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1 Organizzazione dello studio e controllo di gestione -Introduzione - Gestione delle attività di Studio, Parcellazione e controllo della redditività del lavoro: criticità ed obiettivi di miglioramento. - Applicazione pratica di alcuni criteri della Qualità Totale: impatto sull organizzazione e sul personale, benefici attesi. - Elementi per la valutazione dei programmi di gestione dello Studio - Esempi pratici di gestione integrata dello Studio con il Gestionale di Studio prodotto da Opendotcom - Spazio al dialogo sui temi esposti. danilo.vaselli@opendotcom.it

2 Gli obiettivi della moderna organizzazione aziendale tendono a: -Ridurre i tempi impiegati in attività non direttamente remunerative - Ridurre la possibilità di errori - Acquisire i dati di redditività del lavoro in modo automatico ed in tempo reale Per conseguire questi obiettivi, nessuna organizzazione aziendale moderna medio/grande può fare a meno del supporto fornito da appositi Software di Gestione Aziendale basati su architettura Client-Server, con scambio di dati attraverso Lan o in remoto.

3 Principi universali di gestione Aziendale Sistema Qualità Totale (TQM norme UNI EN ISO 9004:2000 e 9000:2005) 1 - Orientamento al Cliente 2 Leadership 3 - Coinvolgimento del Personale 4 - Organizzazione dell azienda per Processi 5 - Disponibilità di un sistema informatico adatto alla gestione per Processi ed al controllo di gestione 6 - Miglioramento continuo 7 - Decisioni basate su dati di fatto 8 - Rapporti di reciproco beneficio con i fornitori

4 Cosa si intende per PROCESSO (con particolare riferimento allo Studio Professionale? Il PROCESSO è un flusso di attività che ha un input (incarico conferito dal cliente) ed ha un output: il profitto le attività possono essere di produzione, di parcellazione, di comunicazione esterna/interna, di controllo di gestione Input = incarico Attività di : produzione, parcellazione, comunicazione, controllo Output = profitto Le attività sono sottoposte a regole (dette anche proprietà )

5 Le regole (o proprietà) di ogni Attività: - Appartenenza ad una o più liste specifiche del tipo di pratica, in ordine logico di esecuzione - Oppure, la possibilità di essere comune a diversi tipi di pratica e quindi di essere inserita nella lista al bisogno - Univocità della denominazione nell ambito dello stesso tipo di pratica -Eventuale scadenza programmabile a data fissa - Eventuale scadenza programmabile a data mobile - Esecuzione in parallelo su molti clienti - Esecuzione in serie con altre attività per lo stesso cliente - Non fatturabilità in quanto l attività è compresa in un forfait - Fatturabilità, da sola o in aggiunta ad un forfait - La necessità di essere verificata o meno da un incaricato specifico dopo che un operatore l ha eseguita

6 Cosa si intende per PROCESSO (con particolare riferimento allo Studio Professionale? Il PROCESSO è un flusso di attività che ha un input (incarico conferito dal cliente) ed ha un output: il profitto le attività possono essere di produzione, di parcellazione, di comunicazione esterna/interna, di controllo di gestione Input = incarico Attività di : produzione, parcellazione, comunicazione, controllo Output = profitto Le attività sono sottoposte a regole (dette anche proprietà ) Le attività coinvolgono il Personale (risorse) sia dal punto di vista dei ruoli che dal punto di vista dei costi e del ricavo atteso.

7 Le regole (o proprietà) di ogni Attività: - Appartenenza ad una o più liste specifiche del tipo di pratica, in ordine logico di esecuzione - Oppure, la possibilità di essere comune a diversi tipi di pratica e quindi di essere inserita nella lista al bisogno - Univocità della denominazione nell ambito dello stesso tipo di pratica -Eventuale scadenza programmabile a data fissa - Eventuale scadenza programmabile a data mobile - Esecuzione in parallelo su molti clienti - Esecuzione in serie con altre attività per lo stesso cliente - Non fatturabilità in quanto l attività è compresa in un forfait - Fatturabilità, da sola o in aggiunta ad un forfait - La necessità di essere o meno verificata da un incaricato specifico dopo che un operatore l ha eseguita Le relazioni tra l Attività e il Personale - Il costo dell Attività in relazione al costo orario fisso dell Operatore -Il ricavo atteso dall Attività in relazione al ricavo orario atteso dell Operatore per tipologia di pratica e/o per categoria di cliente - i 3 ruoli tipici dell Attività (secondo TQM) : - l Operatore, che esegue - il Responsabile, che assegna ed è il punto di riferimento dell Operatore durante l esecuzione - il Verificatore, che giudica la qualità della prestazione dell Operatore

8 Principi universali di gestione Aziendale Sistema Qualità Totale (TQM norme UNI EN ISO 9004:2000 e 9000:2005) 1 - Orientamento al Cliente 2 Leadership 3 - Coinvolgimento del Personale 4 - Organizzazione dell azienda per Processi 5 - Disponibilità di un sistema informatico adatto alla gestione per Processi ed al controllo di gestione 6 - Miglioramento continuo 7 - Decisioni basate su dati di fatto 8 - Rapporti di reciproco beneficio con i fornitori

9 Cosa si intende per PROCESSO (con particolare riferimento allo Studio Professionale? Il PROCESSO è un flusso di attività che ha un input (incarico conferito dal cliente) ed ha un output: il profitto le attività possono essere di produzione, di parcellazione, di comunicazione esterna/interna, di controllo di gestione Input = incarico Attività di : produzione, parcellazione, comunicazione, controllo Output = profitto Le attività sono sottoposte a regole (dette anche proprietà ) Le attività coinvolgono il Personale (risorse) sia dal punto di vista dei ruoli che dal punto di vista dei costi e del ricavo atteso.

10 Controllo avanzamento Attività : è stata fatta una certa attività?

11 Controllo avanzamento pratiche: a che punto è una pratica? Attività svolte e attività da svolgere

12 Controllo redditività della gestione : quale è stata la performance di un Operatore in un determinato periodo? Un giorno un mese. un anno..

13 Controllo redditività della gestione : quanto devo fatturare una pratica? Oppure, quanto avrei dovuto fatturarla?

14 Controllo redditività della gestione : quanto costa e quanto rende un cliente con tutte le sue pratiche?

15 Controllo redditività della gestione : qual è stata la performance di Studio rispetto al Target prefissato per l anno?

16 Le regole (o proprietà) di ogni Attività: - Appartenenza ad una o più liste specifiche del tipo di pratica, in ordine logico di esecuzione - Oppure, la possibilità di essere comune a diversi tipi di pratica e quindi di essere inserita nella lista al bisogno - Univocità della denominazione nell ambito dello stesso tipo di pratica -Eventuale scadenza programmabile a data fissa - Eventuale scadenza programmabile a data mobile - Esecuzione in parallelo su molti clienti - Esecuzione in serie con altre attività per lo stesso cliente - Non fatturabilità in quanto l attività è compresa in un forfait - Fatturabilità, da sola o in aggiunta ad un forfait - La necessità di essere o meno verificata da un incaricato specifico dopo che un operatore l ha eseguita Le relazioni tra l Attività e il Personale - Il costo dell Attività in relazione al costo orario fisso dell Operatore -Il ricavo atteso dall Attività in relazione al ricavo orario atteso dell Operatore per tipologia di pratica e/o per categoria di cliente - i 3 ruoli tipici dell Attività (secondo TQM) : - l Operatore, che esegue - il Responsabile, che assegna ed è il punto di riferimento dell Operatore durante l esecuzione - il Verificatore, che giudica la qualità della prestazione dell Operatore Report Controllo di Gestione estratti dalle Attività: - R. attività effettuate/non effettuate - R. avanzamento lavori - R. performance Operatore, Pratica, Cliente - R. performance di Studio

17 Un moderno software per la gestione dei processi di Studio deve avere : Database standard dei tipi di attività e dei tipi di pratica Programmabilità completa delle Attività Lo scadenziario delle attività programmate Automatismi di fatturazione delle Prestazioni: forfettaria o come onorario specifico a compenso di un insieme di attività riferite ad una singola attività come : tariffa interna dell attività tariffa oraria esecutore onorario graduale La gestione dei Ruoli delle Persone in relazione Database standard dei tipi di attività e dei tipi di pratica, ed in relazione all incarico conferito dal Cliente La gestione del Personale (carichi di lavoro e valutazione delle prestazioni) Il controllo avanzamento pratiche Il controllo in tempo reale della redditività : tempi, costi, ricavo atteso, ricavo effettivamente fatturato per pratica per tutte le pratiche di un cliente per tutto lo Studio (controllo budget) -

18 I Gestionali dei processi aziendali ed il controllo di gestione sono molto più diffusi nelle Aziende che negli Studi Professionali. Perché? - prezzo di acquisto elevato in relazione al fatturato - difficoltà e costo elevato di personalizzazione - non percezione dell aumento della competizione e della diminuzione dei margini da qualche anno queste motivazioni non sono più valide La vera motivazione della mancata diffusione sta nella difficoltà di alimentare il software gestionale, fornendogli il DATO DI AVVENUTA ESECUZIONE DI OGNI ATTIVITA, dato indispensabile affinchè possa offrire i suoi innegabili vantaggi. Un esempio per tutti: come far sapere al software che oggi è stata fatta una sessione in studio con un cliente per una determinata pratica?

19 L impegno maggiore delle software house di settore è di rendere più automatizzata e semplice possibile la REGISTRAZIONE DELL ESECUZIONE DI UNA ATTIVITA Esistono due tipologie di gestionali per studi professionali Gestionale di Studio integrato con gestionale proprietario di contabilità - registrazione automatica dell ESECUZIONE DELL ATTIVITA del processo di produzione se è stata effettuata utilizzando il gestionale di contabilità - registrazione manuale se non è stata effettuata utilizzando il gestionale di contabilità - se la fatturazione è svolta tramite il gestionale di studio, trasferisce automaticamente nella contabilità dello Studio i dati del processo di parcellazione Gestionale di Studio indipendente dal gestionale di contabilità adottato - registrazione manuale di ogni ESECUZIONE DELL ATTIVITA - se la fatturazione è svolta tramite il gestionale di studio, il trasferimento dei dati del processo di parcellazione al gestionale di contabilità utilizzato deve essere interamente manuale o tramite un file di transizione

20 Dati di ESECUZIONE DELL ATTIVITA che il software deve conoscere Sempre Chi Per quale cliente Nell ambito di quale pratica Ha fatto che cosa Quando Il tempo dedicato all esecuzione Quando serve Lo stato dell attività: completata o ancora in lavorazione? Parametri indispensabili alla fatturazione: quantità, tempo da addebitare Addebito di spese anticipate per l esecuzione dell attività Indicizzazione di files connessi da allegare all attività Note per qualificare l attività (uso interno e/o esterno)