Struttura documenti del SGQ

Transcript

1 pag. 1 di 9 TITOLO Struttura documenti del SGQ Destinatari del documento: Elaborato da: RQ Verificato da: RQ Approvato da: DS Rev. 0 Data: Data: Data: Firma Firma Firma

2 pag. 2 di 9 REVISIONI DEL DOCUMENTO n. data Motivo della revisione Elaborato Verificato Approvato 0 30/06/2008 Prima emissione RQ RQ DS

3 pag. 3 di 9 INDICE 1 SCOPO RIFERIMENTI NORMATIVI...ERRORE. IL SEGNALIBRO NON È DEFINITO. 2.2 STRUMENTI DEL SISTEMA...ERRORE. IL SEGNALIBRO NON È DEFINITO. 3 DISPOSIZIONI...5

4 pag. 4 di 9 1 SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE Scopo della presente disposizione è definire i formati e la struttura dei contenuti dei documenti del Sistema di Gestione per la Qualità. Le disposizioni contenute nella presente specifica si applicano su tutta la documentazione del Sistema di Gestione per la Qualità dell Istituto. 2 RIFERIMENTI 2.1 NORMATIVI UNI EN ISO 9001:2000 Capitoli 4.2.1, STRUMENTI DEL SISTEMA PR Gestione Documenti e Registrazioni 3 TERMINI E DEFINIZIONI Manuale Qualità S intende per Manuale Qualità il documento richiesto ai punti d e della norma UNI EN ISO 9001:2000. Il Manuale della Qualità (MQ) è quindi il documento che definisce e comunica il quadro della struttura organizzativa e documentale per la Qualità dell Istituto, a tal fine: o indica lo scopo e il campo di applicazione del SGQ o descrive il SGQ attraverso l identificazione e la definizione dei processi necessari al SGQ medesimo e alla soddisfazione del Cliente, le loro sequenze e le loro interazioni o richiama tutte le procedure documentate predisposte per la gestione e il controllo dei processi del SGQ o richiama tutti gli strumenti predisposti per l attuazione e il controllo del SGQ. Procedura documentata S intende per Procedura documentata : un documento che descrive un modo specificato per svolgere un attività o un processo. Si tratta di una disposizione scritta che contiene la descrizione generale di autorità, responsabilità, modalità e criteri di svolgimento di una determinata attività o di un determinato processo, comunicando in modo chiaro e comprensibile: CHI CHE COSA FA COME - IN QUALE MOMENTO CON QUALI STRUMENTI.

5 pag. 5 di 9 Specifiche, Istruzioni Sono documenti che hanno lo scopo di tradurre i contenuti dei documenti di livello superiore (Manuale Qualità, Procedure) in informazioni operative, con un linguaggio rapidamente e facilmente comprensibile dall utilizzatore. Le Specifiche sono documenti che contengono requisiti. Le Istruzioni di lavoro sono i documenti di livello strettamente operativo, contenenti le modalità operative alle quali devono attenersi gli incaricati dello svolgimento delle operazioni. Moduli S intende per moduli quei documenti predisposti al fine di documentare le attività da svolgere e/o svolte, in applicazione e coerentemente con quanto disposto nei documenti di livello superiore (Manuale, Procedure, Specifiche, Istruzioni di lavoro). I moduli compilati diventano registrazioni, vale a dire documenti che riportano i risultati ottenuti e/o forniscono evidenza delle attività svolte. Documenti Informazioni, con il loro mezzo di supporto. 4 DISPOSIZIONI 4.1 MANUALE QUALITÀ Le pagine del Manuale della Qualità corrispondono al formato UNI A4. La prima pagina del Manuale (copertina) riporta: o Natura del documento (Manuale della Qualità) o Campo di applicazione del Manuale o Numero di revisione (incrementato di una unità a ogni nuova emissione, a partire da 0). o Data di emissione della revisione o Numero della copia del Manuale o Indicazione di copia controllata o meno o Firma dei responsabili di verifica, approvazione ed emissione del documento.

6 pag. 6 di 9 Il Manuale contiene almeno i seguenti elementi: o Indice delle sezioni o Tabella per la registrazione di atti formali o Tabella per le registrazioni della storia delle modifiche al MQ Ciascuna pagina del Manuale riporta nell intestazione: o Natura del documento (Manuale della Qualità) o Codice identificativo del documento (MQ) o Numero e titolo della sezione/capitolo Ciascuna pagina del Manuale riporta nella parte inferiore: o Data di revisione o Numero della copia o Numero di pagina / numero totale di pagine. 4.2 PROCEDURE DOCUMENTATE Le pagine delle procedure documentate corrispondono al formato più idoneo allo scopo e all utilizzo delle medesime (A4, A3, etc.). Le procedure sono codificate come segue: dove: o PR è l acronimo scelto per procedura PR X.X.YY, o X.X è indicativo del punto della norma cui la procedura si riferisce o YY è il numero progressivo della procedura, con riferimento all insieme di procedure identificate con lo stesso X.X. La prima di una serie di procedure X.X è identificata con 01. La prima pagina di ogni procedura riporta: o Natura del documento (PROCEDURA)

7 pag. 7 di 9 o Codice del documento (PR X.X.YY) o Data di emissione della revisione o N. di pagina e totale delle pagine o Elenco dei destinatari del documento o Indicazione e firma dei responsabili di elaborazione, verifica e approvazione del documento con riferimento alla prima emissione. Ciascuna pagina delle Procedure deve riportare: o Natura del documento (PROCEDURA) o Codice identificativo del documento (PR X.X.YY) o Data di revisione o Numero di pagina / numero totale di pagine Ogni Procedura documentata deve contenere almeno i seguenti elementi: o Tabella delle revisioni, strutturata come nella figura riportata di seguito: REVISIONI DEL DOCUMENTO n. data Motivo della revisione Elaborato Verificato Approvato 0 gg/mm/anno Prima emissione GQ RQ DS o Sommario del del documento. o Scopo del documento (vale a dire le finalità per cui viene emesso) o Campo di applicazione (vale a dire l ambito di utilizzo) o Riferimento ad altri documenti collegati (norme di riferimento, manuale, altri documenti del SGQ necessari per l applicazione della Procedura e il raggiungimento delle finalità poste nello scopo) o Eventuale definizione dei termini specialisitici utilizzati o Descrizione delle attività da svolgere o Indicazione delle autorità e responsabilità coinvolte o Modalità di gestione delle registrazioni.

8 pag. 8 di SPECIFICHE E ISTRUZIONI Le pagine delle procedure documentate corrispondono al formato più idoneo allo scopo e all utilizzo delle medesime (A4, A3, etc.). Le Specifiche e le Istruzioni sono codificate rispettivamente come segue: dove: o SP è l acronimo di Specifica o IS è l acronimo di Istruzione SP X.X.YY, IS X.X.YY o X.X è indicativo del punto della norma a cui il documento si riferisce o YY è il numero progressivo del documento, con riferimento all insieme di documenti dello stesso genere (specifica o istruzione) identificate con lo stesso X.X. La prima di una serie di specifiche / istruzioni riferite al punto X.X della norma è identificata con 01. La prima pagina di ogni specifica / istruzione riporta: o Natura del documento (specifica o istruzione) o Codice del documento (SP X.X.YY; IS X.X.YY) o Data di emissione della revisione o N. di pagina e totale delle pagine o Elenco dei destinatari del documento o Indicazione e firma dei responsabili di elaborazione, verifica e approvazione del documento. Ciascuna pagina della Specifica/Istruzione deve riportare: o Natura del documento (specifica o istruzione) o Codice identificativo del documento (SP X.X.YY; IS X.X.YY) o Data di revisione

9 pag. 9 di 9 o Numero di pagina / numero totale di pagine Ogni Specifica/Istruzione documentata deve contenere almeno i seguenti elementi: o Tabella delle revisioni, strutturata come nella figura riportata di seguito: REVISIONI DEL DOCUMENTO n. data Motivo della revisione Elaborato Verificato Approvato 0 gg/mm/anno Prima emissione GQ RQ DS o Indice del documento. o Scopo e campo di applicazione del documento o Riferimento ad altri documenti collegati (norme di riferimento, manuale, altri documenti del SGQ necessari per l applicazione della Procedura e il raggiungimento degli obiettivi posti nello scopo) o L eventuale definizione dei termini specialisitici, se necessaria o La descrizione delle specifiche/delle attività da svolgere. 4.4 MODULISTICA Le pagine dei moduli corrispondono al formato più idoneo allo scopo e all utilizzo delle medesimi (A3, A4, A5, etc.). I moduli sono codificati come segue: dove: o MD è l acronimo di Modulo MD X.X.YY, o X.X è indicativo del punto della norma a cui il documento si riferisce o YY è il numero progressivo del documento, con riferimento all insieme di moduli identificati con lo stesso X.X. Il primo di una serie di moduli riferiti al punto X.X della norma è identificato con DOCUMENTI DI FUNZIONAMENTO DELL ISTITUTO I documenti di funzionamento dell Istituto necessari al SGQ devono essere identificati almeno con: o Titolo o oggetto del documento o ruolo o unità emittente o data del documento.