La verifica della coerenza del nostro budget rispetto ai vincoli dei bandi o del finanziatore

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1 La verifica della coerenza del nostro budget rispetto ai vincoli dei bandi o del finanziatore Dopo aver quantificato economicamente le risorse necessarie ad implementare le azioni previste per raggiungere gli obiettivi di progetto, occorre verificare se, nel caso in cui si ha intenzione di richiedere un finanziamento, il piano economico impostato è coerente con eventuali vincoli e/o parametri previsti dall'ente erogatore. Una delle competenze richieste a chi si appresta a redigere un budget di progetto è certamente la capacità di leggere ed interpretare i bandi soprattutto in chiave economica. In particolare si dovrà porre attenzione all eventuale presenza di alcuni vincoli, quali ad esempio: Costi ammissibili e costi non ammissibili. Può essere che alcune voci di spesa non vengano considerate ammissibili. In questo caso non possono far parte del piano dei costi del progetto. Percentuali massime previste per alcune categorie di costo. Ad esempio per la Direttiva 266/91 1 anno 2011 il costo delle risorse umane non poteva essere superiore al 25% del costo totale di progetto mentre il costo per acquisto e/o noleggio di beni strumentali e materiale didattico non superiore al 30%. Per il bando 2012 della Fondazione Cariplo Costruire e rafforzare legami nelle comunità locali i costi per beni immobili e altri costi ammortizzabili non possono superare il 20% dei costi totali del progetto. Massimali indicati dal bando per la quantificazione di alcune voci di spesa (ad esempio: costo orario per personale esterno, costo riconoscibile per vitto e alloggio, ecc.). Eventuale costo massimo previsto per il progetto. Sempre nel caso della Direttiva 266/91 anno 2011, il costo complessivo di progetto non poteva essere superiore a ,00 Euro pena inammissibilità. Contributo massimo (in alcuni casi anche minimo) erogabile. Per il Bando Famiglia Regione Lombardia anno 2011 il contributo massimo per progetto non poteva essere superiore a ,00 Euro e comunque non doveva superare il 70% del costo totale di progetto. Per il bando della Fondazione Cariplo sopra citato la richiesta di contributo non deve essere inferiore a euro e non superiore a euro ; Una volta verificata la presenza di tali condizioni occorre analizzare il proprio piano economico per capire se le prescrizioni sono rispettate. Se lo sono ci si può tranquillamente accingere a compilare il formulario economico, in caso contrario sarà necessario ridefinire il budget sulla base delle indicazioni previste poiché, generalmente, il mancato rispetto dei parametri indicati può portare all inammissibilità (esclusione) del progetto presentato. L attenta lettura dei vincoli imposti non solo diminuisce le probabilità che il progetto sia considerato inammissibile ma aiuta anche a comprendere meglio quali sono gli indirizzi dell ente erogatore in merito alla tipologia di iniziative che intende finanziare. 1 Bando del Ministero del Lavoro riservato alla presentazione di progetti sperimentali da parte delle Organizzazioni di Volontariato

2 La verifica della coerenza del nostro budget rispetto ai vincoli dei bandi o del finanziatore Come esempio consideriamo di nuovo la Direttiva 266/91 (anno 2011) Costo totale progetto: ,00 Euro Costo personale retribuito ,00 Euro (25%) Costo attrezzature e materiale didattico: ,00 Euro (30%) Il resto dei costi di progetto (18.000,00 euro) a quali voci possono afferire? Dalla lettura del formulario economico si evidenzia che le altre categorie di costo previste dal Ministero sono: Attività promozionali, Funzionamento e gestione (affitto, utenze), Spese per volontari, Polizza fideiussoria e Spese per destinatari. Se le spese per volontari e polizza fideiussoria sono per loro natura poco rilevanti, le attività promozionali e le spese di funzionamento e gestione è opportuno vengano limitate. Di conseguenza le Spese per destinatari (es. nel caso di un progetto di sostegno alla genitorialità acquisto di materiali per neonati) dovranno essere di entità rilevante. Nei limiti imposti dal Ministero si può quindi leggere la volontà di finanziare progetti in cui buona parte dei fondi siano destinati indirettamente agli utenti attraverso l acquisto di beni o servizi a loro favore. Ecco perché si propone una Griglia di lettura dei bandi (vedi nella sezione Strumenti) che consente di evidenziare gli aspetti economici, finanziari e di gestione amministrativa previsti nei bando. Tale griglia dovrebbe essere compilata prima dell avvio dell attività di progettazione con l obiettivo di effettuare una valutazione attenta riguardo all opportunità di richiedere contributi sulla linea di finanziamento (bando) presa in considerazione. Non tutti i bandi sono adatti a tutte le organizzazioni o a tutti i progetti! Quasi sempre, comunque, in caso di richiesta di finanziamento l ente erogatore richiede di compilare un apposito formulario economico nel quale i dati economici vengono riclassificati per determinate categorie di costi. Sempre più frequentemente tali formulari sono da compilare online in formato digitale (fogli di calcolo o applicativi appositamente predisposti dagli enti); ciò comporta la possibilità di controlli in automatico sul rispetto dei parametri imposti. In ogni caso è consigliabile predisporre al proprio interno dei fogli di calcolo che riproducano lo schema del formulario proposto. Un foglio di calcolo correttamente impostato da noi consente di: condurre all elaborazione di un budget di dettaglio coerente con il resto della progettazione (definizione di obiettivi, azioni, risorse) ottenere le molteplici e diverse aggregazioni di dati richiesti nei formulari con pochi e semplici comandi verificare il rispetto dei vincoli previsti dal bando o dall ente erogatore

3 Un esempio. La presentazione online di un progetto alla Fondazione Cariplo prevede la compilazione di diverse schermate di sintesi del piano economico. In queste schermate i dati del budget di dettaglio, che comunque deve essere inviato in allegato, devono essere riclassificati più volte secondo le seguenti modalità: 1. Ripartizione, tra le diverse macrovoci indicate dalla Fondazione, dei costi previsti per ogni azione - vedi tab Ripartizione del costo totale di progetto tra i partner, attribuendo a ciascuno di essi i costi che sosterranno e i proventi che riceveranno - vedi tab Distribuzione degli oneri in base all articolazione temporale (numero di annualità previste) - vedi tab Indicazione delle modalità di copertura dei costi (contributo Fondazione Cariplo, cofinanziamento dei partner, ecc) relativi alle diverse macrovoci vedi tab. 4. Di seguito illustriamo come da un foglio di calcolo (vedi sotto) che rappresenta il budget di dettaglio.

4 . si può, con dei semplici comandi, giungere all elaborazione di tabelle pivot che aggregano i dati derivanti dalla progettazione, secondo le modalità prescritte dalla Fondazione. Tab. 1 Schermata da applicativo Fondazione Cariplo Tabella Pivot elaborata a partire dal nostro foglio di calcolo (budget di dettaglio)

5 Tab. 2 Schermata da applicativo Fondazione Cariplo Tabella Pivot elaborata a partire dal nostro foglio di calcolo (budget di dettaglio)

6 Tab. 3 Schermata da applicativo Fondazione Cariplo Tabella Pivot elaborata a partire dal nostro foglio di calcolo (budget di dettaglio)

7 Tab. 4 Schermata da applicativo Fondazione Cariplo Tabella Pivot elaborata a partire dal nostro foglio di calcolo (budget di dettaglio)

8 La verifica della coerenza del nostro budget rispetto ai vincoli dei bandi o del finanziatore A partire dal foglio di calcolo elaborato per il budget di dettaglio e dalla tabelle pivot è possibile inoltre monitorare il rispetto dei parametri e vincoli economici previsti dal bando. I costi ammortizzabili non superano il 20% Inserendo delle formattazioni condizionali è possibile anche evidenziare i parametri che non vengono rispettati. La cella diventa rossa se il contributo totale è superiore al 70% del costo complessivo di progetto