D.Lgs. 231/01 Normativa e Modello di organizzazione Sispi Codice Etico

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1 1. Principi generali La Sispi S.p.A., persegue la sua missione aziendale attraverso lo svolgimento di attività che hanno impatto sulla vita della collettività oltreché dei singoli. In tale percorso l esigenza prioritaria è il raggiungimento del successo nel più rigoroso rispetto dei principi di onestà, professionalità, correttezza e trasparenza di rapporti, nonché di concorrenza leale e di integrità morale, anche attraverso i comportamenti dei dipendenti e dei collaboratori. Le attività dell azienda devono essere condotte nel rispetto della legittimità sia formale che sostanziale, nonché chiarezza di contenuti, ad atti e documenti in stretta coerenza con le procedure aziendali istituzionalmente approvate. I dipendenti devono svolgere la propria attività con impegno professionale e rigore etico ed improntare i loro rapporti con l azienda, i colleghi e gli interlocutori esterni alla massima correttezza, lealtà e rispetto. È inoltre cura di ogni dipendente informare in modo preciso e veritiero sulle attività svolte per l azienda, custodire e non danneggiare i beni aziendali affidatigli, non farne uso improprio o permettere ad altri di farne. Se il dipendente Sispi fosse impegnato, in qualsiasi modo, altra attività lavorativa questa non potrà in nessun caso creare conflitti di interesse con l azienda. I dirigenti sono chiamati per primi a dare attuazione a principi e valori condivisi su cui si fondano la cultura e l identità aziendale, ad assumersi le proprie responsabilità nei confronti del personale ed a rafforzarne l impegno, la fiducia reciproca e lo spirito di gruppo. Con tali premesse, nel convincimento che l etica nella conduzione degli affari sia anche condizione del successo dell impresa, la Sispi impronta la propria attività interna ed esterna al rispetto dei principi contenuti nel presente Codice. 2. Obiettivi e valori La Sispi, quale componente attiva e responsabile della comunità in cui opera, è impegnata a rispettare e far rispettare al proprio interno le leggi vigenti e i principi etici di trasparenza, correttezza, lealtà e rispetto, ispirando ad essi tutte le proprie azioni e comportamenti. In tal senso la Sispi rifugge e stigmatizza il ricorso a comportamenti illegittimi o comunque scorretti verso la comunità, le pubbliche autorità, la pubblica amministrazione, gli azionisti, i clienti, i lavoratori e i concorrenti al fine di raggiungere i propri obiettivi economici. Tali obiettivi sono perseguiti esclusivamente per l eccellenza delle prestazioni in termini di qualità e convenienza dei prodotti e dei servizi forniti, fondate sulla capacità professionale, sull attenzione al cliente e sull innovazione.

2 Per far ciò la Sispi pone in essere strumenti organizzativi atti a prevenire la violazione dei principi di legalità, trasparenza, correttezza e lealtà da parte dei propri dipendenti e collaboratori e vigila sulla loro osservanza e concreta attuazione. Sispi nello svolgimento della propria attività assicura ai suoi utenti, ai suoi clienti e ai fornitori una piena trasparenza sulla propria azione. Ciò pur nella salvaguardia della concorrenzialità delle rispettive imprese che si impegna a promuovere lealmente in modo funzionale al suo stesso interesse, così come a quello degli operatori di mercato e dei clienti. Sispi, consapevole del valore strategico dei servizi erogati per il benessere e la crescita della comunità in cui opera, persegue l eccellenza e la competitività nel mercato, offrendo ai propri clienti servizi di qualità, che rispondono, in maniera efficace, alle loro esigenze. 3. Azionisti La Sispi si impegna a garantire parità di trattamento a tutti gli azionisti, evitando comportamenti preferenziali. La Sispi, mediante comunicazioni tempestive ed avvalendosi degli strumenti più opportuni, mette a disposizione degli azionisti tutte le informazioni rilevanti disponibili. 4. Risorse umane La Sispi attribuisce la massima importanza a quanti prestano la loro attività lavorativa in ambito aziendale. È infatti attraverso le proprie risorse umane che la Sispi è in grado di sviluppare e garantire prodotti e servizi e di creare valore. La Sispi riconosce dunque la centralità delle risorse umane, nella convinzione che il principale fattore di successo di ogni impresa sia costituito dal contributo professionale delle persone che vi operano, in un quadro di lealtà e fiducia reciproca capace di garantire pari opportunità, favorendo la crescita professionale di ciascuno. Interesse primario della Sispi è in tal senso il perseguimento dello sviluppo professionale delle proprie risorse attraverso: il rispetto della personalità e della dignità di ciascun individuo anche in sede di selezione, la prevenzione di discriminazioni e abusi di ogni tipo quali razza, credo religioso, appartenenza politica e sindacale, lingua, sesso, orientamento sessuale ed handicap, la formazione adeguata alla posizione di ciascuno, 2

3 la definizione di ruoli, responsabilità, deleghe e la disponibilità di informazioni tali da consentire a ciascuno di assumere le decisioni che gli competono nell interesse dell azienda, un esercizio prudente, equilibrato ed obiettivo da parte dei responsabili di specifiche attività o unità organizzative e dei poteri connessi alla delega ricevuta, una comunicazione interna chiara, precisa e veritiera sulle politiche e la strategia aziendale, un uso corretto e riservato dei dati personali, una adeguata tutela della sicurezza e della salute nei luoghi di lavoro. Sispi ritiene che nei rapporti con i colleghi ciascuna risorsa deve comportarsi in base ai principi di civile convivenza ed in spirito di piena collaborazione. 5. Clienti La Sispi fonda l eccellenza dei prodotti e servizi offerti sull attenzione verso i clienti e sulla disponibilità a soddisfarne le richieste. L obiettivo perseguito è quello di garantire una risposta immediata, qualificata e competente alle esigenze dei clienti, improntando i propri comportamenti alla correttezza, cortesia e collaborazione. In tal senso, gli standard di prestazione vengono assicurati anche attraverso la certificazione esterna della qualità dei processi di conduzione e produzione. La Sispi si impegna inoltre affinché la cortesia, l attenzione, la correttezza e la chiarezza di comunicazione siano elementi distintivi nei rapporti con i clienti. 6. Fornitori I fornitori di Sispi hanno diritto ad essere trattati sulla base di assoluta parità, a prescindere dalla dimensione e dall importanza della fornitura. Nelle sue politiche d acquisto Sispi ha l obiettivo di approvvigionarsi di prodotti, materiali, opere e servizi alle condizioni più vantaggiose in termini di rapporto qualità/prezzo, nel rispetto delle normative vigenti in materia. Sispi, pur ritenendo utile e spesso opportuna la creazione di rapporti stabili e di partnership, opera periodicamente la revisione del proprio albo fornitori, allo scopo di aumentare concorrenzialità, economicità ed efficienza. Non deve pertanto essere preclusa ad alcun potenziale fornitore, in possesso dei necessari requisiti, la possibilità di competere per offrire i propri prodotti e/o servizi. 3

4 Per tutte le forniture, compresi contratti d opera e di consulenza, devono essere adeguatamente formalizzate e documentate le motivazioni della scelta secondo quanto al riguardo stabilito dalla relativa procedura aziendale. Per garantire un clima di assoluta trasparenza, i dipendenti Sispi non possono accettare regali o favori di fornitori, non possono rappresentare un fornitore presso l azienda o farne in qualche modo parte, non possono avere con i fornitori rapporti di lavoro fuori dall azienda, né possono essere fornitori in proprio dell azienda. 7. Comunità La Sispi intende contribuire al benessere economico e alla crescita della comunità in cui opera attraverso l erogazione di servizi efficienti e tecnologicamente avanzati. Nella consapevolezza della rilevanza del servizio erogato e delle conseguenti responsabilità verso la collettività, mantiene con le pubbliche Autorità locali e nazionali e con la Pubblica Amministrazione in particolare relazioni ispirate alla piena e fattiva collaborazione e alla trasparenza, nel rispetto delle reciproche autonomie, degli obiettivi economici e dei valori contenuti in questo Codice. Nel perseguimento dei propri obiettivi la Sispi considera con favore e, se del caso, fornisce sostegno a iniziative sociali, culturali ed educative orientate alla promozione della persona ed al miglioramento delle sue condizioni di vita. Per il perseguimento dei suoi scopi non eroga contributi, vantaggi o altre utilità ai partiti politici e alle organizzazioni sindacali dei lavoratori, né a loro rappresentanti o candidati, fermo il rispetto della normativa applicabile. 8. Gestione amministrativa e contabile Sispi rispetta le leggi ed i regolamenti applicabili per la stesura dei bilanci e di ogni tipo di documentazione amministrativa e contabile obbligatoria. Le informazioni ed i dati dell azienda forniti a terzi ed ogni rilevazione contabile dei fatti di gestione devono garantire chiarezza, trasparenza, accuratezza e completezza. Tutte le funzioni aziendali sono tenute a prestare la massima collaborazione affinché i fatti di gestione siano rappresentati correttamente e tempestivamente nella contabilità aziendale. Per ciascuna rilevazione contabile prodotta a fronte di operazioni aziendali deve essere conservata adeguata documentazione a supporto - facilmente reperibile ed archiviata secondo criteri che 4

5 consentano l accesso da parte delle funzioni preposte al controllo - utile ad individuare il motivo dell operazione stessa e delle relative autorizzazioni. I dipendenti hanno il dovere di uniformarsi ai criteri aziendali che salvaguardano la corretta applicazione delle regole di trasparenza e correttezza contabile. 9. Sistema di controllo interno Ciascun destinatario del presente codice è responsabile per la parte che gli compete, della conformità della propria attività ai principi nello stesso enunciati o a sistemi di controllo interno di cui l azienda dovesse dotarsi. In particolare, ciascun dipendente è responsabile del buon funzionamento del controllo che dovesse rendersi necessario nell ambito del suo ruolo e delle sue competenze. 10. Informazione La Sispi è consapevole dell importanza che un informazione corretta sulle proprie attività riveste per i suoi azionisti, utenti, clienti e fornitori e si impegna a comunicare con tutti i soggetti suddetti nel rispetto dei criteri di correttezza, chiarezza e parità di accesso all informazione. I rapporti con la stampa ed il mondo dell informazione in genere sono di pertinenza delle funzioni aziendali a ciò delegate. I singoli dipendenti quindi, qualora contattati da rappresentanti della stampa, devono contattare le strutture competenti prima di fornire qualsiasi informazione. 11. Rapporti con le istituzioni pubbliche I rapporti con la pubblica amministrazione e, in generale, con tutte le pubbliche istituzioni devono essere improntati a criteri di trasparenza e professionalità, al riconoscimento dei rispettivi ruoli e strutture organizzative. In tal senso le relazioni che si traducano in omaggi, atti di cortesia ed ospitalità sono consentiti nei limiti in cui, per entità, valore e circostanze, non pregiudichino l integrità e la trasparenza dei rapporti, escludendo qualsiasi interpretazione della condotta aziendale come finalizzato ad acquisire vantaggi in maniera impropria. 12. Rispetto del codice e sanzioni Al rispetto del presente Codice sono tenuti gli organi sociali, il management e coloro che prestano la loro attività di lavoro per Sispi. 5

6 I destinatari del Codice sono tenuti a tutelare, attraverso i propri comportamenti, la rispettabilità e l immagine della Sispi e a preservare l integrità del patrimonio aziendale. L osservanza del presente Codice da parte dei dipendenti e dei collaboratori della Sispi si aggiunge ai doveri generali di lealtà, di correttezza, di esecuzione del contratto di lavoro o di collaborazione. Le violazioni alle norme del codice costituiscono un inadempimento alle obbligazioni derivanti dal rapporto di lavoro o negli incarichi di collaborazione, con ogni conseguenza contrattuale e di legge. Le violazioni del Codice da parte degli organi sociali possono comportare, da parte degli organi sociali per ciò competenti, l adozione delle misure più idonee previste o consentite dalla legge. La Sispi si impegna infine alla integrazione o alla formalizzazione di appositi documenti contenenti procedure, regolamenti o istruzioni volte ad assicurare che i valori qui affermati siano rispecchiati nei comportamenti concreti di tutti i dipendenti e collaboratori, prevedendo ove del caso appositi sistemi sanzionatori delle eventuali violazioni. 6