Sistema di Gestione per la Qualità

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1 Pagina 1 di 8 Manuale Qualità Sistema di Gestione per la Qualità INDICE DELLE EDIZIONI.REVISIONI N DATA DESCRIZIONE Paragraf i variati Pagine variate Prima emissione Tutti Tutte ELABORAZIONE VERIFICA E APPROVAZIONE DATA 9/5/05 9/5/05 FUNZIONE Responsabile Gestione Qualità Coordinatore Internal Auditing Group FIRMA

2 Pagina 2 di 8 2. SISTEMA DI GESTIONE PER LA QUALITÀ 2.1 Generalità Il Sistema di Gestione per la Qualità (cfr. la fig. seguente per l impostazione logica) sviluppato ed implementato dall Internal Auditiung Group (IAG) è un complesso di elementi tra loro correlati ed interagenti messi in atto per attuare la Politica ed i relativi Obiettivi per la Qualità. I principali fattori considerati sono: organizzazione; risorse; personale; responsabilità. MIGLIORAMENTO CONTINUO DEL SGQ/VISIONE STRATEGICA ASL RM H Responsabilità della direzione ASL RM H R E Q U I S I T I Gestione delle risorse Realizzazione del prodotto/servizio Misurazioni, analisi, miglioramento S O D D I S F A Z. MQ PROCEDURE OPERAT. GESTIONE DELLA DOCUMENTAZIONE DEL SISTEMA AZIENDALE PER LA QUALITÀ ISTRUZ./MANUALI/ PIANI Q./ SPECIFICHE REGISTRA- ZIONI

3 Pagina 3 di 8 In quest ottica l IAG: ha descritto in dettaglio il proprio processo produttivo, evidenziando i vari sotto processi, i relativi input, gli output, e i punti di controllo (cfr. la procedura operativa relativa ai processi core); misura e tiene sotto controllo i processi, in modo che si possano conseguire i risultati pianificati ed il miglioramento continuo; gestisce il Sistema Qualità in accordo con i requisiti della norma di riferimento. In particolare, il documento Schema generale processi/responsabilità, redatto e gestito operativamente a cura del Responsabile Gestione Qualità ed approvato dal Responsabile del Sistema Qualità, fornisce la struttura del Sistema Qualità implementato nell Organizzazione IAG e dei processi gestiti (evidenziando i processi core ), con le relative interrelazioni. Il Sistema di gestione per la Qualità trova specifica applicazione ed interagisce con tutte le attività che influenzano la qualità del servizio offerto; coinvolge tutte le fasi ed i processi del ciclo di erogazione del servizio, a partire dall individuazione delle esigenze dei Clienti fino alla soddisfazione dei loro requisiti. Nei successivi capitoli sono illustrate le modalità ed i criteri procedurali che regolano le attività del Sistema adottato da IAG, in riferimento ai requisiti della norma UNI EN ISO 9001:2000, sia nell ambito della sua gestione che dei processi specifici di erogazione del servizio. 2.2 Gestione della documentazione del Sistema per la Qualità Lo scopo principale della documentazione per la qualità è quello di esprimere la Politica per la qualità e, soprattutto, di codificare il Sistema di Gestione per la Qualità in tutte le sue componenti. La documentazione cosiddetta di Sistema Qualità, esaustivamente elencata in apposito data base e disponibile in intranet, comprende quale tipologia di items: documenti master : o interni generali - procedure operative, matrici di moduli, manuale qualità (documenti destinati alla gestione del Sistema Qualità e/o dei processi in esso eserciti) o interni specifici - istruzioni operative e altra documentazione tecnica inerente un progetto o esterni regolamenti, normativa, siti internet ed altre pubblicazioni; registrazioni : o moduli compilati e altre evidenze delle attività svolte.

4 Pagina 4 di 8 La gestione sistematica della documentazione comprende, sostanzialmente, le seguenti macro fasi: Controllo: gestione delle varie fasi di identificazione, approvazione, emissione, diffusione e archiviazione dei documenti master (interni ed esterni); utilizzo: fasi di prelevamento dagli archivi, consultazione di ogni tipo di documento; registrazione (sia di moduli preimpostati che di dati in generale relativi ad attività svolte/evenienze nell ambito dei processi). Ognuno dei documenti interni del Sistema di Gestione per la Qualità è identificato da un codice alfanumerico univoco; la seguente tabella indica, nell ambito dei documenti generali, la composizione del corrispondente codice. Tipo documento Identificativo Specifica Manuale Qualità MQ-y Y è un numero ad una cifra che identifica il Capitolo Procedure operative PO-xyn xy sono lettere significative correlate al titolo della procedura; n è un numero progressivo univoco Istruzioni operative IST-xyn xy sono lettere significative correlate al titolo dell Istruzione, mentre n un progressivo univoco Matrici di moduli MX-n y è un numero progressivo univoco Nei seguenti sottoparagrafi si indicano le funzioni dei vari tipi di documento master interni. I destinatari di copia controllata, chi ne effettua il controllo e gli utilizzatori dei documenti master interni generali e dei documenti master esterni sono elencati sul modulo MX-1 (cfr. procedura PO-CD1); tutti i documenti master generali sono invece consultabili da tutti gli Enti del Sistema Qualità attraverso l intranet aziendale; ognuno di questi Enti, al momento dell aggiornamento della documentazione, ne viene comunque informato dal Responsabile Gestione Qualità via mail. In un ulteriore documento di registrazione, sono invece elencati tutti i documenti significativi elaborati/emessi dall Unità di recente nell ambito degli audit e/o delle linee guida di miglioramento. Più in generale, nella procedura PO-CD1 sono contenute le attività di controllo e gestione di tutta la documentazione della qualità

5 Pagina 5 di Manuale Qualità Descrive il Sistema di Gestione per la Qualità, riportando in particolare la Politica per la qualità definita dalla Direzione Aziendale per lo IAG Il Manuale è strutturato in capitoli; tutti i capitoli hanno una gestione indipendente, costituendo documenti autonomi del Sistema Qualità, tuttavia collegati dalla copertina, che ne riporta l elenco e l ultimo stato di revisione Procedure operative Hanno un contenuto gestionale e/o organizzativo e/o tecnico, sviluppando e completando argomenti descritti nel Manuale Qualità. La struttura delle procedure è varia: può essere costituita da un documento descrittivo, da un flow-chart, da una tabella, o da un insieme di tali elementi Istruzioni operative Sono documenti emessi dai vari Enti del Sistema Gestione Qualità allo scopo di fornire istruzioni o indicazioni di dettaglio relative a varie attività di competenza (anche nell ambito di un singolo progetto/commessa). Per la loro natura di dettaglio, non sono specificate all interno delle procedure o del Manuale, a meno che non rivestano importanza generale per tutto il Sistema Piani Qualità In questi documenti master specifici, emessi dai vari Enti del Sistema Gestione per la Qualità, è descritta, in forma più o meno dettagliata a seconda delle esigenze, l applicazione del Sistema ad una specifica commessa/attività aziendale (definendo fasi operative, responsabilità, ruoli, misurazioni, ecc.), allo scopo di pianificare e controllare la commessa/attività stessa Matrici di moduli Moduli specificatamente studiati per permettere al Personale di pianificare, controllare e documentare le attività che esso svolge nell ambito del Sistema di Gestione per la Qualità. Essi sono richiamati nelle procedure o dai Capitoli del Manuale Qualità per cui sono predisposti, ma non ne sono parte integrante: in conseguenza, una revisione della procedura di riferimento non comporta obbligatoriamente la revisione delle relative matrici, e viceversa.

6 Pagina 6 di 8 Le matrici di tali moduli, adeguatamente compilate ed archiviate, costituiscono alcune delle registrazioni della qualità, indispensabili per documentare e rintracciare le varie attività svolte dalle Unità Organizzative nell ambito dei processi aziendali. In base a quanto stabilito dalla norma di riferimento, risultano obbligatorie le seguenti registrazioni, che sono costituite, qualora non previsto un modulo specifico, da adeguate evidenze documentali: risultati del riesame da parte della Direzione gestione competenze del Personale evidenza della soddisfazione dei requisiti dei processi e dei prodotti progettazione (requisiti di ingresso, riesami, verifiche, validazioni, modifiche) valutazione dei fornitori validazione dei processi rintracciabilità (se richiesta) gestione proprietà del cliente interno audit conformità/non conformità dei prodotti/servizi risultati delle azioni correttive/preventive. 2.3 Gestione dei documenti e dei dati di riferimento I documenti/dati di riferimento esterni sono quelli di uso obbligatorio o facoltativo effettivamente impiegati nelle attività aziendali (banche dati, licenze/manuali software, pubblicazioni, norme, ecc.). I responsabili del loro controllo ed i rispettivi destinatari sono elencati nel modulo MX-1, in corrispondenza di ogni singolo documento richiamato. 2.4 Gestione dei dati in forma elettronica Tutti i documenti master sono anche archiviati sul server internet/intranet aziendale. Essi sono protetti da firewall e da password a conoscenza del solo Responsabile Gestione Qualità, e del Coordinatore dell IAG. Per prevenire perdite dei dati a seguito di rotture dell hardware o cancellazioni impreviste, sono eseguiti, a cura dell Ente Sistemi Tecnologici Interni, dei salvataggi periodici su un diverso supporto magnetico (automatici, comunque sotto la supervisione del Personale informatico destinato). L unica documentazione master interna generale considerata vigente ed operativa è l insieme di documenti che risiede sull intranet aziendale, consultabile da tutte le Unità Organizzative aziendali abilitate da password personale.

7 Pagina 7 di 8 Relativamente alle registrazioni, ai documenti master interni specifici ed agli altri documenti/dati di riferimento (par. 2.3), le Unità Organizzative che li archiviano senza conservare il corrispettivo cartaceo, sono tenuti ad effettuare anch essi salvataggi sistematici del loro archivio informatico. Qualsiasi comunicazione interna, verbale di riunione, messaggio, elaborati nell ambito dei processi aziendali saranno gestiti utilizzando il servizio aziendale, che mette a disposizione di ogni Unità Organizzativa una propria casella di posta elettronica. È comunque consentito l interscambio di informazioni attraverso documenti cartacei (trasmessi con i tradizionali mezzi). Relativamente ai dati contenuti sul sito internet/intranet di IAG e sui propri documenti commerciali, essi sono controllati mediante specifiche regole previste dalla procedura PO- CD1. La sicurezza delle informazioni contenute nell intranet aziendale è garantita dai seguenti fattori: aggiornamento e variazioni a tutti i livelli della documentazione master generale sono consentiti esclusivamente al Responsabile Gestione Qualità e al Coordinatore dello IAG (con il supporto del Responsabile Sistemi Tecnologici Interni); tutti gli altri utenti possono solamente leggere, ed esportare verso i propri archivi, i documenti di interesse; il Responsabile Gestione Qualità è l unico incaricato del costante allineamento tra la documentazione master generale interna del Sistema Qualità residente in intranet e gli originali cartacei, archiviati a cura del Responsabile stesso; in caso di prolungata sospensione del servizio intranet, il Responsabile Gestione Qualità provvede ad inoltrare, ove necessario, nuove revisioni di documenti attraverso il servizio mail o il supporto cartaceo; al ripristino del servizio, si potrà tornare alla normale gestione documentale on-line.

8 Pagina 8 di Elenco procedure operative vigenti del Sistema di Gestione per la Qualità Documento Titolo PO-CD1 Controllo della documentazione e delle registrazioni del Sistema Qualità PO-IA1 Gestione del processo core di Internal Audit PO-MO1 Gestione del processo core del Miglioramento Organizzativo