5.6.1 REPORT, ESPORTAZIONE DI DATI

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1 5.6 STAMPA In alcune circostanze può essere necessario riprodurre su carta i dati di tabelle o il risultato di ricerche; altre volte, invece, occorre esportare il risultato di una ricerca, o i dati memorizzati in una tabella, in file di altro formato per una successiva rielaborazione REPORT, ESPORTAZIONE DI DATI Capire che un report viene utilizzato per stampare informazioni selezionate da una tabella, query Il rapporto (report) è l oggetto del database preposto alla stampa dei dati e permette di presentare il contenuto di tabelle, oppure il risultato di ricerche, con una particolare veste grafica. Mediante il rapporto è possibile decidere quali campi di una tabella o di una ricerca stampare, eseguire raggruppamenti e ordinamenti di dati, fornendo così su carta informazioni mirate, in grado di soddisfare specifiche esigenze Creare e assegnare un nome ad un report basato su una tabella, query Come nei formulari, in Open-Office la struttura del rapporto è basata su OpenOffice Writer, e cioè su un documento di testo. Per creare rapporti Base dispone della modalità Usa procedura guidata per la creazione dei rapporti, che prenderemo in considerazione in questo paragrafo. Nelle diverse fasi della procedura è possibile creare raggruppamenti, ma tale funzionalità verrà affrontata al punto Nel riquadro Database selezionare Rapporti e fare clic su Usa procedura guidata per la creazione dei rapporti. In alternativa, nel riquadro Database, selezionare Tabelle o Ricerche, fare clic destro sulla tabella o sulla ricerca della quale si desidera creare il rapporto e scegliere Procedura guidata per i rapporti (oppure selezionare la tabella o la ricerca e, da menu Modifica, scegliere Creazione guidata rapporto). 2. Fare clic sul pulldown della casella Tabelle o ricerche e scegliere la tabella della quale si desidera creare rapporto. 3. Selezionare i campi da includere e per ognuno fare clic sul pulsante > ; diversamente, per includerli tutti senza selezionarli, fare clic sul pulsante >>, quindi confermare con Avanti per 4 volte, oppure fare clic sul passo 5. Scegliete il layout. 4. Selezionare il layout dei dati e quello dell intestazione e piè di pagina desiderati, definire l orientamento del foglio e fare clic su Avanti. 5. Digitare il titolo da assegnare al rapporto, oppure mantenere quello proposto, quindi scegliere l opzione: - Rapporto statico, per ottenere un rapporto che fotografa la situazione del database in quel momento (quindi ogni successiva modifica ai record non viene mostrata); - Rapporto dinamico, per avere un rapporto sempre aggiornato ai record della corrispondente tabella o ricerca. Scegliendo questa opzione è possibile decidere se intervenire con modifiche nel layout selezionando Cambia layout di pagina, oppure confermare la struttura proposta mantenendo l opzione Crea rapporto ora.

2 6. Fare clic su Fine per visualizzare il rapporto: alcuni campi potrebbero avere il testo che va a capo, di conseguenza sarà necessario intervenire in vista struttura modificandone la dimensione; in altri casi invece può risultare utile collocarli diversamente (vedi punto ) Modificare la collocazione dei campi di dati e le intestazioni all interno di un report Se il rapporto generato non soddisfa le proprie aspettative è possibile modificarlo, sia dal punto di vista della collocazione degli elementi che contiene, sia riguardo le loro dimensioni, operando in vista struttura (come indicato al punto 1 della procedura di seguito descritta). Sia in vista struttura che in modalità operativa, nel rapporto sono ben visibili tre zone: - intestazione, con dati predefiniti quali il titolo, il nome dell autore e la data; - corpo, costituito da una tabella che in modalità operativa presenta i record della tabella o della ricerca di riferimento, mentre in vista struttura mostra i nomi dei campi e un corrispondente testo esemplificativo; - piè di pagina, con il numero di pagina corrente seguito da quello complessivo. Considerato che la zona corpo è costituita da una tabella, è possibile eseguire modifiche anche utilizzando l omonima barra. Dal momento che siamo all interno dell ambiente Writer, è possibile utilizzare gli strumenti già noti di tale programma per intervenire con modifiche nell area intestazione, piè di pagina. 1. Nel riquadro Database selezionare Rapporti, fare clic destro sul rapporto e scegliere Modifica. 2. Per modificare la collocazione dei campi nella zona intestazione o piè di pagina, selezionare il campo da spostare e fare clic sul pulsante Taglia, fare clic nel punto in cui si desidera posizionare il campo e fare clic sul pulsante Incolla. 3. Per modificare la larghezza delle colonne, posizionarsi sul bordo della colonna da ridimensionare e utilizzare la tecnica del trascinamento. 4. Per spostare un campo (colonna) è possibile: - fare clic sul bordo superiore del campo da spostare per selezionarlo e fare clic su Taglia; - selezionare la colonna dopo la quale si desidera collocare il campo, da menu contestuale scegliere Colonna/Inserisci, quindi confermare con OK; - fare clic all interno della colonna appena creata e da menu rapido scegliere Incolla; - selezionare la colonna rimasta vuota, da menu rapido scegliere Colonna e fare clic su Elimina. 5. Per applicare un formato particolare ai numeri, selezionare il testo desiderato e da menu contestuale scegliere Formato numero, nella finestra operare le scelte e confermare con OK. 6. Per applicare allineamenti diversi al testo contenuto nelle colonne, procedere con la selezione e poi utilizzare i comandi di allineamento presenti sulla barra degli strumenti Formattazione. 7. Fare clic su Salva e poi sul pulsante Chiudi la finestra. 8. Fare doppio clic sull icona del rapporto per verificare I esito delle modifiche applicate Presentare campi specifici in un report raggruppati per somma, minimo, massimo, media, conteggio, con punti di interruzione adeguati Creando un rapporto con la modalità Usa procedura guidata per la creazione dei rapporti, al terzo passaggio è possibile richiedere raggruppamenti e, nel passaggio successivo, ordinamenti.

3 In Base non è possibile produrre rapporti dotati di controllo calcolati. Se si vogliono utilizzare dei campi calcolati, è necessario operare preventivamente nelle ricerche. 1. Nel riquadro Database selezionare Rapporti e fare clic su Usa procedura guidata per la creazione dei rapporti. 2. Fare clic sul pulldown della casella Tabelle o ricerche e scegliere la tabella della quale si desidera creare il rapporto. 3. Selezionare i campi da includere e per ognuno fare clic sul pulsante > diversamente, per includerli tutti senza selezionarli, fare clic sul pulsante >> quindi confermare con Avanti per due volte. 4. Scegliere il campo sul quale eseguire il raggruppamento e fare clic su > quindi confermare con Avanti. 5. Al passo 4. Opzioni di ordinamento, si può notare che Base ha già applicato un ordinamento al campo sul quale è stato richiesto il raggruppamento; fare clic sul pulldown Quindi per al fine di applicare un ulteriore ordinamento su un altro campo, quindi confermare con Avanti. 6. Scegliere il layout dei dati, dell intestazione e del piè di pagina, se desiderato impostare l orientamento verticale del foglio e fare clic su Avanti. 7. Confermare con Fine Inserire, modificare il testo nell intestazione, piè di pagina di un report Quando si crea un rapporto con la modalità appena descritta, in base al layout scelto il programma inserisce in automatico nell intestazione e nel piè di pagina alcuni campi quali, per esempio il nome dell autore, la data ecc. Tali elementi, tuttavia, come pure del testo aggiuntivo, possono essere inseriti anche in un secondo momento. Per intervenire nelle zone intestazione e/o piè di pagina si deve operare in vista struttura. Se il rapporto è costituito da più pagine, per fare in modo che la modifica operata nelle zone intestazione e/o piè di pagina abbia effetto su tutti i fogli, da menu Formato scegliere Pagina, nella scheda Gestione fare clic sul pulldown Stile successivo e scegliere Prima pagina, quindi confermare con OK. 1. Nel riquadro Database selezionare Rapporti, fare clic destro sul rapporto nel quale si desidera intervenire e scegliere Modifica. 2. Fare clic nel punto desiderato della zona intestazione e piè di pagina e, in base alle proprie necessità: - selezionare e cancellare il testo da eliminare; - digitare il contenuto da inserire; - da menu Inserisci posizionarsi su Comando di campo e fare clic su quello desiderato. 3. Al termine, per migliorare i risultati ottenuti si può procedere con la formattazione del carattere (modificando tipo, dimensioni ecc.), e/o del paragrafo (impostando allineamenti, distanze ecc.). In un rapporto è possibile aggiungere elementi grafici o testo anche utilizzando la barra degli strumenti Disegno, posizionandoli poi nel punto desiderato.

4 Esportare una tabella, il risultato di una query in formato foglio di calcolo, testo (.txt,.csv), XML all interno di un unita disco Può capitare di dover utilizzare con un altro programma i dati contenuti in un database: a tale scopo si procede con l esportazione dei record contenuti nelle tabelle o dei risultati delle ricerche attribuendo, durante l operazione, il formato desiderato. Esportare una tabella in formato foglio di calcolo 1. Aprire il database desiderato, da menu File posizionarsi su Nuovo e scegliere Foglio elettronico, oppure eseguire la medesima scelta dal pulldown del pulsante Nuovo. 2. Nella barra della applicazioni, fare clic sul pulsante del database, fare clic su Tabelle, selezionare la tabella da esportare e trascinarla sulla cella A1 del foglio elettronico aperto (in alternativa, fare clic destro sulla tabella, scegliere Copia, quindi fare clic destro in A1 e scegliere Incolla). 3. Nella finestra di Calc procedere con la memorizzazione: da menu File scegliere Salva con nome, digitare il nome desiderato e fare clic sull unità o sulla cartella in cui archiviare il file. 4. Mantenere il formato di foglio elettronico proposto, fare clic su Salva e poi sul pulsante Chiudi la finestra. Esportare una tabella in formato file di Testo CSV L estensione.csv (comma separated values, valori separati da virgole ) identifica un formato che rende i file di testo facilmente trasferibili e convertibili dai diversi software. Proprio per questo motivo tale formato viene utilizzato per l importazione e l esportazione di dati in fogli elettronici e in database. 1. Ripetere la precedente procedura fino al punto Fare clic sul pulldown Tipo di file e scegliere il formato Testo CSV, quindi fare clic su Salva. 3. Nel messaggio che appare fare clic su Mantieni il formato corrente. 4. Nella finestra Esportazione testo, in base alle proprie necessità, scegliere il tipo di carattere, il separatore per i campi e per il testo, quindi fare clic su OK. 5. Confermare con OK il messaggio con il quale Base avvisa che sarà salvato solo il foglio attivo. Esportare una tabella in formato file di Testo txt 1. Nella finestra del database, da menu File posizionarsi su Nuovo e scegliere Documento di testo, oppure eseguire la medesima scelta dal pulldown del pulsante Nuovo. 2. Nella finestra del database, fare clic sulla tabella da esportare e trascinarla sul documento aperto (in alternativa, fare clic destro sulla tabella, scegliere Copia e nel documento, da menu rapido, selezionare Incolla). 3. Nella finestra che compare, Inserisci colonne di database, in base alle proprie necessità, scegliere: - Tabella; selezionare i campi da includere e per ognuno fare clic su > (per includerli tutti senza selezionarli, fare clic su >> ), mantenere la spunta a Inserisci intestazione tabella per ottenere anche i titoli dei campi; - Campi oppure Testo; selezionare i singoli campi e per ognuno fare clic su >. Se lo si desidera, impostare uno stile di paragrafo.

5 4. Fare clic su OK, quindi, da menu File, scegliere Salva con nome, digitare il nome desiderato e fare clic sull unità o sulla cartella in cui archiviare il file. 5. Fare clic sul pulldown Tipo di file e scegliere il formato Testo txt, quindi confermare con Salva. 6. Concludere la procedura facendo clic su Mantieni il formato corrente. Esportare una tabella in formato file XML I file XML (extensible Markup Language, linguaggio di marcatura estensibile ) vengono definiti anche file portabili, grazie alla loro struttura che li rende adatti allo scambio e al riutilizzo dei dati in diversi modi. È possibile, per esempio, generare tali file con un sistema e poi elaborarli con altri, indipendentemente dalla piattaforma hardware o dal sistema operativo disponibili. L XML è molto utilizzato anche come mezzo per l esportazione di dati tra diversi DBMS. 1. Ripetere la procedura appena descritta fino al punto Fare clic sul pulldown Tipo di file e scegliere il formato DocBook xml, quindi confermare con Salva. 3. Concludere la procedura facendo clic su Mantieni il formato corrente STAMPA Modificare I orientamento (verticale, orizzontale) di una tabella, maschera, risultato di una query, report. Modificare le dimensioni della carta Quando si crea un rapporto, in considerazione della quantità di dati inseriti o del layout impostato, è possibile che si verifichi l esigenza di definire un diverso orientamento del foglio, oppure un altra dimensione della carta. 1. Nel riquadro Database selezionare Rapporti, fare clic sul rapporto desiderato e sulla barra degli strumenti Rapporto fare clic su Modifica. 2. Da menu Formato scegliere Pagina e attivare l omonima scheda. 3. Fare clic sul pulldown Formato e nell elenco scegliere il formato di carta desiderato. 4. Nell area Allineamento fare clic sull opzione desiderata per disporre il foglio in Verticale oppure in Orizzontale. Confermare le scelte con OK e sulla barra degli strumenti fare clic su Salva. Seguire la medesima procedura per modificare anche nei formulari I orientamento del foglio e le dimensioni della carta Stampare una pagina, record selezionato/selezionati, tabella completa In Base è il rapporto l oggetto preposto alla presentazione dei dati su carta, per cui la tabella non dispone dei comandi per eseguire stampe di pagine, di record selezionati oppure della tabella completa Stampare tutti i record, o pagine specificate, usando la visualizzazione maschera Nei formulari è possibile stampare solo una pagina alla volta e, in base al layout scelto, la pagina può contenere uno o più record. In modalità operativa, da menu File scegliere Stampa e confermare con OK; in alternativa, sulla barra degli strumenti fare clic su Stampa file direttamente.

6 Stampare il risultato di una query Come per le tabelle, anche il risultato delle ricerche non può essere direttamente stampato: per soddisfare tale esigenza è possibile creare un rapporto sulla ricerca o sulla tabella desiderata e poi procedere con la stampa Stampare una o più pagine specificate di un report, un report completo Come abbiamo già detto, il rapporto e l oggetto del database preposto alla stampa e consente di riprodurre su carta una o pia pagine specificate, oppure tutto il contenuto mostrato. Stampare una o più pagine specificate di un report 1. Nel riquadro Database selezionare Rapporti e fare doppio clic sul rapporto desiderato. 2. Da menu File scegliere Stampa. 3. Nella sezione Area di stampa fare clic sul pulsante di opzione Pagine e nella relativa casella: - per stampare specifiche pagine, digitare i relativi numeri separati dalla virgola; - per stampare un intervallo di pagine consecutive, digitare il numero della prima e quello dell ultima separati da un trattino come, per esempio, 1-3, se si desidera stampare le prime tre pagine di un rapporto. 4. Fare clic su OK per avviare la stampa. Stampare un report completo 1. Fare doppio clic sul rapporto desiderato. 2. Da menu File scegliere Stampa e fare clic su OK, oppure sulla barra degli strumenti fare clic su Stampa file direttamente.