GSP+ Customer Relationship Manager V 7.0. Manuale utente

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1 GSP+ Customer Relationship Manager V 7.0 Manuale utente

2 Installazione Per l installazione utilizzare esclusivamente il CD-ROM fornito o il file msi di installazione / upgrade. Inserire il CD-ROM nel lettore o avviare il file install.msi per far partire la procedura guidata di installazione. Prerequisiti Sistema Operativo: Windows XP, Windows Vista, Windows 7 Office: Versione Professional 2007 o 2010 Installazione su singola workstation La parte client del software va installata su ogni singola workstation. Per installazioni su Windows Server con accesso attraverso Terminal Workstation, inserire il CD nel lettore CD del server e non in quello del terminale. Nel caso di nuova installazione, la procedura guidata provvede anche a copiare una banca dati vuota sul client e tutti i files di appoggio nella cartella prescelta di installazione. Ogni utente, oltre al file di programma (gsp+.accde), dispone, preferibilmente nella stessa cartella del proprio file di modelli di stampa (gsprep.accdb) accdb). Nella cartella del programma l utente deve disporre dei permessi di lettura/scrittura, così come per la cartella ove risiede la banca dati ed il relativo file (gsp_data.mdb) All avvio del programma sarà necessario definire i seguenti link: - Link al database dei modelli di stampa - Link al database dei dati - Cartella di base per la memorizzazione morizzazione dei documenti dello studio.

3 Link al database dei modelli di stampa Generalmente la cartella di installazione Link al database dei dati Nel caso di nuova installazione definire il file di database generato nella cartella di installazione. Cartella di base per la memorizzazione dei documenti dello studio Definire (o creare direttamente) una cartella nella quale saranno memorizzati tutti i documenti dello studio. Nel caso di installazione di rete, prima di far partire il programma: Spostare il file di database [gsp_data.accdb] in una cartella condivisa da tutti gli utenti previsti (con permesso di lettura/scrittura) e definire tale file quale file di database. Analogamente l installazione sulla prima workstation provvederà a definire la cartella dei documenti su una risorsa condivisa. Gsprep.accdb Gsp.accde Gsp_ sp_data.acc db Cartella documenti Locale Server Tutte queste impostazioni possono essere modificate anche in un secondo tempo. GSP+ richiederà di attivare il prodotto, mediante la richiesta di una licenza.

4 Cliccare su Richiedi licenza e riempire la scheda con i dati ricevuti. Se collegati ad internet eseguire la richiesta via internet oppure, nal caso non si disponga di un collegamento internet sulla stazione di lavoro, scegliere ere di creare un file di richiesta (che andrà spedito per posta elettronica come allegato). Attivazione licenza ricevuta Una volta ricevuto il file di licenza da SIC, scegliere Attiva Licenza e scegliere tale file per caricare nel sistema la licenza d uso. A questo punto la procedura di installazione è terminata. NOTA: Installazione multi studio GSP+ può essere installato sullo stesso server per più unità contabili e di gestione. Ogni unità disporrà di un singolo database dei dati, che deve essere presente prima della definizione di un mandante. Per attivare la gestione di più mandanti attivare la funzione Cambia Mandanti e scegliere il pulsante mandanti. Il pulsante Browse permette di legare la banca dati corrispondente al mandante scelto. Per attivare un mandante eseguire un doppio click sul mandante desiderato fra quelli che appaiono nella scheda. (vedi funzione Cambia Mandate)

5 Primo utilizzo Ribbon di gestione GSP+ è standardizzato con la versione di Microsoft Office installata e tutte le funzioni sono raggiungibili dal Ribbon.

6 Funzioni Login Cambia Mandante About Box Opzioni Richiesta Licenza Carico Licenza Contabilità Esci Attiva la funzione di login (per l identificazione dell utente) Permette di cambiare da un mandante all altro Informazione sulla versione del programma e la validità della licenza d uso. Gestione delle opzioni del programma Richiesta di una licenza (via internet, sul nostro server) o generazione di un file di richiesta (da spedire via ). Attivazione di un file di licenza ricevuto. Apertura delle funzioni contabili (solo se l utente dispone dei permessi necessari) Uscire dal programma Settaggio delle Opzioni GSP+ viene fornito con opzioni di default. È quindi saggio aprire la scheda delle funzioni e dare una visione a tutti i parametri, per poi modificarli a piacimento in un secondo tempo. I vari TAB sono: Posto lavoro Queste definizioni sono locali, per il singolo utente, e memorizzate localmente. L identicatore del posto di lavoro e l utente mostrano Sconosciuto, perché se l opzione di sicurezza non è attivata l identificazione dell utente (leggi del dipendente) viene effettuata attraverso la stazione di lavoro. Per maggiori dettagli vedi il capitolo Sicurezza. Mandante Il mandante è il dipendente che detiene tutti i permessi di modifica dei parametri della procedura. Nel caso in cui sia attivata la sicurezza, è bene disporre di un

7 super-utente per non chiudersi fuori dalla porta da soli nel caso di un errata definizione dei parametri. Questo utente (che detiene il No. 0) non è quindi cancellabile e detiene tutti i permessi sulla procedura. L identificativo della sigla è l identificativo unico di un utente nel sistema. I dati di default elencano un utente FMC, la cui sigla e nome sono modificabili. Il campo Cartella corrisponde alla cartella base per la memorizzazione dei documenti. Questa informazione viene modificata da GSP+ automaticamente nel caso di cambio- mandante. Dipendenti Il TAB Dipendenti permette la definizione dei singoli dipendenti dello studio. La schermata evidenzierà il dipendente No. 0, che è appunto il mandante testè definito. Questo dipendente non è cancellabile. Importante sarà, nel caso in cui la sicurezza non sia attivata, definire la sua stazione di lavoro. Il nome della stazione corrente è evidenziato sotto. Non è raccomandabile attribuire a più dipendenti i la stessa stazione di lavoro. Per ulteriori informazioni sull attivazioni delle sicurezza si veda il capitolo Sicurezza. Altri parametri Per il momento è meglio non n modificare i dati di default. Si tenga solo presente che in fase di ripresa dati, ad ogni prestazione verrà attribuito un codice prestazione, che poi sarà sommato nel totalizzatore definito. Si definiscano quindi prima i totalizzatori e poi le singole voci di fatturazione.

8 Inserimento dei dati Il funzionamento del sistema è intuitivo. Per prima cosa si definiscano i clienti e poi i singoli dossier attribuiti ai clienti. Una volta definiti i clienti e i d loro dossier (incarti), si potranno registrare le prestazioni, eseguire fatture, modificarle, ristamparle, ecc. La schermata iniziale dispone delle seguenti aree di competenza: Cliente Corrente e prestazioni Utente corrente, Sincronizzazione Attivata/Disattivata Files del cliente corrente Calendario Attività

9 Il dossier fisico del cliente corrente contiene tutti i files nei formati con i quali sono stati creati. Un doppio click su un file lo apre, mentre con il click destro del mouse si possono creare nuovi files o nuove cartelle (a dipendenza dell elemento elemento scelto). Le attività ed il calendario sono sincronizzabili con Outlook. Si possono definire attività per se stessi e anche per altri utenti. In fase di creazione si può decidere chi vedrà queste attività e chi avrà il diritto di modificarle. Il cretore di un attività o di un evento di calendario può decidere l attribuzione (solo lettura, lettura/scrittura) degli eventi. Il creatopre di un evento o attività avrà sempre diritto di lettura/scrittura sui suioi eventi. Sincronizzazione GSP+ si incarica di sincronizzare correttamente questi eventi nella rubrica Outlook della persona corrispondente, attraverso l identificazione automatica dell utente. Le s vengono automaticamente inserite ite nella cartella del cliente e gli allegati estratti e memorizzati, solo nel caso provengano da un indirizzo già attribuito al cliente. Essi rimangono in ogni caso nella rubrica del client di posta elettronica. Questa configurazione funziona anche in assenza di un server di dominio. In questo caso però sarà bene tener presente che se lavoro sul posto di lavoro di un altro dipendente, per il sistema sarò identificato come quel dipendente.

10 Sicurezza Con Utilizzo delle informazioni di dominio/utente di rete Windows In GSP+ vi sono tre distinti sistemi per attivare la sicurezza, e ciò per essere compatibili con qualsiasi installazione di rete. Se vi è un dominio definito, nella scheda Dipendenti (Opzioni), definire il dominio e l utente di login per ogni dipendente. GSP+ utilizzerà quindi queste informazioni per identificare l utente. Se non vi è un server di dominio definito in rete, GSP+ utilizzerà il nome della stazione di lavoro e l utente di login utilizzato. L utente windows della sessione corrente determinerà quindi il dipendente corrente (attraverso la definizione fatta nella scheda del dipendente. Senza Utilizzare informazioni di dominio/utente di rete Windows Nel caso non si utilizzino queste informazioni GSP+ provvederà a richiedere il proprio login. Il nome utente corrisponderà alla sigla del dipendente, mentre la password sarà gestita autonomamente dagli utenti stessi. In questo caso l utente corrente sarà determinato dalla sua sigla. Senza Utilizzo della sicurezza La stazione di lavoro attribuita all utente determinerà l utente stesso. In questo caso sarà bene collegare dispositivi mobili esclusivamente al proprio posto di lavoro.