GESTIONE DELLA DOCUMENTAZIONE. ALLEGATI Elenco Documenti e tabella di revisione Lista di distribuzione Elenco documenti di registrazione della Qualità

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1 1. SCOPO 2 2. APPLICABILITÀ 2 3. RESPONSABILITÀ 2 4. CODIFICA DEI DOCUMENTI DI GESTIONE DEL SQ 2 5. CONTROLLO E DISTRIBUZIONE DEI DOCUMENTI DI GESTIONE DELLA QUALITÀ 3 6. GESTIONE DOCUMENTI DI REGISTRAZIONE DELLA QUALITÀ 3 7. GESTIONE DEI DOCUMENTI DI APPROVVIGIONAMENTO 4 8. GESTIONE DELLA CORRISPONDENZA 4 9. GESTIONE DELLE NORME DOCUMENTI CONSEGNATI DALLO STUDENTE BACK UP DEI DATI TEMPI DI CONSERVAZIONE 5 ALLEGATI Elenco Documenti e tabella di revisione Lista di distribuzione Elenco documenti di registrazione della Qualità E-42A-1 E-42A-2 E-42A-3 DESCRIZIONE Elaborato: RAQ Verificato: RAQ Approvato: DIR Data Prima emissione 02/102002

2 1. Scopo La procedura descrive i criteri per l'identificazione e la gestione della documentazione utilizzata nell Istituto L'obiettivo é di assicurare che: la documentazione sia opportunamente identificata, e l'elaborazione, la verifica e l'approvazione siano fatte dal personale che ne ha la responsabilità; la distribuzione della documentazione sia sotto controllo e i documenti pervengano a chi effettivamente ne necessita; vengano opportunamente identificate le copie dei documenti superati e rimosse dai centri di utilizzo. 2. Applicabilità Questa procedura trova applicazione per la gestione di tutti i principali documenti dell Istituto. Tale procedura si applica anche alla gestione dei documenti che attestano la conformità ai requisiti e l efficacia del Sistema di gestione per la Qualità, documenti identificati come documenti di registrazione della qualità. 3. Responsabilità RAQ ha la responsabilità di: redigere il Manuale della Qualità aziendale, le Procedure del Sistema Qualità e la modulistica relativa verificare tale documentazione prima dell emissione e di ogni eventuale aggiornamento distribuire e gestire tale documentazione ritirare le copie obsolete dai centri di utilizzo interni DIR è responsabile dell approvazione di tutta la documentazione del sistema Qualità prima dell emissione. 4. Codifica dei documenti di gestione del SQ Ogni documento del SgQ contiene i seguenti elementi: identificazione del documento mediante codice; titolo del documento; indice di revisione del documento e data relativa; identificazione delle persone responsabili dell'elaborazione, dell'approvazione e della verifica. La codifica del Manuale é regolata dalla sezione 00 del MQ. Le Procedure Operative sono codificate come PQ XX.YY: dove XX rappresenta il punto della norma cui la procedura si riferisce; YY rappresenta una lettera che individua la successione delle procedure

3 Gli standard dei documenti di base sono codificati come segue: T-XX.YY-Z dove T (lettera) può essere uguale a: M = Modulo E = Elenco L = Lista IO = Istruzione Operativa XX.YY rappresenta il numero di procedura che richiama il documento; Z (numero) rappresenta il numero progressivo che individua la successione dei documenti 5. Controllo e distribuzione dei documenti di gestione della qualità RAQ controlla, tramite l'apposito Elenco Documenti e tabella di revisione (E-42A-1), lo stato di revisione dei documenti in vigore, così da impedire l'utilizzo di documenti superati. I documenti superati vengono individuati, oltre che sull elenco, mediante l'apposizione della dicitura SUPERATO. La distribuzione dei documenti, a cura di RAQ, avviene secondo una Lista di distribuzione (E-2A- 2 per assicurare che il documento sia sempre disponibile presso il luogo dove si svolgono le attività essenziali per l'efficacia del sistema qualità. Qualunque modifica apportata ad un documento determina la sua revisione; i documenti revisionati sono soggetti allo stesso iter di gestione del documento di prima emissione. Ogni modifica è evidenziata mediante incremento dell indice di revisione ed aggiornamento della data di revisione; inoltre tutte le modifiche sono riepilogate nella griglia delle revisioni e indicate nel testo tramite sottolineatura, così da consentire l immediata percezione visiva delle variazioni apportate rispetto alla precedente versione. 6. Gestione Documenti di registrazione della qualità RAQ gestisce l'elenco dei documenti di registrazione (E-42A3) che definisce tempi e responsabilità di conservazione Ciascun responsabile della conservazione di una tipologia di documento ne cura la raccolta, la riproduzione e l archiviazione. Se le prescrizioni legislative richiedono che l'originale di un documento di registrazione venga consegnato all utente, si procede ad archiviarne una copia. Ogni responsabile dell archiviazione di documenti, garantisce: la raccolta dei documenti in adeguati contenitori (cartelle, raccoglitori, contenitori appositi per dischetti magnetici, ecc.), sui quali apporre una chiara identificazione del contenuto;

4 la gestione dell'archivio, consegnando i documenti a chi ne fa motivata richiesta; la gestione ed aggiornamento di eventuali liste di distribuzione per i documenti da duplicare; l apposizione di una dicitura che indica l annullamento del documento, sui documenti obsoleti rispetto a quelli applicabili ed archiviazione degli stessi in cartelle separate. RAQ gestisce l archiviazione di tutti i documenti di registrazione per quanto attiene gli aspetti di sistema, di cui è il solo responsabile. 7. Gestione dei Documenti di Approvvigionamento Rientrano in tale categoria: Offerte dei fornitori; Ordini di acquisto ai fornitori; Contratti e lettere di incarico a fornitori di servizi. Le modalità di emissione, gestione ed archiviazione di tale documentazione sono descritte nelle PQ 74A e PQ 74B 8. Gestione della corrispondenza Tutte le lettere e fax ricevuti o inviati dall Istituto, sono riepilogati da AMM nel Registro protocollo entrata - uscita, previa attribuzione di un N. di protocollo. 9. Gestione delle norme L aggiornamento delle norme cogenti e delle circolari ministeriali, e delle altre norme di applicabili è assicurato dal collegamento con il Ministero e con il Provveditorato. Tutte le norme sono protocollate ed archiviate da AMM, previo visto della DIR In caso di emissione/modifica di una norma rilevante per il funzionamento dell Istituto, DIR valuta la necessità di aggiornamento/addestramento del personale. 10. Documenti consegnati dallo studente Quando i documenti consegnati siano gli originali, DSGA ha cura di verificare che su ciascun documento siano riportati il nome dello studente e la data di consegna. Se tali informazioni dovessero mancare DSGA provvede ad identificare i documenti. AMM ha il compito di gestire ed archiviare la documentazione ricevuta in modo da evitarne lo smarrimento ed il deterioramento. Qualora i documenti forniti dallo studente siano consegnati in copia, non si prevedono misure particolari per la loro gestione. Tali documenti sono comunque identificati dal nome dello studente e dall oggetto. 11. Back up dei dati Ogni mattina viene realizzata una copia di back up dei dati del server sull'apposita unità di back-up.

5 12. Tempi di conservazione I periodi minimi di conservazione dei documenti di registrazione della qualità, salvo particolari richieste contrattuali e disposizioni normative o legali sono di 3 anni. Per gli altri documenti non sono prescritti tempi di conservazione, se non per diverse disposizioni contrattuali, legali, fiscali.