Software di parcellazione per commercialisti Ver [10/09/2015] Manuale d uso [del 10/09/2015]

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1 Software di parcellazione per commercialisti Ver [10/09/2015] Manuale d uso [del 10/09/2015] Realizzato e distribuito da LeggeraSoft Sommario Introduzione... 2 Guida all installazione... 2 Login... 3 Menù principale... 3 Anagrafica... 4 Gestione prestazioni... 5 Gestione acconti... 6 Gestione parcelle... 7 Stampa prestazioni... 9 Stampa acconti/parcelle Impostazioni Esporta anagrafica Realizzato e distribuito da LeggeraSoft Pag. 1

2 Introduzione Questa guida nasce con l obiettivo di mostrare tutte le funzionalità principali del software e supportare l utente nel suo utilizzo. L applicazione è rivolta a tutti gli studi di commercialisti e liberi professionisti che eseguono prestazioni lavorative per più clienti e vengono pagati con ritenuta d acconto. Il software è semplice e intuitivo. Per poterlo utilizzare basta avere un computer con buone prestazioni e il programma Microsoft Office Word. Se vuoi avere ulteriori informazioni o hai bisogno di assistenza durante l installazione o nell utilizzo del programma contatta Leggera Soft srl. Guida all installazione Questa applicazione client-server (è utilizzabile da più postazioni in contemporanea) può essere installata seguendo questa procedura: - Installa su un server dedicato (nel caso in cui l applicazione venga utilizzato da molte postazioni) o su un pc con buone prestazioni il software gratuito Microsoft Sql Server. Esistono diverse versioni del programma, cerca sul sito di Microsoft quella compatibile con il tuo sistema operativo e con le caratteristiche del tuo PC - Salva sul pc la cartella Parcelle che ti verrà inviata via mail dalla nostra azienda dove si trova il software di parcellazione per commercialisti (parcelle.exe) - Vai nella cartella Parcelle e cerca il file config. Alla nona riga del testo, sostituisci SQLEXPRESS con il nome della cartella in cui hai salvato il programma Microsoft Sql Server (cerca la cartella nel tuo disco C) - Apri il programma Microsoft Sql Management Studio (un applicazione che fa parte del pacchetto Microsoft Sql Server che hai scaricato) e collega il file mdf presente nella cartella: 1. Clicca l icona del programma Microsoft Sql Management Studio 2. Clicca il pulsante Connetti 3. Sulla colonna di sinistra troverai una cartella con su scritto Database, quando l hai trovata clicca con il tasto destro Collega 4. Cerca la cartella Parcelle all interno del tuo PC (potresti averla salvata su desktop o sul disco C) 5. Seleziona la cartella Parcelle e premi OK. - Apri il file parcelle.exe e inizia a utilizzare il programma. In caso di difficoltà durante l installazione, puoi chiedere assistenza a Leggera Soft. Realizzato e distribuito da LeggeraSoft Pag. 2

3 Login Quando avvii per la prima volta il programma, vedrai una finestrella in cui ti viene chiesto il nome utente e la password (Figura 1). Una volta selezionati premi OK. Quando accederai nuovamente al programma potrai inserire il nome utente e la password che hai scelto. Per usare il programma devi obbligatoriamente fare il Login. Ogni utente può scegliere un nome utente e una password personali Figura 1 Menù principale Dopo esserti autenticato puoi accedere al menù principale, dove puoi utilizzare tutte le funzionalità del programma (Figura 2): - Anagrafica cliente: inserisci i dati dei tuoi clienti - Prestazioni: descrivi le prestazioni che hai svolto per un cliente - Acconti: inserisci informazioni sugli acconti - Parcelle: inserisci informazioni sulle parcelle - Impostazioni: puoi modificare alcuni parametri come ad esempio la percentuale dell IVA sulle parcelle, l anagrafica del tuo studio o della tua azienda - Stampa prestazioni: stampi il foglio con le prestazioni che hai svolto per un cliente - Stampa acconto/pratica: stampi le parcelle che hai svolto per un cliente - Esporta anagrafica: puoi salvare sul tuo PC l anagrafica dei tuoi clienti in formato CSV - Esci: esci dal programma. Figura 2 Realizzato e distribuito da LeggeraSoft Pag. 3

4 Anagrafica In questa sezione puoi inserire tutte le informazioni relative a clienti, fornitori o altri contatti con cui lavori. Per inserire ad esempio un nuovo cliente (Figura 3): - Clicca su Inserimento - Seleziona la tipologia di anagrafica (in questo caso Cliente ) - Compila i campi che ti interessano - Premi Salva (o Annulla se non vuoi più salvare l anagrafica del cliente) - Il programma sbloccherà il pulsante Modifica, nel caso in cui tu voglia correggere degli errori o aggiungere delle informazioni. Se sei convinto delle tue scelte, premi nuovamente Salva, altrimenti puoi eliminare l anagrafica cliccando su Elimina (Figura 4). Figura 3 Dopo aver cliccato salva per la prima volta, potrai ancora modificare l anagrafica o salvare in modo definitivo premendo il tasto Salva In basso a destra viene visualizzato il nome utente di chi sta modificando o inserendo un anagrafica Figura 4 Realizzato e distribuito da LeggeraSoft Pag. 4

5 Se vuoi modificare un anagrafica che hai già salvato clicca su Modifica. Ti si aprirà un elenco di tutte le anagrafiche che hai realizzato, trovi quella che ti interessa scrivendo il nome della persona o dell azienda sulla barra di ricerca in alto a sinistra. Se hai trovato il cliente che cercavi, clicca Ok (Figura 5). Figura 5 Gestione prestazioni In questa sezione puoi inserire o modificare nuove prestazioni. Le modalità per inserire e cercare una nuova prestazione sono simili a quelle utilizzate nella sezione anagrafiche: utilizzi il tasto Inserimento per aggiungere una nuova prestazione (Figura 6) e utilizzi il tasto Modifica per cercare una prestazione esistente (Figura 7). Dopo aver premuto Inserimento puoi specificare le caratteristiche della prestazione: data, cliente, modello della prestazione, descrizione, tempo impiegato e onorario. Se il modello di prestazione presente non soddisfa le tue esigenze, puoi aggiungerne uno nuovo cliccando sul menù principale Impostazioni e poi su Aggiungi Figura 6 In basso a destra viene visualizzato il nome utente di chi sta modificando o inserendo un anagrafica Realizzato e distribuito da LeggeraSoft Pag. 5

6 Puoi cercare le prestazioni per data, cliente o descrizione. Quando hai trovato la prestazione che ti interessa clicca su OK Figura 7 Gestione acconti In questa sezione puoi inserire o modificare i tuoi acconti. Le modalità per inserire e cercare un nuovo acconto sono simili a quelle utilizzate nella sezione anagrafiche: utilizzi il tasto Inserimento per aggiungere un nuovo acconto (Figura 8) e utilizzi il tasto Modifica per cercare un acconto esistente (Figura 9). Puoi scegliere se salvare l acconto come una bozza o come una parcella definitiva. Se vuoi salvare l acconto come una parcella definitiva devi inserire un numero alla voce Num. Parcella Definitiva. In caso contrario il programma salverà in automatico l acconto come una bozza Figura 8 Per salvare un acconto devi inserire obbligatoriamente il campo cliente. Puoi trovare un cliente digitando il suo nome sulla barra di ricerca o cliccando sul pulsante a destra della barra e poi scegliendo un nome dall elenco Realizzato e distribuito da LeggeraSoft Pag. 6

7 Puoi cercare un acconto per numero di bozza, numero di parcella, data, e cliente Quando hai trovato l acconto che stavi cercando, clicca il tasto OK Figura 9 Gestione parcelle In questa sezione puoi inserire o modificare le tue parcelle. Le modalità per inserire e cercare una nuova parcella sono simili a quelle utilizzate nella sezione anagrafiche: utilizzi il tasto Inserimento (Figura 10) per aggiungere una nuova parcella e utilizzi il tasto Modifica (Figura 13) per cercare una parcella esistente. L inserimento dei dati di una nuova parcella è diviso in tre fasi: - Testata (Figura 10), sono specificate le caratteristiche principali della parcella come il numero, la data, il cliente, il riepilogo dei costi Puoi scegliere se salvare l acconto come una bozza o come una parcella definitiva. Se vuoi salvare l acconto come una parcella definitiva devi inserire un numero alla voce Num. Parcella Definitiva. In caso contrario il programma salverà in automatico l acconto come una bozza Figura 10 Clicca salva solo dopo aver completato anche la sezione dettaglio e acconti Realizzato e distribuito da LeggeraSoft Pag. 7

8 - Dettaglio (Figura 11), dove specifichi le prestazioni che hai realizzato per un cliente che verranno inserite nella parcella: 1. Puoi cercare una prestazione per data. In automatico visualizzerai solo le prestazioni che non sono state mai inserite in una parcella, se vuoi inserire tutte le parcelle deseleziona la casella Visualizza solo le prestazioni che non sono ancora presenti in una parcella 2. Dopo aver trovato la prestazione che ti interessa clicca OK 3. Puoi aggiungere un altra prestazione o eliminare quella che hai appena inserito 4. Quando hai finito clicca Salva. Figura 11 Se ti accorgi di non aver inserito una consulenza che hai fatto a un cliente, esci dalla sezione Parcelle e aggiungi la consulenza alla sezione Prestazioni (Pagina 5). Dopo aver salvato, torna alla sezione Parcelle e cerca la parcella che hai appena inserito cliccando sul tasto Modifica. Una volta trovata aggiungi la prestazione che hai appena inserito. - Acconti (Figura 11) puoi aggiungere gli acconti con le stesse modalità con cui hai aggiunto le prestazioni (vedi paragrafo Il dettaglio). Quando aggiungi un acconto, il programma in automatico sottrae dalla cifra totale che dovrà pagare il cliente, l acconto che ha già pagato. Dopo aver cliccato Aggiungi visualizzerai l elenco degli acconti associati a un cliente (Figura 12) che non sono stati inseriti precedentemente in un altra parcella. Per vedere tutti gli acconti togli la spunta al tasto Visualizza solo gli acconti non ancora presenti in una parcella Tasto Visualizza solo gli acconti non ancora presenti in una parcella Figura 12 Realizzato e distribuito da LeggeraSoft Pag. 8

9 Se ti accorgi di non aver inserito l acconto di un cliente, esci dalla sezione Parcelle e aggiungi l acconto alla sezione Acconti (Pagina 6). Dopo aver salvato, torna alla sezione Parcelle e cerca la parcella che hai appena inserito cliccando sul tasto Modifica. Una volta trovata aggiungi l acconto che hai appena inserito. Dopo aver completato la parcella con tutte le informazioni necessarie clicca su Salva. Trovi una parcella esistente cliccando sul tasto Modifica. Puoi cercare la parcella specificando il cliente, la data e il numero della parcella (Figura 13). Figura 13 Stampa prestazioni In questa sezione puoi stampare il resoconto delle prestazioni relative a uno specifico cliente. Puoi scegliere di stampare (Figura 14): - Tutte le prestazioni - Le ultime prestazioni (dopo aver selezionato ultime ti verrà chiesto di specificare un numero, ad esempio le ultime 3 prestazioni) - Le prestazioni avvenute in un certo arco temporale (specificando le date di inizio e fine) - Le prestazioni non ancora stampate. Il campo cliente è obbligatorio. Puoi trovare un cliente digitando il suo nome sulla barra di ricerca o cliccando sul pulsante a destra della barra e poi scegliendo un nome dall elenco Dopo che hai selezionato il campo che ti interessa premi Stampa Figura 14 Realizzato e distribuito da LeggeraSoft Pag. 9

10 Dopo aver cliccato stampa ti si aprirà un documento in PDF (Figura 15). Per stampare il documento clicca su File e poi Stampa. Figura 15 Stampa acconti/parcelle In questa sezione puoi stampare gli acconti, le parcelle in formato bozza e quelle definitive di uno specifico cliente (Figura 16). Puoi scegliere di ordinare l elenco dei risultati per data, per numero di parcella o di bozza (Posizione in griglia). Figura 16 Dopo aver premuto OK puoi cercare la parcella o l acconto per nome cliente, data, numero di parcella o numero di acconto (Figura 17) Figura 17 Dopo aver cliccato OK il programma ti mostrerà un documento di Word relativo alla parcella o all acconto selezionato (Figura 18). Il documento è completamente personalizzabile dall utente. Realizzato e distribuito da LeggeraSoft Pag. 10

11 Figura 18 Se vuoi modificare i dati relativi alla tua azienda, seleziona Impostazioni dal menù principale e poi clicca su Stampe. Se invece vuoi inserire il logo della tua azienda o vuoi aggiungere più campi di quelli preimpostati: 1. Cerca la cartella Parcelle, in cui è presente il file parcelle.exe con cui hai lanciato il programma 2. Apri il file di word Parcella.doc 3. Inserisci all interno del documento di word il tuo logo o i campi di testo che vuoi, ad esempio il sito internet (Figura 19) 4. Salva il documento di word e riapri il programma parcelle.exe 5. Prova a fare una nuova stampa della parcella. Figura 19 Impostazioni In questa sezione puoi modificare i parametri delle prestazioni (Figura 20), delle parcelle (Figura 21), dell anagrafica (Figura 22) e della stampa (Figura 23). Realizzato e distribuito da LeggeraSoft Pag. 11

12 Puoi aggiungere, modificare ed eliminare un modello di prestazione (ad esempio consulenza, contabilità etc) Figura 20 Il pannello parcelle permette di impostare i parametri relativi all IVA, alla percentuale di ritenuta d acconto e ai contributi integrativi delle parcelle Figura 21 Nel pannello Anagrafica puoi aggiungere o eliminare le categorie di soggetti a cui offri o da cui ricevi delle prestazioni (clienti, fornitori, contatti). Queste categorie sono quelle che puoi selezionare quando inserisci una nuova anagrafica Figura 22 Realizzato e distribuito da LeggeraSoft Pag. 12

13 Nel pannello Stampe puoi impostare i dati del tuo studio o della tua azienda, che compariranno come intestazione nei documenti delle tue parcelle Figura 23 Esporta anagrafica Questa funzione permette di esportare l anagrafica dei tuoi clienti in formato CSV (Figura 24). Dopo aver cliccato sul tasto Esporta anagrafica il programma ti chiederà dove vuoi salvare il file sul tuo pc. Figura 24 Realizzato e distribuito da LeggeraSoft Pag. 13