Volume GESTFLORA. Gestione aziende agricole e floricole. Guidaall uso del software

Transcript

1 Volume GESTFLORA Gestione aziende agricole e floricole Guidaall uso del software

2 GESTIONE AZIENDE AGRICOLE E FLORICOLE Guida all uso del software GestFlora Ver Inter-Ware Srl Viadegli Innocenti, 2a Figline Valdarno (FI) Tel Fax

3 Sommario VOLUME... 0 CAPITOLO INTRODUZIONE ALL USO... 2 LE ICONE DEL SOFTWARE... 2 LA TOOL BAR... 3 BARRA VERTICALE... 4 TABELLE DI RIEPILOGO... 4 CAPITOLO DATI DIBASE... 5 INTESTATARI FATTURE... 5 CLIENTI... 6 FORNITORI... ERRORE. IL SEGNALIBRO NON È D EFINITO. 1

4 Capitolo1 Introduzione all uso GestFloraèilsoftwarepensatopergestiremediopiccoleativitànelsetore floricole ed agricolo. La semplicità d uso, il basso costo, è la rapidità di esecuzione delle funzioni fa di GestFlora un applicativo veramente completo. La Inter -Ware ha puntato soprattutto sulla semplicità d uso del software ed ha tentato di ottimizzare in un interfaccia windows, le schermate in modo che queste si potessero ripete ed essere dunque facilmente apprendibili. Le icone uguali nei relativi form (videate) ad esempio lo dimostrano. Esaminiamo, dunque, qui a lato alcune convenzioni del software. ICONE Le icone del software Il riquadro delle icone a sinistra indica come si Per inserire un nuovo record può facilmente inserire, cancellare e stampare Per cancellare un record qualsiasi informazione all interno del software. Per stampare un record Queste icone vengono ripetute in quasi tutte le schermate di GestFlora. All utente risulteranno Per uscire dalla sezione subito familiari e in pochi minuti riuscirà a gestire tutte le form (videate) che gli si presenteranno. Nella fatturazione troviamo poi dei tasti di comando (command button) tipici di windows con la relativa descrizione sull azione che compiono. Per tanto il tasto Memorizza tenderà a memorizzare i documenti in archivio, mentre Annulla revocherà l operazione che si sta compiendo in quel momento, e così via discorrendo. 2

5 La tool bar Appena aperto, il software si presenterà subito con la finestra di benvenuto e con due toolbar (la sezione grafica dove sono appoggiate delle icone che corrispondono a comandi per il sistema): una in alto posta sotto il menù e l altra a sinistra. Vediamo in dettaglio le varie icone: Intestatari GestFlora può gestire più intestatari tenendo le fatture ed i ralativi documenti fiscali separati anche se nella solita interfaccia. Clienti Serve per inserire, modificare, cancellare, stampare dati dall anagrafica clienti. Fornitori Inserisce, modifica, elimina, stampa dati dall anagrafica fornitori. IVA Consente la gestione delle aliquote IVA Tipo Pagamento Permette di descrivere il tipo di pagamento. Fatture Clienti Permette di gestire le fatture dei clienti anche per più intestatari, con processi per richiamare il cliente automaticamente (senza fornire codici). Fatturato Consente il riepilogo del fatturato per diversi parametri. Si può interrogare il database come più si desidera e riceverne delle stampe. Note Accredito E possibile emettere note di accredito con il riferimento della fattura. FattureFornitori Permette di gestire le fatture dei fornitori anche per più intestatari, con processi per richiamare il fornitore automaticamente (senza fornire codici). E possibile registrare la fattura del f ornitore anche con un codice di riferimento interno. Seleziona Fatture Fornitori Consente il riepilogo del fatturato fornitori per diversi parametri. Si può interrogare il database come più si desidera ed avere sotto controllo, per ogni fattura, la situazione di pagamento della stessa. ScadenziarioClienti GestFlora permette di gestire anche le scadenze di tutti i clienti. In questa sessione sarà possibile inerire, modifica, cancellare scadenze ed avere dei report completi. 3

6 ScadenziarioFornitori Sarà possibile selezionare, ricercare, stampare ed inserire scadenze di fatture fornitori da portare in pagamento. Anche in questo caso è possibile richiedere report completi. Backup Dati GestFlora integra anche la possibilità di fare i backup del proprio archivio in modo da non perdere mai i dati. Aiuto GestFlora integra il presente manuale all interno del proprio software. Rete Questa icona ci permette di determinare se GestFlora sta leggendo un database di rete (visto che può essere installato in multi-utenza) oppure no. Barra verticale Grazie alla barra verticale, GestFlora, facilita l accesso ai punti focali dell applicazioni. Infatti i form maggiormente usati saranno accessibili più facilmente attraverso questa barra che semplifica notevolmente il lavoro dell utente ed i suoi tempi di recupero informazioni. Tabelle di riepilogo In molte parti del software troviamo delle tabelle riepilogative dei dati come mostrato in figura a lato. Queste tabelle permettono di trovare a vista le informazioni ricercate. Cliccando due volte su una riga contenente dati, è possibile editarla al fine di modificarne il contenuto. Spesso le tabelle riportano ai piedi uno strumento di navigazione (come illustrato nella figura sotto). Le frecce ai lati estremi puntano, rispettivamente, al primo dato archiviato (sinistra) e all ultimo (destra). Quelle intermedie, invece, scorrono i dati ad uno ad uno rispettivamente verso l alto (sinistra) e verso il basso (destra). 4

7 Capitolo2 Dati di base I dati di base racchiudono dati che necessitano al software per calcoli e processi. In particolare tra i dati di base troviamo: Intestatari fatture Clienti Fornitori Aliquote IVA Tipo Pagamento Intestatari Fatture GestFlora è un software che permette di gestire più attività. Per cogliere questa opportunità occorre inserire delle ditte intestatarie all interno di questa sessione. Come già detto in precedenza (rif. Le icone del software) i dati possono essere inseriti, modificati, cancellati e stampati attraverso i tasti di comando della form. Non c è limite al numero di ditte che è possibile gestire. ATTENZIONE Esistono due campi per associare dei report di fattura all intestatario. Il nome di file predefinito di fattura è standard.rpt. Questa specifica permette alla softwarehouse di implementare nuovi modelli di fattura da assegnare ai diversi intestatari (personalizzazione del modulo di fattura). Inoltre è possibile scegliere se durante la fase di stampa della fattura si vuole decidere su quale stampante dirigire il report. Questa funzione è molto utile nel caso in cui sul PC siano installate più stampanti, ad esempio una laser ed una ad aghi a 136 colonne. Se una ditta ha un tipo di fattura che prevede il modulo continuo e la stampante di default è lalaser, si potrà spuntare questa opzione per scegliere la stampante in fase di fatturazione. 5

8 Clienti Si tratta della schermata di gestione dell anagrafica dei clienti. E molto importante inserire correttamente tutti i dati dei clienti, soprattutto il codice fiscale e/o la partita IVA (sulle quali il software esegue un controllo formale). Oltre ai dati anagrafici, per ogni cliente è possibile memorizzare la Banca d appoggio ed un indirizzo alternativo, nonché un immagine (che può essere una foto del cliente stesso o un logo rappresentativo della ditta). In questa schermata, oltre alle icone tipiche del software (rif. Le icone del software), si trova il simbolo qui a lato che serve a stampare etichette adesive (o non) dei clienti. Questa opzione si può rivelare utile nel caso di invio di circolari ai propri clienti. I clienti potranno essere in qualsiasi momento ricercati per nome e stampati o modificati. 6