GESTIRE UN LIONS CLUB

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1 GESTIRE UN LIONS CLUB Il Segretario può avere un grande aiuto dalla tecnologia PRIMO ASSUNTO DEL SEGRETARIO Inserire i dati che riguardano il mio Club sempre e solo una volta Questo è fondamentale per gestire le anagrafiche, l agenda e le attività del Club nella quotidianità. Se ho una sola Rubrica potrò variare l indirizzo o il cellulare di un Socio solo una volta e sarò sicuro che in tutte le attività di comunicazione avrò quel dato certo. 1

2 SECONDO ASSUNTO DEL SEGRETARIO Avere tutti i documenti del mio Club in un unico luogo e non solo, sempre raggiungibili e consultabili in qualsiasi momento. Qualsiasi documento PDF, Word o che riguardano il mio Club debbono essere disponibili e recuperabili in ogni situazione (banalmente durante i Consigli Direttivi, negli incontri tra Club, nei rapporti con il Distretto). Non meno importante è renderli disponibili al Presidente, ai Consiglieri del Club o persino ai singoli Soci anche su smartphone e tablet. TERZO ASSUNTO DEL SEGRETARIO Devo rendere chiara e trasmettibile l attività del mio Club per il futuro Fare bene l attività del Segretario vuole dire trasmettere ai miei successori in modo chiaro e lineare quello che il Club ha vissuto nell anno in corso e fare reperire nel più breve tempo possibile le informazioni utili ai Presidenti e Consigli Direttivi che si succederanno negli anni. 2

3 QUARTO ASSUNTO DEL SEGRETARIO Devo comunicare al meglio verso l esterno l attività del mio Club Per il mio Lions Club comunicare all esterno vuole dire non solo far crescere la notorietà ma aumentare la possibilità che i service progettati ricevano più adesione e raccolte fondi. Ricordiamoci che il nostro obiettivo è far capire ai non Lions il nostro grande lavoro di Servizio e fare in modo che la nostra mission venga recepita e coinvolga nuovi potenziali Soci. LA DOMANDA DEL SECOLO Ma come faccio a seguire tutte queste cose? che arrivano da tutte le parti dossier pieni di carta di cui so poco nulla Soci che non mi rispondono Distretto che mi sommerge di moduli da compilare Presidente che non usa l e non mi gira le informazioni? 3

4 OGGI POSSIAMO UTILIZZARE UNA PIATTAFORMA INTEGRATA E GRATUITA Per gestire tutte le attività basta saper usare un minimo il computer, avere una connessione internet e attivare un account gratuito su In realtà possiamo farlo anche con altre piattaforme on line ad esempio Office365 di Microsoft, icloud di Apple, Yahoo! ma Google è la più universale e compatibile VEDIAMO COME SI PROCEDE 4

5 Scegliere un indirizzo del profilo simile a: Creare un profilo Google con il nome del Lions Club Generare una password sicura ma facilmente recuperabile Avere un indirizzo generale per la Segreteria è fondamentale per passare di anno in anno tutti i materiali del Club senza dover trasferire il tutto ai nostri successori. Il Segretario ha la sua mail personale a cui arriveranno le comunicazioni da Oak Brook A cui basterà inserire una regola di inoltro verso questo nuovo indirizzo. Per tutte le attività interne al Club ed esterne dovrà utilizzare questo nuovo indirizzo e raccogliere tutte le e i documenti collegati durante l anno. Essendo un indirizzo parlante verso l esterno è anche più semplice e d immagine che un indirizzo personale. 5

6 TUTTE LE MAIL DEL CLUB IN UN UNICO LUOGO TUTTE LE MAIL DEL CLUB IN UN UNICO LUOGO Possibilità di raggruppare gli Anni Sociali sotto cartelle ed etichette In modo da ritrovare in modo semplice ed immediato la storia di tutti i messaggi archiviandoli di anno in anno 6

7 UN UNICA RUBRICA PER SOCI E GRUPPI UN UNICA RUBRICA PER SOCI E GRUPPI Possibilità creare gruppi e liste più utilizzate inserendo un solo indirizzo in rubrica 7

8 UN UNICA RUBRICA PER SOCI E GRUPPI Posso selezionare il Gruppo Soci e in CCN inviare la mail senza ribattere o incollare indirizzi GESTIRE LE ATTIVITÀ DEL CLUB Generare le attività programmate 8

9 GESTIRE L AGENDA DEL CLUB Il Calendario Google È integrato con Gmail GESTIRE L AGENDA DEL CLUB Inserire i meeting e condividere il calendario con i Soci 9

10 CREARE GLI EVENTI E GLI INVITI Fornire informazioni Invitare i Soci e gli Ospiti esterni VISUALIZZARE GLI EVENTI 10

11 ARCHIVIARE I DOCUMENTI DEL CLUB Google Drive è disponibile via browser internet oppure sincronizzato sul computer personale ma i file sono sempre aggiornati ARCHIVIARE TUTTI I DOCUMENTI Creare cartelle per ogni Anno Sociale e per i materiali di uso comune 11

12 SUDDIVIDERE I MEETING E I SERVICE Creare cartelle per ogni Anno Sociale e per i materiali di uso comune INVIARE DIRETTAMENTE UN FILE DA DRIVE Si crea una mail e con il pulsante Drive possiamo allegare il file da spedire 12

13 INVIARE DIRETTAMENTE UN FILE DA DRIVE Si sceglie il File da spedire e si clicca su Inserisci, il file viene allegato alla mail SUDDIVIDERE I MEETING E I SERVICE Tutti i materiali riferiti ad un meeting o service sono archiviati nella cartella e sono linkabili all o all agenda 13

14 CREARE O MODIFICARE DOCUMENTI Con un doppio click posso aprire, modificare e salvare un qualsiasi documento e avere la certezza di averlo sempre aggiornato SINCRONIZZARE I DOCUMENTI SUL PC Con la connessione a internet i file sul mio PC si sincronizzano nell apposita cartella automaticamente e posso modificarli e salvarli nuovamente 14

15 SINCRONIZZARE I DOCUMENTI SUL PC Con la connessione a internet i file sul mio PC si sincronizzano nell apposita cartella automaticamente e posso modificarli e salvarli nuovamente CONDIVIDERE CON I SOCI GOOGLE+ 15

16 CONDIVIDERE CON I SOCI GOOGLE+ Con il Profilo Google+ potete pubblicare e condividere con i Soci le attività, le fotografie, i filmati e quello che ritenete interessante o utile. Potete anche renderlo pubblico per tutti gli altri utenti e iniziare a comunicare in modo Social e allineato con le nuove tendenze CREARE I FOTOALBUM PER I SOCI Potete caricare le foto degli eventi e pubblicarle solo per i Soci o inviare il collegamento agli Ospiti. Si creerà nel tempo un bellissimo album fotografico dove le foto del Club vivranno per la memoria storica 16

17 I SOCI POSSONO SCARICARE LE FOTO PIÙ BELLE Chi riceve il link può scaricarsi le foto senza più chiederle e potranno stamparsi quelle che ritengono migliori, ma il vostro lavoro è terminato! RICORDIAMO CHE TUTTO QUESTO È GRATIS Con un po d impegno, di aiuto dal Distretto e di entusiasmo Il Segretario di un Lions Club può fare meno fatica e molte belle figure! 17