Linee guida per il Comitato Tecnico Operativo 1

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1 Linee guida per il Comitato Tecnico Operativo 1 Introduzione Questo documento intende costituire una guida per i membri del Comitato Tecnico Operativo (CTO) del CIBER nello svolgimento delle loro attività. Scopi Nel regolamento di CIBER sono definite due figure, il Segretario e il Comitato Tecnico Operativo. Quest ultimo è stato istituito per disporre di una struttura snella ed efficiente in grado di svolgere in ciascun ateneo la raccolta di dati insieme con le tutte attività a essa correlate. 2 La raccolta dei dati (lista degli abbonamenti presenti nell ateneo per editore, lista delle banche dati 1 Queste linee guida saranno riviste periodicamente. Sono state redatte nel giugno del 2003 e sono state modificate nell ottobre Nel caso di alcuni atenei, il referente tecnico operativo coincide con il referente scientifico e/o il referente per le biblioteche.

2 bibliografiche e a testo completo presenti nell ateneo) e dei desiderata (lista degli editori, delle banche dati bibliografiche e a testo completo o di altre risorse e/o servizi digitali non attualmente presenti ma di interesse per l intero ateneo) costituiscono un punto di partenza basilare nelle trattative con gli editori/ fornitori di informazione accademicoscientifica; un informazione indispensabile per operare le scelte di adesione o meno alle trattative da parte dell ateneo; un indicatore molto utile nell elaborazione delle statistiche di uso delle riviste in abbonamento rispetto a quelle non in abbonamento. Inoltre, la raccolta dei dati permette la creazione di liste o database aggiornati sulle risorse informative elettroniche presenti nel proprio ateneo e consente quindi di migliorare la qualità dell accesso all informazione per i propri utenti. CIBER (nelle figure del suo Coordinatore, del Segretario e delle Commissioni che volta per volta condurranno le negoziazioni con i diversi editori e/o fornitori di informazione a nome degli atenei partecipanti alla trattative), dovrà disporre dei dati relativi ai posseduti reali delle varie biblioteche di ciascun ateneo prima che le trattative abbiano inizio. Il successo nella raccolta dei dati da parte dei referenti del CTO rappresenta un primo passo nella cultura della cooperazione e costituisce il punto di partenza di una più solida collaborazione che CIBER promuove all interno dei singoli atenei e tra

3 biblioteche di diverse università. CIBER auspica che al suo interno verranno a costituirsi presto gruppi di lavoro sulla valutazione delle risorse elettroniche, sulle statistiche d uso, sulla creazione di portali per disciplina, sui servizi personalizzati agli utenti, per l attivazione di progetti comuni di information literacy, ecc Funzioni e compiti del CTO Il referente per il CTO di ciascun ateneo ha il compito di svolgere le attività legate alla raccolta di dati e di informazioni relative a risorse informative cartacee ed elettroniche presenti nel proprio ateneo. Queste attività sono finalizzate alla fornitura dei dati: al segretario del CIBER che provvederà ad inoltrarli alla commissione negoziale al referente scientifico del proprio ateneo perché quest ultimo/a possa valutare l importanza, la rappresentatività e la spesa costituita dall editore/risorsa nel proprio ateneo;. Per quanto attiene all attività e ai tempi di raccolta dei dati, il referente CTO di ciascuno ateneo risponde al Segretario del CIBER. Quest ultimo ha il compito di coordinare le attività di raccolta, di fornire tutti gli strumenti e il supporto tecnico necessario per la raccolta dei dati, oltre che di stabilire le scadenze per la raccolta dei dati. (La tempistica per la raccolta dei dati viene definita nel punto relativo ad «Attività: modalità di lavoro, tempistica, strumenti di lavoro»).

4 Si fa presente che, in alcuni casi limitati, le trattative con i singoli editori richiederanno dei controlli ulteriori dei dati e che sarà pertanto compito dei referenti del CTO raccogliere queste informazioni aggiuntive nel più breve tempo possibile. Per esempio, sarà importante, in questi casi, che il referente faccia presente ai propri colleghi che si tratta di un emergenza e li inviti, pertanto, a dare la massima priorità al controllo stesso dei dati. È quindi compito del referente CTO ottenere (nei tempi e nelle modalità concordate con il Segretario di CIBER) da tutte le biblioteche del proprio ateneo informazioni relative agli abbonamenti correnti, organizzate per editore; alle banche dati bibliografiche e a testo completo presenti e «desiderate». Qualora fosse necessario, per la raccolta di questi dati, ottenere un autorizzazione dal proprio ateneo, il referente tecnico dovrà adoperarsi per ottenerla. Altri compiti del referente del CTO: apportare tutte le eventuali modifiche (aggiunte, cancellazioni) di i classi IP del proprio ateneo nell apposito database; tale compito può essere svolto anche dal referente scientifico, ma il referente del CTO dovrà esserne informato; essere aggiornato sullo stato delle negoziazioni con gli editori/fornitori di informazione e sulle condizioni del contratto, con riferimento alle attività di cui il referente del CTO è responsabile. Il

5 segretario del CIBER si occuperà di tenere aggiornati i membri del CTO; svolgere un attività di supporto al proprio referente scientifico e pertanto condividere con questi le informazioni relative ai contratti firmati, per quanto attiene alle condizioni contrattuali, alle modalità d uso del servizio, al copyright, alle statistiche d uso. Per un efficiente organizzazione della raccolta dei dati, si richiede che il referente del CTO abbia una discreta familiarità con il programma EXCEL. Attività: modalità di lavoro, tempistica, strumenti di lavoro Il membro del CTO sia avvarrà regolarmente della posta elettronica come strumento principale e preferito di lavoro. Sarà suo compito definire, insieme con il referente scientifico del suo ateneo, le modalità di raccolta dei dati all interno del proprio ateneo e far rispettare le scadenze per la raccolta dei dati. Almeno una volta all anno, ma se sarà possibile anche due volte all anno, ci sarà una riunione plenaria di tutto il Comitato Tecnico Operativo della durata di almeno un giorno e mezzo. Una parte della riunione sarà dedicata all aggiornamento professionale. Raccolta dei dati relativi agli abbonamenti dei periodici e alle banche dati Entro la fine di maggio di ogni anno verranno invi-

6 ti ai referenti del CTO le liste per i periodici e per le banche dati dell anno corrente : Periodici. Una lista in formato Excel contenente, per ciascun editore: ISSN; titolo della testata: prezzo di abbonamento (listino dell anno corrente). Ciascun ateneo dovrà aggiungere a questa lista le proprie informazioni relative a: numero di abbonamenti presenti per ciascun titolo; nome della biblioteca a cui l abbonamento si riferisce; nome del distributore attraverso il quale è stato attivato l abbonamento; l indicazione se si tratta di un abbonamento cartaceo o di un abbonamento elettronico. Saranno apprezzate informazioni ulteriori come: numero di account dato dal distributore/ editore; costo dell abbonamento; stato della fattura (pagata, non ancora pagata ecc.). Il referente tecnico dovrà raccogliere le informazioni dalle varie biblioteche e fornire il documento completato entro la fine di settembre dell anno corrente. Per un efficiente gestione dei dati raccolti, è importante che la struttura della lista Excel non sia modificata. Pertanto è importante che la lista sia restituita, corredata delle informazioni richieste, nella sua struttura originale.

7 È importante, sia per liste dei periodici sia per quelle delle banche dati, che ciascun referente del CTO si impegni a rispettare le date di scadenze per la raccolta dei dati. Liste dei desiderata Sarà richiesto di fornire i dati relativi a editori/fornitori di informazione con i quali non si sono ancora stipulati contratti, ma con i quali potrebbero iniziare trattative nuove. La tempistica per l acquisizione di nuove risorse elettroniche è riportata nel sito di CIBER nell Area riservata sotto la voce «Scadenze». Per accedere all area riservata: < 3 Strumenti di lavoro: lista di discussione Per una rapida ed efficiente comunicazione tra i referenti del CTO e tra i referenti e il segretario del CTO, è stata creata una lista di discussione alla quale sono iscritti i membri del CTO, il coordinatore e il segretario di CIBER. Il nome della lista è: < CTO-lista@caspur.it > È pertanto necessario che ciascun referente del CTO : sia dotato di un indirizzo di posta elettronica personale; utilizzi in modo efficiente il programma di posta elettronica soprattutto mantenendo l argomento assegnato (cioè ciò che viene definito Oggetto in 3 A partire dal 18 novembre 2004, il sito del Ciber avrà un nuovo indirizzo.

8 inglese Subject nei messaggi di posta elettronica) al messaggio, in modo da facilitare un agevole archiviazione di quest ultimo e una più rapida comunicazione all interno del gruppo; attivi nel proprio client di posta elettronica il servizio di risposta automatica «autoreply» quando è assente dal lavoro per più di 4/5 giorni lavorativi, indicando il nome della persona a cui si potrà fare riferimento nei giorni di assenza in caso di necessità; oppure, in mancanza dell attivazione di tale servizio, avverta il Segretario di CIBER della sua assenza, segnalando il nome della persona alla quale fare eventualmente riferimento. Ciò sarà quanto mai necessario soprattutto quando si è in dirittura d arrivo con un contratto ed è richiesto un controllo aggiuntivo sui dati degli atenei. Strumenti di lavoro: pagine web Sul sito del CIBER sono state create ad hoc nell area riservata, protetta da username e password, pagine web contenenti la lista dei membri del CTO, informazioni sui contratti stipulati con i vari editori o sulle condizioni dei contratti in corso di negoziazione. Le pagine relative ai contratti a regime sono organizzate sotto il nome di ciascun editore e contengono informazioni sui contratti a regime, sul numero delle testate i link alle pagine web nelle quali gli editori raccolgono le informazioni relative alle loro riviste

9 (possedute, cessate o vendute dall editore), i link alle pagine relative alle statistiche d uso. Strumenti di lavoro: database contenente i dati forniti da ciascun ateneo Il CASPUR ha creato un database nel quale vengono riversati annualmente i dati forniti in Excel da ciascun membro del CIBER relativi ai periodici in abbonamento per ciascun editore per il quale si è sottoscritto il contratto o si intende farlo in futuro. Tale banca dati contiene: gli indirizzi di ciascun ateneo i nomi dei referenti scientifici e/o delle biblioteche e del CTO gli indirizzi IP di ciascun ateneo. La banca dati, protetta da username e password, è consultabile via web ed accessibile dall area riservata del sito CIBER. È compito dei referenti tecnici aggiornare direttamente il database per quanto attiene alle modifiche, alle aggiunte relative agli indirizzi IP e per quanto riguarda le informazioni relative al proprio ateneo e ai referenti scientifici e tecnici cambiamenti di indirizzo, numero di telefono ecc. Strumenti di lavoro: spazio riservato a CTO su macchina del CASPUR Sulla macchina <ciber-repository.caspur.it> è stato definito un servizio di File Server in modalità FTP per tutti i membri del CTO delle università del CIBER. Ciascun membro ha una propria area riservata da 100 MB, alla quale solo lui/lei ha

10 accesso. Esiste in più un area comune, per documenti di importanza generale per tutti i membri del comitato tecnico. Istruzioni relative all accesso alla repository sono riportate nell area riservata del sito di CIBER.