INTRODUZIONE DI UN SISTEMA DI CONTROLLO DI GESTIONE IN UNO STUDIO PROFESSIONALE: TESTIMONIANZA DI UN ESPERIENZA CONCRETA

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1 INTRODUZIONE DI UN SISTEMA DI CONTROLLO DI GESTIONE IN UNO STUDIO PROFESSIONALE: TESTIMONIANZA DI UN ESPERIENZA CONCRETA Dott. Marco Pezzetta Studio associato Molaro-Pezzetta-Romanelli-Del Fabbro Dottori commercialisti

2 Indice I presupposti per la realizzazione di un sistema di controllo di gestione I vantaggi conseguiti dall introduzione del sistema di controllo di gestione Criticità e principali ostacoli

3 I presupposti per la realizzazione di un sistema di controllo di gestione Le attività professionali come processi; La struttura organizzativa; Mappatura e formalizzazione dei processi; Software.

4 I presupposti per la realizzazione di un sistema di controllo di gestione Le attività professionali sono processi Requisito fondamentale Interpretazione delle attività svolte come dei processi di produzione di un servizio. In questo modo è stato possibile individuare tutte le attività svolte dallo studio nonché porle in relazione: attività con rilevanza esterna da cui consegue un output per il cliente; attività con rilevanza esterna non direttamente fatturabile; attività con mera rilevanza interna. suddivisione tra attività PRODUTTIVE e NON PRODUTTIVE

5 I presupposti per la realizzazione di un sistema di controllo di gestione La struttura organizzativa Caratteristiche essenziali della struttura organizzativa: chiarezza; definizione. La struttura, ancorchè definita, non dev essere necessariamente formalizzata; la formalizzazione di ruoli e mansioni diviene necessaria per: incremento dimensionale della struttura; elevato turn-over del personale. organigramma

6 I presupposti per la realizzazione di un sistema di controllo di gestione L organigramma All interno dell organigramma si è resa necessaria l individuazione di alcuni ruoli chiave quali: managing partner; office manager; process owner; key account.

7 I presupposti per la realizzazione di un sistema di controllo di gestione Mappatura e formalizzazione dei processi Non sempre risulta chiaro come si svolgono i processi che portano all erogazione del servizio ai clienti. Mappare identificare i processi e descriverne le componenti fondamentali, diffondendo in tutta la struttura la consapevolezza delle attività effettivamente necessarie; Formalizzare operare una sintesi e un analisi critica dei processi mappati.

8 I presupposti per la realizzazione di un sistema di controllo di gestione Software Altro prerequisito è rappresentato dall abitudine all utilizzo di applicativi software, anche di base, da parte di tutti i componenti. Il controllo di gestione può essere svolto anche senza l ausilio di un programma dedicato, ma attraverso l uso di fogli di lavoro condivisi in rete e sistemi di comunicazione elettronica per lo scambio di informazioni e l assegnazione delle attività.

9 Vantaggi del controllo di gestione Monitoraggio delle attività svolte; Monitoraggio della redditività delle pratiche e/o dei clienti; Monitoraggio della congruità della remunerazione delle risorse umane; Agevolazione della pianificazione finanziaria; Oggettivizzazione rapporti economici tra società di servizi e studi professionali.

10 I vantaggi conseguiti dall introduzione del sistema di controllo di gestione Monitoraggio delle attività svolte Spesso in uno studio professionale le attività rese nei confronti dei clienti sono numerose ed estremamente frazionate. Il controllo di gestione consente di monitorare gran parte delle prestazioni effettivamente rese maggiore efficienza, riducendo l attività produttiva non addebitata

11 I vantaggi conseguiti dall introduzione del sistema di controllo di gestione Monitoraggio della redditività delle pratiche e/o dei clienti Consente il miglioramento dell abilità nella predisposizione dei preventivi, sempre più richiesti dagli operatori economici. Introduzione del concetto delle SUCCESS FEES compenso extra riconosciuto solo al raggiungimento del risultato fissato con il cliente. Questa impostazione comporta: un margine di redditività netta soddisfacente; una maggiore spinta alla cultura del merito.

12 I vantaggi conseguiti dall introduzione del sistema di controllo di gestione Monitoraggio della congruità della remunerazione delle risorse umane Il controllo di gestione ha permesso, inoltre, di testare l adeguatezza dei costi orari o, ove applicati, dei ricavi orari delle singole risorse umane. La comparazione tra ore produttive lavorate e costo azienda ha fornito un risultato di performance della struttura che ha permesso di: verificare la congruità della remunerazione; istituire dei semplici meccanismi premianti basati su criteri oggettivi di merito.

13 I vantaggi conseguiti dall introduzione del sistema di controllo di gestione Agevolazione della pianificazione finanziaria Il controllo di gestione agevola il processo di pianificazione di mediolungo periodo e la programmazione a breve termine delle esigenze di Cassa. Consuntivo delle uscite Stima a ritroso Budget delle entrate Questo rende più semplice ed efficace l attività di orientamento strategico e tattico della struttura.

14 I vantaggi conseguiti dall introduzione del sistema di controllo di gestione Oggettivazione rapporti economici fra società di servizi e studi professionali Nei rapporti tra studio professionale e società di mezzi e servizi, l introduzione di un sistema di controllo di gestione consente: l oggettivizzazione delle prestazioni infragruppo ; la ricostruzione ex post delle entità degli addebiti per tali servizi. utile tutela anche in sede di verifiche fiscali

15 I vantaggi conseguiti dall introduzione del sistema di controllo di gestione Agevolazione nell esecuzione degli adempimenti di legge Attraverso il controllo di gestione è possibile, inoltre: introdurre meccanismi automatici o standardizzati per l effettuazione di processi interni; l effettuazione di alcuni adempimenti di legge (informative per privacy e antiriciclaggio )

16 Criticità e principali ostacoli Introduzione della cultura della misurazione dei risultati; Difficoltà di mappatura dei processi; Manutenzione straordinaria del sistema.

17 Criticità e principali ostacoli Introduzione della cultura della misurazione PROBLEMATICHE: Professionisti Dipendenti gestione poco avvezzi a rendere conto ad altri della propria attività; leggono il sistema di controllo di come un sistema di controllo della produttività.

18 Criticità e principali ostacoli SOLUZIONI: illustrare le ragioni di fondo, la logica e i presupposti culturali inerenti la valorizzazione del merito, del confronto e del rispetto, che informano l introduzione fisiologica di questi strumenti; gradualità di introduzione del controllo di gestione; limitare l uso sanzionatorio degli output prodotti dal sistema stesso, specie nei primi anni.

19 Criticità e principali ostacoli Difficoltà di mappatura dei processi L introduzione del controllo di gestione è ostacolato da: l esistenza di attività prive di iter predefinito; l interrelazione tra attività predefinite e non predefinite. Ad esempio, negli studi interprofessionali di avvocati e commercialisti, le attività dei primi si svolgono in applicazione dei codici di procedura, mentre quelle dei secondi sono più difficilmente ingegnerizzabili.

20 Criticità e principali ostacoli Manutenzione straordinaria del sistema Criticità che emerge soprattutto quando si manifestano modifiche sostanziali: nella struttura organizzativa; nei suoi obiettivi.