Windent. Servizio SMS. Windent Servizio SMS Pag. 1

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1 Windent Servizio SMS Windent Servizio SMS Pag. 1

2 ATTIVAZIONE SERVIZIO E INVIO SMS Per poter inviare gli SMS attraverso il programma, è necessario attivare il servizio telefonando alla Quaderno Elettronico, comunicando: - il vostro Codice di Licenza. - uno o due indirizzi dai quali spedirete le richieste SMS. Con questo servizio, trarremo vantaggio in: Velocità di comunicazione; Costi sostenuti; Risparmio di tempo. Inviando gli SMS attraverso il Quaderno Elettronico infatti, potremo contattare i pazienti quasi in tempo reale. Il costo di un SMS è molto inferiore rispetto all invio di una lettera affrancata o di una telefonata. Stampare le lettere, chiuderle ed affrancarle oppure telefonare al paziente, costringendo la segretaria ad attendere al telefono una sua risposta, sono operazioni molto più lunghe e sicuramente più costose da effettuare in confronto all invio di un SMS. L invio degli SMS mediante il quaderno elettronico, si suddivide in 2 fasi distinte: 1.Raccolta delle informazioni per l invio 2.Invio delle informazioni al Centro Servizi Nella prima fase, vengono raccolte le informazioni relative ai numeri di telefono da contattare. Viene quindi creata una vera e propria lista di numeri e messaggi, che ritroveremo durante la seconda fase. Windent Servizio SMS Pag. 2

3 Raccolta delle Informazioni per l Invio La compilazione della lista dei messaggi da inviare con il quaderno elettronico è molto semplice e la sua generazione è distribuita un po ovunque all'interno del programma. Dall Agenda È possibile inviare SMS ai pazienti che hanno già degli appuntamenti inseriti in agenda. Per accedere a questa funzionalità, entrare in agenda e premere il pulsante Esplodi sulla destra. Selezionando la voce Invia SMS, diremo al programma di inserire nella lista di invio, tutti i nominativi che hanno fissato un appuntamento per un particolare giorno (il giorno di riferimento è quello inserito nell apposita area sotto i bottoni Ok e Annulla, e, per default, è domani). È possibile inserire nella lista tutti i nominativi, oppure scegliere di immettere Solo gli appuntamenti per i quali è stata attivata l da Ricordare, o i pazienti con più di un certo numero di appuntamenti saltati. Premendo sul tasto Ok, quaderno inserirà nella lista di invio, numero di cellulare e relativo messaggio, per ogni paziente trovato. Alla fine di questo processo, verrà chiesto se stampare la lista di riepilogo degli SMS: Windent Servizio SMS Pag. 3

4 Grazie a questa stampa visualizzeremo i pazienti ai quali non è stato possibile inviare SMS, per mancanza del numero di cellulare. Dalla Gestione Richiami Nella finestra di stampa, è stata aggiunta la possibilità di inviare alla lista scelta (ovvero a tutti i pazienti con richiamo, a quelli evidenziati o a quelli selezionati), degli SMS: Anche in questo caso, alla conferma (tasto Stampante), il quaderno elaborerà le informazioni dei pazienti per cercare i numeri di cellulare ed inserirli quindi nella nostra lista di invio SMS. Come già visto per l agenda, potremo stampare il Riepilogo degli SMS inviati. Windent Servizio SMS Pag. 4

5 Dal Quaderno Pazienti Dal quaderno pazienti, potremo inviare SMS attraverso l opzione Multiscelta. Per accedervi, premere sul pulsante Stampa, quindi selezionare la linguetta Stampe di LISTA. Premendo il pulsante con i 3 puntini posto di fianco all opzione Multiscelta, apriremo una finestra per ricercare i pazienti desiderati (le opzioni sono molte e di argomenti diversi; possiamo ad esempio scegliere tutti i pazienti, quelli dalla A alla B, gli insoluti, quelli che non hanno appuntamenti futuri in agenda o che non tornano in studio da più di 3 mesi, ecc. ). Una volta confermate le opzioni dentro la Multiscelta, sarà necessario impostare il Formato (in basso a sinistra) su Invia SMS. Premere sul pulsante Quaderno, quindi confermare l invio mediante Stampa : apparirà una finestra, all interno della quale potremo scrivere il testo del messaggio, oppure riportare una delle frasi impostate dal tasto Scegli : Windent Servizio SMS Pag. 5

6 Premuto il tasto OK, il quaderno ricercherà, come per i casi precedenti, i numeri di cellulare dei pazienti scelti e li inserirà nella lista (avremo comunque la possibilità di stampare il riepilogo degli invii). L'invio degli SMS non avverrà immediatamente, ma solo in un secondo momento (da una finestra che illustreremo nel paragrafo 1.2). Attenzione! È possibile inviare SMS solo a numeri di cellulare ITALIANI. Invio di un solo SMS Sarà possibile inviare un SMS ad un solo paziente, ad un elemento della rubrica, ad un fornitore, o ad un numero generico. Premendo F1 da tastiera o facendo click sul pulsante Quaderno Communicator, comparirà una finestra che, in automatico, rileggerà le informazioni della registrazione selezionata (cellulare, , altri numeri telefonici, ). Potremo inserire manualmente il numero di cellulare a cui spedire il messaggio; questo, diventerà quindi inviabile a chiunque (alla figlia, al marito, all amico), anche a coloro che non sono pazienti del Quaderno Elettronico. Attraverso il pulsante Scegli Messaggio apriremo un libretto con frasi precompilate. Premendo sul pulsante Aggiungi alla Lista, andremo ad accodare questo SMS nella lista di invio. Premendo sul pulsante in alto a destra INVIO SMS, inoltreremo la lista alla finestra descritta nel paragrafo 1.2. Invio delle Informazioni al Centro Servizi Per spedire la lista dei messaggi al centro servizi, che si occuperà dello smistamento e del relativo invio, premere sul pulsante INVIO Richiesta. (Qualora al momento della chiusura del quaderno elettronico, vi siano ancora messaggi da spedire, la finestra di invio si aprirà automaticamente) Attenzione! In caso di utilizzo in rete, la lista dei messaggi sarà condivisa. Ogni computer, oltre ad inserire sms nella lista, potrà, all uscita del programma, inviare la richiesta: ricordatevi di fare quest'operazione solamente da un PC. Attenzione! Per inviare la lista al centro servizi sarà necessario utilizzare un computer connesso ad internet (potrà essere usato qualsiasi computer, anche se se non provvisto di Quaderno Elettronico). Sul PC in questione, sarà necessario configurare Outlook Express, ed impostare l indirizzo comunicato al Centro Servizi come predefinito. Per configurare l account, seguire le istruzioni riportate nel paragrafo 1.3 oppure consultare il tecnico dei computer. Windent Servizio SMS Pag. 6

7 La finestra che ci premette di inviare la lista al Centro Servizi si presenterà così: Da qui potremo rimuovere numeri e messaggi inseriti e inviare la richiesta mediante l apposito pulsante. Se il computer è connesso ad internet ed il programma di posta elettronica è configurato in modo corretto, la richiesta partirà automaticamente. Se, per alcune ragioni, la connessione ad internet è disattivata, la lista di invio non verrà spedita al Centro Servizi, ma resterà all interno del programma di posta elettronica (Posta in Uscita). In questo caso, dovrete aprire tale programma e provvedere manualmente alla spedizione (premendo il pulsate Invia/Ricevi una volta riattivata la connessione). Se lo studio non è dotato di connessione ad internet, potrete salvare la lista dei messaggi su un dispositivo usb, per poterla inviare da un computer predisposto (per esempio da casa o da un altro studio). Cliccando sul bottone Sposta in..., salveremo il file SMSPIXEL.PIX (che contiene tutte le richieste effettuate) in una cartella a nostro piacimento. Per recapitare la lista dei messaggi al Centro Servizi, sarà necessario inviare una con allegato il suddetto documento all indirizzo di posta elettronica sms@quadernoelettronico.it. Attenzione! L invio dei messaggi al centro servizi deve essere effettuato da almeno uno dei due indirizzi comunicati precedentemente. Configurare Outlook Express La configurazione di un programma di posta elettronica prevede una certa competenza tecnica. Se non siete in grado di configurare il programma da soli, contattate il vostro tecnico dei computer. Per impostare l'indirizzo di posta elettronica è necessario essere in possesso delle seguenti informazioni: Indirizzo di posta elettronica (es. mario.rossi@quadernoelettronico.it) Password di accesso alla casella di posta Server di posta in ingresso POP3 (es. pop3.quadernoelettronico.it) Server di posta in uscita SMTP (es. smtp.quadernoelettronico.it) L indirizzo di posta elettronica, deve essere quello comunicato a Quaderno Elettronico al momento dell attivazione del servizio SMS. Windent Servizio SMS Pag. 7

8 1. Aprire Outlook Express e, dal menu in alto, scegliere la voce 'Strumenti'. Fare click su 'Account'. Scegliere 'Aggiungi' - 'Posta elettronica'. 2. Inserire i propri dati (Nome e Cognome o alias). Fare click su 'Avanti'. Windent Servizio SMS Pag. 8

9 3. Nel campo Server posta in arrivo inserire il POP3 del server di posta e nel campo Server posta in uscita inserire l'smtp del vostro provider Internet 4. Nei due campi successivi inserire il proprio nome account per esteso e la propria password: Fare click su 'Avanti'. Windent Servizio SMS Pag. 9

10 5. Per salvare tutte le informazioni appena inserite e completare la configurazione dell'account, scegliere 'Fine'. 6. Nel caso in cui sul programma di posta elettronica siano state già configurate altre caselle, sarà necessario impostare come Predefinito quella appena creata. Per fare ciò, selezionare tale casella e premere il pulsante Predefinito. Windent Servizio SMS Pag. 10