ARGO DOC Argo Software S.r.l. -

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2 ARGO DOC ARGO DOC è un sistema per la gestione documentale in formato elettronico che consente di conservare i propri documenti su un server Web accessibile via internet. Ciò significa che i documenti non risiedono più sul proprio pc, ma sono sempre disponibili da qualsiasi computer connesso ad internet I dati gestiti tramite ArgoDoc possono essere files di qualsiasi natura; sono organizzati in una struttura ad albero simile a quella di windows. Inoltre è possibile trasferire dal proprio PC ad ArgoDoc (e viceversa) intere cartelle di dati con tutte le sottocartelle contenute. Nel caso di documenti cartacei, è disponibile la gestione dello scanner che consente di acquisire i files di scansione ed indirizzarli alla cartella desiderata. ArgoDoc consente di condividere i propri dati o parte di essi con altri utenti e di potere quindi evitare le difficoltà dell'invio in modalità FTP o la lentezza dell'invio tramite . Pubblicando un dato su ArgoDoc, questo è subito disponibile a tutti gli utenti cui è stata attribuita la condivisione, e può essere immediatamente scaricato ed utilizzato 2

3 GESTIONE DEGLI ACCESSI Dopo aver digitato un apposito indirizzo web la scuola che utilizza il servizio Argo Doc accede alla seguente finestra: Quindi dopo avere inserito i propri codici è possibile entrare in una sezione nella quale scegliere gli applicativi web di proprio interesse. 3

4 Nel caso d utilizzo d ArgoDoc si aprirà la finestra contenente la pagina iniziale contenente il menù generale. 4

5 MENU GENERALE Il menù generale è così strutturato: FILE MODIFICA ALTRO A sinistra sono riportate le cartelle gestite dalla scuola, ad esempio Documenti scuola oppure Documenti personali; quindi, cliccando sul segno + posto accanto al nome della scuola si espande il menù ad albero costituito dalle cartelle e sottocartelle contenenti i documenti gestiti dalla scuola in possesso di ArgoDoc. 5

6 Quando ci si posiziona su un documento utilizzando le voci del menù File oppure cliccando sulle apposite icone è possibile effettuare alcune operazioni che andremo a descrivere nei seguenti paragrafi. Crea Cartella: dopo avere specificato il nome della cartella cliccare sul tasto Invio e la cartella si visualizzerà nella struttura ad albero a sinistra come si può vedere nell immagine sottostante. Una volta creata la cartella, cliccandoci sopra con il tasto destro del mouse, si visualizza il menù attraverso il quale è possibile attivare le funzioni riportate nel seguente pannello AGGIUNGI DOCUMENTO pannello Dopo aver cliccato sull icona Aggiungi documento oppure sul menù File /Aggiungi documento si apre il Il pulsante direttamente il percorso dal quale selezionarlo. facilita l immissione del documento in quanto consente di andare a specificare Quindi cliccare sul pulsante per confermare l operazione. Al termine, sarà inviato un messaggio che informa l utente che il file è stato caricato correttamente e pertanto cliccare su 6

7 La funzione di caricamento di un documento da scanner che può avvenire utilizzando il menù generale File/Aggiungi documento da scanner oppure cliccando sulla relativa icona consente di acquisire i files di scansione e di indirizzarli alla cartella desiderata.. Aggiungi documento da scanner, Argo Doc, inoltre, facilita il lavoro della gestione documentale dando la possibilità di condividere e pubblicare in forma immediata i propri dati con altri utenti, di mantenere la storia di tutte le eventuali modifiche apportate ai documenti grazie alla funzione Elabora/modifica documento disponibile nel menù Modifica o attraverso la apposita icona ELABORAZIONE/MODIFICA DOCUMENTO Il pulsante posizionato accanto al nome del file indica che un documento è in stato d elaborazione; quindi facendoci sopra doppio click si visualizza il pannello in cui cliccare su per salvare il documento. Dopo avere apportato le modifiche desiderate rilasciare il documento utilizzando il pulsante seguito si visualizza il seguente pannello: ; di 7

8 Utilizzando il pulsante si può selezionare un percorso diverso da quello proposto; poi premendo su seguente messaggio si procede con il caricamento del documento ed al termine l utente sarà avvisato dal Se si vuole è possibile inserire un commento nella casella di testo Commento e poi cliccare su Chiudi per uscire dalla procedura. Nella parte bassa della schermata cliccando sulla sezione si visualizza lo storico delle modifiche apportate al documento nonché sarà possibile consultare e/o ripristinare vecchie versioni dello stesso 8

9 RICERCA DOCUMENTI ArgoDoc dispone di funzionalità di ricerca raggiungibili mediante la sezione Ricerca; infatti è possibile effettuare ricerche semplici o avanzate utilizzando i campi disponibili nonché salvare i criteri di ricerca per poterli richiamare in seguito. Spuntando il flag sul campo Ricerca Avanzata si attivano, i campi per effettuare delle ricerche più dettagliate riferite ad un determinato intervallo, ad esempio chiave, ad esempio, Circolare N. oppure ad una parola 9

10 Riportiamo di seguito un prospetto di icone che caratterizzano lo stato di una cartella in funzione del colore. La cartella pertanto può essere così classificata 10

11 GESTIONE SICUREZZA L utente è libero di creare le proprie cartelle, di inserirvi i propri documenti e di condividerne i permessi d accesso di lettura/scrittura. 11

12 Ad esempio, per abilitare un utente o un gruppo alla lettura e/o scrittura di un documento basta cliccare sul pulsante. Di seguito si aprirà il pannello Sicurezza all interno del quale posizionandosi sulla tab page o e spuntando o deselezionando il flag, è possibile abilitare e/o disabilitare i permessi di lettura e/o scrittura. Per rendere definitiva l operazione occorre cliccare sul tasto Aggiorna 12

13 INTEGRAZIONE CON ARGO PROTOCOLLO L applicazione ArgoDoc interagisce con Argo Protocollo, che grazie a quest integrazione, estende la propria operatività consentendo di conservare su un Web server tutti i dati relativi alla corrispondenza, unitamente alla possibilità di allegare un file o di effettuare una scansione del documento inerente la corrispondenza che si sta registrando. Inoltre attraverso la procedura di ricerca/modifica, l'utente potrà richiamare un protocollo, visualizzare il file allegato e apportare eventuali modifiche. Tutto questo garantendo sia la tracciabilità delle operazioni che la sicurezza dei dati creati dal Protocollo. N.B: La visualizzazione dei dati avviene solo dal Protocollo e l utente abilitato al Protocollo deve avere nella sezione Privilegi Utente i privilegi anche per Argo Doc 13

14 Invece l utente che ha ArgoDoc deve avere l abilitazione solo per Argo Doc cosi come si può notare nella seguente immagine: 14

15 ALTRO Nell'ottica di una maggiore razionalizzazione della gestione dei documenti ed al fine di rendere ancora più efficiente l'applicativo ArgoDoc, è stata introdotta una nuova funzione che implementa l'accesso alla condivisione dei documenti da parte dei soggetti interessati. Tale funzione, Collega unità locale, attivabile dalla voce di menù Altro, risulta pertanto molto utile per le amministrazioni scolastiche in quanto finalizzata alla condivisione dei documenti sfruttando le caratteristiche del servizio web ma con le potenzialità di un disco fisso. Vediamo in dettaglio la modalità di funzionamento COLLEGA UNITÀ LOCALE seguente: Accedendo al menù Altro, prima di cliccare su Connetti unità locale l'utente viene indirizzato alla pagina 15

16 A sinistra è riportata una struttura ad albero dove uno dei rami presenti è una cartella denominata Condivisione all'interno della quale sarà possibile creare ulteriori cartelle che poi conterranno i documenti e/o i dati da gestire con tale modalità. Infatti come avevamo già evidenziato, la connessione ad una unità locale rappresenta un metodo di gestione dei documenti teso a facilitare il lavoro, organizzare e gestire al meglio le risorse disponibili, consentendo l accesso immediato alle informazioni nell'ambito di una efficiente organizzazione. 16

17 Cliccando quindi su Connetti Unità locale verrà visualizzata la seguente schermata: Di seguito premendo sul pulsante OK si procede con l'apertura di una applicazione del tipo Java (TM)Web Start Launcher 17

18 Le immagini successive visualizzate di seguito saranno: e poi si visualizza il seguente pannello Cliccando su Esegui l'applicativo proporrà un panello dal quale selezionare l'unità locale prescelta per la condivisione, cosi come si può notare nella schermata successiva: 18

19 Selezionare una unità, ad esempio D, digitare Utente e Password (che sono quelli utilizzati in fase d'accesso ) e cliccare su Collega; al termine verrà visualizzato il messaggio: 19

20 Quindi spostandosi su Risorse del computer e posizionandosi sulla unità prescelta, identificata con il nome Condivisione,si potranno consultare i dati contenuti della suddetta unità, cosi come avere un disco fisso che lavora con modalità web. Ci preme evidenziare il fatto che l'utente, sfruttando le potenzialità offerte dalla connessione ad una unità locale, avrà il privilegio di verificare i dati contemporaneamente in modalità web ed in modalità client cioè come sul disco fisso; potrà,pertanto, gestire al meglio i contenuti della condivisione in tutte le fasi: dall'inserimento, alla modifica, dalla classificazione alla archiviazione. 20

21 DISCONNETTI UNITA' LOCALE Per chiudere e quindi disconnettere l'unità locale il procedimento è identico a quello della connessione; ovviamente la schermata proposta sarà la seguente: Infatti cliccando sul pulsante Disconnetti sarà disabilitata la connessione e pertanto l'operatore sarà informato relativamente alla avvenuta disconnessione con il seguente messaggio: 21