PEC. b) gli utenti che hanno i diritti di accesso per l invio dei messaggi PEC (archivio corrispondenza, tipo documento PEC in uscita ) dovranno:

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1 PEC La posta elettronica certificata (PEC) viene utilizzata per la trasmissione di messaggi e documenti informatici nel caso in cui si abbia la necessità di disporre delle ricevute di accettazione e consegna a valore legale. Inoltre l art. 16 delle Regole tecniche per il protocollo informatico, emanate con D.P.C.M. 3 dicembre 2013 ed entrate in vigore il 12/03/2014, stabilisce che lo scambio di documenti soggetti alla registrazione di protocollo è effettuato mediante messaggi di posta elettronica certificata. Per dare attuazione al disposto normativo gli utenti di Archiflow, ai fini della protocollazione dei messaggi Pec, dovranno procedere come di seguito indicato: a) gli utenti che hanno i diritti di accesso ai messaggi di PEC in entrata (archivio corrispondenza, tipo documento PEC in entrata ) dovranno provvedere alla protocollazione di tutti i messaggi PEC ricevuti. b) gli utenti che hanno i diritti di accesso per l invio dei messaggi PEC (archivio corrispondenza, tipo documento PEC in uscita ) dovranno: - protocollare il messaggio se l atto amministrativo, il documento o la comunicazione è riportata nel corpo del messaggio PEC; - non protocollare il messaggio se la PEC risulta essere solo mezzo di trasmissione di un atto o di un documento già protocollato nel sistema di gestione documentale. Si ricorda che in attuazione della normativa in materia tutti i documenti vanno protocollati con l esclusione di alcune tipologie elencate nel Manuale di gestione. Resta inteso che ciascun dirigente/responsabile di procedimento può valutare sotto la propria responsabilità di escludere alcune tipologie documentali dalla protocollazione. Si raccomanda a ciascun utente abilitato all invio delle PEC di avere cura di riportare nel testo della PEC da inviare all Ente destinatario la frase che segue al fine di consentire un più agevole smistamento dell eventuale messaggio di risposta: Si invita l Ente ad indicare nel testo di risposta del presente messaggio il Responsabile del Procedimento dott./sig./ MARIO ROSSI Ufficio XXX

2 A) Invio di un documento protocollato tramite PEC, dalla scheda degli indici del documento. - Ricercare e aprire la scheda del documento. - Dalla barra multifunzione selezionare la scheda OPERAZIONI e cliccare su Invio PEC. - Nella finestra del messaggio, dal menù a tendina delle Visibilità, selezionare La stessa visibilità della scheda da cui si genera e compilare i campi. NB: Agli utenti/uffici che vedono la cassetta attribuisce la visibilità a tutti coloro che utilizzano Archiflow; Al solo utente che l ha inviata attribuisce la visibilità solo alla persona che ha creato la PEC, per cui l eventuale visione del messaggio non sarà consentita ad altri utenti. - Cliccare su Spedisci.

3 B) Invio di un messaggio tramite PEC. - Dalla scheda Home della barra multifunzione, selezionare Invio . - Nella finestra del messaggio, dal menù a tendina del mittente Da, selezionare Protocollo Pec Uscita e compilare i campi. - E comunque possibile allegare eventuali files da spedire, cliccando su Aggiungi allegati. - Cliccare su Condividi per inviare.

4 C) Inoltro di una PEC. E possibile inoltrare un messaggio PEC (precedentemente inviato) mantenendone inalterato il contenuto. - Ricercare e aprire la scheda della PEC inviata; - cliccare su Invio PEC. - Nella finestra del messaggio, dal menù a tendina delle Visibilità, selezionare La stessa visibilità della scheda da cui si genera e compilare/modificare i campi. NB: fra gli allegati compaiono sia il documento principale (PEC precedentemente inviata) sia le ricevute di consegna: nel caso, è possibile selezionare solo alcune voci, tenendo premuto il tasto Maiusc (sulla tastiera) e cliccando sui nomi degli allegati col tasto sinistro del mouse. - Cliccare su Condividi per inviare.

5 PROTOCOLLAZIONE DI UNA PEC - Nell Archivio Corrispondenza ricercare e aprire la scheda del messaggio PEC da protocollare. - Sulla barra multifunzione selezionare la scheda OPERAZIONI e cliccare su Duplica, selezionare Indici, documento principale e allega circolarmente le due schede e cliccare su Accetta. - Procedere, come di consueto, per la protocollazione in Uscita, prestando particolare attenzione nel selezionare l Archivio Protocollo Generale e il Tipo di documento Protocollo Uscita ; - Compilare la scheda degli indici e condividere per l attribuzione delle visibilità. - Fra gli allegati della PEC sarà visibile il Protocollo successivo appena inserito.