Osservatorio TPL Manuale per utente Regione

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1 Ministero delle Infrastrutture e dei Trasporti DIPARTIMENTO PER I TRASPORTI, LA NAVIGAZIONE ED I SISTEMI INFORMATIVI E STATISTICI Direzione Generale per la Motorizzazione Centro Elaborazione Dati Osservatorio TPL Manuale per utente Regione

2 Il seguente registro cronologico delle modifiche contiene una registrazione delle modifiche apportate al presente documento: Versione Data Note /01/2016 Creazione del documento e prima versione ufficiale del Manuale Utente /04/2016 Integrazione descrizione funzionalità di gestione utenze e seconda versione ufficiale del Manuale Utente Page 2 of 26

3 INDICE DEL DOCUMENTO 1 INTRODUZIONE SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE FUNZIONI DISPONIBILI PER L UTENTE REGIONE GUIDA AL PROCESSO DI AGGIORNAMENTO ANAGRAFICA CONTRATTI LINEE GUIDA OPERATIVE MODALITÀ DI ACCESSO ALL APPLICAZIONE WEB DESCRIZIONE DELLE FUNZIONALITÀ DELL UTENTE REGIONE VISUALIZZA IMPRESE GESTIONE UTENTI IMPRESE ATTIVAZIONE, SOSPENSIONE, REVOCA VISUALIZZA CONTRATTI INSERISCI CONTRATTI VISUALIZZA ENTI COMMITTENTI VISUALIZZA ANNUALITÀ DATI TPL SINTETICI REPORT DI CONTROLLO REPORT DI BUSINESS Page 3 of 26

4 1 INTRODUZIONE 1.1 SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE Il presente manuale intende fornire un supporto agli utenti Regione per l utilizzo dell Applicazione Web di Rilevazione dati di Trasporto Pubblico Locale. Il manuale sarà tenuto continuamente aggiornato in accordo alle evoluzioni dell Applicazione Web. 1.2 FUNZIONI DISPONIBILI PER L UTENTE REGIONE L utente Regione, dopo aver eseguito l accesso al Portale dell Automobilista, può accedere all Applicazione Web per attivare le seguenti funzioni: 1. Gestione anagrafica delle Imprese a. Visualizzazione dati anagrafici di una Impresa b. Modifica dati anagrafici di una Impresa c. Creazione di un nuova Impresa d. Cancellazione di un Ente Committente e. Attivazione / sospensione / revoca utenza Impresa (nuova funzionalità descritta nel paragrafo 2.2 Gestione utenti Imprese) 2. Gestione anagrafica dei contratti afferenti alla Regione a. Visualizzazione dati anagrafici di un contratto b. Modifica dati anagrafici di un contratto c. Modifica Impresa contraente di un contratto (selezione da lista o creazione nuova Impresa) d. Inserimento di un nuovo contratto e. Cancellazione di un contratto 3. Gestione anagrafica degli Enti committenti a. Visualizzazione dati anagrafici di un Ente Committente b. Modifica dati anagrafici di un Ente Committente c. Creazione di un nuovo Ente committente d. Cancellazione di un Ente Committente 4. Visualizzazione dei dati sintetici inseriti dalle Imprese per le annualità 2012, 2013 e Visualizzazione di report di Controllo e report di Business regionali 1.3 GUIDA AL PROCESSO DI AGGIORNAMENTO ANAGRAFICA CONTRATTI Tramite le funzionalità sopra elencate di Gestione anagrafica dei contratti afferenti alla Regione, l utente Regione procede ad allineare l anagrafica dei contratti della Piattaforma Informatica con la situazione reale al 31 Dicembre dell anno che precede l anno corrente (Per il 2016: aggiornare anagrafica contratti al 31/12/2015). I contratti da aggiornare possono essere di due tipologie: Contratti di servizio TPL, classificabili secondo i seguenti gruppi di modalità di trasporto: Page 4 of 26

5 Autolinee/Tranvie/Metropolitane/altro Trasporto Ferroviario Regionale Navigazione Contratti di Gestione Infrastruttura, classificabili con la seguente dicitura: Gestione Infrastruttura Nel caso un Impresa abbia un Contratto di Servizio TPL e allo stesso tempo sia la responsabile per la gestione dell infrastruttura con la quale eroga il servizio, l intero contratto dovrà essere classificato come un Contratto di Servizio TPL, senza dover censire i due contratti separatamente. D altra parte, se l Impresa è semplicemente il gestore dell infrastruttura e non erogare alcun servizio di TPL, il contratto dovrà essere registrato a sistema come un Contratto di Gestione Infrastruttura. Per entrambe le tipologie, sono da ricomprendersi i contratti per affidamenti da parte di enti locali anche senza contribuzione regionale (in-house). Per i soli Contratti di Servizio si distinguono due possibili casi: Aggiornamento anagrafica di un contratto già in Piattaforma Censimento di un nuovo contratto in Piattaforma In generale è utile controllare se esiste già un contratto censito in piattaforma con lo stesso numero di repertorio: se già presente bisognerà aggiornare il contratto, in caso contrario crearne uno nuovo. La tabella che segue riassume le principali indicazioni e regole per capire, all atto di aggiornamento di ciascun contratto, se il contratto dovrà essere aggiornato oppure creato ex-novo tramite le funzionalità descritte nel manuale: Regole e Indicazioni Aggiornamento contratto Inserimento nuovo contratto Controllare il Numero di Repertorio del contratto Controllare l Atto aggiuntivo del contratto Se è già presente in piattaforma un Se NON è presente in piattaforma un contratto con lo stesso numero di contratto con lo stesso numero di repertorio, aggiornare i dati repertorio, creare un nuovo contratto Se è già presente in piattaforma un contratto con lo stesso numero di repertorio: aggiornare il campo "Identificativo contratto" con la dicitura "Numero di repertorio xx, Atto aggiuntivo del xx/xx/xxx" e aggiornare le date di contratto coerentemente con quanto previsto dall atto aggiuntivo. Page 5 of 26 Se NON è presente in piattaforma un contratto con lo stesso numero di repertorio: creare un nuovo contratto e valorizzare il campo "Identificativo contratto" con la dicitura "Numero di repertorio xx, Atto aggiuntivo del xx/xx/xxx".

6 Regole e Indicazioni Aggiornamento contratto Inserimento nuovo contratto Creare un nuovo contratto con gli stessi dati anagrafici e indicare la Cambio Impresa Titolare nuova Impresa Titolare (non utilizzare perciò la funzionalità di Modifica Impresa contraente su un contratto già presente a sistema ) Cambio Ente committente Nuova concessione Proroga di un contratto Se la concessione avviene all interno dell anno di un contratto già censito in piattaforma, aggiornare il campo l Identificativo contratto" con la dicitura "Numero di repertorio xx, Concessione del xx/xx/xxx, concessione del xx/xx/xxx " riportando le concessioni dell anno e quindi aggiornare le date contrattuali con quanto previsto dalla concessione Modificare la data proroga e tracciare nel campo Identificativo contratto l eventuale proroga precedente, se presente (es: "Numero di repertorio xx, proroga gg/mm/aaaa, ). Creare un nuovo contratto con gli stessi dati anagrafici e indicare il nuovo Ente Committente (non utilizzare perciò la funzionalità di Rimuovi/aggiungi Ente nella maschera di dettaglio del contratto già presente a sistema ) Se la concessione si estende agli anni successivi rispetto alle date di un contratto già censito in piattaforma, creare un nuovo contratto e valorizzare il campo "Identificativo contratto" con la dicitura "Numero di repertorio xx, Concessione del xx/xx/xxx, concessione del xx/xx/xxx " riportando le concessioni. Page 6 of 26

7 1.3.1 LINEE GUIDA OPERATIVE Sulla base dei chiarimenti richiesti dalle Regioni, di seguito si riportano alcune linee guida operative per una corretta compilazione dei dati anagrafici dei contratti: Modifica di un contratto con dati sintetici inseriti: per contratti per i quali le imprese hanno inserito i dati Sintetici ( ), è possibile modificare esclusivamente gli attributi: Identificativo contratto e data proroga e relativo flag di contratto in proroga. Data Inizio antecedente a Data Stipula: attualmente la piattaforma non permette di inserire una data stipula posteriore alla data inizio di un contratto. È possibile ovviare a tale limite facendo coincidere la data stipula con il valore di data inizio e aggiungere nel campo testo libero Identificativo contratto la dicitura N. rep xx del gg/mm/aaaa inserendo la data di stipula del contratto. Cambio Ente committente del contratto: l applicazione attualmente deve sempre mantenere almeno un Ente Committente (controllo applicativo), quindi aggiungere il nuovo Ente committente e poi eliminare il vecchio Ente Committente. Infine, aggiungere se disponibile l atto aggiuntivo al numero di repertorio nel campo Identificativo contratto. Cambio Impresa Titolare del contratto: creare un nuovo contratto con la nuova titolare e inserire come data inizio la data in cui è stata formalizzato il cambio di titolarità. Infine, aggiungere la dicitura cambio titolare al gg/mm/aaaa nel campo identificativo contratto. Interruzione anticipata di un contratto rispetto alla data fine indicata: in questo caso aggiungere la dicitura interruzione contratto il gg/mm/aaaa nel campo identificativo contratto. Modalità di affidamento relativa a casistiche di Imposizione dell obbligo di servizio TPL: il sistema attualmente non prevede una modalità di affidamento specifica per tali casi di atto d'obbligo (sia per servizi in house a imprese con controllo analogo, che per prestazioni a cura di settori dell'amministrazione, che affidamenti ad eventuali aziende speciali). Quindi i casi di atti d'obbligo vanno inseriti in piattaforma inserendo la dicitura Atto d obbligo di servizio nel campo identificativo di contratto e scegliendo la modalità di affidamento in-house. Imposizione atto d obbligo di servizio: in questo caso, se il nuovo atto si riferisce a un contratto già censito in anagrafica, mantenere la modalità di affidamento corrente, aggiungere al campo identificativo di contratto la dicitura atto d obbligo di servizio del gg/mm/aaaa e aggiornare coerentemente la data proroga se indicata. Nel caso il contratto padre non sia censito, creare un nuovo contratto e indicare diretto il campo modalità di affidamento, aggiungere al campo identificativo di contratto la dicitura atto d obbligo di servizio del gg/mm/aaaa e aggiornare coerentemente la data proroga se indicata. 1.4 MODALITÀ DI ACCESSO ALL APPLICAZIONE WEB Per accedere all Applicazione Web seguire i seguenti passi operativi (illustrati anche nella figura seguente): Page 7 of 26

8 1. Aprire il browser e inserire il seguente indirizzo 2. Autenticarsi inserendo le credenziali ricevute ed inserirle nella maschera; 3. Quindi cliccare sul pulsante ACCEDI. Figura 1 Autenticazione a "il Portale dell'automobilista" Page 8 of 26

9 Per il primo accesso verrà richiesto all utente di cambiare la password pre-assegnata. Pertanto scegliere una nuova password valida da riutilizzare per i futuri accessi all Applicazione Web e quindi inserirla a sistema nella maschera di Figura 3. Figura 2 Primo accesso all'applicazione Web e cambio password Le regole per la scelta della nuova password sono le seguenti: 8 caratteri Almeno un carattere ti tipo lettera minuscolo (a-z) Almeno un carattere ti tipo lettera minuscolo (A-Z) Almeno un carattere di tipo numerico (0-9) Almeno un carattere speciale #, /, ) Esempio password valida: Utente#7 Page 9 of 26

10 Una volta autenticati al Portale dell Automobilista, cliccare sul pulsante Osservatorio TPL localizzato nella sezione Accesso ai servizi sulla parte sinistra della pagina web (Figura 4): Figura 3 Accesso alle funzionalità relative all'osservatorio TPL Ora l utente Regione può accedere alle funzionalità dell Applicazione Web dell Osservatorio TPL. Page 10 of 26

11 2 DESCRIZIONE DELLE FUNZIONALITÀ DELL UTENTE REGIONE In questo capitolo vengono descritte le funzionalità a disposizione dell utente Regione per la visualizzazione dei dati relativi alle Imprese, la gestione dei Contratti, la visualizzazione dei dati sintetici inseriti dalle Imprese e la visualizzazione dei Report di Controllo e di Business. Home Page dell Applicazione Web Le varie funzionalità sono attivabili cliccando le voci disponibili nel pannello laterale della pagina web, come si può osservare da questa fotografia della Home Page dell Applicazione Web: Figura 4 Home Page e pannello laterale con le funzionalità disponibili Page 11 of 26

12 2.1 VISUALIZZA IMPRESE In questa sezione viene descritta la funzionalità di visualizzazione delle Imprese. Di seguito i passi operativi da seguire: 1. Cliccare sul pulsante Imprese nella sezione Anagrafica Imprese del pannello laterale per accedere alla schermata di Figura 6; 2. Inserire il campo per effettuare la ricerca dell Impresa nella banca dati dell Osservatorio: - Denominazione sociale (è possibile indicare nel campo un valore parziale denominazione oppure non indicare nulla) 3. Cliccare sul pulsante Ricerca. Figura 5 Visualizza dati anagrafici Impresa 4. Verrà proposta a schermo una lista di Imprese rispondenti ai criteri di ricerca immessi (Figura seguente). In questo caso selezionare l Impresa nella lista e cliccare sul pulsante DETTAGLIO. Page 12 of 26

13 5. Selezionato un elemento apparirà a schermo una maschera con i dati anagrafici dell Impresa Titolare (Figura seguente). 6. Cliccare sul pulsante INDIETRO per tornare alla lista risultato di ricerca. Page 13 of 26

14 2.2 GESTIONE UTENTI IMPRESE ATTIVAZIONE, SOSPENSIONE, REVOCA In questa sezione vengono descritte le funzionalità di gestione delle utenze Impresa. Di seguito i passi operativi da seguire: 1. Cliccare sul pulsante Imprese nella sezione Anagrafica Imprese del pannello laterale - Ricercare l Impresa per la quale attivare l utenza inserendo alcune lettere della Denominazione sociale dell Impresa (è possibile indicare nel campo un valore parziale denominazione oppure non indicare nulla) 2. Cliccare sul pulsante Ricerca. 3. Facendo riferimento alla figura che segue, selezionare l Impresa da attivare e cliccare sul pulsante MODIFICA 4. Aggiungere i seguenti campi mancanti relativi al Responsabile dell Impresa: a. Numero di telefono b. Indirizzo NON PEC (attributo molto importante in quanto è l indirizzo utilizzato dalla Piattaforma per la creazione delle credenziali) c. Nome e Cognome Page 14 of 26

15 5. Facendo riferimento alla figura che segue, cliccare quindi sul pulsante CONFERMA 6. Cliccare sul pulsante INDIETRO per tornare alla lista delle Imprese 7. Selezionare nuovamente l Impresa da attivare e cliccare questa volta sul pulsante GESTIONE UTENZA 8. Facendo riferimento alla figura che segue, cliccare infine sul pulsante ATTIVA UTENZA In caso di successo, seguirà il messaggio riportato nella figura che segue: Page 15 of 26

16 L Impresa riceverà una contenente le istruzione e le relative credenziali di accesso alla Piattafroma (l sarà recapitata alla casella di posta elettronica del Responsabile e non alla casella di posta PEC, pertanto verificare che tale indirizzo sia valido). Sempre facendo riferimento alla figura appena ripotata, una volta attivata l utenza compariranno nella parte bassa dello schermo i seguenti pulsanti: INVIA NUOVE CREDENZIALI : nel caso l Impresa abbia perso la password, le credenziali siano scadute o nel raro caso di mancata consegna della mail di attivazione al Impresa destinataria, questo pulsante re-invierà nuove credenziali all Impresa. SOSPENDI : funzionalità relativa alla sospensione delle credenziali REVOCA : funzionalità relativa nalla revoca delle credenziali Per completezza riportiamo che sia nell elenco delle Imprese che nella sezione dedicata al dettaglio anagrafico di ciascuna Impresa, è riprotato lo stato di ciascuna utenza che permette di poter monitorare se le Imprese siano abilitate ad accedere alla Piattaforma Informatica. Page 16 of 26

17 2.3 VISUALIZZA CONTRATTI In questa sezione vengono descritte le funzione di visualizzazione dei dati anagrafici dei contratti di servizio e di inserimento di un nuovo contratto. Di seguito i passi da seguire per effettuare la ricerca di Contratti esistenti: 1. Cliccare sul pulsante Contratti nella sezione Anagrafica Contratti del pannello laterale per accedere alla schermata di Figura 7; 2. Effettuare la ricerca di un contratto selezionando un Ente committente e/o l impresa contraente. 3. E possibile non indicare nulla. 4. Cliccare sul pulsante RICERCA Figura 6 Anagrafica contratti criteri di ricerca dei contratti Nella schermata di Figura 8 l utente visualizza l elenco dei contratti che rispondono ai criteri di ricerca. Figura 7 Ricerca dati anagrafici dei contratti per annualità Page 17 of 26

18 Nel caso voglia visualizzare il dettaglio di un elemento in particolare è possibile selezionarlo e premere il pulsante DETTAGLIO : Figura 8 Visualizzazione anagrafica dei dati di un contratto Con il pulsante INDIETRO l applicazione torna alla lista risultato di ricerca. I pulsanti MODIFICA CONTRAENTE, MODIFICA CONTRATTO e CANCELLA CONTRATTO permettono di effettuare modifiche se non sono ancora stati inseriti dati Trasportistici ed Economico Finanziari da parte delle Imprese. Per le regole sulla modifica o creazione di un contratto si rimanda al paragrafo introduttivo del documento. 2.4 INSERISCI CONTRATTI In questa sezione vengono descritte le funzione di inserimento di un nuovo contratto. Di seguito i passi da seguire per effettuare l inserimento di un Nuovo Contratto: Page 18 of 26

19 1. Cliccare sul pulsante Contratti nella sezione Anagrafica Contratti del pannello laterale per accedere alla schermata di Figura 7; 2. Premere il pulsante NUOVO La funzione permette all utente di inserire i dati anagrafici del contratto: Ente committente. Selezionare un elemento dalla lista e premere il pulsante AGGIUNGI ENTE. Dati identificativi del contratto. Valorizzare i campi e, una volta terminato, premere il pulsante AVANTI per associare l impresa titolare del contratto. Nota importante su Tipologia contratto : come anticipato nell introduzione al manuale, i contratti da inserire/modificare possono essere di due tipologie, Contratti di servizio TPL e Contratti di Gestione degli Impianti fissi. La distinzione dei contratti avviene tramite l attributo Modalità di Servizio selezionando i seguenti valori: Per i Contratti di servizio TPL nel menu a tendina, selezionare il relativo gruppo di modalità di trasporto con cui viene erogato effettivamente il servizio: Autolinee/Tranvie/Metropolitane/altro Trasporto Ferroviario Regionale Navigazione Per i Contratti di gestione degli Impianti fissi nel menu a tendina, selezionare il seguente valore: Gestione Infrastruttura Page 19 of 26

20 Una volta premuto il pulsante AVANTI viene visualizzata la maschera seguente: Questa permette di effettuare la ricerca dell impresa tra quelle presenti in archivio. Di seguito la lista risultato della ricerca delle Imprese: Page 20 of 26

21 L utente può selezionare un impresa e premere il pulsante AGGIUNGI IMPRESA se si vuole associare al contratto in lavorazione. Se invece l impresa non è presente in archivio si può selezionare il pulsante NUOVA IMPRESA. Il sistema visualizza la maschera che permette di inserire i dati anagrafici dell impresa: Una volta inseriti tutti i dati dell impresa il sistema visualizza i dati riepilogativi del contratto e l utente, per terminare l operazione di inserimento anagrafica contratto deve premere il pulsante CONFERMA : Al fine di attivare ed inviare le credenziali alla nuova Impresa appena censita, fare riferimento al paragrafo 2.2 Gestione utenti Imprese. Page 21 of 26

22 2.5 VISUALIZZA ENTI COMMITTENTI In questa sezione viene descritta la funzione di gestione degli Enti committenti. L utente può effettuare la ricerca di Enti committenti presenti in archivio oppure inserire un nuovo Ente committente. Per effettuare la ricerca di un Ente committente: L utente può indicare un valore parziale nel campo Descrizione ente oppure non indicare nulla e premere il pulsante RICERCA : Il sistema visualizza il risultato di ricerca per i criteri inseriti: L utente puo selezionare un elemento della lista ed effettuare le seguenti operazioni: Eliminare l Ente committente (solo se non è ancora stato associato a Contratti, scelta non consigliata in nessuna situazione se non per eliminare un ente appena creato per errore); Modificare l Ente committente; Visualizzare i dati di dettaglio dell Ente committente. Per effettuare l inserimento in archivio di un nuovo Ente committente: Dalla finestra di gestione dell Ente committente l utente può premere il pulsante NUOVO : Page 22 of 26

23 Il sistema presenta la seguente finestra: Una volta inseriti tutti I dati obbligatori l utente preme il pulsante NUOVO per confermare l inserimento in archivio del nuovo Ente committente. 2.6 VISUALIZZA ANNUALITÀ DATI TPL SINTETICI In questa sezione viene descritta la funzione di visualizzazione dei dati Trasportistici ed Economico finanziari relativi alle Annualità dei contratti di servizio. Di seguito i passi da seguire: Cliccare sul pulsante Visualizza contratti nella sezione Annualità del pannello laterale per accedere alla schermata seguente, selezionare l annualità dalla combo e premere il pulsante RICERCA : Vengono visualizzati i dati dei contratti attivi nell annualità selezionata: Page 23 of 26

24 E possibile selezionare un elemento e premere il pulsante DETTAGLIO per visualizzare i dati trasportistici ed economico-finanziari: Page 24 of 26

25 2.7 REPORT DI CONTROLLO In questa sezione viene descritta la funzione Report di Controllo che permette all utente di visualizzare una serie di valori per comprendere lo stato dell inserimento dei dati trasportistici effettuato dalle Imprese titolari di servizio di trasporto pubblico locale a livello regionale. Di seguito i passi operativi da seguire nell Applicazione Web: 1. Cliccare sul pulsante Report di controllo nella sezione Reportistica online del pannello laterale per accedere alla schermata di Figura 10; 2. Selezionare una annualità; 3. Cliccare sul pulsante CALCOLA REPORT. Figura 9 Report di controllo Calcolo dei report relativi ad una specifica annualità La schermata che mostra il sistema una volta premuto il pulsante CALCOLA REPORT è la seguente: Figura 10 Vista di riepilogo composizione giuridica E possibile scorrere verso destra il cursore e visualizzare tutti i valori calcolati dal sistema. E inoltre possibile esportare i dati contenuti nella lista su foglio Excel o PDF. Page 25 of 26

26 2.8 REPORT DI BUSINESS In questa sezione viene descritta la funzione Report di Business. Tale funzione visualizza diversi indicatori relativi al triennio a livello regionale. Una volta selezionata la voce di menu Report di Business, analogamente alla funzione Report di Controllo il sistema riporterà la seguente tabella di riepilogo dati: Figura 11 Report di business Anche per il Report di Business, è possibile esportare i dati in formato Excel o PDF. Page 26 of 26