Microsoft Office XP. dott. ing. Angelo Carpenzano. La suite Microsoft Office XP

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1 Microsoft Office XP dott. ing. Angelo Carpenzano 1 La suite Microsoft Office XP Microsoft Word: elaboratore testi (word processor) Microsoft Excel: foglio di calcolo (spreadsheet) Microsoft PowerPoint: presentazione grafica Microsoft Outlook: agenda ed (organizer) Microsoft Access: gestione dei dati (database) Microsoft FrontPage: editor visuale di pagine web Microsoft Publisher: Desktop Publishing (DTP) 2 1

2 Vantaggi della suite Office XP L interfaccia utente è semplice e comune a tutte le applicazioni E la suite per ufficio più diffusa nel mercato Le singole applicazioni condividono un grande numero di funzioni comuni Le applicazioni sono strettamente integrate e possono essere combinate tra loro in modo sinergico 3 Svantaggi della suite Office XP Prezzo di vendita non alla portata di tutti Il sistema operativo Microsoft Windows 95 non è supportato Non è disponibile per tutti i sistemi operativi Richiede molte risorse di sistema (spazio su disco, memoria RAM durante l esecuzione) Il formato dei file è proprietario e cambia quasi ad ogni nuova versione della suite 4 2

3 Microsoft Word 2002 Microsoft Word 2002 è un programma di elaborazione testi (word processor) potente e di uso generale, che può essere usato per creare documenti semplici di qualsiasi tipo (promemoria, lettere, fax, relazioni, contratti, curriculum, manuali, testi e libri). E adatto anche per creare documenti complessi e specializzati, che normalmente sono competenza di applicazioni software più specializzate, ad es. pagine web, brochure, notiziari e altri documenti con layout di pagina complessi. 5 Microsoft Excel 2002 Microsoft Excel 2002 è un foglio di calcolo (spreadsheet) di uso generale, utilizzabile per organizzare, calcolare e analizzare i dati. Le operazioni che si possono eseguire con Excel vanno dalla preparazione di una semplice fattura alla programmazione del budget, dalla creazione di grafici tridimensionali fino alla gestione di un libro contabile aziendale. 6 3

4 Microsoft PowerPoint 2002 Microsoft PowerPoint 2002 è un programma di presentazione grafica (presentation graphics software), utilizzato per creare e visualizzare serie di diapositive che combinano testo con diagrammi, fotografie, file multimediali ed effetti speciali animati. Le presentazioni create con Microsoft PowerPoint possono essere presentate su diapositive da 35mm, lucidi o stampati da distribuire in formato elettronico o su web. 7 Microsoft Outlook 2002 Microsoft Outlook 2002 è un programma per organizzare e tener traccia delle proprie informazioni personali, per comunicare con le altre persone dell azienda o su Internet e per condividere le informazioni con i membri del proprio gruppo di lavoro. Con Outlook si possono gestire posta elettronica, calendari personali di appuntamenti ed eventi, rubriche di contatti, liste di attività da svolgere ed altro ancora. 8 4

5 Microsoft Access 2002 Microsoft Access 2002 è un programma di gestione di banche dati di tipo relazionale (relational database), più potente e complesso delle altre applicazioni della suite. Indicato per gestire considerevoli quantitativi di informazioni e, in generale, quando i dati sono complessi e interconnessi tra loro. 9 Microsoft FrontPage 2002 Microsoft FrontPage 2002 è un programma per la creazione, la gestione e la pubblicazione di siti web. Offre strumenti semplici e visuali per creare siti web con pagine uniformi e permette di controllare la consistenza di tutte le pagine del sito. 10 5

6 Microsoft Publisher 2002 Microsoft Publisher 2002 è un programma di desktop publishing (DTP) destinato ad utenti non professionisti che hanno bisogno di produrre pubblicazioni dall aspetto professionale. Per facilitare la realizzazione di un progetto di pubblicazione, Publisher fornisce strumenti automatici, modelli e creazioni guidate. 11 La barra degli strumenti Permette di accedere velocemente alle applicazioni e alle funzioni più utilizzate di Office (es. creazione di un nuovo documento o apertura di un documento esistente). Per visualizzarla, selezionare: Start fi Tutti i Programmi fi Strumenti di Office fi Barra degli strumenti Microsoft Office E possibile scegliere di visualizzarla automaticamente ad ogni avvio di Windows. 12 6

7 Personalizzazione della barra Per aggiungere o rimuovere altre barre degli strumenti o pulsanti, fare clic sull icona sulla barra del titolo e selezionare Personalizza dal menu di scelta rapida. All interno della finestra di dialogo Personalizza è possibile anche aggiungere, rimuovere, nascondere o mostrare pulsanti di qualsiasi barra degli strumenti. 13 Creare nuovi documenti Office I metodi per creare nuovi documenti Office sono piuttosto uniformi nelle principali applicazioni della suite: 1. Usare la finestra di dialogo Nuovo documento Office; 2. Creare un documento Office vuoto in una cartella; 3. Usare il riquadro attività Nuovo documento. Per l ultimo metodo occorre prima avviare il programma da usare per creare il documento. 14 7

8 Nuovo documento Office Quasi tutte le icone della finestra di dialogo Nuovo documento Office permettono di creare documenti a partire da un modello o da una creazione guidata. Modello: contiene uno schema per uno specifico tipo di documento e permette di creare il documento immediatamente. Creazione guidata: visualizza una serie di finestre di dialogo che consentono di personalizzare il contenuto del nuovo documento. 15 Documento vuoto in una cartella 1. In Esplora risorse di Windows aprire la cartella in cui si vuole memorizzare il documento; 2. Selezionare il menu FilefiNuovo o fare clic col pulsante destro del mouse in un area vuota all interno della cartella e selezionare Nuovo dal menu di scelta rapida. 3. Selezionare il comando appropriato dal menu Nuovo. 16 8

9 Riquadro attività Aprire l applicazione relativa al documento da creare e fare clic sul pulsante Nuovo sulla barra degli strumenti o selezionare il menu FilefiNuovo. Generalmente facendo clic sul pulsante Nuovo viene creato immediatamente un nuovo documento vuoto, mentre selezionando il menu FilefiNuovo appare il riquadro attività Nuovo documento (il nome può cambiare da un applicazione all altra, ma la funzione è la medesima). Nel gruppo Nuovo del riquadro attività vengono messi a disposizione numerosi comandi per creare vari tipi di documenti relativamente all applicazione aperta. 17 Nuovo documento da file esistente Fare clic sul comando Scegli documento nel gruppo Nuovo da documento esistente (queste etichette possono cambiare da un applicazione all altra, ma la funzionalità è la medesima) e nella finestra di dialogo successiva selezionare il documento voluto. E possibile selezionare un file da una posizione locale, di rete o su Internet. Il nuovo documento creato avrà tutto il contenuto del documento esistente come se questo fosse un modello. 18 9

10 Aprire documenti esistenti 1. Usare la finestra di dialogo Apri documento Office per aprire qualsiasi documento Office; 2. Eseguire un applicazione Office e aprire un documento specifico di tale applicazione selezionando il menu FilefiApri o facendo clic sul pulsante Apri nella barra degli strumenti Standard; 3. Trascinare il file di documento da aprire dalla cartella in cui si trova, rilasciandolo sulla barra del titolo della finestra dell applicazione con cui si desidera aprirlo (Drag n Drop). 19 Salvare documenti Office Per salvare un documento creato o modificato con un applicazione di Office, fare clic sul pulsante Salva sulla barra degli strumenti Standard, oppure selezionare il menu FilefiSalva, oppure premere la combinazione di tasti [SHIFT]+[F12]. La prima volta che si salva un documento, l applicazione visualizza la finestra di dialogo Salva con nome, dove poter specificare un nome e un percorso per il file. Per creare una copia di un documento con un nuovo nome file o in un nuovo percorso, aprire la finestra di dialogo Salva con nome, selezionando il menu FilefiSalva con nome

11 Proprietà dei documenti Office I documenti Office presentano una serie di proprietà che vengono salvate nel file di documento insieme al contenuto vero e proprio. Permettono di facilitare l organizzazione, l identificazione e il ritrovamento dei documenti (la ricerca di Office permette di utilizzarli come criteri di ricerca). Per utilizzarle, occorre impostarle prima di salvare il documento per la prima volta; a questo scopo selezionare il menu FilefiProprietà e inserire i valori desiderati nelle schede opportune della finestra di dialogo Proprietà