PROCESSO DI GESTIONE DELLE REGISTRAZIONE DELLA QUALITA

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1 REGISTRAZIONE DELLA QUALITA Questo Documento è emesso con distribuzione riservata e non può essere riprodotto senza il benestare del Liceo Artistico Statale Paolo Candiani. Revisione Data Capitolo/Paragrafo Modifiche modificato 01 18/10/05 6 Per quelli che secondo le norme ministeriali è prevista la conservazione per un numero maggiori di anni si procede alla archiviazione e, scaduti i termini, tali documenti vengono vengono distrutti con l invio al macero 02 03/09/13 Logo 03/09/13 6 Aggiunto PAO, PAF, POF 03 22/07/14 Aggiunto loghi musicale e coreutico Fasi Redazione Verifica Approvazione Funzioni RGQ RGQ DS Nominativi Rosario Commisi Rosario Commisi Andrea Monteduro Data 22/07/14 30/10/14 30/10/14 INDICE: 1. SCOPO DELLA PROCEDURA 2. CAMPO DI APPLICAZIONE 3. DEFINIZIONE 4. MODALITA OPERATIVE 5. TIPOLOGIA DEI DOCUMENTI 6. ATTIVITA DI GESTIONE DEI DOCUMENTI DI REGISTRAZIONE 6.1 Identificazione dei documenti di registrazione della Qualità 6.2 Approvazione 6.3 Distribuzione 6.4 Modifica 6.5 Archiviazione 6.6 Conservazione 6.7 Protezione Pagina 1 di 7

2 6.8 Modalità di eliminazione delle registrazioni Pagina 2 di 7

3 REGISTRAZIONE DELLA QUALITA 1. SCOPO DELLA PROCEDURA Scopo della procedura è quello di definire, per ciascun tipo di registrazione della Qualità, le responsabilità, le modalità di gestione e i tempi minimi di conservazione. 2. CAMPO DI APPLICAZIONE La procedura si applica sia alle registrazioni della Qualità interne sia a quelle eventualmente inviate dai fornitori. 3. DEFINIZIONI Registrazione della Qualità: è un documento che fornisce evidenza oggettiva di attività eseguite e di risultati ottenuti. Le registrazioni sono effettuate normalmente compilando appositi moduli su supporto cartaceo o informatico. Le registrazioni sono efficaci solo se sono al sicuro da deterioramenti, prontamente recuperabili e chiaramente leggibili per tutto il periodo di conservazione stabilito. Documento superato: è il documento non più in vigore. Tutte le copie dei documenti superati devono essere distrutte dai destinatari al momento della ricezione della copia aggiornata. L'originale invece viene conservato dal RGQ, al fine di mantenere la memoria storica, per un periodo di 3 anni. Per quelli che secondo le norme ministeriali (Vedi ERQ 4.2.4) è prevista la conservazione per un numero maggiore di anni si procede all'archiviazione e, scaduti i termini, tali documenti vengono distrutti con l'invio al macero. Il documento non in uso viene distinto da quello in vigore riportando sul frontespizio la scritta: documento superato, data, firma. 4. MODALITA' OPERATIVE La definizione delle attività e responsabilità relative alla gestione dei documenti di registrazione della Qualità comporta le seguenti fasi operative: Definizione della tipologia dei documenti di registrazione; Pagina 3 di 7

4 Identificazione dei documenti; Approvazione; Distribuzione; Gestione delle modifiche; Archiviazione; Conservazione. 5. TIPOLOGIA DI DOCUMENTI Sono documenti di registrazione della Qualità: Documenti relativi all'approvvigionamento di prodotti e servizi e alla qualificazione e valutazione dei fornitori; Documenti di progettazione del servizio; Documenti di erogazione del servizio; Documenti di controllo del servizio erogato; Documenti di controllo dei documenti e dati; Documenti relativi alla gestione delle non conformità e programmazione delle azioni correttive e preventive; Documenti relativi a verifiche ispettive interne; Documenti relativi alla formazione del personale. L'elenco Registrazione della Qualità (ERQ 4.2.4) allegato alla presente procedura individua documenti di registrazione oggetto di gestione specifica. 6. ATTIVITÀ DI GESTIONE DEI DOCUMENTI DI REGISTRAZIONE 6.1 Identificazione dei documenti di registrazione della Qualità Il conseguimento della Qualità e l'efficacia del Sistema Qualità è dimostrabile dai documenti di registrazione della Qualità. Attestano nel tempo che quanto realizzato rispetta i requisiti contrattuali e tecnici richiesti e che il Liceo Artistico Statale P. Candiani e Coreutico Statale P. Bausch hanno osservato le prescrizioni previste dal proprio Sistema Qualità. Il Responsabile Gestione Qualità individua i documenti che consentono di definire, svolgere, controllare, registrare le attività svolte e che sono stati previsti dal manuale. Ogni documento è univocamente individuato e identificato dal codice e descritto dal MGQ e dalle procedure di pertinenza. Pagina 4 di 7

5 I documenti del Sistema Gestione Qualità sono identificati da tre lettere, che ne individuano la tipologia, e da una serie di numeri in sequenza che ne individuano il riferimento e la progressione XYZ m.n In particolare ciascun documento è identificato da una sigla XYZ m.n, Tale sigla è uguale a: PGQ nel caso di procedure; IST nel caso di Istruzioni; ALL nel caso di allegati, con riferimento alla sezione del manuale o alla procedura; PAO nel caso del Piano Annuale Obiettivi PAF nel caso del Piano Annuale Formazione POF nel caso del Piano Offerta Formativa tre lettere identificative della tipologia nel caso di Documenti interni (ad es. PAO nel caso Piano Annuale Obiettivi, PAF Piano Annuale Formazione, POF Piano Offerta Formativa, ecc.) Secondo la classificazione di protocollo dell'ente emittente nel caso di moduli esterni m è relativo alla sezione e paragrafo della norma UNI EN ISO 9001 :2000 di riferimento, n è un numero che rappresenta, quando necessario, la sequenza interna di emissione. I documenti di registrazione della qualità sono riportati nella tabella in allegato, nella quale sono anche indicati la funzione responsabile dell' emissione, il luogo di archiviazione e i tempi standard di conservazione. Il Responsabile Gestione Qualità, il Dirigente Scolastico e il Direttore dei Servizi Generali amministrativi mantengono, per quanto di competenza, copia originale dei documenti di registrazione. 6.2 Approvazione L'approvazione deve garantire che i documenti siano emessi solo dopo le necessarie verifiche e l'approvazione degli organi collegiali coinvolti, nonché del Responsabile della gestione Qualità, per attestare la conformità al Sistema. 6.3 Distribuzione La distribuzione di ogni documento è responsabilità dell'organo emittente in collaborazione con il Responsabile della gestione Qualità, il quale individua i Pagina 5 di 7

6 destinatari e rende disponibile il documento secondo le modalità ritenute più idonee. La distribuzione deve essere idonea all'uso del documento e nello stesso tempo garantire che tutte le funzioni coinvolte ne dispongano al momento opportuno e nella revisione aggiornata. 6.4 Modifica I documenti di registrazione della Qualità possono subire modifiche a seguito di richiesta dei singoli organi competenti, a fronte di esigenze operative, osservazioni e proposte del Responsabile Gestione Qualità e concordate con gli organi interessati. Le modifiche ai documenti ritenute necessarie, o l'introduzione di nuovi documenti di registrazione, vengono verificate con congruità dal Responsabile Gestione Qualità. 6.5 Archiviazione Il Responsabile della Gestione Qualità è responsabile della gestione dei Documenti di Registrazione della Qualità compilati e della loro archiviazione. Il Responsabile della Gestione Qualità mantiene copia in ultima edizione degli originali dei documenti di registrazione. 6.6 Conservazione I documenti di registrazione della Qualità sono conservati presso il luogo di archiviazione per il tempo indicato nella tabella riportata in allegato. Normalmente i documenti sono archiviati in ordine cronologico in relazione all'oggetto di cui trattano. 6.7 Protezione Tutta la documentazione di registrazione è conservata in luoghi e con modalità tali da garantire la protezione delle informazioni e dei dati contenuti. 6.8 Modalità di eliminazione delle registrazioni Annualmente (normalmente a fine anno) gli Uffici e/o Dipartimenti effettuano un'analisi della documentazione archiviata provvedendo ad eliminare tutti i documenti i cui termini di conservazione risultino scaduti. I tempi di Pagina 6 di 7

7 conservazione ivi indicati possono essere superati solo in caso di diverse specifiche richieste da enti esterni oppure dalla Direzione. 7. ALLEGATI ERQ EPG EST RMD LDD LDL Elenco Registrazione della Qualità Elenco Procedure Elenco Istruzioni Richiesta Modifica Documento Lista di distribuzione documenti Lista di distribuzione documenti online Pagina 7 di 7