Manuale d uso Software di parcellazione per commercialisti Ver [05/01/2015]

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1 Manuale d uso Software di parcellazione per commercialisti Ver [05/01/2015] Realizzato e distribuito da LeggeraSoft Sommario Premessa... 2 Fase di Login... 2 Menù principale... 2 Anagrafica clienti... 3 Gestione prestazioni... 4 Gestione acconti... 5 Gestione parcelle... 6 Stampa prestazioni... 8 Stampa acconti/parcelle... 9 Impostazioni Realizzato e distribuito da LeggeraSoft Pag. 1

2 Premessa Questa guida vuole essere un aiuto per un nuovo utente e una panoramica sulle sue funzionalità per chi è interessato ma non ha ancora acquistato il prodotto. Essendo un applicazione denominata client-server (cioè per più postazioni che lavorano in contemporanea) tutto ciò che riguarda l installazione risulterà trasparente all utente; un operazione tuttavia semplice che è composta da 3 fasi principali: - Installazione su un server dedicato (questo per numerose postazioni altrimenti va bene un Personal computer con buone prestazioni) del motore di database, più comunemente chiamato archivio dei dati. Questo ruolo lo svolge il prodotto Microsoft Sql Server che nella versione gratuita copre anche le esigenze di uno studio complesso; - Installazione sulle singole postazioni del programma client che è quello presentato in questa guida; - Configurazione del sistema informativo. Fase di Login Molto semplice, ogni collaboratore sarà fornito di un nome utente e una password con il quale dovrà effettuare il login. La fase di autenticazione è necessaria. Infatti ogni collaboratore possiede un nome utente. Così facendo tutte le operazioni svolte sul programma avranno un proprietario. Menù principale Effettuata l autenticazione, si sblocca il programma e quindi possiamo accedere alle funzionalità tramite il menù in alto. Realizzato e distribuito da LeggeraSoft Pag. 2

3 Anagrafica clienti Una videata semplice che però è completa di tutti i necessari. Dispone di un menù delle funzioni che è stato mantenuto uguale per tutti i moduli. Lo analizzeremo adesso per poi darlo per scontato successivamente. E composto da bottoni con Icona e testo: Inserimento, Modifica e Elimina; da due pulsanti in basso a destra Salva e Annulla. INSERIMENTO: Cliccando sull icona verde verranno abilitati i campi per inserire i dati; si abiliteranno anche i pulsanti in basso a destra così si può salvare o annullare l operazione. Cliccando su modifica si entra inizialmente nella videata della ricerca dei contatti, che permette di selezionare da una lista il cliente, l anagrafica che si vuole modificare. Inserendo le inziali o una parte della denominazione, la lista filtrerà solo i nominativi che corrispondono al filtro. Infine non bisogna fare altro che evidenziare quello interessato e premere Ok. Realizzato e distribuito da LeggeraSoft Pag. 3

4 Quando si è nella modalità di modifica, l icona modifica è incorniciata di azzurro. Si possono modificare i dati per archiviarli in modo definitivo premendo Salva. L utente di login è memorizzato sul record come si può notare. Gestione prestazioni Premendo Inserimento si entra nella funzione omonima. Una prestazione ha una data di svolgimento, un cliente a cui si rivolge, un oggetto o una descrizione, il tempo impiegato ed un onorario. Bisogna compilare i dati e poi salvare. La modifica di una prestazione è simile a quella dell anagrafica. Bisogna agire sul pulsante Modifica: Le prestazioni possono essere filtrate per data, cliente specifico o parte della descrizione. Nell esempio qui a fianco abbiamo estratto le prestazioni che contengono nella descrizione: Prestazione 1 Il risultato è una riga estratta dall archivio. Realizzato e distribuito da LeggeraSoft Pag. 4

5 Gestione acconti Con lo stesso approccio delle altre voci di menù principali, tramite questa finestra è possibile gestire gli acconti. E possibile definire il Numero Parcella Definitiva in un secondo momento; fino a quel momento avremo a che fare con una bozza di documento. Anche la ricerca segue lo standard del programma; basta impostare correttamente i filtri, selezionare il documento di interesse e premere OK. Realizzato e distribuito da LeggeraSoft Pag. 5

6 Gestione parcelle I dati di testata di una parcella. Non è presente una descrizione della prestazione infatti la descrizione sarà costruita dalle prestazioni precedentemente inserite e poi legate alla parcella. Gli altri dati sono gli stessi di un Acconto. Per associare le prestazioni ad una parcella bisogna inserirle da questo pannello tramite il pulsante Aggiungi. Alla pressione del tasto Aggiungi si presenterà la figura qui a sinistra. In automatico saranno visualizzate tutte le prestazioni che non sono già state inserite precedentemente in un altra parcella. Realizzato e distribuito da LeggeraSoft Pag. 6

7 Durante la composizione di una nuova parcella o durante la sua successiva modifica è possibile allegare precedenti acconti già pagati dal cliente. In questo modo il programma sottrarrà gli importi già riscossi all attuale documento. Con lo stesso approccio delle prestazioni, gli acconti possono essere allegati ad una parcella premendo il tasto Aggiungi. La finestra di sinistra visualizzerà, senza filtri aggiuntivi, tutti gli acconti non ancora inclusi in una parcella. Se la griglia contiene più acconti del cliente non ancora fatturati, è possibile selezionarli contemporaneamente e aggiungerli agendo sul tasto OK. Realizzato e distribuito da LeggeraSoft Pag. 7

8 Stampa prestazioni La stampa prestazioni è utile per un uso interno. Il cliente è un dato obbligatorio e una che è stato scelto dobbiamo filtrare le prestazioni in base ai criteri esposti sotto. Ecco un fac-simile del report prodotto per la bozza di parcella interna. Il formato è PDF. Realizzato e distribuito da LeggeraSoft Pag. 8

9 Stampa acconti/parcelle Ci sono 4 tipi di documenti diversi che è possibile stampare. La differenziazione è necessaria perché il report prodotto sarà diverso nei quattro casi. Una volta scelto cosa voler stampare si dovrà filtrare e poi scegliere il documento da stampare. Questo è un esempio di documento creato con il programma. E in formato Word e completamente personalizzabile in modo semplice anche dall utente finale. Si è scelto questo approccio perché le normative cambiano spesso. Realizzato e distribuito da LeggeraSoft Pag. 9

10 Impostazioni Agendo sul pulsante Impostazioni del menù principale si visualizzerà la finestra di sinistra. Lo scopo della primo pannello a schede è quello di poter creare un insieme di modelli predefiniti di descrizione delle prestazioni. Potranno poi essere recuperati con un semplice click durante l inserimento di una prestazione nell archivio. I dati del Pannello parcelle sono quelli utili per calcolare gli importi delle parcelle. I dati del pannello Stampe sono utili per dare un intestazione ai vari documenti stampati con i dati dello studio del commercialista. Realizzato e distribuito da LeggeraSoft Pag. 10