GESTIONE RILEVAZIONE INVENTARIO da documenti Inventario Gestione Ordini Fornitori

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1 ARGOMENTO SISTEMA DOCUMENTO RILEVAZIONE INVENTARIO TWENTY MANUALE OPERATIVO GESTIONE RILEVAZIONE INVENTARIO da documenti Inventario Gestione Ordini Fornitori Le fasi operative PRELIMINARI di inventario sono: VERIFICA DEI DOCUMENTI DI TIPO IMPEGNO INVENTARIO FISICO DEL MAGAZZINO REGISTRAZIONE DOCUMENTI DI INVENTARIO Le fasi operative INTERMEDIE di inventario di inventario sono: RILEVAZIONE DEI DOCUMENTI DI INVENTARIO LISTE DI VERIFICA DEGLI ARTICOLI INVENTARIATI e NON Le fasi operative CONCLUSIVE di inventario sono: CALCOLO DELLE RETTIFICHE DEGLI ARTICOLI NON INVENTARIATI CONTABILIZZAZIONE DELLE RETTIFICHE CONTABILIZZAZIONE DELLA PRIMA NOTA RETTIFICHE STESURA INVENTARIO FINALE 29/06/06 09/01/2007 Mauro 1/23

2 VERIFICA DEI DOCUMENTI DI TIPO IMPEGNO FASI PRELIMINARI Contestualmente all inventario fisico del magazzino è necessario porre l attenzione anche su quella parte di magazzino presso terzi od impegnato internamente per esposizione. Documenti di Impegno (Conto Visione, Esposizioni, Impegni Clienti) In questo paragrafo ci occuperemo dei documenti di IMPEGNO registrati nelle apposite sezioni delle Gestione Ordini Clienti Fornitori Lavorazione, relativi a situazioni per esempio di C.TO VISIONE a clienti, documenti di IMPEGNO INTERNO (mostre, vetrine ecc.), ed a tutti quei documenti che diminuiscono la disponibilità fisica degli articoli, lasciando inalterata la disponifilità fiscale. Normalmente le operazioni di Rilevazione Inventario evvengono a fine anno, pertanto si dovrà porre attenzione sulle scelte che di adottano per questa tipologia di documenti. Dobbiamo tener presente che se le annualità contabili sono già attive, ipotizzando di effettuare la Rilevazione Inventario del e gli archivi dell anno successivo sono già stati attivati, eventuali modifiche che si effettuano su documenti di conto visione nella sezione del dovranno essere prese in considerazione ed opportunamente esaminate per la sezione dell anno successivo. Inventariare gli articoli IMPEGNATI Inventariare, cioè inserire dei DOCUMENTI DI INVENTARIO, relativi agli articoli dei documenti di Impegno Per quanto riguarda la sezione dell anno successivo si dovrà verificare che i documenti di Impegno ancora aperti corrispondano alla situazione verificata all inventario effettuato. Nel caso in cui queste attività risultassero complicate, come per esempio documenti di impegno interno, relative a materiale di esposizione, si consiglia di cancellare i documenti nella sezione dell anno successivo e provvedere al loro reinserimento. INVENTARIO FISICO DEL MAGAZZINO Dopo queste considerazioni preliminari si procede all inventario fisico ed alla registrazione dei DOCUMENTI di RILEVAZIONE INVENTARIO. 09/01/2007 Mauro 2/23

3 REGISTRAZIONE DOCUMENTI DI INVENTARIO Dal descktop di Twenty selezionare Gestione Vendite Gestione Ordini Fornitori Ingresso Ordini Fornitori Se l applicazione GESTIONE RILEVAZIONE INVENTARIO è attiva nella finestra di dialogo di selezione del primo progressivo libero comparirà l opzione di DOCUMENTO INVENTARIO che dovrà essere spuntato dall operatore per indicare alla procedura che si tratta di un documento di Rilevazione Inventario: E selezionare OK per ricercare il primo documento libero. 09/01/2007 Mauro 3/23

4 Inserimento Registrazioni L applicazione compilerà in automatico tutte le informazioni documento preimpostate e si posizionerà direttamente nel Tab relativo all INVENTARIO della finestra di dialogo del documento in inserimento: Procedere alla registrazione degli articoli inventariati. 09/01/2007 Mauro 4/23

5 Rilevazione Automatica La rilevazione automatica avviene configurando opportunemente l applicazione ed istruendo il sistema da parte del Servizio Assistenza all apprendimento delle informazioni registrate negli opportuni archivi predisposti dai rilevatori elettronici esterni. Dalla finestra di dialogo di inserimento inventario l operatore potrà invocare l applicazione di Twenty denominata ETNET (Electronic Transfer NETWork) cliccando sull icona ETNET nella finestra di dialogo del documento. che avvierà l Eplorer_Twenty per la selezione del documento da importare. 09/01/2007 Mauro 5/23

6 Selezione del Documento da Importare L Explorer_Twenty si posiziona direttamente sulla cartella di lavoro predisposta a ricevere i dati di inventario delle strumentazioni elettroniche esterne, proponendo nella sezione File gli archivi presenti. Selezionare l archivio che si intende importare e confermare con il doppio click o con il tasto comandi: CONFERMA L applicazione controlla la congruità dei dati registrati nell archivio selezionato, verifica che le informazioni non superino i limiti consentiti (attualmente 255 referenze). Le registrazioni possono essere migliaia ma relative al massimo a 255 referenze diferse. Qualora questo limite fosse superato, l appliazione avvisa l utente e registra su un nuovo archivio le registrazioni eccedenti. Al termine della lettura, l applicazione verifica se le righe disponibili del documento selezionato sono sufficienti a ricevere le informazioni e segnala eventuali anomalie registrando su archivi di transito o ripristinando la situazione a prima della lettura, fornendo le opportune informazioni all aperatore. 09/01/2007 Mauro 6/23

7 FASI INTERMEDIE RILEVAZIONE DEI DOCUMENTI DI INVENTARIO Prima di iniziare la rilevazione vera e propria è necessario assicurarsi che tutte le registrazioni di magazzino siano consolidate: VERIFICARE CHE NON VI SIANO DOCUMENTI DA CONTABILIZZARE IN GESTIONE FATTURAZIONE GESTIONE ORDINI CLIENTI GESTIONE ORDINI FORNITORI GESTIONE LAVORAZIONI Che TUTTE le regsitrazioni di PRIMA NOTA MAGAZZINO siano CONTABILIZZATE. I documenti di Inventario registrati in precedenza sono il report storico delle rilevazioni fisiche effettuate e NON hanno movimentato il magazzino. AZZERAMENTO QUANTITA RILEVATE Questa funzione serve per azzerare eventuali rilevazioni di inventario precedenti. Selezionare dal DeskTop di Twenty Gestione Magazzino Riordino e Azzeramento Articoli Azzeramento Quantità e Valori Spuntare Rettifiche di Inventario e Rilevazione Inventario, confermare l operazione con il tasto Esegui. 09/01/2007 Mauro 7/23

8 Richiamo dei Documenti di Inventario Procedere con la rilevazione definitiva significa far eseguire all applicazione tutte quelle movimentazioni di rettifica necessarie per far coincidere la quantità informatica con la quantità fisica. Dalla Gestione Ordini Fornitori richiamare nella lista i documenti di Inventario: Gestione Ordini Fornitori Lista Ordini Fornitori Selezionare Stato Documento : INVENTARIO Tipo Fatturato : DA EVADERE Richiamare ogni documento registrato ed eseguire la funzione di Rilevazione Inventario che provvederà ad eseguire le registrazioni definitive e le eventuali registrazioni di rettifica degli articoli inventariati. 09/01/2007 Mauro 8/23

9 Rilevazione inventario dal Documenti di Inventario Richiamato il documento, selezionare Varia e posizionarsi nel Tab INVENTARIO Selezionare la funzione RILEVAZIONE E confermare l operazione 09/01/2007 Mauro 9/23

10 Verrà richiesta la Password di autorizzazione a procedere Confermando l attività verranno eseguite le registraizioni sull anagrafica di ogni articolo, registrati tutti i movimenti del documento come evasi e l applicazione si posiziona sul Tab Evasione per dimostrare all operatore che le registrazioni richieste sono state effettuate. Uscire salvando il documento e ripetere l operazione per tutti i documenti di Inventario. L applicazione vi riporterà nella lista in precedenza visualizzata e selezionando il Tasto Esegui verranno progressivamente eliminati tutti i documenti così registrati in quanto risultano EVASI. 09/01/2007 Mauro 10/23

11 Anagrafica articolo Sull anagrafica articolo avvengono le seguenti registrazioni (prendiamo come esempio il primo articolo del documento del paragrafo precedente cod che ha giacenza informatica di 2 unità, mentre l inventario fisico ne ha trovato solo 1). L applicazione di Rilevazione del documento di Inventario ha eseguito la registrazione nella sezione RILEVAZIONE ed apportato la rettifica di -1 per differenza. 09/01/2007 Mauro 11/23

12 Giacenza Fisica Giacenza Informatica Differenza Nella sezione RILEVAZIONE dell anagrafica articolo possiamo individure le giacenze e la differenza rilevata GICENZA INFORMATICA GIACENZA FISICA DIFFERENZA Nell anagrafica articolo sono programmate 10 rilevazioni di inventario, questo perché a volte l ubicazione degli articoli nei magazzini sono diverse e si presume che la stessa referenza (articolo) possa essere inventariata in più luoghi diversi, fino ad un massimo di 10. Nella sezione Planning è visibile la DIFFERENZA e corretta la DISPONIBILITA. 09/01/2007 Mauro 12/23

13 Registrazione di altri documenti di Inventario per gli stessi articoli Nel caso in cui le rilevazioni siano più di una la rettifica sull anagrafica da parte del sistema è automatica. Ipotizziamo di regitrare un nuovo documento per lo stesso articolo dell esempio precedente Dopo la richiesta di rilevazione si otterrà il seguente risultato che annulla la rettifica precedente riportando a zero la DIFFERENZA fra la giacenza fisica e la giacenza informatica. 09/01/2007 Mauro 13/23

14 Articoli Inventariati Al termine della Rilevazione dei documenti di Inventario avremo una serie di articoli Inventariati, che si distinguono in: ARTICOLI INVENTARIATI ARTICOLI INVENTARIATI CON GIACENZA ARTICOLI INVENTARIATI SENZA GIACENZA ARTICOLI INVENTARIATI CON RETTIFICHE ARTICOLI INVENTARIATI SENZA RETTIFICHE ARTICOLI INVENTARIATI Sono tutti gli articoli riscontrati durante l inventario fisico, registrati sui documenti di inventario ARTICOLI INVENTARIATI CON GIACENZA Sono gli articoli riscontrati durante l inventario fisico, registrati sui documenti di inventario che hanno una giacenza diversa da zero (non necessariamente uguale alla quantità inventariata) ARTICOLI INVENTARIATI SENZA GIACENZA Sono gli articoli riscontrati durante l inventario fisico, registrati sui documenti di inventario che NON hanno giacenza. ARTICOLI INVENTARIATI CON RETTIFICHE Sono gli articoli riscontrati durante l inventario fisico, registrati sui documenti di inventario, che hanno una giacenza diversa dalla quantità inventariata e che hanno subito una registrazione di rettifica per far corrispondere la giacenza con l inventario fisico. ARTICOLI INVENTARIATI SENZA RETTIFICHE Sono gli articoli riscontrati durante l inventario fisico, registrati sui documenti di inventario, che hanno una giacenza UGUALE alla quantità inventariata. Le stesse definizioni valgono per gli Articoli NON INVENTARIATI. 09/01/2007 Mauro 14/23

15 LISTE DI VERIFICA DEGLI ARTICOLI INVENTARIATI e NON Per individuare le serie di articoli Inventariati (e non) selezionare dal DeskTop di Twenty Gestione Magazzino Gestione Inventario di Magazzino Gestione Lista Inventario Selezionare la richierca Query (Icona Lente) 09/01/2007 Mauro 15/23

16 Selezione degli articoli Posizionarsi sul campo Rilevazione Inventario o selezionare il Tasto Rilevazione Inventario e selezionare la tipologia di articoli che interessa. 09/01/2007 Mauro 16/23

17 Visualizzazione Lista Rilevazione Inventario Sulla Lista Inventario cliccare sull icona Seleziona Tabella Visualizzazione E selezionare la tabella di Rilevazione RETTIFICHE 09/01/2007 Mauro 17/23

18 Che visualizzerà le informazioni relative agli articoli selezionati. Per individuare gli articoli che interessano ripetere le operazioni di selezione lista e scegliere opportunamente dalla tabella ciò su cui si intende analizzare 09/01/2007 Mauro 18/23

19 FASI CONCLUSIVE CALCOLO DELLE RETTIFICHE DEGLI ARTICOLI NON INVENTARIATI Siamo giunti quindi alle fasi conclusive, non ci resta che far calcolare le rettifiche degli articoli NON inventariati. Dal DeskTop di Twenty Gestione Magazzino Gestione Anagrafiche Gestione Rettifiche Selezionare Calcolo Rettifiche articoli NON Inventariati che propone la selezione degli articoli confermare con il tasto Esegui. Al termine della ricerca verrà visualizzata una finestra di dialogo per la selezione del calcolo della rettifica 09/01/2007 Mauro 19/23

20 Selezionare su Giacenza Reale Confermare con il tasto Esegui Al termine dell operazione in tutti gli articoli non inventariati con giacenza troveremo una quantità di rettifica in anagrafica (riportiamo per esempio un articolo con Giacenza finale = 3, Non Invamtariato con Quantità di Rettiifica Invantario -3) 09/01/2007 Mauro 20/23

21 Azzeramento rettifiche NON inventariati E possibile per ogni evenienza, riportare la situazione allo stato precedente con la scelta di menù Azzera Rettifiche Articoli NON Inventariati Che ripropone la finestra di dialogo di seleziona articoli Si conferma con il tasto Esegui e si digita la password per l azzeramento Al termine dell operazione gli articoli non inventariati si troveranno quindi senza rettifiche. 09/01/2007 Mauro 21/23

22 CONTABILIZZAZIONE DELLE RETTIFICHE Con quest ultima operazione trafsriremo le rettifiche calcolate alla Prima Nota Magazzino Dal DeskTop di Twenty Gestione Magazzino Gestione Anagrafiche Gestione Rettifiche Selezionare contabilizzazione Movimenti di Rettifica che propone la selezione degli articoli e prenderà in esame tutti gli articoli con registrazioni di rettifica, registrando l evento in Prima Nota magazzino. Impostare correttamente la finestra di dialogo con le informazioni richieste e confermare con il tasto Esegui. 09/01/2007 Mauro 22/23

23 CONTABILIZZAZIONE DELLA PRIMA NOTA RETTIFICHE Se possibile controllare i movimenti ed eseguire eventuali registrazioni di correzione ed al termine contabilizzare la prima nota magazzino. STESURA INVENTARIO FINALE Per la stesura dell inventario finale utilizzare la Gestione Inventario. 09/01/2007 Mauro 23/23