Aruba PEC S.p.A. Servizio Fatturazione Elettronica - Premium. Aruba PEC S.p.A.

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1 1 21 Servizio Fatturazione Elettronica - Premium

2 2 21 Informazioni sul documento Il presente documento intende essere una guida all uso del pannello di gestione del servizio Fatturazione Elettronica Account Premium per clienti Partner. Nello specifico il documento contiene informazioni e procedure relative a: 1. Configurazione iniziale del pannello Fatturazione Elettronica Account Premium; 2. Funzioni principali e dati visibili dal pannello Fatturazione Elettronica Account Premium; 3. Visualizzazione e gestione delle connessioni (deleghe) agli account che hanno fornito la delega all'accesso ai loro servizi di Fatturazione Elettronica; 4. Creazione profilo/i per cedenti/prestatori; 5. Visualizzazione Dati Conservazione.

3 3 21 Sommario Informazioni sul documento Configurazione iniziale del pannello Fatturazione Elettronica Premium Configurazione RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE Configurazione RESPONSABILE PRODUTTORE Validazione account Funzioni principali e dati visibili dal pannello di gestione Deleghe Cedenti/prestatori Dati Conservazione...21

4 Configurazione iniziale del pannello Fatturazione Elettronica Premium Concluso l ordine del servizio dal pannello Partner raggiungibile al link e registrato il pagamento da parte di Aruba, si riceve apposita "Conferma attivazione Fatturazione Elettronica", contenente le credenziali di accesso al pannello (Username e password temporanea). In fase di prima autenticazione è obbligatorio procedere alla modifica della password ricevuta. Per procedere collegarsi al link e inserire i dati richiesti: 1. Username ricevuto con apposita comunicazione di Attivazione del servizio (ARUBA seguita dalla propria Partita IVA); 2. Relativa password; 3. Il pulsante indicato in figura consente di visionare la password in chiaro; 4. Spuntare su "ACCEDI": Alla schermata visualizzata: 1. Inserire e confermare la nuova Password. Per essere accettata dal sistema la password deve contenere: o Almeno 8 caratteri; o Contenere maiuscole e minuscole; o Contenere un numero; o Contenere un carattere speciale tra:!#$%&'()*+,\-.:;<=>?@[]{ }/

5 Il pulsante indicato consente di visionare la password digitata in chiaro; 3. Se le istruzioni per l'inserimento di una password sicura vengono rispettate, si visualizza una spunta verde in corrispondenza delle stesse. In caso contrario restano in nero i valori non rispettati; 4. Cliccare infine su "SALVA E PROSEGUI": 5. Nella pagina successiva cliccare su Accedi per iniziare la configurazione del pannello: Si accede direttamente alla "CONFIGURAZIONE FATTURAZIONE ELETTRONICA - ACCOUNT PREMIUM". Il primo step della configurazione è quello relativo alla configurazione del RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE. 1.1 Configurazione RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE In fase di configurazione del servizio di Fatturazione Elettronica, è richiesto l'inserimento di alcuni dati. I primi richiesti sono quelli relativi al responsabile della conservazione, ovvero il soggetto di riferimento per la conservazione, che ha la facoltà di affidare a terzi, in tutto o in parte, l esecuzione delle attività previste a suo carico dalla normativa vigente. 1. Procedere inserendo i dati richiesti (campi obbligatori sono quelli contrassegnati da un asterisco rosso):

6 6 21 o o o o o Nome Cognome Codice fiscale Indirizzo Indirizzo PEC 2. Cliccare su Prosegui in fondo alla pagina per confermare e passare allo step successivo: 2.1 Configurazione RESPONSABILE PRODUTTORE I dati richiesti alla schermata successiva sono quelli relativi al responsabile produttore, ovvero il soggetto che produce i Pacchetti di Versamento ed è responsabile del trasferimento del loro contenuto nel sistema di conservazione: 1. Se i dati da inserire sono i medesimi relativi al responsabile della conservazione, cliccare sul pulsante copia dati da responsabile della conservazione ; 2. Se i dati del responsabile produttore sono altri, procedere inserendo i dati richiesti (campi obbligatori sono quelli contrassegnati da un asterisco rosso): o Nome o Cognome o Codice fiscale o Indirizzo o Indirizzo PEC 3. Cliccare infine su Prosegui :

7 Validazione account Dopo aver inserito i dati richiesti è necessario procedere alla validazione dell account creato. Alla schermata visualizzata: 1. Inserire il numero di cellulare su cui ricevere il codice di verifica; 2. E cliccare sul pulsante Invia SMS : 3. Inserire il codice numerico ricevuto via SMS nell apposito spazio;

8 Infine cliccare su Prosegui : Se l operazione è stata effettuata correttamente si accede al Pannello di Fatturazione Elettronica Premium, visualizzabile come da immagine di seguito:

9 Funzioni principali e dati visibili dal pannello di gestione Una volta conclusa la configurazione iniziale ed effettuato l accesso al pannello di Fatturazione Elettronica Premium, è possibile compiere una serie di operazioni visualizzabili nei paragrafi successivi. Nello specifico, dal proprio pannello di Fatturazione Elettronica Premium, è possibile: 1. Cliccare su Guida in alto a destra per consultare il manuale che si sta visualizzando; 2. Cliccare sul pulsante Assistenza per inviare un all indirizzo fatturazionepa@arubapec.it per richiedere supporto o informazioni sul servizio stesso; Aprendo il menù a tendina in alto a destra, è possibile: 3. Cliccare sulla voce Dati Utente per visualizzare i dati indicati e procedere, se si desidera, alla modifica della password di accesso al pannello; 4. Cliccare su Dati Titolare del Servizio per visualizzare i dati indicati e provvedere, se si desidera, all aggiornamento degli stessi; 5. Effettuare il Logout per uscire dal pannello; Dal menù di sinistra è possibile invece: 6. Cliccare sulla voce Home per tornare alla pagina principale del pannello; 7. Cliccare su Deleghe per visualizzare e gestire le connessioni agli account che hanno fornito la delega all'accesso ai loro servizi di Fatturazione Elettronica; 8. Cliccare su Cedenti/Prestatori per creare e visualizzare l'elenco dei cedenti/prestatori attivi sul proprio servizio di Fatturazione Elettronica e scegliere il cedente/prestatore a cui si desidera accedere per emettere documenti; 9. Cliccare su Dati conservazione per visualizzare i dati del Responsabile della conservazione e i dati relativi al Responsabile produttore, registrati in fase di configurazione del pannello:

10 Deleghe Alla sezione Deleghe del pannello di Fatturazione Elettronica Premium, è possibile visualizzare e gestire le connessioni agli account che hanno fornito la delega all'accesso ai loro servizi di Fatturazione Elettronica. Ciò significa che selezionando questa funzione si ha la possibilità di inviare una richiesta di delega ad un utenza base (consumer o cedente/prestatore di un'altra utenza Premium), oppure visualizzare, e quindi accettare o rifiutare, eventuali richieste di delega provenienti da un utenze base (consumer o cedente/prestatore di un'altra utenza Premium). Per procedere con l invio della richiesta di delega: 1. Cliccare sulla voce Deleghe dal menù a sinistra; 2. Quindi, nella pagina visualizzata, selezionare il pulsante Invia Richiesta di Connessione : 3. Nella finestra che si apre digitare la Partita Iva alla quale si desidera inviare la richiesta di delega; 4. Selezionare i permessi che si desidera concedere alla Partita Iva indicata; 5. Cliccare infine su Invia Richiesta :

11 11 21 La richiesta di delega viene recapitata sul pannello di Fatturazione Elettronica della Partita Iva alla quale è stata inviata la richiesta, che potrà accettare o rifiutare la medesima. Sul proprio pannello è possibile quindi visualizzare i diversi stati della propria richiesta. Nello specifico: 1. Si visualizza In attesa di approvazione quando la richiesta è stata inviata, ma il gestore della Partita Iva ricevente non ha ancora espresso una decisione in merito; 2. Si visualizza Rifiutato quando la Partita Iva alla quale si è scelto di inviare la richiesta di delega ha rifiutato la stessa; 3. Si visualizza Accettato quando la richiesta di delega è stata accolta: Nel caso invece un cedente/prestatore di un account Premium, abbia ricevuto da un'altra utenza Premium una richiesta di delega, per visualizzare e accettare o rifiutare la richiesta è necessario:

12 Cliccare su Cedenti/Prestatori dal menù di sinistra; 2. Quindi cliccare su Accedi per visualizzare il pannello di gestione del cedente/prestatore selezionato: 3. Una volta all interno del pannello di gestione del cedente/prestatore selezionato, cliccare sulla voce Configurazione del menù di sinistra; 4. Quindi scegliere Deleghe ; 5. Nella finestra che si apre è possibile visualizzare la richiesta di delega ricevuta. Cliccare sul pulsante Visualizza per conoscerne i dettagli e procedere con la scelta:

13 13 21 Nella finestra che si apre è possibile: 1. Visualizzare i dati relativi all utenza che ha inviato la richiesta di delega; 2. Scegliere quali permessi accettare; 3. Rifiutare la richiesta di delega cliccando sul pulsante Rifiuta ; 4. Posticipare la scelta sulla richiesta di delega cliccando sul pulsante Non ora ; 5. Accettare la richiesta di delega cliccando sul pulsante Accetta : Una volta effettuate le proprie scelte riguardo le richieste di delega ricevute, sulla pagina principale Deleghe è possibile visualizzare i seguenti stati: 1. Revocato : nel caso in cui l Utenza richiedente delega abbia deciso di revocare la sua richiesta; 2. Rifiutato : nel caso si sia deciso di rifiutare la richiesta di delega proveniente dall utenza corrispondente 3. Connesso : nel caso si sia deciso di accettare la richiesta di delega proveniente dall utenza corrispondente:

14 14 21 È importante ricordare che le utenze base possono richiedere una sola delega ad un account Premium. Nel caso in cui si proceda infatti ad inviare una seconda richiesta di delega ad un utenza, essendo già attiva una delega, il sistema chiederà se si desidera sostituire questa seconda richiesta alla prima. Per procedere si dovrà accettare la sostituzione e la prima delega sarà revocata.

15 Cedenti/prestatori Alla sezione Cedenti/prestatori del pannello di Fatturazione Elettronica Premium, è possibile configurare uno o cedenti/prestatori. L elenco creato permetterà quindi di gestire più Partite Iva e scegliere di volta in volta il cedente/prestatore a cui accedere per emettere documenti. Per aggiungere un nuovo cedente/prestatore: 1. Cliccare sull'apposito pulsante Cedenti/prestatori dal menù a sinistra; 2. Quindi, nella pagina visualizzata, selezionare il pulsante Aggiungi cedente/prestatore : 3. Nella finestra che si apre inserire tutti i dati richiesti per la configurazione del cedente/prestatore, a partire dai Dati Anagrafici e Fiscali (i campi obbligatori sono contrassegnati da un asterisco rosso); 4. Compilare poi i dati relativi alla Sede ; 5. Scorrere quindi verso il basso e aprire il form relativo alla Stabile Organizzazione (i campi di questa sezione devono essere compilati solo se il cedente/prestatore è un soggetto non residente in Italia, ma che ha concesso beni o prestato i servizi indicati in fattura tramite una stabile organizzazione che ha sede in Italia); 6. Aprire e compilare anche il form dei Contatti ; 7. Quello relativo all Albo professionale, nel caso in cui il cedente/prestatore sia iscritto ad un albo professionale, 8. E quello riguardante l Iscrizione REA, nel caso in cui il cedente/prestatore sia una società soggetta al vincolo dell'iscrizione nel registro delle imprese ai sensi dell'art del codice civile; 9. Infine cliccare su Prosegui per confermare tutti i dati inseriti:

16 16 21 Compilare quindi tutti gli step successivi, necessari alla registrazione del cedente/prestatore. Alla pagina successiva scegliere quindi il Regime Fiscale : 1. Cliccare sul simbolo verso il basso per aprire il menù a tendina e selezionare il Regime Fiscale da associare al proprio username; 2. Quindi cliccare su Prosegui :

17 17 21 La pagina successiva è quella relativa alle Comunicazioni su PEC, dove è possibile indicare l'indirizzo di Posta Elettronica Certificata sul quale il cedente/prestatore desidera ricevere tutte le comunicazioni relative ai processi di Fatturazione Elettronica (ad esempio notifiche provenienti dal SdI, notifiche di invio e ricezione fatture, avvisi scadenziario etc): 1. Inserire l indirizzo PEC del cedente/prestatore; 2. Disattivare o lasciare attiva l impostazione che permette di ricevere le notifiche relative allo stato delle fatture sulla propria casella PEC di riferimento. È possibile selezionare anche il tipo di report che desidera ricevere e la frequenza di invio (l impostazione può essere modificata in qualsiasi momento); 3. Disattivare o lasciare attiva l impostazione che permette di ricevere gli avvisi PEC relativi alle scadenze fiscali impostate di default sullo scadenziario (ad esempio: termine per l'invio periodico delle comunicazioni finanziarie, scadenze fiscali). 4. Disattivare o lasciare attiva l impostazione che permette di visualizzare suggerimenti sulla compilazione dei vari campi durante la compilazione dei documenti; 5. Quindi cliccare su Prosegui :

18 18 21 Nella pagina RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE DEL CEDENTE : 1. Inserire i dati relativi al responsabile della conservazione del cedente/prestatore, ovvero il soggetto di riferimento per la conservazione che ha la facoltà di affidare a terzi, in tutto o in parte, l'esecuzione delle attività previste a suo carico dalla normativa vigente; 2. Quindi cliccare su Prosegui :

19 19 21 Alla pagina successiva: 1. Accettare le condizioni contrattuali del servizio spuntando la casellina indicata; 2. Quindi cliccare su Prosegui : Infine procedere con la validazione del profilo appena creato: 1. Inserire il numero di cellulare su cui ricevere il codice di verifica; 2. E cliccare su Invia SMS ; 3. Inserire il codice di verifica ricevuto via SMS nell apposito spazio; 4. Quindi cliccare su Prosegui : Una volta che il cedente/prestatore è stato configurato, il profilo sarà visibile sulla pagina principale CEDENTI/PRESTATORI, da cui è possibile: 1. Procedere all inserimento di un altro cedente/prestatore cliccando sul pulsante Aggiungi cedente/prestatore : 2. Cliccare su Accedi per effettuare l accesso al pannello di gestione Fatturazione Elettronica del cedente/prestatore configurato:

20 20 21 Il pannello è visualizzabile come da immagine di seguito: 1. È possibile procedere con tutte le operazioni visibili dal menù a sinistra; 2. Per tornare al pannello principale di Fatturazione Elettronica Premium, cliccare sul pulsante Torna alla Home in alto;

21 Dati Conservazione Alla sezione Dati Conservazione del pannello di Fatturazione Elettronica Premium, è possibile visualizzare i dati inseriti al momento della prima configurazione del pannello stesso. Per procedere: 1. Cliccare sulla voce Dati Conservazione dal menù a sinistra; 2. Quindi, nella pagina visualizzata, consultare i dati relativi al Responsabile della conservazione ; 3. Mentre cliccando sul tab a destra, sono consultabili i dati relativi al Responsabile produttore :