Il controllo operativo nell area produzione - approvigionamenti. Corso di Gestione dei Flussi di informazione

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1 Il controllo operativo nell area produzione - approvigionamenti Corso di Gestione dei Flussi di informazione

2 Programmazione operativa della produzione Processo di approvigionamento

3 Programmazione operativa della produzione Budget delle vendite - Ordini acquisiti nelle produzioni su commessa - Previsioni di vendita nelle produzioni per il magazzino Budget della produzione Programmazione operativa della produzione 1) Definizione fabbisogno di approvigionamento e dei volumi di produzione come da distinta base 2) Controllo della capacità produttiva e dei tempi di lavorazione come da ciclo di lavorazione 3) Programmazione delle attività connesse alla produzione 4) Lancio in produzione 5) Controllo di avanzamento della produzione

4 1) Distinta base Documento relativo alla composizione quantitativa e qualitativa del prodotto Consumi unitari (coefficienti di impiego): quantità dei singoli componenti (materie prime e semilavorati) necessaria per realizzare un unità di prodotto Obiettivi determinazione dei volumi di produzione determinazione dei fabbisogni di approvvigionamento

5 Modalità di consultazione della distinta base ESPLOSIONE o sequenza d assieme Trasforma il prodotto in un elenco di componenti IMPLOSIONE o sequenza di impiego Ricerca dei possibili impieghi di un componente negli insiemi di livello superiore

6 2) Ciclo di lavorazione Documento che contiene i dati relativi alle capacità produttiva delle risorse disponibili (macchina, impianti, personale dipendente) ed ai tempi di svolgimento delle singole operazioni Nelle aziende industriali di maggiori dimensioni è presente un ufficio Tempi e Metodi che si occupa della definizione ottimale del ciclo di lavorazione

7 3) Diagramma di flusso della programmazione delle attività di produzione Clienti Fornitori Ordini clienti Ordini acquisto Arrivi da fornitori Distinta base Ciclo di lavorazione Magazzino materie Programma lavorazione Avanzamento Ordini Lavorazione interna Magazzino semilavorati Lavorazione esterna Spedizioni Magazzino Prodotti finiti

8 4) Lancio in produzione Documenti di gestione operativa della produzione: 1. Lista di controllo degli ordini da lanciare in produzione 2. Lista dei materiali necessari per ciascuna fase di lavorazione 3. Buoni di prelievo dei materiali in magazzino 4. Buoni di versamento del prodotto finito in magazzino 5. Bolle di lavorazione 6. Schede per la rilevazione analitica dei costi di produzione

9 Controlli di fattibilità del programma previsto Controllo da effettuare prima del lancio effettivo: 1) Verifica data di inizio e fine della lavorazione 2) Verifica disponibilità della capacità produttive nelle diverse fasi 3) Ri-pianificazione dei tempi in base ai risultati delle verifiche precedenti 4) Verifica delle disponibilità dei componenti, tenuto conto dei tempi di cui al punto precedente. E possibile effettuare questi controlli mediante un lancio simulato su software gestionale

10 Incidenza crescente del processo di approvigionamento sull economicità aziendale Crescente rilevanza dei costi d acquisto di beni/servizi sul fatturato ed aumento turbolenza ambientale Cambiamento di atteggiamento: dalla ricerca del minor costo all ottica strategica Il contenuto dello scambio azienda-fornitore è allargato ad aspetti relativi ai tempi di consegna, agli standard di qualità, ai problemi logistici Oltre a specifiche politiche delle scorte sono possibili anche la collaborazione allo sviluppo di nuove tecnologie e nuovi prodotti, alla cooperazione all interno della filiera per la riduzione e condivisione dei rischi

11 Aree chiave del processo di approvigionamento 1. Area direzionale-approvvigionamento Dal marketing d acquisto alle analisi di mercato, alla pianificazione degli acquisti 2. Area amministrativo-approvigionamento Gestioni ordini di acquisto: dall emissione dell ordine fino al ricevimento dei materiali servizi. 3. Area tecnico-operativa Dal ricevimento dei materiali/servizi, controllo qualitativo E quantitativo, stoccaggio e movimentazione 4. Area amministrativo-finanziaria Gestione debiti e pagamenti a fornitori

12 La matrice di Kraljik Esprime il posizionamento dell azienda rispetto ai mercati di approvigionamento sulla base di due coordinate: Rilevanza degli acquisti, espressa nella forma del valore aggiunto per linea di prodotto, di percentuale dei costi di materie prime sui costi totali o loro impatto sulla redditività Complessità del mercato della fornitura (numero di fornitori, evoluzione tecnologica, barriere all entrata, fattori logistici).

13 La matrice di Kraljik Elevata Gestione dei materiali Criteri di rendimento fondamentali: Costo/prezzo Gestione del flusso Gestione strategica degli approvigionamenti Criteri di rendimento fondamentali: Disponibilità a lungo termine Importanza degli acquisti Modesta Gestione degli acquisti Criteri di rendimento fondamentali: Efficienza funzionale Gestione delle fonti di approvigionamento Gestione dei costi Fonti affidabili a breve termine Modesta Elevata Complessità del mercato della fornitura

14 Attività direzionali chiave Conoscenza del mercato di approvigionamento Attivazione di una politica dei materiali e dei servizi Predisposizione di una politica dei fornitori

15 L analisi del mercato dei fornitori Informazioni da monitorare: Grado di concentrazione Grado di concorrenzialità e presenza di fornitori di prodotti sostitutivi Barriere all entrata o all uscita Ritmo innovazione tecnologica localizzazione

16 Politica dei materiali e dei servizi matrice portafoglio materiali rischio di approvvigionamento A materiali collo di di bottiglia materiali non critici materiali strategici materiali effetto leva B B impatto sulla redditività A

17 Politica delle relazioni azienda-fornitori Ricerca e selezione dei fornitori Parametri di selezione: Fattori dimensionali: capacità produttiva e possibilità di far fronte ad aumenti repentini degli ordini Fattori tecnologici Fattori organizzativi: organizzazione operativa e contabile Fattori economico-finanziari Controllo delle rete di fornitura A livello tecnico-produttivo (costi-tempi-qualità) A livello finanziario (gestione dei debiti) A livello manageriale (gestione del know how comune)

18 Il marketing d acquisto Procurement mix: insieme di attività di gestione del sistema degli approvigionamenti finalizzati porre l azienda in condizioni di vantaggio competitivo rispetto ai concorrenti: Politica dei materiali ( decisioni relative ai materiali e alle tecnologie). Analisi della convenienza (definire gli aspetti economici delle forniture). Scelta dei canali di acquisto ( valutazione del numero di fornitori, dei mercati ). Comunicazione (relazioni da intraprendere con il fornitore, tipologie contrattuali, procedure di coordinamento, controllo..).

19 Gestione degli approvigionamenti 1) Esplosione dei fabbisogni, come da distinta base 2) Controllo della disponibilità di magazzino 3) Scelta del fornitore 4) Emissione dell ordine 5) Sollecito dell ordine 6) Controllo sul ricevimento delle materie

20 Schema di flusso informazioni e attività di gestione degli approvigionamenti Ordini clienti Previsioni vendita Informazioni Distinta base Archivio magazzino Attività Definizione fabbisogno Controllo disponibilità magazzino Archivio fornitori Scelta fornitore Archivio ordini acquisto Emissione ordine Programma produzione Sollecito ordine Ricevimento materie

21 2) Controllo disponibilità di magazzino 2 modelli fondamentali di gestione delle scorte e di riordino: 1) riordino ad intervalli fissi di quantità variabili 2) riordino di quantità fisse ad intervalli variabili Il primo modello è funzionale alla revisione periodica delle scorte, specie nelle situazioni in cui vengono effettuati controlli contabili delle scorte o sia utile esaminare periodicamente e ad intervalli regolari il magazzino. Il secondo modello prevede un controllo continuo del magazzino.

22 Primo modello per il calcolo delle quantità da ordinare (Q) Si considerano: 1) Il tempo medio di approvigionamento (TA): l intervallo di tempo tra emissione ordine e ricevimento materie (espresso in gg., settimane o mesi) 2) Scarico medio in produzione (o consumo medio CM) espresso nella stessa unità di misura del tempo di approvigionamento; 3) Scorta di sicurezza (SS), scorta necessaria per prevenire rotture di stock dovute a consumi superiori a quelli previsti o a ritardi nell evasione degli ordini da parte dei fornitori. La SS può essere definita con metodi statistici. 4) Quantità in rimanenza (RIM) 5) Quantità ordinate e non ancora ricevute (ORD) L ammontare delle materie da ordinare ad ogni periodo di riordino (intervallo fisso) è: Q = (TA*CM) (RIM+ORD) + SS Consumo del periodo Quantità disponibili

23 3) Scelta del fornitore Indicatori di efficacia della fornitura Qualità delle materie Affidabilità su tempi e modalità di consegna Prezzo e condizioni di fornitura (condizioni di pagamento, sconti quantità, condizioni di trasporto, imballaggio ) Un set di indicatori deve essere utilizzato come requisito per l accettazione e l inserimento iniziale del fornitore nell archivio fornitori. L archivio deve essere costantemente aggiornato in relazione ad emissione ordini, ricevimento materie ed evasione ordini in rapporto alle condizioni pattuite, per monitorare l efficacia delle forniture.

24 4) Emissione ordine 5) Sollecito dell ordine Portafoglio ordini in corso Archivio articoli (ordini in corso) Archivio Fornitori (ordini in corso) L analisi e l elaborazione dei dati del portafoglio ordini consente il controllo della situazione ordini, il sollecito degli ordini scaduti e previsioni economico-finanziarie di livello più alto (con riferimento alla contabilità direzionale)

25 6) Evasione ordini e controlli di corrispondenza La presa in carico in magazzino delle materie ricevute avviene attraverso l emissione del BUONO DI CARICO, nel quale vengono indicati anche i risultati dei controlli di corrispondenza sulle materie ricevute: 1) Corrispondenza tra le quantità indicate nella bolla di consegna e quelle presenti nella copia dell ordine 2) Corrispondenza tra le quantità indicate nella bolla di consegna e quelle effettivamente consegnate 3) Corrispondenza tra le caratteristiche qualitative delle materie consegnate e le caratteristiche pattuite

26 Diagramma di flusso della procedura di gestione degli approvigionamenti Fornitore Ufficio acquisti Magazzino Amministrazione Uffici/ Operazione Fabbisogno materie Richiesta Ordine Ordine acquisto Emissione ordine a fornitore Bolla Buono di carico Ricevimento e controllo materie Emissione buono di carico Fattura Disposizione di pagamento Cassa e banche Ricevimento e controllo fattura Emissione disposizione di pagamento