PRG 7.4 A GESTIONE DEL PROCESSO DI APPROVVIGIONAMENTO

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1 Gestione del processo di approvvigionamento Pag. 1 di 7 PRG 7.4 A GESTIONE DEL PROCESSO DI APPROVVIGIONAMENTO n ediz. Data Descrizione Firma preparazione Firma approvazione DIR Firma verifica RGQ 00 01/09/02 Prima emissione 01 01/09/04 Aggiornamento identificazione, impostazione procedura gestionale, descrizione processo, nominativo DS 02 31/10/05 Revisione generale 03 21/05/09 Revisione generale 04 09/10/13 Minute spese Carlo Ferrari Maria Amodeo Marco Cimini

2 Gestione del processo di approvvigionamento Pag. 2 di 7 INDICE 1. Scopo 2. Campo di applicazione 3. Responsabilità 4 Acquisto merce 4.1 Richiesta di acquisto Modello Proposta d acquisto 4.2 Elenco dei fornitori Scelta del fornitore 4.3 Ordine Archiviazione 4.4 Minute spese 5 Accettazione merce 5.1 Controllo quantitativo 5.2 Controllo qualitativo 5.3 Registrazione non conformità ed esclusione del fornitore MODULI DI REGISTRAZIONE 7.4 A1 Proposta di acquisto 7.4 A2 Verbale di collaudo 7.4 A3 Verbale di regolare fornitura 7.4 A4 Valutazione preventiva del fornitore 7.4 A5 Proposta di acquisto per minute spese

3 Gestione del processo di approvvigionamento Pag. 3 di 7 1 SCOPO Scopo della presente procedura è di: definire le modalità operative seguite per l acquisto di materiale definire le modalità operative seguite per la selezione dei fornitori, l accettazione del materiale ordinato e per la registrazione delle non conformità rilevate a seguito di collaudo 2 CAMPO DI APPLICAZIONE: Le prescrizioni di questo requisito si applicano a tutte le fasi interessanti il processo di approvvigionamento di materiali e servizi. L approvvigionamento di prestazioni professionali viene descritto nella procedura PRG 7.4B. La sezione relativa all acquisto di materiale di importo contenuto (Par. 4.4) si applica ad acquisti con importi inferiori a ε 2000 (art. 34 comma 1 del D. I. n 44 12/02/2001) o al limite di spesa superiore stabilito dal Consiglio d Istituto. Il Decreto Interministeriale n 44 12/02/2001 rappresenta il regolamento sulla gestione amministrativo contabile delle Istituzioni Scolastiche; in particolare l art. 34 consente al DS di procedere direttamente ad acquisti, appalti e forniture per un limite di spesa non superiore ad ε 2000; per le spese superiori a tali importo vige l obbligo della comparazione di almeno tre ditte. 3 - RESPONSABILITA Responsabile Tecnico ha la responsabilità di : Valutare le aziende per l acquisto. Individuare le ditte a cui rivolgere le richieste di preventivo. Registrare gli estremi delle pratiche di acquisto qualora siano state segnalate dall Ufficio Acquisti non conformità del materiale pervenuto. Suggerire i provvedimenti relativi alle non conformità. Ufficio Acquisti ha la responsabilità di : Espletare le azioni amministrative quali richieste di preventivo. Predisporre prospetto comparativo necessario alla scelta del fornitore (nel caso di acquisti complessi il prospetto comparativo verrà approntato dal RT). assumere in carico del materiale. liquidare fattura. Coord. di settore, Coord. di commissione, Resp. di progetto, DSGA Sono le uniche figure autorizzate ad avanzare proposte d acquisto di beni inventariabili, di consumo e di servizi. Gruppo di Collaudo effettua i collaudi del materiale inventariabile, predisponendo i relativi verbali di collaudo. DSGA - Responsabile Tecnico verificano la conformità a quanto descritto nella richiesta di acquisto o di minute spese ed effettuano la scelta della ditta migliore offerente (minor prezzo a parità di prestazioni). DS Autorizza l acquisto.

4 Gestione del processo di approvvigionamento Pag. 4 di 7 4 ACQUISTO MERCE 4.1 RICHIESTA DI ACQUISTO Tutte le richieste di acquisto vengono inoltrate al Responsabile Tecnico, utilizzando il modello PROPOSTA DI ACQUISTO Le persone autorizzate ad avanzare proposte d acquisto sono: Coordinatore di settore Coordinatore di commissione - Responsabile di progetto - DSGA. Il Responsabile Tecnico sottopone all approvazione del DSGA e del DS le richieste pervenute. L Ufficio Acquisti provvede alle richieste di preventivo per le ditte in elenco (elenco fornitori punto 4.2) e/o nuove ditte indicate espressamente dal responsabile di progetto con il responsabile Tecnico. E cura dell Ufficio Acquisti predisporre: Lettera di preventivo indicando tempi, modalità e caratteristiche tecniche del bene da acquistare. Elaborare il prospetto comparativo non appena vengono acquisiti i relativi preventivi. Sottoporre al DS la migliore offerta quali/quantitativa. Dopo la scelta da parte del DS, l UAC predispone l ORDINE DI ACQUISTO MODELLO DI PROPOSTA D ACQUISTO Il modello di Proposta d acquisto costituisce il riferimento per : la compilazione delle richieste di preventivo ( punto 4.1 ) l ordine al fornitore ( punto 4.3 ) il collaudo in accettazione ( punto 5.2 ) Nel modello di Proposta d acquisto, in relazione alla complessità del bene, vengono specificate: l esatta descrizione del bene le caratteristiche tecniche l ubicazione del bene l eventuale necessità di adozione di sistemi di sicurezza l idoneità dei laboratori Sarà cura del responsabile tecnico verificare la completezza delle informazioni in relazione alle caratteristiche del bene richiesto apponendo la firma in calce al modello ELENCO DEI FORNITORI L elenco dei fornitori, gestito da UAC, permette di identificare i fornitori nei cui confronti sono già stati emessi ordini di acquisto, o che hanno espresso la volontà di essere inseriti in tale elenco.

5 Gestione del processo di approvvigionamento Pag. 5 di SCELTA DEL FORNITORE Per valutare la capacità tecnica di nuovi fornitori vengono presi a riferimento i criteri indicati nei DL 157 e 158 del 17 Marzo 1995 ( anche se non espressamente applicabili alla tipologia di fornitura di cui si avvale la scuola ); pertanto ad ogni richiesta di preventivo, inoltrata a nuovi fornitori, verrà allegato il modulo MOD 7.4 A4 Valutazione preventiva del fornitore, al fine di identificarne le caratteristiche di affidabilità: si considerano affidabili i fornitori che rispondono in maniera affermativa ad almeno 10 domande tra quelle riportate sul modulo. N. B.: La procedura di valutazione preventiva non si applica ai fornitori inseriti nell elenco CONSIP. Il programma di gestione magazzino individua in automatico l offerta più conveniente considerando il totale dell offerta di ogni singola ditta, ma non tenendo in considerazione la qualità del materiale e la completezza dell offerta. Le buste contenenti le offerte vengono aperte dal DS, visionate dal DSGA, protocollate e smistate al Responsabile Tecnico. Nel caso di offerte in busta chiusa, esse vengono protocollate, conservate dal DS e successivamente aperte dallo stesso DS, alla presenza del DSGA e di un membro delle Giunta Esecutiva o del Responsabile Tecnico, redigendo apposito verbale di apertura buste. Il RT, disponendo delle offerte, si metterà nuovamente in contatto con le funzioni richiedenti (Responsabili di settore, di commissione, ecc.), i quali daranno le opportune indicazioni e motivazioni scritte circa la scelta del materiale da acquistare. L Ufficio Acquisti prepara il prospetto comparativo che viene vistato dal RT, dal Richiedente e firmato dal DS e dal DSGA (quest ultimo ha la responsabilità di verificare la correttezza della procedura). Il prospetto riporta l indicazione della ditta prescelta con l importo da impegnare e le firme del DS per autorizzazione di spesa e del DSGA per verifica della compatibilità finanziaria. 4.3 ORDINE Solo dopo l autorizzazione della spesa da parte del DS e avendo agli atti offerte, prospetto comparativo, motivazioni della scelta e firme dei soggetti coinvolti, l Ufficio Acquisti stampa e invia l ORDINE DI ACQUISTO. Qualora la scuola intenda verificare il prodotto presso il subfornitore, nell ordine di acquisto vengono specificate le disposizioni per la verifica e le modalità per il rilascio del prodotto. Si stampano tre copie dell ordine: una da inviare al fornitore, una per promemoria accettazione merce e una da archiviare in amministrazione. Gli ordini vengono inoltrati : alla firma del DS all IMPEGNO (In Ufficio Amministrativo) al Protocollo per la registrazione del numero e della data di spedizione ARCHIVIAZIONE Espletate tali operazioni, gli ordini ritornano in ufficio acquisti. L ordine con l indicazione del numero di impegno viene inserito in una cartelletta allegandolo al prospetto comparativo e alle offerte e, in attesa di essere evaso, viene inserito nell apposito raccoglitore con la pratica completa I dati relativi all ordine vengono trascritti sul registro PRIMA NOTA e sul quaderno degli ordini ad uso interno.

6 Gestione del processo di approvvigionamento Pag. 6 di MINUTE SPESE Le richieste di acquisto non programmate per forniture di importo contenuto, da imputare al fondo per le minute spese deve essere inoltrata dal richiedente al Responsabile Tecnico, utilizzando il modulo 7.4 A5 Proposta di acquisto per minute spese. Il Responsabile tecnico valuta la richiesta e, dopo averla sottoscritta, provvede personalmente alla pratica di acquisto. Nel caso di acquisto urgente la merce può essere ritirata direttamente dal Responsabile Tecnico o dal personale interno autorizzato. Infine il Responsabile Tecnico inoltra al DSGA e alla Direzione il modulo 7.4 A5 Proposta di acquisto per minute spese con allegati scontrini fiscali per l approvazione della spesa e il conseguente rimborso. 5 ACCETTAZIONE MERCE 5.1 CONTROLLO QUANTITATIVO All atto della consegna della merce l ufficio acquisti provvede al primo controllo che consiste nell accertare la corrispondenza tra bolla e ordine e nel controllo quantitativo della merce. Qualora venga rilevata una non conformità la merce viene rispedita a fornitore accompagnato da una bolla di reso. Nel caso il controllo non riscontri problemi, UAC appone un visto sulla bolla che costituisce il nulla osta per la consecutiva verifica per la qualità. 5.2 CONTROLLO QUALITATIVO Il controllo sulla qualità della merce inventariabile viene effettuato dal Gruppo di Collaudo, nominato dal DS. Alla fine del collaudo viene compilato un VERBALE DI COLLAUDO con indicato l esito. Se l esito è negativo, cioè il materiale non risulta conforme alle specifiche d acquisto indicate nella Proposta d acquisto, viene riportata nel verbale la non conformità riscontrata. Il verbale viene inviato all UAC che provvede alla restituzione della merce con bolla di reso e a registrare sull elenco fornitori qualificati la non conformità rilevata (vedi paragrafo successivo). Nel caso il materiale risulti conforme a quanto ordinato, il verbale di collaudo viene inviato all UAC. A questo punto il materiale viene preso in carico dal magazzino e riportato sul registro inventario o facile consumo. L Ufficio Amministrazione, dopo aver verificato che sui verbali predisposti vi sia l autorizzazione alla liquidazione a firma del DS, provvede al pagamento.

7 Gestione del processo di approvvigionamento Pag. 7 di REGISTRAZIONE NON CONFORMITA ED ESCLUSIONE DEL FORNITORE Nel caso vengano rilevate non conformità, sull elenco fornitori qualificati UAC registra gli estremi dei documenti relativi alla pratica d acquisto ed il tipo di NC rilevata, utilizzando i seguenti codici: A Mancato rispetto dei tempi richiesti per la consegna del preventivo. B Materiale difettoso C Mancato rispetto dei tempi richiesti per la consegna del materiale. D Materiale con caratteristiche diverse da quelle richieste. A fine esercizio finanziario l UAC depenna dall elenco i fornitori nei cui confronti nel corso degli ultimi tre anni non sono stati effettuati ordini o che abbiano accumulato tre non conformità tra quelle indicate in precedenza. In fase di Riesame della Direzione vengono valutati gli elenchi dei fornitori qualificati e le relative non conformità riscontrate negli ultimi tre anni. Il DS provvede a validare l elenco o a dare disposizioni diverse a UAC.