LICEO ETTORE MAJORANA - ROMA SEZIONE 4 - SISTEMA DI GESTIONE PER LA QUALITA

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1 4.1 Requisiti generali LICEO ETTORE MAJORANA - ROMA Il LS Majorana ha stabilito, tiene aggiornato, attua e documenta il proprio Sistema di gestione della qualità (SGQ) in accordo con in requisiti della norma internazionale UNI EN ISO 9001:2008, così come descritto nel MQ della Rete ScuoleInsieme, per i processi organizzativi e comuni, e nel presente Manuale, per i processi specifici. Il SGQ dell'istituto comprende: - la definizione della politica per la Qualità - la definizione degli obiettivi e dei traguardi da raggiungere - la pianificazione delle attività finalizzate al raggiungimento degli obiettivi prefissati - l'identificazione dei processi organizzativi, primari, di supporto comuni e di supporto specifici che caratterizzano il Liceo - i metodi e le strategie necessarie per assicurare l efficace funzionamento ed il controllo dei processi identificati - le strategie messe in atto per garantire la comunicazione interna ed esterna - le azioni e gli strumenti finalizzati alla misurazione, verifica e valutazione dei processi comuni e specifici - l analisi e la valutazione sistematica delle problematiche emergenti finalizzata al miglioramento continuo La progettazione dell intero SGQ viene rivista al termine di ogni anno scolastico in sede di riesame della Direzione, al fine di favorire l efficacia e l efficienza dell intero sistema. 4.2 Requisiti relativi alla documentazione Generalità La documentazione del SGQ del LS Majorana ha lo scopo di: - descrivere in maniera efficace ed operativa il SGQ e le attività da esso previste, dando evidenza delle responsabilità connesse con la loro gestione - fornire evidenza oggettiva della struttura tecnica ed organizzativa dell'istituto - assicurare che i servizi forniti siano sempre conformi ai requisiti presenti nel POF, nei progetti o in altri documenti, anche in rapporto a particolari esigenze dell utenza. Il SGQ della Rete ScuoleInsieme e del LS Majorana viene documentato per mezzo di: - un Manuale del Sistema di Gestione per la Qualità Generale per l identificazione e la descrizione delle procedure della Rete ScuoleInsieme e delle procedure comuni alle ISA - riferibili alla vigente legislazione scolastica o a processi condivisi - un Manuale del Sistema di Gestione per la Qualità del LS Majorana per l identificazione e la descrizione dei processi propri dell'istituto - Procedure generali - Piano della Qualità del LS Majorana per il conseguimento degli obiettivi - Documenti necessari per la pianificazione, l operatività ed il controllo dei processi Dai documenti suddetti derivano altre tipologie di documentazioni, di carattere gestionale ed operativo, necessari all attuazione del SGQ e che danno evidenza delle condizioni oggettive di esecuzione delle Elaborato da RQI Verificato da DS Approvato da DS PAG. 12/

2 attività, quali istruzioni e flussi relativi a sottofasi. In# par'colare# la# Rete# ScuoleInsieme# e# le# singole# ISA# u'lizzano#in#modalità#controllata#una#specifica#modulis'ca#secondo#quanto#definito#dalla#procedura#per#la# Ges'one#della#documentazione#(PQ0_4.1)#al#punto#6.6.# Tali documenti, in quanto registrazioni della qualità, sono gestiti in accordo ai requisiti del paragrafo della norma ISO 9001:2008. In aggiunta alla documentazione di origine interna sono disponibili e rintracciabili le principali norme, leggi e direttive che disciplinano lo svolgimento delle attività sia della Rete ScuoleInsieme che del Liceo. Tale documentazione è contenuta nell elenco dei documenti di origine esterna (MD0_02) archiviato e gestito a livello centrale a cura di RQ e reso disponibile per il personale delle singole ISA attraverso il sito web della Rete ScuoleInsieme. Sono inoltre conservati e classificati, al fine di renderli rintracciabili, presso gli archivi della Rete ScuoleInsieme o, se il caso, presso le singole ISA tutti i documenti che siano connessi con la realizzazione delle attività pianificate, come per esempio documenti riferiti alle forniture, attestazioni, registrazioni di vario genere Manuale della Qualità Il Manuale della Qualità del LS Majorana è articolato secondo la struttura della norma di riferimento (vedi Indice generale pag.2). In esso sono indicati i seguenti elementi: - la mission e la politica propria del LS Majorana - i requisiti che devono essere osservati per raggiungere gli obiettivi della qualità e per tendere al miglioramento continuo; - la struttura organizzativa dell'istituto - i processi gestiti dalla Rete ScuoleInsieme e dal LS Majorana - le responsabilità dei diversi processi attuati - la descrizione delle strategie e degli strumenti utilizzati per il monitoraggio dell intero sistema I requisiti contenuti nel Manuale della Qualità costituiscono la documentazione di base necessaria per assicurare che la politica per la qualità sia attuata e mantenuta da tutte le risorse dell'istituto. La verifica della continua ed adeguata applicazione dei requisiti contenuti nel presente Manuale e nella documentazione gestionale è demandata al Responsabile Qualità di Istituto (RQI); tutti i responsabili delle attività di istruzione e formazione assicurano la corretta applicazione del Sistema di gestione per la qualità nell ambito delle funzioni di loro competenza. Formato e configurazione del Manuale Il formato delle pagine del Manuale della Qualità corrisponde al formato UNI A4. Tutte le pagine del Manuale riportano, nella parte superiore: Logo della Rete Scuoleinsieme Natura del documento (Manuale della Qualità) Codice identificativo del documento (MQ 14) Numero e titolo della sezione Tutte le pagine del Manuale riportano nella parte inferiore: indicazione degli organi che hanno approvato ed autorizzato il Manuale indice di revisione data numero di pagina / numero totale di pagine. Elaborato da RQI Verificato da DS Approvato da DS PAG. 13/

3 Redazione del Manuale LICEO ETTORE MAJORANA - ROMA Il RQI, redige il Manuale Qualità (MQ14), assicurando che i contenuti siano conformi alla norma UNI EN ISO 9001:2008 presa a riferimento, siano in stretta relazione ed in coerenza con il Manuale Qualità di Rete (MQ00) che costituisce l espressione dell impegno comune delle ISA nel fornire sul territorio un servizio formativo di qualità, e siano corrispondenti alle reali capacità della Scuola ed alla politica per la qualità espressa dalla Direzione. Verifica e riesame del Manuale Il RQI verifica il Manuale per controllare la coerenza tra le parti del documento e la conformità alla Norma di riferimento e alle Norme cogenti che la scuola deve applicare. Il DS riesamina il Manuale per controllarne la coerenza con la mission e con l organizzazione effettiva dell Istituto e per valutare la funzionalità del Sistema di gestione ivi descritto. L evidenza di tali controlli è data dalle firme apposte nella tabella Registrazione di atti formali (cfr. pag.1)del presente del documento. Approvazione ed autorizzazione alla emissione del Manuale Il CD ed il CI approvano il Manuale (doppia approvazione); i dati dei verbali vengono riportati nella pagina delle Registrazioni di atti formali (cfr. pag.1); DS ne autorizza l emissione, firmando nell apposito spazio della tabella citata. Revisione del Manuale Il Manuale viene revisionato secondo quanto indicato nella procedura di gestione della documentazione (PQ0_4.1) ogni qualvolta: - siano state evidenziate carenze del Sistema di gestione per la qualità della Scuola nel corso dei riesami della Direzione e/o delle verifiche dell Organismo di Certificazione e/o delle verifiche interne per la qualità; - siano state introdotte nella Scuola modifiche organizzative e/o gestionali; - siano state aggiornate norme cogenti e/o la norma di riferimento. Le correzioni ortografiche o tipografiche non comportano l emissione di nuove revisioni del Manuale. L avvenuta modifica/revisione del contenuto di una o più sezioni comporta: - la modifica dello Stato delle revisioni del Manuale; - l aggiornamento della pagina delle Registrazioni Atti formali; - l aggiornamento dell' "Elenco delle edizioni e delle revisioni, di cui alla pag. 10, con la descrizione delle modifiche apportate; - la distribuzione della nuova revisione del Manuale ai possessori delle copie controllate, a cura del RQI, e l eliminazione delle copie precedenti (salvo quanto di seguito specificato); - l archiviazione dell originale della nuova revisione del Manuale a cura del RQI; - l annullamento della copia precedente del documento revisionato (conservata nell archivio del RQI), tramite la dicitura SUPERATO apposta sulla copertina del documento. Elaborato da RQI Verificato da DS Approvato da DS PAG. 14/

4 Distribuzione del Manuale Una copia aggiornata del Manuale della Qualità MQ14 viene resa disponibile per l'organizzazione Rete Scuoleinsieme del XII Municipio nella persona del Responsabile Qualità di Rete (RQ) ed una copia è riservata all'organismo di Certificazione. Il RQI ha, inoltre, la responsabilità di rendere disponibile, in forma cartacea o telematica, sia il Manuale Qualità di Rete (MQ00) che il Manuale della Qualità del LS Majorana (MQ14), nelle revisioni aggiornate, per l'immediata applicazione, a tutti i responsabili di processo dell'istituto, al personale docente, al personale non docente, alle famiglie e/o alunni. Le modalità di distribuzione sono riportate nella Procedura di gestione della documentazione" (PQ0_4.1). Il Manuale della Qualità MQ14 può essere distribuito (in copia non controllata) anche ad Enti esterni, Utenti e fornitori, quando il Dirigente Scolastico lo ritenga opportuno. Conservazione ed archiviazione del Manuale La responsabilità della conservazione e dell archiviazione della copia cartacea e informatica dei Manuali compete al RQI. Il periodo minimo stabilito per la conservazione del documento superato è di 3 anni, a partire dalla data di emissione della edizione/revisione successiva del documento stesso (cifr. PQ0_4.1). Procedure del Sistema di Gestione per la Qualità Le procedure gestionali descrivono processi o fasi degli stessi e le modalità esecutive delle attività che hanno influenza sulla qualità del servizio progettato e realizzato, definendo altresì le responsabilità e le risorse assegnate. Attraverso la loro applicazione è possibile tenere sotto controllo le attività messe in atto ed avere evidenza delle interazioni esistenti all interno del sistema. Inoltre, per avere costantemente presenti le evidenze oggettive relative ai processi messi in atto, è prevista la realizzazione di opportune registrazioni, sulla base di quanto richiesto dalla norma. Le procedure generali sono predisposte da RQ in collaborazione con RQI e conservate negli archivi della Rete ScuoleInsieme e dell'istituto. Il LS Majorana, pur potendo prevedere e definire a cura di RQI procedure e/o istruzioni relative ai processi interni nel pieno rispetto dei principi espressi nel DPR 275/99 sull Autonomia Scolastica, non ha predisposto alcuna specifica procedura e/o istruzione limitandosi a descrivere in modo operativo alcune fasi relative alle comunicazioni interne ed al recepimento dei reclami. L elenco delle procedure del Sistema di gestione per la qualità è riportato nell apposito Elenco dei documenti applicabili, come indicato nella "Procedura di gestione della documentazione" (PQ0_4.1). Moduli standard del Sistema di gestione della qualità I moduli sono documenti mediante i quali vengono standardizzati atti di comunicazione e/o di registrazione. I documenti di registrazione della qualità sono documenti che vengono redatti e conservati per dimostrare la conformità del servizio erogato ai requisiti specificati, nonché l efficace applicazione del Sistema di gestione per la qualità. I moduli di Rete e i documenti riguardanti esclusivamente azioni proprie del SGQ. sono identificati con lo 0 (zero) subito dopo la sigla MD. Hanno in alto il logo della Rete e la dicitura 'Modulo del Sistema di Gestione per la Qualità'. Il RQI compila e mantiene aggiornato l Elenco dei documenti applicabili relativi ai processi specifici del LS Majorana. I documenti interni all'istituto sono tutti i moduli che vengono utilizzati normalmente in diversi campi e sono identificati con la sigla MD14 seguita da un numero progressivo. Elaborato da RQI Verificato da DS Approvato da DS PAG. 15/

5 4.2.3 Tenuta sotto controllo dei documenti Generalità Il LS Majorana, al fine di tenere sotto controllo la documentazione relativa all intero SGQ, sia per quanto riguarda le attività comuni sia per quelle proprie, si attiene alle modalità descritte nella procedura per la gestione della documentazione (PQ0_4.1). Identificazione e controllo dei documenti e dei dati Viene assicurata l identificazione dei documenti in vigore, ed in particolare il relativo stato di revisione, per impedire l utilizzazione di documenti non più validi o superati. Il sistema di controllo sui documenti adottato, riportato nella citata procedura, assicura che: - siano sempre disponibili edizioni appropriate dei documenti necessari in tutti i luoghi ove si svolgono attività essenziali per la corretta applicazione del Sistema di gestione per la qualità; - vengano prontamente rimossi da tutti i centri di emissione o di utilizzazione documenti non validi e/o superati, e venga comunque evitato un loro uso indesiderato; - siano adeguatamente identificati i documenti superati, conservati per motivi legali e/o di conservazione delle conoscenze. Modifiche ai documenti e ai dati Le modifiche apportate ai documenti e ai dati sono verificate, approvate ed autorizzate dagli stessi ruoli o organi che hanno eseguito la prima verifica e hanno dato la loro approvazione e autorizzazione, salvo differenti specifiche disposizioni. Tutte le modifiche vengono evidenziate sui documenti, tranne i casi in cui le modifiche sono talmente numerose e sostanziali che la loro evidenziazione renderebbe illeggibile il documento; in tali casi viene emessa una nuova revisione del documento con l indicazione nuova emissione. I documenti modificati vengono prontamente ridistribuiti agli utilizzatori, secondo liste di distribuzione interne Tenuta sotto controllo delle registrazioni Tutti i documenti, di tipo cartaceo e/o informatico che servono a dimostrare la conformità del servizio offerto dalla Rete ScuoleInsieme e dal LS Majorana ai requisiti previsti dal SGQ sono considerati documenti di registrazione. All interno della procedura per la gestione delle registrazioni (PQ0_4.2) sono previste azioni specifiche attraverso le quali la Rete ScuoleInsieme e il LS Majorana assicurano il controllo di tutte le registrazioni della qualità prodotte; in particolare viene garantita l identificazione, la raccolta, la catalogazione, la conservazione, l aggiornamento e l eliminazione delle registrazioni della qualità. Al fine di fornire evidenza oggettiva della conformità del sistema ai requisiti previsti, vengono predisposte e conservate le seguenti registrazioni previste dalla norma ISO 9001:2008: - verbali dei riesami della direzione - registrazioni riguardanti il personale in servizio - risultati dei riesami dei requisiti - requisiti di ingresso per la progettazione - risultati delle verifiche della progettazione Elaborato da RQI Verificato da DS Approvato da DS PAG. 16/

6 - risultati delle validazioni della progettazione - risultati del riesame delle modifiche della progettazione - risultati delle valutazioni dei fornitori - risultati della validazione dei processi - registrazioni relative alla preservazione della proprietà del cliente - risultati delle verifiche ispettive interne - evidenze di conformità dei prodotti - risultati delle azioni correttive - risultati delle azioni preventive L elenco completo delle registrazioni gestite dal LS Majorana è contenuto nel documento denominato Tabella delle registrazioni della Qualità d Istituto (ST0_03). I tempi di conservazione delle registrazioni della qualità sono stabiliti nella citata tabella o indicati in leggi dello Stato Italiano. Le registrazioni della qualità sono conservate per dimostrare la conformità ai requisiti specificati e l efficace applicazione del Sistema di gestione per la qualità. Tutte le registrazioni della qualità vengono richiamate nel presente Manuale o nelle procedure che ne prescrivono l utilizzo, sono redatte in forma leggibile, archiviate e conservate, in modo da essere prontamente rintracciabili, in luoghi che assicurino condizioni ambientali idonee per prevenire deterioramenti o danni o smarrimenti. Ove previsto da specifiche disposizioni, le registrazioni della qualità sono rese disponibili ad Enti esterni per un periodo definito. 4.3 Documenti applicabili Procedura per la gestione della documentazione (PQ0_4.1) Procedura per la gestione delle registrazioni (PQ0_4.2) Elenco documenti del Sistema Qualità (MD0_01) Tabella delle registrazioni della Qualità d Istituto (ST0_03) Elaborato da RQI Verificato da DS Approvato da DS PAG. 17/