Smart Business Connect con impianto telefonico virtuale

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1 Smart Business Connect con impianto telefonico virtuale Istruzioni per l uso per la app / il client Business Communication (con pacchetto di comunicazione «standard») 1

2 Sommario 1. Introduzione Messa in funzione Descrizione Requisiti Uso Area clienti Installazione COMBOX pro Descrizione Requisiti Uso Desktop/app Impostazioni Descrizione Client (versione desktop) App (versione mobile) Contatti Descrizione Uso nel client Uso nella app Elenco Descrizione Uso nel client Uso nella app Deviazione delle chiamate Descrizione Uso nel client Deviazione delle chiamate Portare con sé il proprio numero di telefono (oppure Remote Office) Non disturbare Mascherare il proprio numero Chiamate in entrata / squillo contemporaneo Uso nella app

3 8. Storico chiamate Descrizione Uso nel client Uso nella app Tastiera Descrizione Uso nel client Uso nella app Funzioni di telefonia durante una conversazione Descrizione client Funzioni in una chiamata Inoltrare (collegare) Conferenze (fino a 7 partecipanti) Parcheggiare Descrizione app Funzioni in una chiamata In attesa Nuova chiamata Inoltro (collegare) Conferenza con massimo 7 partecipanti Parcheggiare una chiamata Inoltrare la chiamata attiva direttamente sul vostro numero (ad es. numero di cellulare) Funzioni speciali del client Descrizione team telefonia / tasti occupato

4 1. Introduzione Le presenti istruzioni per l uso descrivono i principali servizi disponibili con Business Communication Services e il loro uso tramite la app / il client Business Communication. 2. Messa in funzione 2.1 Descrizione La messa in funzione della app / del client Business Communication va effettuata nella propria area clienti. Il client va scaricato dall area clienti sul desktop. La app per smartphone va scaricata dal relativo store. 2.2 Requisiti Il suo amministratore le ha fornito l accesso all area clienti e ha attivato la app / il client. Se non l avesse fatto o non disponeste dei dati di accesso, rivolgetevi per favore all amministratore. 2.3 Uso Area clienti 1 Login tramite l area clienti ( 2 Alla voce «Miei numeri aziendali» potete mettere in funzione la app / il client Scegliete il numero di telefono corretto. Selezionate la app Business Communication. In tal modo si apre una prima breve panoramica. Con i relativi link quali «Visualizza password», «Modifica password» e «Scarica app Business Communication», accedete alla panoramica di dettaglio. Vedete il nome utente e la password. Questi dati vi serviranno in seguito per registrarvi nella app / nel client. Scaricate la app o il client e installatelo. 8 Aprite la app o il client e inserite nome utente e password nei relativi campi. 9 Selezionate «Visualizza password» per controllarla e «Salva password», affinché non dobbiate inserire ogni volta la password. Dopodiché selezionate «Login». 4

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6 La app (a sinistra) e il client (a destra) Business Communication 2.4 Installazione Alla prima installazione del client nella versione Windows vi si chiederà se desiderate importare i contatti da Outlook. Ciò può essere successivamente attivato o disattivato nelle impostazioni. 6

7 3. COMBOX pro 3.1 Descrizione Con COMBOX pro il vostro numero di telefono risponde sempre. COMBOX pro risponde infatti a tutte le chiamate alle quali non potete/volete rispondere personalmente. Ciò significa che potete inoltrare tutte le deviazioni delle chiamate (dirette, in caso di chiamate perse, in caso di occupato o di assenza di collegamento) su COMBOX pro. Potete eliminare COMBOX pro e modificare le impostazioni. 3.2 Requisiti Fate in modo che il vostro amministratore tecnico vi abbia preliminarmente autorizzato all uso di COMBOX pro e che le vostre impostazioni sino già state effettuate. A tale scopo vi invitiamo a consultare le istruzioni per l uso delle funzioni di telefonia per l attivazione di COMBOX pro. 3.3 Uso Desktop/app I messaggi che sono stati lasciati sul vostro COMBOX pro non vengono visualizzati nella app / nel client. A tale scopo avvaletevi dell avviso tramite di COMBOX pro; riceverete una con un file.wav nell account che avrete indicato. 1 Ascolto: componete il numero del vostro Combox pro (+41860xx xxx xx xx), tramite la tastiera, oppure salvate tale numero nei contatti. 7

8 4. Impostazioni 4.1 Descrizione In alcuni settori vi sono delle differenze tra il cliente (PC) e la app (smartphone). Occorre inoltre considerare il pacchetto di comunicazione (basic oppure standard) a cui si è abbonati. 4.2 Client (versione desktop) Con le tre linee sovrapposte in basso a destra si accede alle impostazioni. 8

9 Qui si può modificare la lingua. Per default è impostata la lingua del sistema operativo. Durante il login è possibile adattare in seguito il processo di login. Sotto «Team telefonia» la vostra finestra supplementare può essere impostata con il segnale di occupato a condizione che l abbiate anche sul telefono di rete fissa. 9

10 Sotto «Audio» definite gli auricolari che volete usare. Dopodiché viene definito il tono. 10

11 Se occorre, fatevi indicare le impostazioni Proxy dal vostro amministratore. 11

12 Sotto «Componetnti aggiuntivi» vengono impostate funzioni supplementari per software di terzi che desiderano accedere a Business Communication. Con Windows potete importare i vostri contatti di Outlook. Ve lo si chiederà anche nel corso della prima installazione. 12

13 4.3 App (versione mobile) L area delle impostazioni è contrassegnata dalle tre linee sovrapposte. Lì trovate le impostazioni. Lingua: per default la app riprende la lingua dello smartphone. Può essere tuttavia modificata individualmente su tedesco, francese, italiano o inglese. Risoluzione dei guasti: vi aiuta nell eventuale ricerca di un guasto. Salvare la password: una volta salvata, la password non deve più essere inserita manualmente durante il login. Login automatico: se questa funzione è attiva, la app si apre direttamente senza aprire la finestra di login. 13

14 5. Contatti 5.1 Descrizione Cercate e selezionate i vostri contatti. 5.2 Uso nel client Cliccate sul campo Contatti per attivare la funzione contatti. (Il campo deve avere uno sfondo blu non grigio.) Nel campo di ricerca inserite almeno tre caratteri. Dopodiché il client Business Communication cerca in tutti gli elenchi disponibili. Con un doppio clic sul contatto trovato avviate una chiamata. Con «+» aggiungete altri contatti nel client (saranno salvati in locale nel client). 14

15 5.3 Uso nella app Durante l installazione vengono visualizzati i contatti dello smartphone. Tramite «Aggiungi» potete registrare i contatti nello smartphone. Tramite la lente è possibile cercare un contatto in modo mirato. Più caratteri inserite, più verrà delimitata la lista. 15

16 6. Elenco 6.1 Descrizione Nell elenco vengono visualizzati tutti i numeri disponibili internamente. 6.2 Uso nel client 6.3 Uso nella app Potete passare dalla rubrica locale all elenco e viceversa. 16

17 7. Deviazione delle chiamate 7.1 Descrizione Con le impostazioni delle chiamate gestite la vostra raggiungibilità secondo le vostre esigenze. Avete la possibilità di beneficiare di diverse modalità. Con definite sempre il numero desiderato e ne attivate la funzione. 7.2 Uso nel client Con accedete direttamente alle impostazioni delle chiamate (rosso). Tramite il tasto di selezione (verde) attivate in modo rapido i diversi tipi di deviazioni. Ricordate che le destinazioni delle deviazioni vanno inserite nella prima impostazione e che in seguito vengono sempre riprese. 17

18 7.2.1 Deviazione delle chiamate Disponete delle seguenti deviazioni di chiamate: > inoltrare sempre > inoltrare, se occupato > inoltrare, in caso di mancata risposta > inoltrare, se non raggiungibile 18

19 7.2.2 Portare con sé il proprio numero di telefono (oppure Remote Office) 19

20 7.2.3 Non disturbare 20

21 7.2.4 Mascherare il proprio numero 21

22 7.2.5 Chiamate in entrata / squillo contemporaneo La funzione «Conferma risposta necessaria» vi dà una sicurezza supplementare quando prendete le chiamate su telefoni che squillano contemporaneamente. Prima di rispondere alla chiamata su un altro telefono, occorre premere un tasto a piacimento per poter prendere la chiamata. Ne scaturisce un informazione che conferma la reale volontà di prendere la chiamata. 22

23 7.3 Uso nella app Vengono proposte le identiche possibilità di inoltro come per il client. Potete inoltre effettuare le seguenti impostazioni: > chiamate in uscita: qui impostate se desiderate effettuare per default le chiamate in uscita tramite la rete mobile con il vostro numero di rete mobile oppure se desiderate effettuare la chiamata tramite un collegamento dati (ad es. WLAN) con il vostro numero di rete fissa. A richiesta è possibile chiedere per ogni chiamata tramite quale numero si desidera telefonare; > chiamata in attesa: impostate se una chiamata in attesa deve bussare o meno (una seconda chiamata verrebbe allora segnalata da un breve tono). 23

24 8. Storico chiamate 8.1 Descrizione Lo storico delle chiamate vi mostra tutte le chiamate a cui avete risposto, che avete perso o che avete effettuato. Vale per il numero con il quale vi siete registrati. Indipendentemente dal telefono, lo storico viene sempre sincronizzato. 8.2 Uso nel client Sotto l icona dell orologio trovate lo storico delle chiamate. risposte perse effettuate 24

25 8.3 Uso nella app Sotto l icona dell orologio trovate lo storico delle chiamate. risposte perse effettuate È possibile filtrare e cercare tutte le chiamate e tutte le chiamate perse. 25

26 9. Tastiera 9.1 Descrizione Selezionate manualmente un numero di telefono ed effettuate in seguito la chiamata. Inserite il numero desiderato tramite la tastiera o il mouse, premete «Enter» o sul ricevitore. 9.2 Uso nel client Con l icona della tastiera accedete alla tastiera. Anziché il ricevitore potete anche usare l icona del telefono. In tal modo il vostro telefono di rete fissa squilla, rispondete ed effettuate la chiamata con il telefono. Se non desiderate che squilli specificatamente ma che venga direttamente attivato il vivavoce, chiedete al vostro amministratore di effettuare questa configurazione. Potete gestire la chiamata sul client esattamente come al telefono. Dietro il ricevitore si cela la ripetizione della chiamata. Cliccate sul ricevitore con lo schermo inattivo e vi viene visualizzato l ultimo numero selezionato. 26

27 9.3 Uso nella app Con l icona della tastiera accedete alla posizione desiderata. Selezionate manualmente il numero desiderato. Con avviate la chiamata. Con è possibile riprendere una chiamata in corso dal telefono di rete fissa: > riprendere la chiamata > prendere la chiamata parcheggiata > proseguire la chiamata 27

28 10. Funzioni di telefonia durante una conversazione 10.1 Descrizione client Funzioni in una chiamata La chiamata viene visualizzata in blu nella finestra. Sono disponibili le seguenti funzioni del telefono: > concludere la chiamata > microfono on/off > in attesa > inoltro (collegare) > nuova chiamata > conferenze (fino a 7 partecipanti) > parcheggiare la chiamata 28

29 Inoltrare (collegare) Premendo su inoltro, inoltrate l attuale conversazione in corso. Inserite il numero cercato in un campo bianco. Con il pulsante «Inoltra ora», la chiamata viene inoltrata direttamente. Con il pulsante «Partecipazione: audio», viene dapprima eseguita una chiamata. Dopodiché potete «trasferire» la chiamata da inoltrare. Oppure tornate alla chiamata originaria, cliccando su «Annulla». 29

30 Conferenze (fino a 7 partecipanti) In una chiamata in corso, premete l icona e si apre una finestra. Inserite il numero che deve partecipare alla conferenza. Dopodiché si apre la finestra conferenze. Se volete aggiungere altri partecipanti, ripetete questa sequenza. 30

31 Parcheggiare Con il termine parcheggiare si intende l operazione di mettere in attesa provvisoriamente una chiamata in un «box parcheggio» (il chiamante sentirà una musica d attesa), affinché possa essere ripreso da un altra postazione (ad esempio quando ci si vuole spostare in un altro locale per consultare un documento e proseguire la chiamata da un altro apparecchio). È possibile parcheggiare una chiamata sul proprio numero («box parcheggio») oppure su un altro apparecchio. Premendo il tasto si apre una nuova finestra. In questa definite su quale numero interno va parcheggiata la chiamata. Ora potete riprendere la chiamata su un (altro) telefono o sul client Business Communication (toglierla dal parcheggio). Con il client Business Communication potete scegliere tramite il menu come riprendere la chiamata parcheggiata: 31

32 Ora vi si chiederà da quale numero volete riprendere la chiamata parcheggiata. Inserite: 1. Componete il numero di telefono interno e concludete con #. 2. Se si tratta del proprio numero interno, selezionate solo #. La chiamata sarà di nuovo attiva. Se volete riprendere la chiamata parcheggiata su un terzo telefono di rete fissa, componete semplicemente #98 seguito da un numero di chiamata interno e concludete con #. 32

33 10.2 Descrizione app Funzioni in una chiamata Sono disponibili alcune funzioni telefoniche come: > in attesa > nuova chiamata > inoltro (collegare) Sotto i tre punti sono disponibili altre funzioni come: > conferenza con massimo 7 partecipanti > parcheggiate le chiamate > inoltrate il numero attivo direttamente sul vostro numero (ad es. numero di cellulare) Con l icona rossa del ricevitore concludete la chiamata. 33

34 In attesa Se dovete conferire brevemente con altre persone, premete sull icona «In attesa» e quando desiderate riprendere la chiamata premete su «Continuare». Se desiderate effettuare una seconda chiamata, premete su «Nuova chiamata» e per inoltrarla premete su «Inoltro». 34

35 Nuova chiamata Se durante una chiamata in corso desiderate consultarvi, premete su «Nuova chiamata». Componete il numero desiderato e la chiamata viene stabilita. Se volete passare da una chiamata all altra, premete «Cambia» o direttamente sulla chiamata in attesa. Se volete riunire le due chiamate, premete su «Collega chiamate». 35

36 Inoltro (collegare) Durante una chiamata in corso, con il tasto «Inoltra» potete inoltrare tale chiamata. Nella nuova finestra che si apre, inserite il numero di telefono della destinazione dell inoltro. Dopo aver premuto sul ricevitore blu, potete scegliere dapprima di parlare con l interlocutore («chiamare dapprima ») o di effettuare un inoltro diretto («da trasferire »). Se desiderate parlare dapprima con il nuovo interlocutore, potete in seguito premere su «Collegare». Avete anche la possibilità di collegare una chiamata tramite la funzione «Nuova chiamata». Si rimanda in tale ottica al relativo capitolo (10.2.3). 36

37 Conferenza con massimo 7 partecipanti Durante una conversazione, premete sul menu e in seguito su «Conferenza». Si apre una nuova finestra in cui inserire il numero di un possibile partecipante alla conferenza; dopodiché premete sul ricevitore blu. Dopodiché è in corso una conferenza con tre partecipanti. Se desiderate aggiungere altri partecipanti, selezionare «Aggiungi partecipante» Parcheggiare una chiamata Con il termine parcheggiare si intende l operazione di parcheggiare provvisoriamente una chiamata in un «box parcheggio» (il chiamante sentirà una musica d attesa), affinché possa essere ripreso (o un altra persona) da un altro ufficio (ad es. quando ci si vuole spostare in un altro spazio per consultare un documento e proseguire la chiamata da tale spazio). È possibile parcheggiare una chiamata sul proprio numero («box parcheggio») oppure su un altro apparecchio. Durante una conversazione premete sul menu e in seguito su «Parcheggiare». 37

38 Si apre ora una finestra di selezione. Inserite un numero di telefono interno sul quale va parcheggiata la conversazione e premete infine sul tasto #. Se volete togliere dalla app la chiamata parcheggiata, premete sul ricevitore su sfondo grigio. Premete su «Continua chiamata» e nella finestra il numero interno sul quale la chiamata è parcheggiata. Se si tratta del proprio numero, basta premere il tasto #. 38

39 Inoltrare la chiamata attiva direttamente sul vostro numero (ad es. numero di cellulare) Durante una chiamata, premete sul menu e in seguito su «Inoltro della linea». Si apre in seguito una finestra nella quale potete inserire un numero e inoltrare velocemente la chiamata. 39

40 11. Funzioni speciali del client 11.1 Descrizione team telefonia / tasti occupato Il vostro amministratore tecnico vi imposta un campo di tasto occupato. I partecipanti che vengono visualizzati sono identici sul telefono da tavolo e nel client. Non appena un utente «monitorato» riceve una chiamata, si apre la finestra a parte «Team telefonia». Vi invitiamo ad osservare le impostazioni sotto «Team telefonia». Qui vedete gli utenti impostati: > verde = l utente è libero > blu = il telefono dell utente sta squillando > rosso = l utente è occupato Se un utente monitorato riceve una chiamata, ciò viene segnalato con un ricevitore verde. Cliccandoci sopra, la chiamata viene automaticamente presa. 40