Attività gruppo volontariato / Registro Cronologico Assicurazioni sul Portale della Protezione Civile FVG. 30 ottobre

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1 Attività gruppo volontariato / Registro Cronologico Assicurazioni sul Portale della Protezione Civile FVG 30 ottobre

2 Premessa Generale La PCR sta passando tutte le proprie procedure su Internet, un archivio unico e condiviso Il database Volontariato è ormai completo e aggiornato ed è una base dati unitaria La Sala Operativa Regionale (SOR) sta lavorando da mesi con un nuovo software (SEME Segnalazione Emergenze) Le Assicurazioni / registro attività devono scambiare dati e essere compatibili con il DB Volontariato e con SEME/SOR 30 ottobre

3 Step/ Tappe operatività Per integrarsi agli altri software esistevano alcune criticità, ovvero punti che potevano essere di non semplice comprensione / utilizzo Abbiamo cercato di fare una buona versione iniziale ma molto aperta a miglioramenti basandoci sul responso degli utilizzatori per un periodo di test Abbiamo iniziato a usare il software in agosto 2009 e abbiamo apportato molti miglioramenti Oggi abbiamo una versione abbastanza stabile e testata, che presentiamo ufficialmente 30 ottobre

4 Terminologia PCR / SOR Si è usata terminologia coerente con la Sala Operativa FENOMENO : macro evento o insieme di eventi (es. Alluvione della Val Canale, Terremoto in Abruzzo) EVENTO : accadimento specifico (es. Incendio boschivo a Paularo, Trasporto cordone ombelicale) SQUADRA : gruppo di volontari operativi su un evento (di un comune, con determinate persone) ATTIVITA : dettagli sulla composizione di una squadra e sulla sua attività 30 ottobre

5 Indicazioni generali Per il Registro Attività / Assicurazioni valgono le giornate; le indicazioni sull ora (uscita e rientro della squadra) sono indicative e servono per la gestione degli eventi e delle squadre in Sala Operativa (Se l attivitàche andate a completare deriva da una squadra creata da Sala Operativa, l ora non viene perciò visualizzata, in quanto non rilevante per il Registro Attività) 30 ottobre

6 Indicazioni generali Il Registro Attività / Assicurazioni è basato sulla giornata: ogni riga corrisponde a una giornata Se un attività dura 2 giorni vanno dunque compilate 2 righe Inoltre ogni riga corrisponde a una squadra Ogni squadra (ogni riga) èun unico, cioènon si modifica. Una modifica equivale a una nuova squadra e nuova attività (es. in una squadra di 4 persone, 1 se ne torna a casa; sul Regsitro questo significa crearne una nuova con 3 persone) 30 ottobre

7 Schermata riassuntiva 30 ottobre

8 1 / squadre da SOR La situazione standard dovrebbe vedere le squadre già preparate e compilate da SOR In questo caso vedete le righe compilate da SOR nella prima tabella e con sfondo giallo intenso 30 ottobre

9 1 / squadre da SOR I dati di EVENTO e SQUADRA sono quelli di SOR e dovete solo compilare i dati di ATTIVITA ottobre

10 1 / squadre da SOR... e aggiungere i volontari che sono stati impegnati nell ATTIVITA di questa SQUADRA 30 ottobre

11 1 / squadre da SOR / multigiorno Se la squadra indicata da SOR risulta impegnata per più di un giorno, procedete come indicato, segnando la data del primo giorno 30 ottobre

12 1 / squadre da SOR / multigiorno Una volta tornati alla schermata principale, cliccate l icona COPIA RIGA. Il software crea una nuova riga uguale alla precedente e vi porta nella schermata di modifica. Qui, mettete la data del giorno successivo, eventualmente modificando volontari che fanno parte della squadra, se necessario. 30 ottobre

13 1 / squadre da SOR / multigiorno Procedere nello stesso modo, creando nuove righe di attività, se l evento si protrae per più giorni e per più giorni sono state impegnate squadre del vostro gruppo; sia che lo stesso gruppo di volontari sia stato impegnato per più giorni, sia che nel corso dei giorni siano stati impiegati differenti volontari. 30 ottobre

14 2 / squadre NON-SOR Premessa importante: le squadre che non sono state create dalla Sala Operativa devono costituire un eccezione e nel tempo dovrebbero andare a diminuire fino a scomparire Ciò perchè: l uscita di QUALUNQUE squadra per qualunuqe attivitàdeve essere comunicata alla Sala Operativa. Se per qualche motivo non è possibile farlo prima di uscire, farlo almeno successivamente e comunque prima di compilare il Registro online. 30 ottobre

15 2 / squadre NON-SOR Se l evento per il quale state compilando non è tra quelli indicati da SOR per il vostro comune dovete scegliere Collega e Compila Nuova Attività A questo punto, prima di creare direttamente un evento, dovete passare attraverso una schermata che propone gli eventi relativi al vostro comune, indietro fino al mese precedente. 30 ottobre

16 2 / squadre NON-SOR Questa lista mostra tutti gli eventi, indicando con testo più chiaro e sfondino, quelli per i quali già avete compilato qualche attività 30 ottobre

17 2 / squadre NON-SOR Vanno compilati i dati dell attività con l attenzione che il giorno sia compatibile con i dati dell evento 30 ottobre

18 3 / evento NON-SOR Nel caso in cui l Evento non sia presente è possibile crearlo. 30 ottobre

19 3 / evento NON-SOR Bisogna inserire correttamente i dati dell evento La durata di un evento non puo essere superiore ad una settimana. Nel caso creare più eventi. 30 ottobre

20 Le operazioni riassuntive Prima di elaborare il documento definitivo usare l anteprima per verificare che tutte le attività siano inserite Se l anteprima è corretta, procedere alla stampa del documento definitivo L anteprima può essere lanciata tutte le volte che si desidera. 30 ottobre

21 Le operazioni riassuntive L anteprima contiene un riassuntivo di tutte le attività svolte. L anteprima contiene anche il dettaglio delle singole attività 30 ottobre

22 Le operazioni riassuntive L anteprima contiene un riassuntivo di tutte le attività svolte. L anteprima contiene anche il dettaglio delle singole attività 30 ottobre

23 Le operazioni riassuntive Se l anteprima è corretta, procedere alla stampa del documento definitivo La funzione stampa e chiudi consente di storicizzare le attività Una volta lanciata questa funzione non è più possibile apportare modifiche ai date delle attività del mese di competenza Posso ristampare quante volte voglio il documento storicizzato 30 ottobre

24 L ufficio PCR Puo cancellare eventuali inserimenti doppi se il numero di volontari associati all attività è 0 Puo, in casi eccezionali, riaprire un mese che è stato chiuso. 30 ottobre