OBIETTIVO: DEFINIRE LE MODALITA PER LA CORRETTA FORMULAZIONE DI UN ORDINE E SUCCESSIVO INVIO

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1 U.O.A ASSISTENZA FARMACEUTICA TERRITORIALE TITOLO: FORMULAZIONE ED INVIO ORDINI PAG. 1 DI PAG.4 ALLEGATE PAG. N 7 OBIETTIVO: DEFINIRE LE MODALITA PER LA CORRETTA FORMULAZIONE DI UN ORDINE E SUCCESSIVO INVIO LISTA DI DISTRIBUZIONE: Responsabile Assicurazione Qualità Servizio Farmaceutico Territoriale Distretto 1 Distretto 2 Magazzino Portineria Autisti Altri: La firma della presente pagina implica anche l approvazione degli allegati. REDATTA DA : IL: APPROVATA DA RAQ : IL: APPROVATA DA Resp. AFT : IL:

2 PAG. 2 DI PAG. 4 ALLEGATE PAG. N 7 CAMPO DI APPLICAZIONE La seguente procedura si applica a tutti gli ordini che vengono gestiti dal servizio di AFT (Assistenza Farmaceutica Territoriale). DOCUMENTI DI RIFERIMENTO UNI EN ISO 9001:2000 Sistemi di Gestione per la Qualità Requisiti UNI 2000 Manuale della Qualità del Servizio Farmaceutico Procedura XXXXX di utilizzo del programma Olisan Procedure interne di verifica della correttezza delle richieste (S.O.P. n AFT30A02.01, S.O.P N AFT 04B02.01, S.O.P n AFT 07B02.01) Procedura YYYYY di codifica dei prodotti RESPONSABILITA E compito del personale amministrativo dell AFT redigere gli ordini ed inviarli alle ditte fornitrici. E responsabilità del Farmacista Responsabile del Servizio AFT autorizzare l impegno di spesa. PROCEDURA Dopo aver verificato la correttezza delle richieste pervenute, secondo le apposite procedure, archiviate presso la segreteria del Servizio AFT, il personale amministrativo deve redigere l ordine. Dall esame della richiesta bisogna individuare sui listini dei fornitori il prodotto, tali listini sono archiviati in dossier recanti come nome il tipo di prodotto, per esempio: Vaccini, e conservati presso la segreteria dell AFT. Verificare che tale prodotto sia compreso tra quelli presenti nelle offerte di gare approvate con apposito atto deliberativo, in caso contrario sottoporre la richiesta al Responsabile del Servizio AFT; le delibere vengono archiviate nel dossier Delibere presso la segreteria dell AFT. Individuato il prodotto e il fornitore, compilare l ordine utilizzando il programma Olisan di gestione ordini e magazzino da uno dei computers delle postazioni in rete locale presso gli uffici dell AFT. Sigle di approvazione RAQ Responsabile AFT Data:

3 PAG. 3 DI PAG. 4 ALLEGATE PAG. N 7 Per l utilizzo del programma fare riferimento alla procedura XXXXX. Avviare il programma seguendo le istruzioni riportate nella sopraccitata procedura, si accede alla maschera di gestione ordini (allegato n 1) che deve essere compilata come di seguito descritto per la corretta formulazione dell ordine. Nel campo Data digitare la data di emissione dell ordine Per l inserimento del campo Tipo cliccare su Lista valori, compare una tabella (allegato n 2) Selezionare il n corrispondente alla tipologia dell atto deliberativo emanato dall Azienda per il prodotto/servizio oggetto dell ordine; tale dato si ricava dagli atti deliberativi archiviati nel dossier Delibere. Cliccare nel campo Fornitore e selezionare dal database il fornitore/depositario presso il quale bisogna inviare l ordine; se non è presente nell anagrafica fornitori richiederne la codifica all U.O.A. Contabilità Finanziaria e Costi Per l imputazione nei campi Autorizzazione di spesa e Subimpegno seguire le istruzioni riportate nell allegato n 3, in automatico si completerà il campo Conto, visibile nella stampa dell ordine Cliccare su Note, si apre la maschera Note Ordine- Gestione (allegato n 4), sulla quale si deve riportare: Nome, Cognome e recapito telefonico dell utente cui viene erogata la fornitura Luogo dove deve essere consegnata la fornitura Eventuali segnalazioni circa le modalità della fornitura Terminato l inserimento dei campi descritti, cliccare sul tasto Conferma della maschera riportata nell allegato n 1, viene automaticamente attribuito il numero dell ordine che sarà visibile in fase di stampa nel campo Ordine n ; quindi compare una seconda maschera (allegato n 5) Ricercare nel campo indicato nell allegato n 5 con la dicitura Descrizione il prodotto/servizio in questione; se non è presente nell anagrafica prodotti si deve procedere alla codifica secondo la procedura YYYYY. Selezionato il prodotto/servizio compare automaticamente nel campo Cod. prod. Il codice assegnato a quel prodotto in fase di codifica, e nei campi sottostanti il prezzo unitario, l aliquota IVA e l eventuale percentuale di sconto. Nel campo Quantità digitare il n di quantità unitaria di cui ci si deve approvvigionare, cliccare su Conferma, le informazioni verranno registrate nella Tabella e nel campo totale ordine apparirà l importo dell ordine. Sigle di approvazione RAQ Responsabile AFT Data:

4 PAG. 4 DI PAG. 4 ALLEGATE PAG. N 7 Cliccare su Dettaglio, si apre la maschera Dettaglio ordine-gestione-euro, imputare nel campo Cdc destinatario a seconda del prodotto/servizio, il codice del centro di costo riportato nella tabella Imputazione dei centri di costo (Allegato n 7) Stampare due copie dell ordine Verificare che sulla stampa dell ordine, in corrispondenza di Trasporto, siano indicate le modalità di trasporto stabilite in fase contrattuale con il fornitore (dato reperibile nei capitolati tecnici allegati agli atti deliberativi archiviati nel dossier Delibere presso la segreteria dell AFT); che in corrispondenza di Avvertenze sia riportata la dicitura: si prega di riportare i riferimenti dell ORDINE sia sul D.D.T. che sulla FATTURA. La mancanza di tali riferimenti pregiudica il pagamento nei termini stabiliti, in caso contrario contattare il Servizio di intervento della ditta che gestisce il programma Olisan Siglare le due copie dell ordine e sottoporle al controllo del Responsabile del Servizio AFT, che, verificata la correttezza dell ordine, lo firmerà autorizzando l impegno della spesa. Inviare via fax al fornitore una copia dell ordine, quindi spedirla anche mezzo posta. Archiviare la rimanente copia nel dossier Ordini inevasi presso la segreteria dell AFT Vaccini iposensibilizzanti: Inviare via fax alla ditta, oltre alla copia dell ordine, anche la richiesta e la prescrizione medica individuale (compilata su apposita modulistica fornita ai centri di allergologia dai produttori e inviata in allegato alla richiesta, vedi S.O.P. n AFT 04B02.01), quindi spedire gli originali per mezzo posta. Sigle di approvazione RAQ Responsabile AFT Data:

5 ALLEGATO N 1

6 ALLEGATO N 2

7 ALLEGATO N 3 IMPUTAZIONE DEL CAMPO AUTORIZZAZIONE DI SPESA E SUBIMPEGNO N AUTORIZZAZ. DI SPESA 1 numerazione attribuita dalla Direzione Generale al budget del Servizio AFT, come da Prot. n 69 del 02/01/2002 N SUB IMPEGNO PRODOTTO / SERVIZIO 1 VACCINI IPOSENSIBILIZZANTI 2 NUTRIZIONE ENTERALE DOMICILIARE 3 NUTRIZIONE PARENTERALE DOMICILIARE 4 ELABORAZIONE DATI 5 DISTRUZIONE STUPEFACENTI

8 ALLEGATO N 4

9 ALLEGATO N 5 T A B E L L A Cod. Prod. DESCRIZIONE Quantità

10 ALLEGATO N 6

11 ALLEGATO N 7 IMPUTAZIONE CENTRI DI COSTO CONTO VACCINI CENTRO DI COSTO DISTRETTO 1 DISTRETTO NUTRIZIONE ENTERALE / PARENTERALE DISTRETTO 1 DISTRETTO ELABORAZIONE DATI DISTRUZIONE STUPEFACENTI