1 PRESENTAZIONE DEL MANUALE IL SITO

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1 GUIDA PRATICA ALL AREA INTRANET DEL SITO EQUALITALIA - Partnership di Sviluppo Geografiche- ULTIMO AGGIORNAMENTO: ROMA, 20 NOVEMBRE 2003

2 INDICE 1 PRESENTAZIONE DEL MANUALE IL SITO 3 L AREA RISERVATA ALLE PS COME INSERIRE UNA NUOVA SCHEDA DI SPESA La modifica e la cancellazione di una scheda di spesa La stampa di verifica delle spese sostenute LA CERTIFICAZIONE DELLE SPESE La stampa dei riepiloghi certificati LA STAMPA DELLA SITUAZIONE GENERALE DELLE SPESE LA CONSULTAZIONE DELLO STATO DEI PAGAMENTI LE TABELLE FINANZIARIE LA CONSULTAZIONE DEI DOCUMENTI

3 1 Presentazione del Manuale La gestione dei dati e la realizzazione dei dispositivi per la loro raccolta ed elaborazione, rientrano nella più ampia strategia di creare un sistema informativo capace di assicurare un sostegno qualificante a tutti gli attori coinvolti nell attuazione dell Iniziativa, sia attraverso il monitoraggio e la conoscenza delle dinamiche in corso a livello di PS e di Iniziativa, sia attraverso un azione informativa che garantisca trasparenza al processo gestionale. L architettura del sistema, oltre alla banca dati centralizzata curata dall Autorità di gestione, prevede una infrastruttura di comunicazione basata sulla rete pubblica (Internet), utilizzando appositi applicativi che garantiscono la sicurezza e l integrità dei dati. Il sito Internet persegue le seguenti finalità: 1. agevolare il programma di lavoro delle PS; 2. fornire agli organismi comunitari le informazioni richieste; 3. sostenere gli attori nazionali e comunitari coinvolti nell attuazione e nel management dell Iniziativa; 4. sostenere l approfondimento contenutistico degli interventi realizzati e l esame degli aspetti tematici dell Iniziativa, al fine di massimizzare l impatto delle sperimentazioni e di diffondere i risultati dell Iniziativa stessa. Il presente manuale è inerente al secondo punto ed ha l obiettivo di rendere completa ed efficace sia la consultazione che l operatività sulle funzioni contenute all interno del sito. 3

4 2 Il sito L home page del sito internet (Figura 1) contiene il menu generale che consente l accesso in modo semplice e diretto alle aree inerenti la documentazione e le comunicazioni sull Iniziativa e a quelle relative ai supporti tecnici, come il database dei progetti ammessi all Azione 1 e il download per la compilazione del Formulario. Per consultare tali aree basta cliccarvi sopra con il mouse. Per accedere all area Intranet Figura 1 Nella barra blu posta nella parte alta della home page sono inoltre visibili altri comandi: Home: permette in ogni momento di tornare alla home page del sito; Intranet: consente l accesso all area riservata agli utenti abilitati; Link: visualizza altri siti web di interesse per l Iniziativa EQUAL; Indirizzi utili: visualizza gli indirizzi degli Uffici nazionali ed europei inerenti all Iniziativa; apre la casella di posta elettronica dando la possibilità di inviare e comunicare tramite . 4

5 3 L area riservata alle PS Per accedere all area riservata cliccare sulla voce Intranet situata nella barra blu del menu comandi della home page del sito (Figura 1). A questo punto appare la schermata seguente in cui inserire il codice utente e la password. Per proseguire nell area Intranet Figura 2 Inseriti i dati, per proseguire, cliccare su Login o premere il tasto Invio ; il sistema ne verifica l esattezza e permette all utente di accedere alla zona riservata di propria competenza, visualizzando il seguente messaggio. Figura 3 Cliccando su continua appare la maschera successiva con il menu generale, corrispondente alla home page della propria area Intranet. E importante ricordare che a seconda del Soggetto (PS, Organismi Intermedi 1, Autorità di gestione 2, ecc.), l area di accesso contempla funzioni diverse. Figura 4 1 Per Organismi Intermedi (OI) si intendono le Regioni e Province Autonome. 2 L Autorità di gestione è il Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali, Divisione IV. 5

6 I comandi posti in basso (Figura 4) sono presenti su tutte le maschere di lavoro dell area Intranet e prevedono: home page area Intranet: consente in qualsiasi momento di tornare alla home page dell area riservata; indietro: permette di spostarsi sulla schermata di lavoro precedente; uscita Intranet: consente di uscire dall area riservata rimanendo all interno del sito Come inserire una nuova scheda di spesa Per inserire, modificare o eliminare schede di spesa bisogna cliccare sulla voce Registrazione spese sostenute e all avvio della funzione appare la seguente schermata. Figura 5 Per inserire una nuova scheda bisogna cliccare sulla voce Inserisci nuova scheda di spesa e compilare i campi presenti nella maschera successiva. Figura 6 Questa maschera presenta le seguenti particolarità: - i campi Azione, Tipo documento, Mezzo di pagamento e Voce di spesa presentano al loro interno dei menu a tendina, attivabili cliccando sull icona relativa ; 6

7 Verificare l Azione selezionata Figura 7 Per visualizzare il menu a tendina Per inserire una delle voci elencate nel menu selezionarla con il mouse e cliccare una volta, oppure si possono usare i tasti con le frecce presenti sulla tastiera e premere Invio. ATTENZIONE! Prima di registrare la prima scheda di spesa si consiglia di accertarsi dell Azione selezionata, perché non può più essere modificata prima della certificazione. La procedura infatti, non consente di registrare schede che si riferiscono ad Azioni diverse, sulla stessa Certificazione. Se ad esempio si inseriscono schede che si riferiscono all Azione 1, si possono inserire schede relative all Azione 2 solo dopo aver certificato le prime. Si ricorda inoltre, che la procedura dà per default l Azione 2. - il campo Misura viene dato in automatico dalla procedura in base al codice PS con cui si è entrati; - il campo Data registrazione viene fornito automaticamente dalla procedura. Per default viene inserita la data in cui viene effettuato l inserimento, ma può essere modificata manualmente dall operatore. Si ricorda che tutte le date devono essere scritte nel formato (gg/mm/aaaa) utilizzando due cifre per il giorno, due per il mese e quattro per l anno. - nei campi relativi agli importi, i decimali possono essere separati dal punto o dalla virgola indifferentemente; se non sono presenti decimali, è sufficiente inserire la cifra intera. L Importo totale documento si riferisce all ammontare complessivo della fattura registrata, mentre l Importo imputato al progetto indica la parte da rendicontare all interno del progetto stesso. Questa distinzione è necessaria nel caso in cui una fattura comprenda spese che si riferiscono a progetti diversi. ATTENZIONE! L importo imputato al progetto non può essere superiore all importo totale del documento. Se si verifica questa ipotesi, viene visualizzato il seguente messaggio di errore. 7

8 Figura 8 Per salvare i dati inseriti cliccare su Registra ; cliccando su Annulla, invece, si abbandona la funzione senza salvare le informazioni. Terminata la registrazione, la procedura visualizza automaticamente la schermata iniziale presentata in Figura 5 con l aggiunta della scheda appena inserita. NOTA BENE: Si ricorda che qualora una PS abbia interesse a certificare all Organismo Intermedio secondo un determinato ordine di aggregazione, ad esempio unendo in una certificazione le spese relative ad una sola macrovoce di spesa, occorre inserire nel Sistema unicamente le schede di spesa relative a quella determinata macrovoce e, quindi, procedere alla certificazione delle stesse. Il Sistema, infatti, nella creazione del riepilogo di spesa, che avviene con la procedura di certificazione, aggrega tutte le schede di spesa inserite a quel momento. Per modificare la scheda Per cancellare la scheda di spesa Per tornare alla home page dell area Intranet Figura 9 Questa schermata, oltre a dare la possibilità di inserire altre schede di spesa, presenta due diversi tipi di riepiloghi: - nella prima riga viene riportato il Riepilogo di spesa attuale, caratterizzato dalla somma degli importi di tutte le schede inserite e non ancora certificate, suddivise in base all Azione; - nella seconda riga si ritrova l Elenco delle schede del Riepilogo di spesa attuale non ancora certificato. In questa sezione vengono quindi visualizzate tutte le singole schede inserite, con la possibilità di effettuare modifiche e/o cancellazioni. 8

9 3.1.1 La modifica e la cancellazione di una scheda di spesa Per effettuare una modifica su una scheda precedentemente inserita, ma non ancora certificata, bisogna tornare alla home page dell area Intranet cliccando sul relativo comando (Figura 9). Dalla home page bisogna cliccare sulla voce Registrazione spese sostenute e quindi sull icona modifica relativa alla scheda che si vuole variare. All avvio della funzione si apre la stessa schermata di Figura 7 e, per effettuare le modifiche del caso, basta inserire i nuovi dati nei campi relativi. Al termine, per completare correttamente l operazione, cliccare su Registra. Per cancellare definitivamente una scheda di spesa inserita, cliccare sull icona relativa (Figura 9) e poi su Elimina sulla schermata successiva. Se non si vuole procedere con l eliminazione basta cliccare su Annulla. ATTENZIONE! Si ricorda che la modifica e l eliminazione possono essere effettuate soltanto sulle schede che non sono state ancora certificate. Una volta effettuata la Certificazione, infatti, le schede ed i relativi riepiloghi non potranno più subire alcuna modifica, ma potranno essere solamente visualizzati La stampa di verifica delle spese sostenute Per avere una stampa di tutte le schede inserite, riportate singolarmente, cliccare, nella home page dell area Intranet, sulla voce Consulta/stampa di verifica delle spese sostenute. All avvio della funzione si accede direttamente all anteprima di stampa. Figura 10 Si fa presente che, una volta effettuata la Certificazione, questa maschera di anteprima di stampa risulterà vuota, poiché i dati vengono inviati all Organismo Intermedio. Sarà comunque possibile visualizzare e stampare le singole schede di spesa richiamando la funzione di stampa dei riepiloghi certificati (paragrafo 3.2.1). NOTA BENE: Per evitare eventuali problemi di stampa e di visualizzazione del Logo, si consiglia sempre di selezionare una qualità alta di stampa dal menu di configurazione della stampante. 9

10 3.2 La Certificazione delle spese Una volta inserite tutte le schede, per effettuare la Certificazione si deve tornare alla home page dell area Intranet, cliccando sull apposito comando posto in basso a sinistra del video (Figura 9). Dal menu dell area Intranet bisogna poi selezionare la voce Certificazione spese sostenute e apparirà la seguente maschera con il Riepilogo delle spese e le singole schede che lo compongono. Figura 11 Nella prima parte della figura possiamo osservare il Riepilogo di spesa attuale, con il totale delle schede che stiamo per certificare, la divisione in base all Azione e la specifica del periodo a cui fa riferimento il Riepilogo in esame. Ogni Riepilogo che viene creato segue una numerazione prestabilita (Figura 13), presentata nelle varie stampe. La numerazione prevede il seguente ordine:? numero del periodo in cui viene effettuato il Riepilogo; si ricorda in proposito che i periodi hanno cadenza mensile;? anno solare;? Azione di riferimento;? numero ordinale progressivo per i diversi riepiloghi creati all interno dello stesso periodo. Ad esempio il secondo Riepilogo effettuato a settembre 2002 per l Azione 2 sarà così individuato: 9/2002/2/2. Nella seconda parte abbiamo l Elenco schede del riepilogo di spesa attuale con i dati dettagliati delle singole spese. L ultima riga in neretto riporta la distribuzione dell importo totale che stiamo per certificare suddiviso in base alle Fonti di finanziamento. Tali ripartizioni vengono calcolate automaticamente dalla procedura in base al Piano Finanziario del Soggetto. Per effettuare la Certificazione bisogna cliccare sulla voce Certifica/invia riepilogo spese attuale posto in basso a destra dello schermo; per uscire dalla schermata lasciando i dati invariati cliccare su Annulla. 10

11 L operazione di Certificazione rende indisponibili i dati a successive modifiche, per cui la procedura prima di renderla effettiva lancia il seguente messaggio di avviso e ulteriore conferma. Figura 12 Cliccando su OK si rende effettiva la Certificazione: la procedura prima avvisa che l operazione è stata effettuata con successo e poi torna automaticamente alla pagina relativa all inserimento schede. In questo caso però non sono più presenti le schede per le quali è stato effettuato il Riepilogo spese, poiché sono state automaticamente inviate all Organismo superiore. E comunque possibile visualizzare le schede certificate richiamando la stampa dei riepiloghi di spesa certificati (paragrafo successivo). ATTENZIONE! Si ricorda che l operazione di Certificazione è irreversibile e non permette più alcuna modifica sui dati. Si raccomanda pertanto di effettuarla solo dopo aver verificato i dati inseriti. 11

12 3.2.1 La stampa dei riepiloghi certificati Per accedere alla stampa dei riepiloghi certificati bisogna tornare alla home page Intranet e cliccare sulla voce Consulta/stampa riepiloghi di spesa certificati. La maschera che appare permette di consultare i Riepiloghi certificati, con la data relativa all invio. Per accedere all anteprima di stampa Figura 13 Numero identificativo del riepilogo Per effettuare la stampa del Riepilogo, cliccare sull icona relativa (Figura 13). Così facendo si accede direttamente all anteprima di stampa con l elenco delle schede che compongono il Riepilogo selezionato. In questa stampa si ha anche la distribuzione dell importo totale del Riepilogo in base alle fonti di finanziamento. Per stampare cliccare sull icona posta sulla barra dell anteprima stampa. Figura 14 NOTA BENE: Per evitare eventuali problemi di stampa e di visualizzazione del Logo, si consiglia sempre di selezionare una qualità alta di stampa dal menu di configurazione della stampante. 12

13 3.3 La stampa della situazione generale delle spese E una stampa relativa alla situazione totale delle spese certificate e comprende quindi gli importi relativi all Azione 1 e all Azione 2. Per ogni Azione vengono presentati gli importi relativi ai Riepiloghi e la distribuzione del totale in base alle fonti di finanziamento. Inoltre, viene presentata la somma dei singoli totali relativi alle due Azioni, sempre in base alle fonti di finanziamento. Per accedere alla funzione bisogna cliccare sulla voce Consulta/stampa situazione generale spese e all avvio viene presentata direttamente l anteprima di stampa. Figura 15 Importo certificato dall Organismo Intermedio 13

14 NOTA BENE: Gli importi con * (asterisco) non sono ancora stati trattati e certificati dall OI e vengono dati per default dalla procedura. ATTENZIONE! Gli importi presentati nella colonna Importo verificato si intendono riconosciuti a titolo provvisorio. Il riconoscimento definitivo delle spese avviene soltanto dopo la verifica complessiva del progetto, effettuata in occasione del pagamento del saldo. Da questa stampa la PS può verificare se gli importi presentati sono stati rettificati o meno dall OI, in sede di validazione. Tale dato può essere ricavato dal confronto tra le colonne Importo rendicontato e Importo verificato, mostrate in Figura 15. Un altra funzione che permette la visualizzazione dell importo riconosciuto è la Consultazione dello stato pagamenti, dove viene riportato l importo finale assegnato alla PS, come mostrato nel paragrafo successivo. NOTA BENE: Per evitare eventuali problemi di stampa e di visualizzazione del Logo, si consiglia sempre di selezionare una qualità alta di stampa dal menu di configurazione della stampante. 3.4 La consultazione dello stato dei pagamenti E una funzione che permette alle singole PS di avere un aggiornamento continuo e in tempo reale della situazione dei pagamenti. Cliccando sulla voce Consultazione stato pagamenti dalla home page dell area Intranet (Figura 4) si accede alla schermata di anteprima di stampa che permette di verificare la fase in cui si trova il pagamento. Per quanto riguarda le PS geografiche, la schermata di anteprima di stampa riporta i seguenti dati: - autorizzazione: indica i dati relativi all autorizzazione al pagamento; - liquidazione: indica in che data l OI ha predisposto la liquidazione della somma; - disposizione: indica la data in cui l OI ha eseguito effettivamente il pagamento. All avvio della funzione appare la seguente maschera con gli importi suddivisi sia per il tipo di pagamento, che per il tipo di fondo. Figura 16 NOTA BENE: I Fondi Regionali sono indicati con la sigla FRe. 14

15 3.5 Le tabelle finanziarie Dalla home page Intranet (Figura 4) è possibile visualizzare le tabelle finanziarie che raccolgono gli importi relativi alle disponibilità, in base alle Misure, alle Regioni, e alle Azioni. Sono contenute all interno del DOCUP e del Complemento di Programmazione. Per consultare una tabella, basta cliccarvi sopra con il mouse. Figura La consultazione dei documenti Una parte dell area Intranet (Figura 4) è dedicata alla consultazione dei documenti. Per ogni voce è possibile visualizzare la tipologia dei documenti contenuti e gli allegati. Le voci presenti sono: - documenti vari; - documenti di valutazione intermedia e finale; - documenti dei rapporti annuali; - documenti degli atti amministrativi. Per accedere ad un area basta cliccarvi con il mouse e selezionare prima la tipologia del documento e poi il documento stesso. Per visualizzare il documento basta cliccare sul nome sottolineato del file, presente sotto la colonna Allegati. Figura 18 Per visualizzare il documento allegato 15