Office 2007 Lezione 02. Le operazioni più

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1 Le operazioni più comuni Le operazioni più comuni Personalizzare l interfaccia Creare un nuovo file Ieri ci siamo occupati di descrivere l interfaccia del nuovo Office, ma non abbiamo ancora spiegato come completare le operazioni più comuni, come creare un nuovo file. Rimediamo subito. Avrete già intuito che dobbiamo ricorrere al menu del pulsante Microsoft Office e scegliere la voce Nuovo. Visualizzerete la finestra Nuovo documento, Nuova cartella di lavoro, Nuova presentazione (Figura 1). Figura 1 Alessandra Salvaggio Merlin Wizard DMC 2007 Tutti i diritti riservati 1

2 La finestra è divisa in tre parti. Se volete creare un file vuoto premete il pulsante Cartella di lavoro vuota, Documento vuoto Se preferite, potete ricorrere ad un modello, ossia ad un documento che già contiene una serie di elementi base e che può essere personalizzato a vostro piacimento. Avete a disposizione tanti modelli già installati insieme ad Office, per utilizzarli, fate clic sulla voce Modelli installati nel riquadro a sinistra. Molti altri modelli li trovate sul sito Office Online. Tra l altro, il sito viene continuamente aggiornato con modelli nuovi. I modelli del sito Office Online sono elencati, divisi in categorie, sempre nel riquadro di sinistra, sotto la voce Microsoft Office Online. Scegliete quello che più vi serve per scaricarlo sul vostro PC ed installarlo. Durante il download verrà eseguito il controllo di autenticità sul vostro software. Riusare i vecchi file e la modalità di compatibilità Naturalmente Office 2007 è in grado di riaprire i file salvati con le vecchie versioni di Office. Trovate il comando Apri nel menu del pulsante Microsoft Office. Quando aprite un file salvato con una vecchia versione, sulla barra del titolo compare la scritta [Modalità di compatibilità] (Figura 2). In questa modalità potete lavorare col vostro vecchio file, ma tutte la caratteristiche nuove introdotte nella versione 2007 di Office non sono utilizzabili. Figura 2 Se non avete l esigenza di scambiare i vostri file con altri utenti che usano ancora le vecchie versioni di Office, allora vi conviene senz altro convertire i vostri vecchi file al nuovo formato (tra l altro vi ritroverete dei file di dimensioni più contenute, che non è un vantaggio trascurabile). Aprite il menu del pulsante Microsoft Office e scegliete Converti. Office vi avvisa che il layout del file potrebbe subire qualche cambiamento. Confermate e procedete. Ora potete salvare il file che verrà salvato con il nuovo formato. Vi accorgete che è cambiato il formato del file anche semplicemente confrontando le icone del file prima e dopo la conversione: il nuovo Office usa icone di file nuove (Figura 3). Figura 3 Alessandra Salvaggio Merlin Wizard DMC 2007 Tutti i diritti riservati 2

3 Se, invece, volete salvare un file creato con Office 2007 nelle versioni precedenti, aprite il menu del pulsante Microsoft Office e scegliete Salva con nome Documento di W ord (o Cartella di lavoro Excel , ecc ). Potrebbero perdersi alcune nuove caratteristiche. Personalizzare l interfaccia Proseguiamo questa lezione con alcune indicazioni per personalizzare l interfaccia di Office 2007 e rendere più efficiente il lavoro. La barra di accesso rapido Lavorando con Office 2007 vi accorgerete presto che vi farebbe comodo che alcuni dei comandi che usate più di recente fossero accessibili in maniera più rapida ed immediata, senza dover aprire il menu del pulsante Microsoft Office o doversi spostare alla scheda che contiene il comando che vi occorre. Io, ad esempio, nello scrivere questo corso, ho inserito spesso delle immagini e le relative didascalie. Avrei dovuto spostarmi in continuazione alle schede Inserisci e Riferimenti. Per comodità ho preferito crearmi una scorciatoia ai comandi Inserisci immagine da file e Inserisci didascalia. Queste scorciatoie, possono essere inserite nella barra di accesso rapido ossia in una barra che si trova alla destra del pulsante Microsoft Office e che già contiene i tasti veloci per salvare i file e per annullare e ripetere le ultime operazioni effettuate (Figura 4). Figura 4 Oltre a questi comandi base è possibile aggiungere a questa barra i comandi che usate più di frequente. Questa operazione va effettuata per ogni singolo programma di Office. Cioè se lo fate in Word, le scorciatoie inserite non compariranno anche in Excel e Access. Occorrerà ripetere la procedura in queste ultime applicazioni. Per inserire i comandi di uso più comune, potete ricorrere al menu visualizzato premendo la freccia alla destra della barra di accesso rapido (Figura 5). Alessandra Salvaggio Merlin Wizard DMC 2007 Tutti i diritti riservati 3

4 Figura 5 I comandi che vi sono proposti in questo menu sono diversi nei vari programmi della suite. Nella figura vedete le scelte disponibili nel menu mostrato da Excel. In ogni caso, se tra quelli proposti non c è il comando che vi occorre, scegliete la voce Altri comandi. Office vi mostrerà la finestra Opzioni alla scheda P ersonalizzazione (Figura 6). Figura 6 Alessandra Salvaggio Merlin Wizard DMC 2007 Tutti i diritti riservati 4

5 Dall elenco a discesa Scegli comandi da selezionate la scheda della barra multifunzione che contiene il comando per cui volete creare la scorciatoia. Se vi occorre un comando che si trova nel menu del pulsante Microsoft Office, scegliete la voce Microsoft Office. Fatto questo, il riquadro sottostante mostra i comandi disponibili nella scheda che avete scelto o nel pulsante Microsoft Office. Selezionate il comando che vi occorre, poi premete il pulsante Aggiungi per aggiungerlo nel riquadro di destra. Potete aggiungere tutti i comandi che volete e poi ordinarli come preferite usando i pulsanti Sposta su ( ) e Sposta giù ( ). Quando avete finito, premete il pulsante OK: i comandi selezionati appariranno sulla barra di accesso rapido. P ersonalizzare le finestre Apri, Salva Questa è una delle novità dell interfaccia di Office 2007 che mi piacciono di più. Io lo trovo comodissimo anche perché mi capita spesso di lavorare per molti giorni di fila con file che si trovano nella stessa cartella e questo sistema che ora vi spiegherà permette di accedere rapidamente alle cartelle che usate più spesso. Infatti è possibile inserire delle scorciatoie verso le cartelle che preferite sulle finestre Apri, Salva, Inserisci, Fatta la modifica in una finestra di uno qualunque dei programmi Office, questa si riflette in tutte le finestre di questo tipo di tutte le applicazioni Office. Si tratta di una operazione velocissima. Aprite una qualunque di queste finestre (ad esempio, fate come se voleste aprire un file). Notate che a destra si trova la Risorse personali che contiene alcuni collegamenti reimpostati (Figura 7). Figura 7 Aprite l elenco a discesa Cerca in e portatevi alla cartella cui volete creare il collegamento. Alessandra Salvaggio Merlin Wizard DMC 2007 Tutti i diritti riservati 5

6 Fate clic col tasto destro del mouse sulla barra Risorse personali e, dal relativo menu contestuale, scegliete Aggiungi a nome cartella (Figura 8). Figura 8 Potete inserire tutti (senza esagerare) i collegamenti che vi servono e potete usare i pulsanti Sposta su e Sposta giù per modificarne l ordine. I collegamenti inseriti da voi (non quelli predefiniti) possono essere eliminati semplicemente facendo clic su di essi col tasto destro del mouse e scegliendo la voce Rimuovi dal menu contestuale. Alessandra Salvaggio Merlin Wizard DMC 2007 Tutti i diritti riservati 6