ISTRUZIONI PER L INVIO DELLE PRATICHE TRAMITE PEC (posta elettronica certificata)

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1 ISTRUZIONI PER L INVIO DELLE PRATICHE TRAMITE PEC (posta elettronica certificata) Con l'entrata in vigore del decreto del Presidente della Repubblica 7 settembre 2010, n. 160 le procedure amministrative relative alle attività produttive hanno subito un sostanziale cambiamento. Ogni istanza, dichiarazione, segnalazione, comunicazione, ed i relativi allegati, devono essere presentati in modalità esclusivamente telematica allo Sportello Unico per le Attività Produttive. La nuova normativa amplia le competenze del SUAP, che è individuato quale punto unico di accesso per tutte le vicende amministrative inerenti un'attività produttiva e, pertanto, unico soggetto pubblico di riferimento territoriale per le imprese. Il Comune di Calenzano ha aderito al sistema regionale che permetterà l invio telematico delle pratiche. In attesa della messa a regime di tale strumento è possibile utilizzare quale canale di accesso per la trasmissione delle pratiche la Posta Elettronica Certificata (PEC). L'indirizzo istituzionale di PEC del SUAP del Comune di Calenzano è suapcalenzano@postecert.it. ATTENZIONE: in caso di mancata osservanza delle istruzioni di seguito riportate, ove questa inosservanza non consenta la verifica delle firme digitali o l'archiviazione nel fascicolo elettronico o la gestione dell'inoltro ad enti terzi e uffici senza la compromissione dell'autenticità dei file firmati digitalmente, il SUAP dichiarerà IRRICEVIBILE la pratica non correttamente inviata. FORMATO DELLA PRATICA SUAP Distina-modello-riepilogo in formato PDF/A (con estensione.pdf o.p7m), con firma digitale Uno o più file Modello attività in formato PDF/A, con firma digitale Eventuali Allegati, in formato PDF/A (in alternativa, per la documentazione grafica si possono usare i formati DWF o SVG e per la documentazione fotografica il formato JPG) con firma digitale (eccetto per le copie dei documenti di identità e della ricevuta del pagamento dei diritti/oneri) Di seguito sono illustrate le istruzioni per l'invio delle pratiche via PEC. ATTENZIONE: l'impresa che non sia ancora in possesso di firma digitale e casella PEC (ipotesi illustrate ai punti 1 e 2) potrà conferire procura speciale, per operare in relazione a singoli procedimenti, ai seguenti soggetti di propria fiducia: - professionista abilitato - associazione di categoria - agenzia per le imprese (abilitata ai sensi del DPR 159/2010) 1. Compilazione in formato cartaceo da parte del dichiarante e trasmissione con PEC e firma digitale del procuratore L impresa può continuare a compilare la documentazione in formato cartaceo consegnando la stessa al professionista, associazione di categoria o agenzia delle imprese perché proceda all acquisizione elettronica (scansione) e alla trasmissione telematica al SUAP. Per far ciò l imprenditore/utente dovrà conferire al sog - getto prescelto procura speciale secondo il modello scaricabile dal sito In questo caso il dichiarante non avrà necessità di utilizzare la PEC e la firma digitale perché si avvarrà di PEC e FIRMA DIGITALE del procuratore. Pagina 1 di 8

2 2. Compilazione in formato elettronico e firma digitale del dichiarante e trasmissione con PEC del procuratore L impresa compila la documentazione in formato elettronico e la firma digitalmente con la propria firma digitale, trasmettendola al professionista, associazione o agenzia di fiducia perché proceda alla trasmissione telematica al SUAP. A tal fine l impresa conferirà procura speciale per la sola presentazione telematica, attra - verso trasmissione con sottoscrizione digitale, ad un professionista, associazione o agenzia di fiducia secondo il modello scaricabile dal sito 3. Compilazione in formato elettronico, firma digitale e trasmissione con PEC del dichiarante L impresa compila la documentazione in formato elettronico e la firma digitalmente, poi la trasmette direttamente alla PEC del SUAP (suapcalenzano@postecert.it), tramite la propria PEC. Il dichiarante dovrà allegare alla documentazione in formato elettronico una copia informatica di un documento di identità. Non è necessaria la procura speciale perché il dichiarante utilizza la propria PEC ed è dotato di firma digitale. Modalità di invio per ogni pratica: 1) Compilare uno dei modelli scaricabile dal sito nella sezione modulistica. 2) Scannerizzare le ricevute dei pagamenti effettuati relativi al procedimento che si intende avviare. 3) Compilare il modello "Distinta modello riepilogo", da firmare digitalmente, comprensivo dell'eventuale modello di procura per la sottoscrizione digitale e/o la presentazione telematica della pratica, nel quale indicare i procedimenti che si intende avviare ed il nome dei files allegati a corredo dell'istanza. 4) Sottoscrivere digitalmente ogni documento da trasmettere. La sottoscrizione dovrà essere effettuata dal richiedente o dal procuratore, in base alla tipologia di presentazione prescelta. Gli elaborati progettuali dovranno essere sempre sottoscritti digitalmente dal professionista abilitato. 5) Rinominare i file da trasmettere secondo il seguente schema: Ogni pratica telematica Suap deve avere il seguente codice pratica "<codicefiscale>-<ggmmaaaahhmm>-descrizionefile", dove: - il <codicefiscale> è il codice dell impresa o di colui che ricoprirà il ruolo di legale rappresentante della stessa se l impresa medesima non è ancora costituita - i successivi 13 caratteri rappresentano la data e l'ora in cui la pratica è stata predisposta, secondo le seguenti convenzioni: gg... giorno (valori compresi tra 01 e 31) mm... mese (valori compresi tra 01 e 12) aaaa.. anno (valori compresi tra 2008 e 9999) hh... ora (valori compresi tra 00 e 23) mm.... minuto (valori compresi tra 00 e 59) Descrizione file: Domanda - Planimetria n. - Relazione, etc. N.B. Per la denominazione dei file relativi a documento identità, pagamenti e procura sarà sufficiente la sola descrizione file senza la codifica numerica 6) Accorpare gli allegati secondo un ordine logico che ne consenta l'individuazione del contenuto a) Documentazione amministrativa (domanda, procura, copie digitali documenti vari, copie scannerizzate versamenti, etc.); b) Documentazione tecnica (progetti, planimetrie, relazioni tecniche, attestazioni tecniche, etc.). È possibile raggruppare i documenti da inviare in un file in formato compresso tipo zip, rar o 7z (es. Do - cumentazione_amministrativa.zip o Documentazione_tecnica.rar). Poiché ogni documento allegato all'istanza dovrà essere firmato digitalmente, non è necessaria la firma digitale anche sul file compresso. 7) Inviare tutta la documentazione tramite PEC con un messaggio avente le seguenti caratteristiche: a) oggetto: Pratica SUAP - Denominazione impresa - indirizzo attività; Pagina 2 di 8

3 b) testo mail: dati del richiedente (cognome, nome, codice fiscale, ragione sociale, partita IVA, indirizzo sede - in caso di procura devono essere sempre indicati i dati del richiedente titolare della pratica e non del procuratore), descrizione sintetica del procedimento avviato (es. Esercizio di vendita al dettaglio - Vicinato, Notifica sanitaria Reg CEE 852/2004, Autorizzazione allo scarico in fognatura, etc.). 8) Qualora il volume degli allegati non consenta la trasmissione in un unico messaggio di posta elettronica si potranno trasmettere ulteriori allegati con successivi messaggi con lo stesso oggetto del primo e l'indicazione allegato n., indicando il numero progressivo degli allegati. 9) A seguito dell'invio in modalità telematica all'ufficio SUAP verrà fornita una risposta dalla PEC che attesterà l'avvenuta trasmissione. Successivamente, sempre tramite PEC, verrà trasmessa dall'ufficio una comunicazione con indicato il numero di protocollo generale della pratica. 10) Il SUAP procederà all'invio telematico della documentazione alle altre pubbliche amministrazioni coinvolte nel procedimento. NOTE TECNICHE Prima dell'invio, verificare la dimensione dei files allegati attenendosi alla seguente regola generale: Per la scansione di documenti dovrà essere utilizzata una risoluzione massima di 200 dpi per documenti in bianco e nero, scala di grigi o a colori. In ogni caso una pagina in formato A4 non dovrebbe mai avere di - mensioni maggiori di 100 kb. In caso di allegati tecnici la cui trasmissione, a causa della loro dimensione, non sia utilizzabile il canale telematico, l'utente può presentare gli stessi al SUAP successivamente alla presentazione dell'istanza o segnalazione utilizzando un supporto informatico firmato digitalmente. Tale presentazione dovrà, in ogni caso, essere accompagnata da una dichiarazione che illustra il mancato invio telematico, facendo riferimento al numero di protocollo attribuito alla istanza o segnalazione. Il procedimento si considera avviato solo quando tutta la documentazione viene consegnata al SUAP. Dimensioni massime per un messaggio PEC: 20 MB Assolvimento Imposta di bollo Le modalità di assolvimento dell imposta di bollo sono disciplinate dal DPR 642/1972. Ove l azienda o il professionista non abbia ottenuto l autorizzazione all assolvimento del bollo in modo virtuale, ai sensi dell art. 15 del citato DPR, in attesa di individuare una procedura concordata con l Agenzia delle Entrate, in questa fase transitoria colui che invia l istanza soggetta al bollo dovrà apporre la marca da bollo sul modello di istanza compilato, che invierà in via telematica con firma digitale, allegando la scansione del frontespizio dell'istanza sulla quale la marca da bollo è stata apposta, oppure dovrà indicare nell apposito spazio del modello di riepilogo, i numeri identificativi delle marche da bollo utilizzate, annullando le stesse e conservandone gli originali. In nessun caso è ammessa la trasmissione del modello F23 per il pagamento del singolo bollo, non essendo questa una modalità corretta di assolvimento dell imposta in questione. ATTENZIONE Le presenti istruzioni sono in via di completamento e potranno quindi subire delle revisioni, si prega pertanto di consultarle ogni volta che si intende inviare una pec al comune. Pagina 3 di 8

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