TENUTA SOTTO CONTROLLO DELLE REGISTRAZIONI

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1 Rev.0 Data TENUTA SOTTO CONTROLLO DELLE REGISTRAZIONI Indice: 1.0 SCOPO 2.0 CAMPO DI APPLICAZIONE 3.0 RIFERIMENTI E DEFINIZIONI 4.0 RESPONSABILITÀ 5.0 MODALITÀ ESECUTIVE 6.0 ARCHIVIAZIONE 7.0 ALLEGATI RGQ DG DG Funz. Firma Funz. Firma Funz. Firma PREPARATO VERIFICATO APPROVATO

2 Stato delle Revisioni della PRO Procedura Rev. Data Rev. Data Rev. Data Rev. Data Rev. Data DESCRIZIONE AGGIORNAMENTI DOCUMENTO POSIZIONE CONTENUTO MODIFICA

3 1.0 SCOPO Identificare, registrare, catalogare, archiviare, conservare, aggiornare ed eliminare la documentazione di Registrazione della qualità per verificare, dimostrare e monitorare l efficacia del SGQ e il conseguimento della qualità richiesta. 2.0 CAMPO DI APPLICAZIONE La registrazione della qualità si applica ai documenti che ogni funzione produce in ragione di procedure aziendali per dare evidenza delle attività svolte o dell'esito delle prove eseguite. 3.0 RIFERIMENTI E DEFINIZIONI 3.1 Documenti di riferimento La presente procedura è stata elaborata tenendo in considerazione i seguenti documenti: Documenti di riferimento UNI EN ISO 9001:2000 Paragrafo per il Sistema Qualità UNI EN ISO 9000 per le Definizioni MANUALE DELLA QUALITÀ - Cap.4 Documenti emessi P04. EDRQ Elenco dei documenti di registrazione della Qualità Tutti i documenti emessi in questa procedura sono identificati esternamente con il prefisso P Procedure correlate PRO.4.2.3: Tenuta sotto controllo dei documenti e dei dati. 3.2 Abbreviazioni e sinonimi Nel Cap.3 del Manuale della Qualità è riportato il Glossario degli acronimi relativi ai termini piú significativi per la redazione e la comprensione della procedura. 3.3 Definizioni QUALITA' REQUISITO SISTEMA DI GESTIONE SISTEMA DI GESTIONE PER LA QUALITA' POLITICA PER LA QUALITA' Grado in cui un insieme di caratteristiche intrinseche soddisfa i requisiti. Esigenza o aspettativa che puo' essere espressa, generalmente implicita o cogente. Sistema per stabilire politica ed obiettivi e per conseguire tali obiettivi. Sistema di gestione per guidare e tenere sotto controllo un'organizzazione. Obiettivi ed indirizzi generali di un'organizzazione, relativi alla qualita', espressi in modo formale dall'alta direzione.

4 PIANIFICAZIONE DELLA QUALITA' MANUALE DELLA QUALITA PIANO DELLA QUALITA' REGISTRAZIONE Parte della gestione per la qualità mirata a stabilire gli obiettivi per la qualità ed a specificare i processi operativi e le relative risorse necessari per conseguire tali obiettivi. Documento che descrive il Sistema di Gestione per la qualità di un'organizzazione Documento che, per uno specifico progetto, prodotto,processo o contratto, specifica quali procedure, e le risorse associate, devono essere utilizzate e da chi e quando. Documento che riporta i risultati ottenuti e fornisce evidenza delle attività svolte 4.0 RESPONSABILITA' Le responsabilità per la compilazione dei documenti di registrazione della qualità sono indicate direttamente nelle procedure che li richiamano. Le responsabilità per l archiviazione, accesso e tempo conservazione sono indicate nel modulo "Elenco dei documenti di registrazione della qualità". È responsabilità di RGQ verificare la corretta applicazione della presente procedura. 5.0 MODALITÀ ESECUTIVE 5.1 Descrizione delle attività I documenti di Registrazione della qualità sono la documentazione approntata per dare testimonianza del conseguimento e del mantenimento della qualità del servizio e degli impianti e attestare il corretto funzionamento del SGQ. La documentazione di registrazione della qualità è costituita da: Punto Documenti relativi Norma Riesame della direzione Tabulati contenenti indici sull andamento del Sistema qualità Documenti di valutazione dell andamento della qualità Documenti di registrazione del riesame dell offerta e del contratto Documenti relativi alla registrazione del riesame, verifica e validazione del progetto Elenco procedure, istruzioni e moduli

5 7.4 - Rapporti di qualificazione dei fornitori - Elenco dei fornitori qualificati - Schede e/o tabulati di registrazione sull andamento qualitativo delle forniture - Documentazione di origine esterna Schede di registrazione per l identificazione e rintracciabilità del prodotto/servizio quando necessario 7.1, Registrazioni dei processi 7, 8 - Documenti o schede di conformità del prodotto/servizio in ingresso - Certificati rilasciati da fornitori e da Enti esterni sulla qualità dei prodotti/servizi in entrata - Dichiarazioni di conformità del prodotto/servizio alle specifiche contrattuali - Registrazione della qualità dei fornitori - Registrazione di prove controlli, collaudi e criteri d accettazione del prodotto/servizio al ricevimento - Schede di controllo collaudo finale e criteri di accettazione stabiliti del prodotto in consegna Registrazione e controllo delle apparecchiature per prova - Schede di registrazione e controllo degli strumenti di misura - Certificati di taratura delle apparecchiature di controllo, misura e collaudo Registrazioni dei rapporti di non conformità Registrazione delle azioni correttive e preventive Registrazione dei rapporti informativi alla direzione, scopo riesame Registrazioni qualità provenienti dai fornitori - Tabella dei tempi di conservazione delle registrazioni della qualità Rapporti dei risultati delle verifiche ispettive interne - Registrazione dell attuazione e dell efficacia delle azioni correttive Schede di formazione e addestramento effettuato sul personale Registrazione degli interventi fatti presso i clienti Statistiche sull andamento della qualità e della soddisfazione dei clienti.

6 5.2 Identificazione raccolta e catalogazione Tutta la documentazione di registrazione della qualità è identificata, raccolta e catalogata utilizzando i moduli e le modalità specificate nelle relative procedure al fine di garantire: l unicità; la reperibilità; la chiarezza del contenuto; la riproducibilità; la correlabilità con i prodotti e/o le attività a cui si riferiscono. La documentazione di registrazione della qualità, i documenti e i dati sono raccolti in appositi contenitori (cartelle, raccoglitori, dischetti magnetici, ecc.) sui quali è apposta una chiara identificazione del contenuto. Le modalità di catalogazione della documentazione sono quelle riportate nelle relative procedure e possono essere : per fornitore; per cliente; per commessa; per ordine alfabetico; per ordine numerico; per ordine di data; tipo di prodotto o servizio; tipo di difetto; 6. Archiviazione, conservazione e accesso La conservazione prevista, salvo dove diversamente indicato, è per: i documenti e i dati a carattere commerciale e a carattere tecnico di anni cinque dal loro superamento; le offerte a carattere commerciale di anni tre dal loro superamento; le istruzioni di lavoro per la realizzazione dei prodotti o servizi di anni tre dal loro superamento; Il Manuale della qualità, le Procedure e le Istruzioni che lo riguardano di anni tre dal loro superamento. Tutta la documentazione è conservata e archiviata in luogo protetto per evitarne il deterioramento, lo smarrimento, il furto o la distruzione. L archivio della documentazione generalmente è situato presso la funzione responsabile dell archiviazione. L archivio dei documenti, dei dati e della documentazione di Registrazione della qualità ha una struttura atta a preservare dal deterioramento la documentazione. L accesso all archivio è consentito al personale dell ente emittente e al personale da essi autorizzato su specifica richiesta.

7 6.1 Aggiornamento ed eliminazione L aggiornamento delle Registrazioni della qualità avviene nei tempi riportati dalle specifiche procedure che le riguardano. L eliminazione della documentazione di Registrazione della qualità, dei documenti e dei dati avviene dopo il tempo di conservazione e dopo un'altra valutazione del RdF dell'area di competenza. Il responsabile, alla scadenza del tempo di conservazione, valuta e decide in base alle proprie conoscenze professionali la distruzione materiale della documentazione incaricando, dell esecuzione, persona di fiducia alle sue dipendenze ALLEGATI MD-Elenco dei documenti di registrazione