IL TIME MANAGEMENT: ORGANIZZARE IL TEMPO E GOVERNARLO

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1 Idee e metodologie per la direzione d impresa Giugno - Luglio 2003 Inserto di Missione Impresa dedicato allo sviluppo pratico di progetti finalizzati ad aumentare la competitività delle imprese. : ORGANIZZARE IL TEMPO E GOVERNARLO

2 GESTIRE IL PROPRIO TEMPO Per migliorare l ottimale utilizzazione del tempo bisogna imparare a governarlo, a tenerlo sotto controllo. DUE PRINCIPI GUIDA La pianificazione delle attività è un mezzo non un fine, ovvero si pianifica per lavorare meglio e non si lavora per pianificare. Non tutto è pianificabile: gli imprevisti fanno parte del gioco. PERCHE IL NOSTRO TEMPO NON E MAI ABBASTANZA? Chi o che cosa ci ruba il nostro tempo? RILAVORAZIONI LAVORI INUTILI DOPPI LAVORI I RUBA TEMPO Tempo speso a rifare attività già fatte (male) da altri o da noi stessi. Tempo sprecato per svolgere attività superflue e senza valore aggiunto. Tempo impiegato per svolgere attività che (in tutto o in parte) altri stanno già facendo. Tempo sottratto e rubato dagli altri. Le prime tre categorie riguardano sprechi o perdite di tempo molto facili da riconoscere e, quindi, da affrontare perché basta ridurle o azzerarle. 2

3 PROGRAMMARE IL TEMPO E AVERE CHIARI GLI OBIETTIVI Definire gli obiettivi in modo chiaro è fondamentale PER CONCENTRARE LE ENERGIE PER FARE CIO CHE E VERAMENTE IMPORTANTE Bisogna evitare di dedicare troppo tempo a problemi e compiti di secondaria importanza. PROGRAMMARE IL TEMPO = GUADAGNARE TEMPO Vantaggi Raggiungimento degli obiettivi prefissati in minor tempo Meno stress Si ha una visione d insieme dei progetti / compiti / attività Nel Programmare il tempo è importante 1) ANNOTARE CIO CHE SI PROGRAMMA 2) PROGRAMMARE OGNI GIORNATA Il tenere a mente può far perdere la visione d insieme Crea automotivazione, stimola a lavorare con metodo e disciplina Fa aumentare la concentrazione C è il controllo di ciò che si sta facendo e dove si deve arrivare Definire ogni giorno: Obiettivi / Attività / Priorità / Imprevisti / Tempi di svolgimento, per ogni compito 3

4 PIANIFICARE: STABILIRE LE PRIORITA 1 Conoscere l utilizzo del proprio tempo 2 Il concetto di priorità 3 Utilizzare strumenti e tecniche adeguati 4 La pianificazione giornaliera e settimanale 5 Organizzare il tempo relazionale VERSO UN EQUILIBRATA PIANIFICAZIONE DELLA PROPRIA ATTIVITA DEFINIRE LE PRIORITA Per evitare di fare troppo e tutto in una volta, rischiando di trascurare problemi importanti OCCORRE INDIVIDUARE: I compiti più importanti I compiti di importanza secondaria I vantaggi Si risolve per primo ciò che è più urgente I compiti sono svolti nei tempi previsti Si possono delegare determinati compiti Si raggiungono gli obiettivi nel modo migliore 4

5 COS E URGENTE E COS E IMPORTANTE Per decidere le priorità è fondamentale identificare per ogni attività Il grado di IMPORTANZA Il grado di URGENZA Attività Importanti : Attività che danno un ritorno, un valore aggiunto o che comunque sono indispensabili da svolgere Attività Urgenti: Attività per le quali è indispensabile essere veloci nella risposta o nella reazione... E quindi... Collocare le attività in un DIAGRAMMA, così da stabilire l ORDINE DI PRIORITA ed effettuare una PROGRAMMAZIONE OTTIMALE. Alto Grado di URGENZA Basso Compiti che possono essere delegati e che comunque devono essere portati a termine, anche se dopo gli altri. Compiti da affrontare per ultimi o, in alcuni casi, che non meritano un minuto di attenzione (in tal caso vanno cestinati) Basso Grado di IMPORTANZA Compiti che non possono essere delegati, e devono essere affrontati con priorità dal diretto interessato Compiti che possono aspettare, ma che vanno programmati in quanto importanti (devono essere tenuti sotto controllo) Alto 5

6 DA DOVE COMINCIARE? IL METODO DELLE 5 P PRENDERE nota di tutti gli impegni e attività da svolgere, con la relativa scadenza PREVEDERE realisticamente la durata di ogni attività e/o impegno PENSARE per priorità PREVEDERE eventuali imprevisti PROGRAMMARE 5 minuti all inizio della giornata per la pianificazione quotidiana e 5 minuti alla fine della giornata per controllare ciò che è stato fatto e ciò che dobbiamo riportare ai giorni successivi. IL PRIMO PASSO PER PROGRAMMARE CORRETTAMENTE LE PROPRIE ATTIVITA NEL TEMPO E ESSERE COSTANTI E POSSEDERE UN METODO DI FONDO, DA SEGUIRE GIORNO DOPO GIORNO, E AL QUALE CONFORMARE I PROPRI COMPORTAMENTI LAVORATIVI. 6