PORTALE TERRITORIALE PER LA FATTURAZIONE ELETTRONICA

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1 REGIONE CALABRIA PORTALE TERRITORIALE PER LA FATTURAZIONE ELETTRONICA Pag. 1 di 12

2 Sommario AREA PUBBLICA... 3 PAGINE INFORMATIVE... 3 PAGINA DI LOGIN... 4 AREA PRIVATA... 4 PROFILO UFFICIO... 5 FATTURAZIONE PASSIVA... 6 Registrazione... 8 Ricerca... 9 Invio Esito Notifiche Pag. 2 di 12

3 Il portale REGIONE CALABRIA Per accedere al portale territoriale per la fatturazione elettronica aprire un browser e digitare il seguente indirizzo: Area pubblica La home page del portale si presenta in questo modo: Tramite il menu di sinistra è possibile sia navigare nelle pagine di pubblica informazione, sia accedere al servizio di fatturazione elettronica per le pubbliche amministrazioni calabresi. Pagine informative Le pagine raggiungibili cliccando sui pulsanti del menu a sfondo blu sono pagine di carattere informativo, e sono: Home: è la pagina principale, contenente il link al Sito Web governativo dedicato alla Fatturazione Elettronica verso la Pubblica Amministrazione ( Riferimenti Normativi: contiene i riferimenti alle principali norme che regolano la materia. FAQs: un elenco di domande e risposte sull utilizzo delle diverse funzionalità del portale. A questa pagina è anche possibile scaricare il presente manuale. Comunicazioni e avvisi: contiene eventuali comunicazioni da parte del gestore del portale destinate agli utilizzatori. Pag. 3 di 12

4 Pagina di login Cliccando sul pulsante giallo Accedi al servizio si verrà diretti sulla pagina di login, in cui ciascun utente potrà effettuare l accesso utilizzando le credenziali del proprio ufficio. La pagina di login si presenta così: NOTA: per ragioni di sicurezza, dopo aver eseguito l accesso per la prima volta, è opportuno modificare la password. Area privata Dopo aver effettuato l accesso l utente visualizzerà l area privata dedicata al proprio ufficio. Tale area è suddivisa in tre sezioni: Funzionalità generali: si trova in alto e si presenta così: Tramite i link presenti in questa sezione è possibile: o Recarsi sulla pagina del profilo del proprio ufficio, tramite la quale sarà possibile modificare la password di accesso a questo portale e la password della casella di Posta Elettronica Certificata (PEC) dell ufficio o Uscire dall area privata Pag. 4 di 12

5 Menu di navigazione: è posizionato a sinistra e serve a navigare tra le quattro funzionalità messe a disposizione dal portale per la gestione della fatturazione passiva: Area di lavoro: è la sezione a sfondo bianco della pagina e cambia di volta in volta a seconda della funzionalità selezionata nel menu di navigazione. Profilo ufficio Cliccando sul link Visualizza il mio profilo che si trova nella sezione delle funzionalità generali, si accede alla pagina di modifica delle password. Questa pagina è divisa in due sezioni: Modifica password di accesso al portale: Aggiorna password Posta Elettronica Certificata (PEC): Pag. 5 di 12

6 Al momento dell accesso al portale per la prima volta è raccomandato modificare la password di accesso al portale, mentre è obbligatorio aggiornare la password della casella PEC per iniziare a ricevere le fatture elettroniche. Fatturazione passiva Le quattro pagine che forniscono le funzionalità messe a disposizione dal portale per la gestione della fatturazione passiva degli uffici, accessibili tramite il menu di navigazione, sono: 1. Ricerca: consente di ricercare le fatture elettroniche passive presenti in archivio. 2. Registrazione: consente la registrazione protocollare/contabile della fattura ricevuta. 3. Invio Esito: permette di inviare l esito (accettazione/rifiuto) al Servizio Di Interscambio (SDI), il quale provvederà a informarne il cedente/prestatore. 4. Notifiche: contiene eventuali notifiche importanti ricevute dal SDI. La struttura delle quattro pagine presenta degli elementi comuni. In particolare tutte le pagine hanno una tabella che mostra l elenco delle fatture sulle quali è possibile operare la funzionalità attiva e le prime colonne a sinistra di questa tabella sono sempre le stesse: La prima colonna contiene tre pulsanti, da sinistra a destra: o Dettaglio fattura : apre una maschera di riepilogo dei dati della fattura: Pag. 6 di 12

7 o Scarica fattura : scarica il file originale, comprensivo della firma digitale qualificata apposta dal cedente/prestatore. o Visualizza fattura : apre una nuova pagina/scheda del browser in cui viene mostrata la fattura in un formato facilmente leggibile e comprensibile. La colonna TIME indica data e ora di ricezione della fattura. La colonna ID indica l identificatore numerico univoco della fattura all interno del sistema. La colonna ID FILE FATTURA indica il prefisso che identifica quella fattura in tutti i messaggi scambiati tra i tre attori principali (cedente/prestatore, SDI, cessionario/committente). In fondo a tutte le tabelle è presente una barra di navigazione che permette di scorrere l elenco delle fatture: In ordine da sinistra a destra, le funzionalità dei diversi componenti della barra di navigazione sono: Numero di elementi visualizzati (righe) per pagina Tornare all inizio dell elenco (prima pagina) Tornare indietro di una pagina Indicatore della pagina attuale e del numero di pagine totali Avanzare di una pagina Avanzare fino alla fine dell elenco (ultima pagina) Pag. 7 di 12

8 Registrazione Dalla pagina di Registrazione è possibile protocollare/registrare contabilmente le fatture ricevute. All inizio della pagina si ha indicazione del tipo di Registrazione associato al proprio ufficio, che può essere di tre tipi: AUTOMATICA: la registrazione viene eseguita automaticamente da sistemi esterni, pertanto la funzionalità non sarà disponibile e non verrà visualizzata la tabella delle fatture in attesa di registrazione. PROTOCOLLO: la registrazione è di tipo protocollare, quindi sarà possibile specificare Data e Id di protocollo. CONTABILE: la registrazione è di tipo contabile, quindi, oltre a Data e Id, sarà possibile specificare anche il Sezionale contabile relativo alla fattura ricevuta. In generale, se la registrazione è di tipo AUTOMATICA o PROTOCOLLO, il Sezionale non sarà mai visibile né nelle colonne della tabelle, né nelle maschere di riepilogo/dettaglio, né nelle maschere di ricerca. Dopo aver riempito i campi relativi a Data, Id ed eventuale Sezionale, cliccando su Registra la fattura verrà registrata. Il risultato dell operazione di Registrazione verrà segnalato tramite un messaggio di conferma: Pag. 8 di 12

9 Ricerca La pagina di Ricerca delle fatture si presenta con dei campi di testo tramite i quali l utente può inserire i parametri di ricerca. E possibile inserire più parametri contemporaneamente, in questo caso i risultati restituiti soddisferanno tutti i criteri di ricerca inseriti. Per i criteri di tipo testuale (ID File Fattura, Fornitore, ID Registrazione, Sezionale) è possibile inserire una sola parte del dato che si vuole cercare e non c è distinzione tra lettere maiuscole e minuscole. Se viene indicato l identificativo numerico univoco della fattura (ID), tutti gli altri criteri di ricerca inseriti vengono ignorati. E anche possibile lasciare vuoti tutti i campi, in questo caso la ricerca restituirà l elenco completo di tutte le fatture ricevute dall ufficio. Per azzerare la maschera di ricerca è sufficiente cliccare sul pulsante Pulisci campi. Cliccando sul pulsante Dettaglio fattura si aprirà la maschera di riepilogo che, a differenza delle altre maschere di riepilogo presenti nelle altre pagine, avrà delle informazioni aggiuntive e potrà essere utilizzata per aggiornare la registrazione protocollare/contabile della fattura entro 15 giorni dalla data della prima registrazione: Le due informazioni aggiuntive rispetto a quelle presenti nelle altre maschere di riepilogo sono: Status: indica lo stato attuale della fattura e può essere alternativamente: o Ricevuta: la fattura è stata ricevuta e nessun utente ha eseguito operazioni su di essa; la fattura è visibile sia nella pagina di Registrazione (se abilitata), sia nella pagina di Invio Esito. Pag. 9 di 12

10 o Esito: è stato inviato l esito committente (accettazione/rifiuto); poiché il messaggio di Esito Committente viene inviato al Sistema di Interscambio (SdI) tramite PEC, questo stato può essere suddiviso in altri tre stati: Inviato: il messaggio è stato inviato ma non è stata ricevuta ancora alcuna conferma dal provider di PEC; Accettato: il messaggio è stato preso in carico dal provider di PEC che tenterà di consegnarlo al SdI; Consegnato/Non consegnato: il messaggio è stato consegnato/non è stato consegnato al SdI. o Notificata Decorrenza Termini: sono trascorsi 15 giorni dalla data di emissione della fattura; la fattura non comparirà più nella pagina Invio Esito. o Notificato Scarto Esito: era stato inviato l esito committente (accettazione/rifiuto) ma l SDI ha rigettato tale esito; la fattura comparirà nuovamente nella pagina Invio Esito. Status Change Time: data e ora in cui la fattura si è portata nello stato attuale. Pag. 10 di 12

11 Invio Esito La pagina di Invio Esito contiene la lista delle fatture in attesa di essere accettate o rifiutate. In questo stato possono trovarsi sia fatture appena Ricevute, sia fatture per cui è stata ricevuta una Notifica di Scarto Esito Committente. Per accettare o rifiutare una fattura si deve cliccare sul pulsante Invio Esito nella riga della fattura relativa. Si aprirà una maschera simile a quella di riepilogo: In questa maschera sarà necessario scegliere il tipo di esito tra: EC01: Accettazione EC02: Rifiuto e inserire la descrizione dell esito, dopodiché, cliccando su Invia Esito, il sistema provvederà a inviare tramite PEC l esito al SDI, il quale lo verificherà e lo inoltrerà al cedente/prestatore. Il risultato dell operazione di Invio Esito verrà segnalato tramite un messaggio di conferma: Pag. 11 di 12

12 Notifiche La pagina delle notifiche elenca tutte quelle notifiche ricevute dal SDI che stanno ad indicare il verificarsi di un problema nel normale flusso della fattura elettronica. Tali notifiche possono essere di due tipi: Scarto Esito: l SDI ha rigettato l esito (accettazione/rifiuto) che era stato precedentemente inviato per quella fattura. Decorrenza Termini: sono trascorsi più di 15 giorni dalla data di emissione della fattura prima che questa fosse accettata o rifiutata. La descrizione dettagliata della notifica è presente all interno del file di notifica stesso, il quale è scaricabile attraverso il pulsante Scarica Notifica posizionato nell ultima colonna a destra della tabella. Di default le notifiche più vecchie di 15 giorni non vengono visualizzate; modificando i valori di Data Inizio e Data Fine è possibile visualizzare le notifiche ricevute nel periodo desiderato. Secondo il comportamento predefinito della pagina alcune notifiche potrebbero non venire visualizzate anche se ricevute nel periodo indicato. Questo può accadere per due motivi: Sono state ricevute più notifiche per una sola fattura: in questo caso solamente l ultima verrà visualizzata. Ad esempio, per una fattura potrebbe essere stata ricevuta prima una notifica di Scarto Esito e successivamente una notifica di Decorrenza Termini; in questo caso solo l ultima notifica di Decorrenza Termini sarà presente nell elenco. I problemi che hanno generato alcune notifiche potrebbero essere stati risolti. Ad esempio, dopo aver ricevuto una notifica di Scarto Esito si è provveduto a inviare nuovamente l Esito committente. In questo caso la notifica di Scarto Esito per la relativa fattura scompare dall elenco perché è stato perfezionato un nuovo Invio Esito. Per mostrare tutte le notifiche, comprese quelle solitamente nascoste per le motivazioni di cui sopra, è sufficiente selezionare la casella Mostra anche le notifiche risolte e/o sovrascritte da notifiche più recenti e cliccare sul pulsante Aggiorna. Pag. 12 di 12