Inventario al da giacenze di magazzino Istruzioni per le farmacie Dicembre 2010

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1 Inventario al da giacenze di magazzino Istruzioni per le farmacie Dicembre 2010 Premessa Nel presente manuale si delineano le funzionalità a disposizione di Wingesfar per la redazione dell inventario di magazzino in base alle giacenze di magazzino. In particolare vengono dettagliate due possibili alternative per effettuare la rilevazione di inventario utilizzando: 1. i criteri di valorizzazione già impostati nell inventario dell anno precedente (es ) o in un inventario precedentemente elaborato 2. nuovi criteri di valorizzazione in base ad uno standard consigliato Infine indipendentemente dai criteri di valorizzazione scelti si riportano le modalità operative per: 3. rilevare le giacenze di magazzino 4. verificare la corretta valorizzazione di tutte le referenze rilevate 5. produrre il report sintetico di valorizzazione 6. produrre il report analitico di tutti gli articoli inventariati. Si sottolinea che l operazione di rilevazione delle giacenze al e di produzione dell inventario di fine anno è sempre possibile nel corso dell anno successivo in quanto il gestionale registra automaticamente le giacenze al di ogni anno e le rende disponibili in qualsiasi giorno dell anno successivo. Pertanto l operazione di seguito dettagliata può essere tranquillamente effettuata anche nei giorni successivi al primo giorno di lavoro del nuovo anno. Per informazioni sulle funzionalità complete di inventario a disposizione del gestionale si rimanda a documento tecnico completo (DTIF104_inventario.pdf). 1. Creazione dell inventario in base a criteri di valorizzazione utilizzati in un precedente inventario Accedere al menu Inventario, da Menu principale, cliccare sull icona. Posizionarsi con il mouse sull inventario datato anno precedente (es ) o su un altro inventario, cliccare sulla voce Opzioni Posizionarsi sulla linguetta Uscita DTIF109_Inventariomagazzino Pagina 1 di 12

2 Selezionare la voce Salva Default Attenzione!! tramite questa operazione (Salva Default) i criteri utilizzati per redarre l inventario selezionato verranno proposti durante la creazione di un nuovo inventario. Il sistema si riposiziona sulla videata Scelta Inventario selezionare Nuovo e inserire nei seguenti campi i valori indicati: - Inventario valorizzato al: modificare il valore proposto con la data del 31/12 dell anno in corso - Descrizione Inventario: inserire nel campo vuoto il nome che si vuole assegnare nell esempio Inventario 2009 Cliccare sull opzione Conferma. DTIF109_Inventariomagazzino Pagina 2 di 12

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4 Posizionarsi sulla linguetta Uscita e selezionare Salva. Il sistema si posiziona nel menù Inventario attraverso il quale è possibile accedere alle diverse funzionalità relativamente all inventario selezionato DTIF109_Inventariomagazzino Pagina 4 di 12

5 2. Creazione dell inventario in base a nuovi criteri di valorizzazione standard Accedere al menu Inventario, da Menu principale, cliccare sull icona. Selezionare l opzione Nuovo e inserire nei seguenti campi i valori indicati: - Inventario valorizzato al: modificare il valore proposto con la data del 31/12/ Descrizione Inventario: inserire nel campo vuoto il nome che si vuole assegnare nell esempio Inventario 2010 Cliccare sull opzione Conferma Il sistema si posiziona sulla linguetta Dati Generali selezionare nel riquadro Opzioni varie i check box evidenziati nella videata di seguito DTIF109_Inventariomagazzino Pagina 5 di 12

6 posizionarsi sulla linguetta Prezzi e selezionare le diverse tipologie di prezzo come di seguito riportata In caso di non utilizzo del Prezzo Grossista è possibile alternativamente impostare i soli Prezzo farmacia e Prezzo di Banca Dati. Posizionarsi sulla linguetta Costi e selezionare nella finestra a discesa Da dove deve essere reperito il costo? fra le diverse opzioni disponibili l opzione % sconto in tabella Degrassi, effettuata la selezione viene visualizzata l opzione Modifica tabella Degrassi Il criterio di valorizzazione consigliato permette di valorizzare al costo le referenze presenti in inventario, applicando al prezzo una percentuale di sconto medio in base alla categoria Degrassi di appartenenza della referenza. La percentuale di sconto per ogni singola categoria Degrassi deve essere impostata nella tabella, pertanto è necessario accedere a Modifica tabella Degrassi e verificare che per ogni categoria sia stata impostata tale percentuale di sconto nella colonna Sconto % come di seguito riportato, DTIF109_Inventariomagazzino Pagina 6 di 12

7 In caso non sia presente il valore in alcune o in tutte le classificazioni Degrassi basta procedere all inserimento dello stesso direttamente nella colonna in corrispondenza del valore mancante. Si sottolinea che per visualizzare tutte le suddivisioni previste dalla classificazione Degrassi è necessario scorrere la finestra con la barra di scorrimento. La categoria iniziale è la 1011 Spec.med.con presc.med, la categoria finale è la 9999 Degrassi non presente Per uscire e salvare le modifiche apportate selezionare Salva modifiche e Uscita Il sistema si riposiziona sulla linguetta Costi cliccare su Aggiungi per inserire il criterio di valorizzazione Nel riquadro Priorità di ricerca costo acquisto verrà inserito il criterio selezionato DTIF109_Inventariomagazzino Pagina 7 di 12

8 In caso sia necessario provvedere all eliminazione di priorità già presenti effettuare un doppio click sul simbolo. Posizionarsi sulla linguetta Uscita e selezionare Salva. Nota bene : per conoscere le altre possibilità di valorizzazione del costo, in particolare per le farmacie che desiderano valorizzare l inventario sulla base dell effettivo costo di acquisto Vi invitiamo a consultare il documento tecnico completo (cliccare su DTIF104_inventario.pdf). Terminata l impostazione dei parametri il sistema si posiziona nel menù Inventario attraverso il quale è possibile accedere alle diverse funzionalità relativamente all inventario selezionato DTIF109_Inventariomagazzino Pagina 8 di 12

9 3. Rilevazione delle giacenze da magazzino Accedere al menù Gestione Inventario per effettuare la rilevazione delle giacenze. Cliccare sull icona e confermare con Si lo scarico da magazzino Selezionare nel riquadro Giacenza da elaborare l opzione Utilizza la giacenza al 31/12/2010, Attenzione!!! Se l inventario viene effettuato il giorno bisogna selezionare Utilizza giacenza attuale altrimenti Utilizza la giacenza al Per proseguire confermare l elaborazione del magazzino con la selezione dell opzione Conferma. Qualora compaia la seguente videata selezionare l opzione Giacenza Totale L operazione potrebbe durare alcuni minuti, allo scopo di verificare lo stato di caricamento viene mostrata una barra che evidenzia l avanzamento della procedura. Terminata l elaborazione il sistema potrebbe segnalare la presenza di prodotti non inventariati nel caso di giacenza negativa e di invendibilità. DTIF109_Inventariomagazzino Pagina 9 di 12

10 4. Verifica dei dati: Gestione Anomalie Questa funzione permette di consultare o stampare i prodotti inventariati che presentano anomalie, ovvero i prodotti per i quali non è stato possibile recuperare il prezzo o il costo. Inserire Prezzo e Costo nelle corrispondenti colonne. Al termine dell inserimento dei prezzi e dei costi mancanti il sistema evidenzia la presenza di prodotti inventariati ma non vendibili. In caso di selezione della stampa dei prodotti con anomalie, viene richiesto all utente di specificare se nella stampa dei prodotti si desidera evidenziare anche i prodotti inventariati ma che risultano non in commercio, come viene indicato nell immagine sottostante. 5. Report sintetici: Totali La funzione Totali consente di analizzare il valore al prezzo, al costo e le quantità dei prodotti inventariati, attraverso la visualizzazione o la stampa di riepiloghi che rispettano le diverse classificazioni disponibili in base ai campi di banca dati o le categorie merceologiche, come di seguito riportato. Effettuata la selezione della Tipologia di totalizzazione desiderata, procedere con Conferma. In caso di selezione del criterio Studi di settore su modelli base, il sistema richiede la selezione dei modelli in base all anno fiscale. Il sistema avverte che l operazione potrebbe durare diverso tempo, pertanto richiede un ulteriore conferma, come di seguito riportato DTIF109_Inventariomagazzino Pagina 10 di 12

11 A seguito dell elaborazione se presenti delle anomalie visualizza la seguente schermata per avvertire della impossibilità a valorizzare i prodotti inventariati, verificare le referenze attraverso la stampa o procedere comunque alla consultazione delle totalizzazioni con Vede totali I totali di inventario suddivisi in base alla totalizzazione selezionata, riportano i dati visualizzati di seguito: Per stampare selezionare la voce Stampa totalizzazione. DTIF109_Inventariomagazzino Pagina 11 di 12

12 6. Stampa Analitica Dal menù inventario selezionare la funzione Stampa analitica per stampare il dettaglio dei prodotti inventariati in ordine alfabetico. Cliccare su conferma per procedere alla stampa che, dato l elevato numero di prodotti, richiederà molte pagine. Pertanto consigliamo di effettuare la stampa solo dopo essere certi di aver redatto la versione definitiva dell inventario. E infatti possibile rielaborare l inventario attraverso una revisione dei criteri di valorizzazione (ad esempio gli sconti medi per categoria degrassi). Supporto Per chiarimenti relativi alle novità introdotte è possibile contattare l Assistenza tecnica di Vega SpA sezione Informatica e Farmacia tramite il servizio l Help desk Mail presente nella Toolbar Vega oppure all indirizzo supporto.if@vegaspa.it. DTIF109_Inventariomagazzino Pagina 12 di 12