatori logici Ci sono operatori logici o di confronto (tra celle o numeri), il cui risultato è VERO o FALSO > (maggiore) >= (maggiore uguale) = (uguale) <> (diverso) < (minore) <= (minore uguale)

12 Gli intervalli di celle Quando si vuole includere nei parametri di una formula un INTERVALLO (o un insieme) di celle consecutive (sia su una riga che su una colonna), si può usare il simbolo : tra i nomi delle celle A1:A5 significa le celle nella colonna A dalla riga 1 alla riga 5 compresa A1:D1 significa le celle nella RIGA 1 dalla colonna A alla colonna D compresa Per aggiungere singole celle (non appartenenti all intervallo) si inserisce il loro nome preceduto dal simbolo ; Il Riempimento automatico Permette di evitare di dover digitare una formula (o un valore) in ogni singola cella di un gruppo. Quando si seleziona con il mouse una cella, all angolo inferiore destro compare un quadratino nero che può essere trascinato con il mouse L effetto sulle celle dipende dal contenuto: Per una formula è come il Copia-Incolla con l aggiornamento automatico dei parametri (incremento delle celle, es. il parametro A1 diventa A2) Per un numero contenuto in una cella, l incremento di una unità (ad es. 3 diventa 4)

13 I Riferimenti Calc per default tratta i riferimenti alle celle che appaiono nelle formule come Riferimenti relativi ; Essi dipendono cioè dalla posizione del foglio in cui la cella della formula viene a trovarsi e si aggiornano automaticamente (come visto poco fa nel riempimento automatico). E possibile inserire in una formula dei Riferimenti assoluti con cui i parametri di una formula NON cambiano quando questa è copiata o spostata in altre celle del foglio. Si utilizza il simbolo $ che rende assoluto il nome, bloccando una colonna o una riga (o l'intera cella) Es. =SOMMA(A1; $B$1) oppure =SOMMA(A1; B$1) oppure =SOMMA(A1; $B1) Riferimenti tra fogli diversi E possibile fare riferimenti a celle di FOGLI DIVERSI: Anteporre nel riferimento al nome di una cella il nome del foglio a cui essa appartiene seguito dal simbolo. ( Nota: In Excel il simbolo è invece! ) Esempio: se voglio la somma tra la cella B3 del foglio 1 e la cella A1 del foglio 2 scriverò: =SOMMA( B3 ; Foglio2.A1 )

14 Creare grafici I grafici sono uno strumento per visualizzare con chiarezza insiemi complessi di dati. Si creano con il menu Inserisci e la voce Grafico per avviare la composizione guidata: 1) La prima scelta è sul TIPO di grafico che si vuole usare 2) Premuto Avanti, nella seconda finestra si deve selezionare l origine dei dati ( le celle del foglio elettronico). Si possono selezionare le celle con il mouse dopo aver premuto il bottone specifico

15 Dopo aver scelto i dati, Calc li riconosce automaticamente e crea una anteprima del grafico. Bisogna fare attenzione all opzione Serie in : essa specifica se i dati vadano ordinati per colonna o per riga 3) La fase successiva permette di specificare e modificare le celle che rappresentano le categorie e le intestazioni per ogni serie di dati del grafico

16 4) La fase finale permette di personalizzare il grafico inserendo etichette e caratteristiche grafiche aggiuntive Un grafico è un oggetto indipendente, che si aggiorna automaticamente al cambiamento dei dati nelle celle e che può essere sempre personalizzato in ogni parte. Lo si può spostare con il mouse e modificare usando i menu del tasto destro e cliccando o sull area intorno al grafico, o proprio sugli elementi (le barre) e scegliendo i comandi di Formato

17 Importare risorse esterne E possibile importare dei file grafici, come immagini o forme: si usa il menu Inserisci con la voce Immagine La stampa Può accadere che parti del foglio che si vuol stampare restino fuori dall area di stampa creata da Calc E possibile modificare l area di stampa mediante l anteprima di stampa da menu File ; il bottone Margini e lo slider al suo lato permettono di adattare le dimensioni degli elementi a quelle della pagina da stampare; è possibile anche zoomare con i bottoni + e -

18 Con il bottone Formatta pagina dell anteprima di stampa, si accede ad una vasta serie di opzioni tra cui Pagina, Bordo e Foglio. Dal menu File è possibile anche avere un anteprima di stampa sul browser web. Tramite la voce Stampa si accede alle opzioni per definire un Intervallo di stampa e la quantità di Copie.