Punto Vendita. OBS Open Business Solutions

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1 L area Punto Vendita, rivolta alle aziende commerciali al dettaglio, consente la gestione delle operazioni di vendita al banco e più precisamente l immissione, la manutenzione, la stampa, l archiviazione nonché l eliminazione degli scontrini, ticket, ricevute ovvero dei documenti emessi all atto della vendita effettuata in negozi, magazzini o centri commerciali con consegna diretta al cliente. Tali documenti e le informazioni in essi contenute sono personalizzabili dall utente, il quale potrà decidere se stampare la descrizione completa degli articoli venduti, i dati del cliente, testi o frasi di cortesia, etc.; ovviamente, in fase di impostazione iniziale sarà necessario l intervento del programmatore, soprattutto nel caso in cui si voglia gestire il collegamento diretto al registratore di cassa per la stampa immediata degli scontrini o ricevute fiscali. La gestione diretta dei punti cassa avviene mediante un applicativo esterno (OBS-PoS), che deve ad evidenza essere installato su ogni postazione dalla quale si intenda effettuare le vendite: qualora tali postazioni siano collegate in rete con il sistema ove è presente l archivio generale dei dati, l aggiornamento avverrà in tempo reale, in caso contrario è prevista una procedura di scarico e trasferimento dei dati di vendita dalle singole postazioni all unità centrale. E quindi possibile gestire n punti cassa, anche fisicamente lontani, eventualmente in collegamento telematico con il sistema centralizzato. Tipo Scontrino Automatico: Per gli utenti che gestiscono solo un tipo di documento è consigliabile impostare la modalità automatica: ciò significa che il programma non chiederà mai all utente di aggiornare il campo Tipo Scontrino ogni volta che si presenta nelle varie elaborazioni. Numerazione scontrini Automatica: Se si indica Si, non viene data la possibilità all utente di modificare la numerazione dei documenti di vendita emessi e quindi viene ignorato il relativo campo: sarà il software a numerare progressivamente i documenti, senza possibilità di modifica da parte dell utente. Tipo Scontrino di Default: Nel caso sia stata scelta la gestione automatica del tipo di scontrino, impostare il valore da utilizzare in automatico: si ricorda che almeno un tipo di scontrino deve essere sempre definito.

2 Impostare i diversi tipi di documento che si intende gestire, creando i codici e le relative descrizioni. La definizione di tali tipologie, al di là della numerazione separata, non comporta effetti vincolanti per l utente né vi sono associazioni bilaterali con tipi di vendita o di stampa: eventuali correlazioni di questo tipo devono intendersi a cura dell utente (ad es. 01 = scontrini, 02 = ricevute fiscali). Semplice tabella per la definizione dei venditori al banco: da utilizzarsi al fine di memorizzare il responsabile di ogni singola vendita, di contrassegnare i documenti in uscita nonché di dare un riferimento al cliente circa la persona che lo ha servito. Il tipo di vendita definisce le modalità operative e le caratteristiche delle operazioni di vendita nonché quali e quante informazioni richiedere all utente all atto dell emissione del documento ed infine le conseguenze e gli effetti in altre aree del software. Lingua: Impostare la lingua da associare al tipo di vendita. Codice: Assegnare un codice al tipo di vendita in fase di creazione. Descrizione: Immettere la descrizione del tipo di vendita: se possibile utilizzare delle descrizioni che consentano di richiamare intuitivamente le caratterisiche fondamentali del tipo. Genere: Selezionare il genere di vendita: i valori possibili sono cinque, come decodificato nell area messaggi, ma per il momento si consiglia di utilizzare esclusivamente i valori 1 per le vendite e 9 per i resi. Vendita rapida: Immettere Si per evitare l inserimento dei dati relativi al cliente in fase di emissione degli scontrini. Venditore: Immettere Si se si vuole inserire il codice del venditore in fase di emissione degli scontrini. Agg. Prezzo: Immettere Si se si vuole poter modificare il prezzo degli articoli in fase di emissione degli scontrini.

3 Agg. Storico: Indicare Si se si vuole che le operazioni di vendita aggiornino l archivio storico degli articoli. Note articoli: Indicare Si se si vuole che nel corso delle operazioni di vendita vengano visualizzate le note particolari eventualmente associate agli articoli selezionati. Note clienti: Indicare Si se si vuole che nel corso delle operazioni di vendita vengano visualizzate le note particolari eventualmente associate al cliente selezionato. Tipo Stampa: Selezionare il tipo di stampa desiderata tra quelle decodificate nell area messaggi. Trattasi di tipi standard che vanno necessariamente personalizzati con l intervento del programmatore. Numero stampante: Non selezionando alcuna stampante, la procedura utilizzerà quella di default. Schermo cassa: Indicare Si se si intende utilizzare lo schermo cassa per la gestione dell incasso e dei resti (OBS-PoS). % di ribasso: Immettere la percentuale di ribasso da proporre in fase di emissione dei documenti, comunque modificabile da parte dell utente. Agg. Magazzino: Indicare Si se si desidera l aggiornamento del magazzino: tale aggiornamento avviene in tempo reale, senza la necessità di lanciare ulteriori procedure, ovviamente in caso di collegamento diretto con l archivio dei dati. Magazzino: Indicare quale magazzino movimentare: tale valore verrà considerato solo nel caso in cui nell anagrafica articoli non sia definito il relativo magazzino. Mov.Mag.Vendita: Immettere la causale di movimentazione del magazzino da associare alle operazioni di vendita create. Mov.Mag.Resi: Immettere la causale di movimentazione del magazzino per le operazioni di reso da clienti. Tipo Ricerca Art.: Selezionare la modalità di ricerca degli articoli: A per anagrafica articoli; E = per codice EAN (a barre). Tabella per la definizione delle modalità di pagamento: ha una funzione sostanzialmente descrittiva senza particolari effetti sull operatività.

4 Tabella in cui vengono memorizzati i dati relativi alle carte di credito utilizzate: trattasi di una tipica tabella anagrafica, integrata con alcune informazioni specifiche quali l importo di garanzia nonché la commissione applicata. In questa area avviene la gestione dei documenti di vendita emessi mediante l applicazione OBS- PoS. Come si può notare nella parte superiore della maschera, esiste anche la funzione Nuovo : è quindi possibile anche creare nuovi scontrini o ricevute, con gli stessi indentici effetti. Tuttavia il normale ciclo operativo prevede l emissione del documento all atto della vendita, mediante la citata applicazione, che normalmente si troverà installata presso stazioni di lavoro posizionate sui banchi di vendita (punti cassa). La maschera riporta nella parte superiore i dati di testata del documento, così come immessi al momento della creazione dello stesso; la parte inferiore visualizza invece il contenuto delle righe dello scontrino, ovvero gli articoli, le quantità, gli eventuali ribassi ed i prezzi. Al centro vi è infine la barra di gestione, per intervenire sulle singole righe, contrassegnate da un numero di sequenza. N.B.: così come la creazione del documento di vendita genera automaticamente il corrispondente movimento di magazzino, la modifica o l eliminazione dello stesso produce le relative modifiche sulla movimentazione di magazzino: valutare quindi con grande attenzione questo tipo di operazioni, al fine di evitare spiacevoli conseguenze in altre aree del programma. Procedura di eliminazione cumulativa e defintiva dei documenti di vendita, finalizzata alla liberazione di spazio ed alla rimozione di dati non più utili. Non vengono in questo caso eliminati i movimenti di magazzino generati automaticamente dalle operazioni di vendita. Trattasi ad evidenza di un elaborazione da eseguire una tantum e per la quale si consiglia comunque di contattare l assistenza.

5 L applicazione OBS-PoS opera in completa integrazione con il software OB One e va installata sulle singole postazioni posizionate sui banchi di vendita (punti cassa) ai fini della gestione delle operazioni di vendita diretta al cliente e dell emissione degli scontrini o ricevute, nonché della gestione delle operazioni di incasso e di consegna dell eventuale resto, in valuta base o estera. Può essere previsto, a richiesta, per la versione italiana del software il collegamento diretto al registratore di cassa per l emissione di scontrini o ricevute fiscali. N.B: Una precisazione di carattere tecnico per i titolari di licenza monoutente: le due applicazioni qui illustrate (OBS-PoS e OB One) possono essere lanciate contemporaneamente su una stessa postazione di lavoro solo nel caso in cui sulla stessa sia installato un sistema operativo che preveda la funzionalità multi-tasking (ad es. Windows Server, Linux); altrimenti sarà necessario operare su una applicazione alla volta. Qualora siano state impostate in maniera corretta le anagrafiche e le tabelle necessarie, è possibile procedere all emissione dei documenti. La fase preparatoria appare qui ancora più importante che negli altri moduli: non è infatti possibile, essendo attiva una diversa applicazione, nel caso non siano presenti anagrafiche (ad es. articoli o clienti) ovvero tabelle (ad es. tipi di vendita), richiamare i relativi programmi di gestione (da ZOOM) per l inserimento durante le operazioni di vendita: bisognerà chiudere l applicazione ed inserirli direttamente in OB One. Tipo di Vendita: Trattasi ovviamente del primo campo da immettere in quanto sono le impostazioni definite nella relativa tabella a governare la successiva operazione di vendita. Venditore: Campo facoltativo in cui inserire il codice identificativo della persona che materialmente sta eseguendo l operazione. Cliente: Campo facoltativo in cui inserire il codice identificativo del cliente. Immessi i dati di testata, si entra nella gestione delle righe dello scontrino: la parte centrale della maschera visualizza le righe già inserite, mentre nella parte inferiore vi è la cosiddetta riga di gestione, ove il cursore si posiziona dopo la creazione della testata.

6 Articolo: Richiamare, digitando direttamente il codice, tramite selezione da ZOOM F(5) sulla relativa anagrafica ovvero attraverso lettori ottici (se utilizzati codici a barre), l articolo oggetto della vendita, la cui prima riga di descrizione apparirà decodificata nel successivo campo di visualizzazione. Cliccando su si ottiene la visualizzazione dell immagine dell articolo (se presente). Prezzo Eff.: La procedura propone in questo campo l eventuale prezzo definito in anagrafica articoli (livello 1), eventualmente modificabile dall utente in funzione del tipo di vendita selezionato. Se non preimpostato, occorre invece digitare il prezzo di vendita effettivo dell articolo richiamato. % Ribasso: Immettere l eventuale ribasso concesso sul singolo articolo oggetto della riga in fase di immissione. N.B.: indicare la percentuale senza il -, in quanto la procedura interpreta il valore come un ribasso e quindi negativo. Per l eventuale modifica o eliminazione, occorre invece selezionare la riga cliccando con il mouse nella finestra centrale di visualizzazione e successivamente attivare le funzioni Modifica/F4 ovvero Elimina/F6, mediante mouse o tasti funzione. Il tasto Annulla/F3 ha invece la funzione di annullare completamente il documento in fase di emissione. Il tasto OK/F2 conferma infine la vendita, una volta terminata l immisione delle righe. Se il tipo di vendita selezionato non prevede l utilizzo dello schermo cassa, l operazione si conclude e il programma si predispone per l emissione di un nuovo documento. Si accede altrimenti allo schermo cassa, che prevede i seguenti campi: Sconto: Viene data la possibilità di inserire uno sconto finale da applicare sul totale del documento in emissione, in percentuale o in importo fisso. Importo: Viene ricalcolato nell eventualità di applicazione dello sconto di cui al punto precedente. Imp. Valuta: E possibile convertire l importo totale dello scontrino in una valuta diversa da quella base, qualora il cliente richieda di pagare con un altra divisa. Ricevuto: Digitare la somma ricevuta (eventualmente in valuta estera). Rendere Val./ Rendere: La procedura calcola il resto sia in valuta base sia in valuta estera. Pagamento: Campo facoltativo in cui immettere il codice della modalità di pagamento, qualora la stampa del documento lo preveda. N.B.: L eventuale modifica degli scontrini emessi ed in generale la gestione degli stessi dovrà avvenire dall applicazione principale OB One.

7 Ristampa: Procedura di ristampa degli scontrini emessi: la maschera richiede l impostazione dei limiti di stampa (data, numero, venditore, tipo vendita, pagamento) nonché il criterio di ordinamento. Può essere lanciata a video oppure su stampante. Riepilogo: Interrogazione a video o in stampa del numero e dell importo totale dei documenti emessi nella data selezionata. Numerazione: Funzione di modifica del prossimo numero di documento: da utilizzare solo in caso di correzione di errori di elaborazione (contattare assistenza), al fine di non compromettere la numerazione progressiva dei documenti. Modifica stato/ Impostazioni: Procedure ad uso esclusivo del programmatore per l impostazione dei programmi di ricerca e per la definizione dei parametri fondamentali dell applicazione. Non utilizzare se non guidati telefonicamente dall assistenza. Interrogazione: Procedura di interrogazione a video sull archivio documenti emessi. I criteri di ordinamento previsti sono due (data o numero): nella parte superiore della maschera devono essere impostati tali parametri e l eventuale stringa di partenza. Nella parte centrale appaiono i dati fondamentali degli scontrini che soddisfano i parametri di ricerca impostati: selezionando i singoli scontrini vengono visualizzate nella parte inferiore della maschera le relative righe. Stampa: Ulteriore procedura di stampa che presenta a video o su stampante un riepilogo dei movimenti di vendita effettuati, ordinati e selezionati per data ovvero per marca degli articoli.