Premessa Se e stata installata la versione 1.0 del programma procedere alla rimozione dei seguenti elementi.

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1 Gestione Fatture V.1.1 Manuale d uso Premessa Se e stata installata la versione 1.0 del programma procedere alla rimozione dei seguenti elementi. Nella cartella Documents dell utente attivo, trovate la cartella GstFatture che contiene due files (fatture.dat e clienti.dat) La versione 1.1 non e compatibile con i dati delle fatture della 1.0 di conseguenza il file fatture.dat deve essere eliminato. (Effettuare tale operazione con il programma GstFatture NON in esecuzione). Per chi vuole fare una pulizia generale basta cancellare la cartella GstFatture da Documents, quindi eliminare il file delle preferenze it.germinara.gstfatture.plist, presente nella cartella Library/Preferences dell utente attivo. Configurazione del programma Copiare il file GstFatture nella cartella Applications e mandare in esecuzione il programma. La videata che appare e la seguente

2 La versione 1.1 e facilmente riconoscibile in quanto presenta le sequenti nuove colonne: Codice (eventuale codice prodotto, non obbligatorio) U.Mis. (Unita di misura, Kg., N. ecc., non obbligatorio) Quantita (La quantita della merce fornita) Prezzo Unitario (Il prezzo unitario della merce) Prima di poter procedere ad utilizzare il programma e necessario impostare alcuni dati (preferenze) che riguardano le aliquote iva che e possibile gestire, la propria intestazione che comparira nella fattura, in alto a destra, l eventuale modalita di pagamento di default da utilizzare, una eventuale nota da far comparire di default sulla fattura ed il primo numero utile per la numerazione automatica della fattura. Dal menu Gstfatture selezionare preferences

3 compare la videata seguente Nello spazio riservato ai dati Intestazione e possibile fare il drag and drop di una immagine che rappresenta il logo della vostra azienda, e completare le uteriori informazioni scrivendo direttamente nel campo. E possibile attivare i menu contestuale e selezionare i colori del testo ed il tipo di carattere da utilizzare. Indicare il valore della percentuale relativa al codice IVA 4 (es. 10 per iva al 10% ed l aliquota iva corrispondente al codice 20 (es. 20%). Al codice Iva 0 corrisponde l esenzione IVA.

4 Esempio di gestione con codice Iva al 10% e al 20%. Indicare 0 nel numero fattura se si desidera far partire la numerazione delle fatture dal numero 1. Indicare nel campo Modalita di pagamento, l eventuale modalita di pagamento di default da utilizzare nella compilazione della fattura. Tale valore sara sovrascritto dalla modalita di pagamento del cliente selezionato nella compilazione della fattura (se ha una modalita di pagamento inserita nella propria anagrafica). Indicare eventuali annotazioni da far comparire sulla fattura di default. Il campo delle annotazioni presente sulla fattura puo essere modificato a piacere dall utente scrivendo direttamente in tale campo, lo stesso discorso vale per il campo modalita di pagamento presente nella fattura. Premere SALVA IMPOSTAZIONI per memorizzare le modifiche apportate alle preferenze e chiudete la finestra delle preferenze. Tips: Create un Logo al massimo delle dimensioni di 150 pixel (larghezza) per 90 (altezza) a 72 DPI. Dopo aver salvato le impostazioni, vedrete comparire immediatamente le modifiche apportate alla intestazione della fattura. Per controllare se l intestazione sara stampata correttamente, provare a fare una stampa (una anteprima in PDF) della fattura. Se premete il pulsante per la STAMPA della fattura potrebbe comparire questo messaggio

5 che dice in pratica che non vi sono dati da stampare, quindi per effettuare la vostra prova, dovete necessariamente compilare almeno una riga della fattura. E sufficiente compilare il campo descrizione. Esempio quindi premere Invio o cliccare su una altra riga, per concludere l inserimento dati. Premere il pulsante di stampa e verificare se tutto e corretto. Questa e l anteprima di stampa del mio esempio,

6 Bene, se l intestazione e a posto possiamo procedere con la gestione della anagrafica dei clienti. Tips: Per cancellare la riga della fattura usata per test, possiamo fare un clic sulla riga e selezionare Cancella il contenuto dal menu contestuale

7 E possile anche, premere il pulsante Cancella, dopo aver selezionato la fattura nell elenco delle fatture presente sulla sinistra della videata Anagrafica Cliente Per compilare la gestione della anagrafica cliente esistono due diverse modalita : - Scheda - Elenco Per accedere alla gestione Clienti, fare clic sul pulsante Clienti. Appare la seguente videata Nella modalita Elenco, non e possibile inserire il Logo del cliente ma solo le informazioni di testo. Nella modalita Scheda e invece possibile utilizzare il drag and drop per specificare un eventuale logo del cliente. Passiamo nella modalita scheda e inseriamo i dati di un cliente

8 Premere il pulsante NUOVO, nel campo Codice compare Nuovo. Indicare il codice Alfanumerico da attribuire al cliente quindi procedere alla compilazione delle informazioni che interessano. IMPORTANTE Compilare il campo Intestazione che compare in fattura in quanto tale campo e l unico utilizzato per stampa dei dati della fattura. (In tale campo e possibile inserire anche un piccolo logo grafico, verificando la correttezza della stampa della fattura). Esempi di compilazione della scheda cliente Premere nuovamente NUOVO per proseguire con l immissione di altri clienti.

9 I pulsanti servono per scorrere i dati dei vari clienti. Il campo di ricerca serve per filtare i dati in base al codice indicato, una volta indicato il codice, premere i tasti di scorrimento per verificare i clienti che soddisfano il criterio di ricerca. Il pulsante serve per selezionare il cliente che stiamo visualizzando, in modo da portare i dati nella intestazione della fattura. (ATTENZIONE: solo i dati indicati nel campo Intestazione che compare in fattura saranno riportati). Il pulsante provvede a cancellare il cliente dall archivio clienti. Esempio di selezione di un cliente Esempio di ricerca per codice Supponiamo di avere nell elenco clienti i seguenti clienti per filtrare solo i clienti che hanno TE nel campo codice, seleziono SCHEDA quindi indico TE nel campo di ricerca.

10 Quindi premo e se ho qualche cliente che soddisfa il criterio di selezione indicato, compaiono le informazioni. Se premo nuovamente trovo

11 Se premo ELENCO, ATTENZIONE: Ricordari di togliere il filtro della ricerca per visualizzare nuovamente TUTTI i clienti. Se devo ricercare per ragione sociale invece che per codice, uso la modalita Elenco.

12 Cliccando sulle intestazioni delle colonne, i dati vengo ordinati in base alla colonna selezionata Con il pulsante si ottiene un elenco dei clienti presenti in archivio. Compilazione fattura Dopo aver selezionato il cliente, nella fattura compaiono i dati del cliente (e possibile modificare i dati presenti nel riquadro direttamente, se la modifica deve essere permanente per il cliente, modificare i dati nella scheda del cliente e quindi selezionare nuovamente il cliente). Modalita di pagamento Nel riquadro modalita di pagamento viene riportata la modalita di default prevista nelle preferenze, ma se il cliente selezionato ha una sua modalita di pagamento, essa sostituisce quella di default. E ulteriormente possibile modificare tale informazione scrivendo direttamente nel campo. Se la modifica e permanente per il cliente indicato, conviene modificare la scheda cliente. Annotazioni E possibile moficare i dati eventualmente presenti nel campo Annotazioni Se l annotazione deve essere sempre presente nelle fatture, conviene impostarla nelle preferenze del programma. Immissione dati riga fattura Effettuare un doppio clic sulla riga che si intende compilare, quindi indicare i seguenti dati - codice del prodotto - descrizione - unita di misura - quantita - prezzo unitario - Codice IVA da utilizzare Il programma provvede a calcolare l importo totale e l ammontare dell iva in base alla aliquota Iva relativa al codice Iva indicato. Nel riepilogo della fattura compaiono i totali suddivisi per aliquota Iva ed il totale fattura.

13 Esempi di compilazione di una riga Esempio del riepilogo fattura Esempio di una fattua completa

14 Una volta compilata la fattura e verificata la correttezza dei dati, procedere alla sua memorizzazione. Premere il pulsante SALVA, compare il seguente messaggio Questa operazione deve essere effettuata ogni qual volta si modificano i dati della fattura. Per effettuare la stampa, premere STAMPA Esempio dell anteprima di stampa

15 Per creare una nuova fattura premere il pulsante NUOVA, sara generato un nuovo numero fattura progressivo. (Per modificare il numero del progressivo da generare, modificare il valore nelle preferenze dell applicazione). Esempio delle elenco delle fatture presenti nel programma

16 Cliccando su una determinata fattura, la fattura viene selezionata, e quindi e visibile i dettaglio della fattura. In tale condizione e possibile anche decidere di cancellare la fattura, premendo il pulsante CANCELLA. E possibile ridimensionare la zona dell elenco delle fatture per visualizzare tutte le informazioni principali relative alle fatture effettuate Cliccando sull intestazione di una colonna e possibile ordinare l elenco.

17 Funzioni particolari E possibile indicare per ciascuna fattura se e scaduta e se e stata pagata. L indicatore di fattura scaduta consente di visualizzare facilmente nell elenco fatture quelle che sono scadute e quindi verificarne il pagamento. L indicato di fattura pagata inoltre provvede a stampare l indicazione PAGATA sulla stampa della fattura Ed ecco la stampa

18 Per duplicare una riga della fattura, selezionala quindi dal menu contestuale selezionare Copia riga

19 quindi selezionare la riga nella quale incollare il contenuto e dal menu contestuale selezionare Incolla riga. Ecco l esempio di un risultato di copia e incolla riga Per ripulire una intera riga, selezionare Cancella contenuto dal menu contestuale. In alcuni casi puo essere utile copiare tutta la fattura (duplicare) e successivamente modificare i dati. Per effettuare tale operazione, selezionare la fattura originale dall elenco delle fatture sulla sinistra, quindi premere il pulsante DUPLICA. Esempio Quindi premo, procere con la modifica dei dati della fattura duplicata.

20 per informazioni, commenti e suggerimenti info@germinara.it